Simplifiez la gestion financière de votre entreprise grâce à une gestion intelligente des factures
Au début, vous pouvez tout à fait gérer vos factures manuellement. Vous recevez quelques factures de vos fournisseurs, vous en envoyez quelques-unes à vos clients et vous assurez le suivi des paiements sans trop de difficulté. Cependant, à mesure que votre activité se développe, ces mêmes processus peuvent devenir plus difficiles à gérer.
La mise en place d'un système de gestion des factures est une étape importante. Cela signifie que votre clientèle s'élargit et que vos relations commerciales sont plus actives, ce qui nécessite des outils capables de suivre le rythme de vos opérations. Mais le choix du bon logiciel de gestion demande une certaine réflexion : vous devrez identifier les sources de retard dans votre processus de facturation et déterminer dans quelle mesure un nouvel outil peut s'intégrer au reste de votre infrastructure financière.
Dans ce guide, nous aborderons le fonctionnement de la gestion des factures, les défis courants auxquels les entreprises peuvent être confrontées et les critères à prendre en compte dans le choix d'une solution de traitement des factures. Nous vous présenterons également le tableau de bord de facturation Slash, qui s'intègre à la plateforme de gestion financière plus large de Slash. Avec Slash, vous pouvez générer des factures professionnelles, suivre l'état des paiements en un seul endroit et accepter plusieurs modes de paiement différents, allant des virements bancaires aux cryptomonnaies.⁴ Poursuivez votre lecture pour découvrir comment Slash peut optimiser la gestion des factures de votre entreprise.
Qu'est-ce que la gestion des factures ?
La gestion des factures désigne la manière dont les entreprises traitent les factures, depuis leur création jusqu'à leur paiement et leur archivage. Ce processus de gestion peut inclure la génération des factures, la réception des factures des fournisseurs, leur transmission pour approbation, le traitement des paiements liés aux factures et le stockage des documents à des fins d'audit et de reporting.
La gestion des factures est étroitement liée à la gestion des comptes fournisseurs (AP) et des comptes clients (AR) de votre entreprise. Le fait de conserver un registre organisé des factures que vous avez reçues vous aide à suivre les fonds qui sortent de votre entreprise. La création de factures professionnelles et leur gestion efficace peuvent contribuer à accélérer les délais de paiement, à réduire les litiges liés aux prix et à simplifier le rapprochement comptable en aval.
Il existe aujourd'hui une large gamme de solutions de facturation électronique pour prendre en charge les différents flux de travail liés à la comptabilité fournisseurs et à la comptabilité clients. Certains partenaires commerciaux peuvent encore utiliser des factures papier et des systèmes de classement physiques, c'est là que la technologie OCR entre en jeu en lisant les factures et en extrayant les données vers un système de gestion centralisé. D'autres factures arrivent sous forme de fichiers PDF qui peuvent être téléchargés pour faciliter l'enregistrement, le suivi des reçus et la correspondance des bons de commande. Dans des cas plus spécialisés, les outils de facturation sont intégrés à des systèmes dédiés de gestion des factures fournisseurs ou à des plateformes d'automatisation des comptes fournisseurs, les adaptant à des processus et des besoins opérationnels spécifiques.
Pourquoi une gestion efficace des factures est importante pour votre entreprise
La gestion des factures ne concerne pas uniquement la manière dont les factures sont envoyées et payées. Elle joue également un rôle dans la clarté avec laquelle une entreprise suit ses entrées et sorties d'argent et dans l'efficacité avec laquelle les tâches financières sont gérées au quotidien :
Opérations simplifiées de gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients
Les comptes fournisseurs couvrent ce que votre entreprise doit pour des biens ou des services, tandis que les comptes clients reflètent ce que vos clients vous doivent. Les factures soutiennent les deux parties en communiquant les prix, les taxes, les remises et les conditions de paiement entre les deux parties.
Processus de rapprochement simplifié
Les factures constituent également un point de référence essentiel pour les processus comptables internes, en particulier lors du rapprochement. Le rapprochement consiste à comparer les enregistrements des transactions entre les différents systèmes afin d'en confirmer l'exactitude. Lorsque les factures et les données de paiement sont saisies de manière automatisée plutôt que manuellement, le processus peut être plus facile à rationaliser et beaucoup moins long, ce qui réduit les efforts nécessaires pour harmoniser les enregistrements.
Éviter les retards de paiement et renforcer les relations avec les fournisseurs
Lorsque les factures sont dispersées dans des chaînes d'e-mails et des classeurs, certains paiements peuvent être oubliés. Un système de suivi des factures qui affiche le statut d'approbation, les dates d'échéance et l'avancement des paiements permet de mieux organiser les factures. Une meilleure visibilité peut réduire les retards, favoriser les paiements en temps voulu et aider à maintenir des relations plus cohérentes avec les fournisseurs.
Construire une piste d'audit fiable
Au-delà de la comptabilité quotidienne, la conservation de registres organisés de vos factures peut faciliter la préparation des audits internes ou externes. Cela peut être particulièrement important pour les entreprises hautement réglementées qui ont des processus d'approvisionnement formels, car les factures attestent que les achats ont été effectués par l'intermédiaire de canaux, de vendeurs et de fournisseurs approuvés.
Meilleure visibilité des flux de trésorerie
Comprendre comment les factures impayées affectent les dettes et créances à court terme peut vous donner une image plus claire de votre trésorerie et de votre situation financière globale. Pour une vue plus unifiée des entrées et sorties de fonds sur les cartes d'entreprise, les virements bancaires, les paiements d'actifs numériques, etc., le tableau de bord analytique de Slash offre une visibilité en temps réel qui peut aider les équipes financières à planifier les obligations à venir.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Décomposition du processus de gestion des factures
Bien que les flux de travail varient d'une entreprise à l'autre, la gestion des factures suit généralement un parcours similaire, de la création au paiement. Vous trouverez ci-dessous un aperçu du fonctionnement de ce processus lorsqu'il est géré via le tableau de bord de facturation Slash.
1. Création et validation des factures
Pour créer une facture dans Slash, accédez au tableau de bord de facturation et sélectionnez Nouvelle facture. À partir de là, vous choisirez un destinataire et sélectionnerez un compte destinataire. Slash générera une facture professionnelle pour vous ; il vous suffira d'ajouter des lignes, de définir une date d'échéance et d'appliquer les taxes, remises ou notes de paiement pertinentes. Avant d'envoyer la facture, il est important de vérifier les détails afin de confirmer leur exactitude et d'éviter tout problème susceptible de retarder le paiement.
2. Envoi des factures aux clients
Une fois que vous avez sélectionné « Envoyer la facture », Slash met en forme la facture et l'envoie à votre destinataire par e-mail. Les factures envoyées via Slash incluent des options de paiement intégrées, permettant aux clients de payer directement sans avoir à demander d'instructions ou de liens supplémentaires.
3. Suivi du statut des factures et des dates d'échéance des paiements
Une fois la facture envoyée, elle apparaîtra automatiquement dans le tableau de bord de facturation, à côté de vos autres factures. Vous pouvez voir d'un seul coup d'œil si une facture est impayée, payée, en retard ou annulée, avec la date d'échéance clairement affichée. À l'approche de la date de paiement, vous pouvez mettre à jour la note de facture ou ajouter des rappels pour vous aider à suivre les paiements.
4. Traitement des paiements
Slash prend en charge plusieurs méthodes de paiement, notamment les virements ACH, les virements bancaires et les paiements en cryptomonnaie. Les paiements en cryptomonnaie sont traités à l'aide de stablecoins indexés sur le dollar américain, tels que l'USDC et l'USDT. Les fonds reçus via des stablecoins peuvent être convertis en espèces de manière native dans Slash, ce qui offre aux entreprises une grande flexibilité dans la gestion des paiements entrants.
5. Enregistrement et rapprochement des transactions dans les systèmes comptables
Une fois le paiement reçu, le statut de la facture passe à « Payé » dans le tableau de bord Slash. Les données relatives aux créances sont enregistrées automatiquement et reflétées dans les analyses de trésorerie de votre entreprise. Au moment du rapprochement, Slash peut synchroniser les données transactionnelles directement avec QuickBooks, où vous pouvez faire correspondre les paiements aux factures, bons de commande et reçus sans saisie manuelle.
6. Création d'une trace écrite pour les audits
Les factures et les registres de paiement doivent être conservés même après le paiement. Ces registres peuvent être utiles lors d'audits de conformité externes, d'examens internes ou pour résoudre ultérieurement des questions ou des litiges liés à la facturation avec les clients.
Principaux défis auxquels sont confrontées les entreprises en matière de gestion des factures
Avant de mettre en œuvre un logiciel de gestion des factures, votre entreprise peut rencontrer des difficultés qui indiquent qu'il est temps de changer. La section ci-dessous présente plusieurs signes qui peuvent indiquer qu'il vaut la peine d'envisager une solution de facturation dédiée :
Formatage incohérent des factures
Créer une facture professionnelle à l'aide d'un traitement de texte peut s'avérer fastidieux. L'ajout d'un logo d'entreprise peut perturber la mise en forme ; les sous-totaux, les taxes ou les remises peuvent devoir être calculés manuellement. L'utilisation d'un outil de facturation qui génère automatiquement les factures peut aider à normaliser la mise en forme et à garantir la cohérence des calculs. Slash crée pour vous des factures structurées, vous évitant ainsi d'avoir à ajuster manuellement la mise en page.
Difficulté à suivre les factures envoyées au format PDF
L'envoi de factures sous forme de pièces jointes au format PDF n'est pas infaillible. Si un client n'utilise pas de système de gestion des factures doté de fonctionnalités d'extraction de données OCR, le fichier peut se perdre dans un fil de discussion par e-mail ou être enregistré sans rappel clair de paiement. Un système de facturation tel que Slash, qui intègre des options de paiement claires, peut réduire les frictions pour le destinataire et offrir une expérience de facturation plus professionnelle.
Erreurs liées à la saisie manuelle des détails de la facture
Les fautes de frappe, les lignes manquantes ou les montants incorrects peuvent entraîner des retards de paiement et des problèmes de rapprochement. La saisie manuelle prend également beaucoup de temps à mesure que le volume des factures augmente. L'intégration de Slash à Quickbooks permet de minimiser ces problèmes, car la plateforme comptable peut faire correspondre les factures aux bons de commande afin de détecter rapidement les erreurs.
Traitement des factures en souffrance et en retard
Sans une vue centralisée des factures, il peut être difficile de savoir lesquelles sont impayées, en retard ou déjà réglées. Le tableau de bord de facturation Slash offre une vue claire du statut et des dates d'échéance des factures, aidant ainsi les équipes à rester organisées et réduisant le risque que des factures soient oubliées.
Meilleures pratiques pour une gestion plus intelligente des factures
Une gestion plus intelligente des factures peut résulter de l'application de quelques pratiques cohérentes et bien définies au sein d'un système unique. Les étapes ci-dessous visent à améliorer la manière dont les factures sont créées, envoyées et suivies à mesure que l'activité de facturation augmente :
- Standardiser la création des factures : Utilisez un système qui génère automatiquement les mises en page des factures et les copies d'e-mails afin de garantir une facturation cohérente et complète. Slash crée des factures structurées et met en forme les e-mails de facturation pour vous.
- Proposez plusieurs options de paiement : Facilitez le paiement pour vos clients en prenant en charge les virements ACH, les virements bancaires, les paiements en temps réel et les stablecoins indexés sur le dollar américain tels que l'USDC et l'USDT, grâce à un système de traitement des paiements intégré géré directement par Slash.
- Suivez le statut de vos factures en un seul endroit : Le tableau de bord de facturation de Slash affiche le statut de paiement de vos factures, aidant ainsi les équipes chargées des comptes clients à voir ce qui reste à payer et où un suivi peut être nécessaire.
- Réduire les suivis excessifs : Le suivi centralisé permet de réduire les rappels inutiles et de n'effectuer un suivi que lorsque cela est réellement nécessaire.
- Conservez vos factures de manière organisée : Le stockage de toutes vos factures et de tous vos enregistrements de paiement dans un seul système facilite la consultation des factures antérieures, la réémission de factures ou la réponse aux questions des clients.
Plateformes leaders pour la gestion automatisée des factures
Les outils de gestion des factures se répartissent généralement en deux catégories : les plateformes qui traitent la facturation comme faisant partie d'un système financier plus large, ou les outils qui se concentrent sur l'automatisation de flux de travail spécifiques liés aux comptes fournisseurs ou aux comptes clients. Comprendre en quoi ces plateformes diffèrent peut aider les équipes à choisir le logiciel qui répond le mieux à leurs besoins actuels :
Barre oblique
Slash combine le traitement des factures avec l'ensemble de vos opérations financières, de sorte que votre processus de gestion des factures est directement lié aux flux financiers de votre entreprise. Avec Slash, vous pouvez rationaliser vos créances en intégrant le traitement des paiements à vos factures, tout en prenant en charge les comptes fournisseurs grâce à une facturation récurrente et automatisée sur plusieurs canaux de paiement.
Les principales fonctionnalités de facturation et de gestion financière comprennent :
- Un tableau de bord permettant de créer des factures professionnelles, d'utiliser les coordonnées bancaires enregistrées des destinataires pour les envoyer et de suivre l'état des paiements.
- Options de paiement intégrées permettant aux clients de régler leurs factures directement via ACH, virement bancaire ou stablecoins indexés sur le dollar américain.
- Intégration directe avec QuickBooks pour la synchronisation automatique des transactions et une comptabilité à jour, ainsi que la connectivité Plaid et l'importation de données depuis Xero.
- Prise en charge des paiements nationaux en temps réel via RTP et FedNow, ainsi que des paiements internationaux vers plus de 180 pays via SWIFT.
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Intuit QuickBooks
QuickBooks est un logiciel de comptabilité qui s'intègre directement à Slash, ce qui vous permet d'exporter facilement les données transactionnelles entre les deux plateformes. QuickBooks prend en charge les processus de comptabilité fournisseurs grâce à des fonctionnalités OCR qui permettent de saisir et d'enregistrer les informations des factures. De nouvelles fonctionnalités telles qu'Intuit Assist introduisent des outils basés sur l'IA pour la génération et la validation automatisées des factures.
- Modèles de factures personnalisables avec options de personnalisation automatique et de conception professionnelle.
- Automatisation des factures récurrentes pour les abonnements ou les facturations continues, avec planification de l'envoi automatique.
- Facturation progressive pour facturer les clients par étapes en fonction des étapes clés du projet ou du pourcentage d'achèvement.
- Facturation groupée pour générer plusieurs factures à partir d'une seule saisie de données.
Xero
Xero est un logiciel de comptabilité basé sur le cloud, conçu pour les entreprises qui recherchent des outils financiers accessibles et hautement automatisés. Grâce à la connectivité Plaid et aux fonctionnalités d'importation de données, Xero s'intègre directement à Slash, permettant ainsi aux données comptables et de paiement de Xero d'être directement transférées vers les analyses et les enregistrements de transactions de Slash.
- Modèles de factures personnalisables avec options flexibles de personnalisation, de couleurs et de mise en page.
- Rappels de paiement automatisés qui alertent les clients à l'approche des dates d'échéance.
- Plusieurs options d'envoi, notamment par e-mail et SMS, pour améliorer la portée et les taux de réponse.
- Intégrations de paiement en ligne avec PayPal, Stripe et les principaux processeurs de cartes de crédit pour un règlement plus rapide.
BILL
BILL est une plateforme de gestion des dépenses conçue autour d'un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs et des comptes clients, qui se concentre principalement sur le traitement des factures, les workflows d'approbation et le traitement des paiements. Si cette approche peut fonctionner pour les workflows dédiés aux comptes fournisseurs et aux comptes clients, BILL offre moins d'options pour l'acceptation des paiements et des moyens plus limités pour connecter les factures à un environnement bancaire ou financier plus large par rapport à des plateformes plus intégrées.
- Prend en charge le traitement des factures et l'automatisation des comptes fournisseurs, mais limite le traitement des paiements du règlement des factures aux paiements ACH et par carte.
- N'offre pas de services de gestion de trésorerie, de comptes d'épargne à haut rendement ou de produits de financement de capital.
- Utilise une tarification par utilisateur qui peut devenir coûteuse à mesure que les équipes s'agrandissent, avec le forfait Essentials à 49 $ par utilisateur et par mois et le forfait Corporate à 89 $ par utilisateur et par mois.
Tipalti
Tipalti est une solution de facturation plus complexe, conçue principalement pour les grandes entreprises ayant des besoins importants en matière de comptabilité fournisseurs et d'approvisionnement. Tipalti n'est pas une plateforme bancaire complète, mais fonctionne plutôt comme un ERP. Ses fonctionnalités principales sont axées sur le traitement des factures et les workflows d'approbation, les fonctionnalités plus avancées étant disponibles uniquement dans les niveaux de prix supérieurs.
- Un portail fournisseurs qui permet aux fournisseurs de soumettre directement leurs informations de facturation, en acheminant les factures via des workflows d'approbation et de paiement.
- Options de paiement internationales et prise en charge multi-entités disponibles uniquement via Tipalti Advanced, à partir de 199 $ par mois.
- Pas de prise en charge des systèmes de paiement en temps réel, des fonctionnalités bancaires natives ou des paiements en cryptomonnaie.
- Une carte d'entreprise est disponible, mais sans pile bancaire associée, ce qui rend plus difficile l'unification des données relatives aux flux de trésorerie et aux dépenses.
Optimisez la gestion de vos factures avec Slash
La facturation ne devrait pas être traitée séparément du reste de vos finances. Slash intègre la facturation dans sa plateforme financière plus large, conçue pour prendre en charge des flux de travail complexes et spécifiques à chaque secteur.
Avec Slash, vous pouvez créer, envoyer et suivre vos factures depuis le même endroit où vous gérez toutes vos activités financières. Les factures sont regroupées avec les dépenses par carte, les paiements acceptés et les processus financiers automatisés, ce qui réduit le besoin de passer d'un outil à l'autre. Slash offre une visibilité en temps réel sur les mouvements financiers de votre entreprise, vous aidant ainsi à surveiller et à gérer plus efficacement vos flux de trésorerie.
Voici quelques autres façons dont Slash prend en charge la facturation et les flux de travail financiers plus larges :
- Une gestion financière conçue pour offrir une grande flexibilité : Séparez votre capital d'exploitation et vos fonds de trésorerie afin d'organiser les flux de trésorerie ou de regrouper les fonds à des fins distinctes. Gérez plusieurs entités commerciales, sites ou filiales à partir d'un tableau de bord unique, avec des rapports consolidés et une visibilité claire sur tous les comptes.
- Méthodes de paiement dynamiques : Slash prend en charge un large éventail de paiements, notamment les virements ACH internationaux, les virements internationaux vers plus de 180 pays via SWIFT et les paiements nationaux en temps réel via RTP et FedNow.
- Financement du fonds de roulement : Avec le prêt de fonds de roulement de Slash, vous pouvez retirer des fonds directement depuis la plateforme chaque fois que vous avez besoin de liquidités supplémentaires et choisir entre des délais de remboursement flexibles de 30, 60 ou 90 jours qui correspondent à vos prévisions de comptes fournisseurs.⁵
- Prise en charge native des cryptomonnaies : Convertissez vos fonds en stablecoins indexés sur l'USD, tels que l'USDT ou l'USDC, afin d'effectuer des transferts sur la blockchain. Vous bénéficierez ainsi d'un moyen de paiement alternatif qui vous permettra de réduire vos coûts et vos délais de règlement.
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Questions fréquentes
Slash peut-il automatiser les processus de comptabilité fournisseurs ?
Slash prend en charge les flux de travail liés aux comptes fournisseurs en permettant des paiements planifiés et automatisés via plusieurs canaux de paiement, réduisant ainsi les étapes manuelles nécessaires au paiement des fournisseurs.
Qu'est-ce que la technologie OCR ?
La technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) lit le texte de documents tels que des factures papier ou des fichiers PDF et le convertit en données numériques structurées. Cela réduit la saisie manuelle des données en extrayant automatiquement les informations clés des factures.
Slash s'intègre-t-il à un logiciel ERP ou comptable ?
Slash s'intègre directement à QuickBooks pour la synchronisation automatique des transactions et prend en charge l'importation de données depuis Xero via Plaid. Ces intégrations permettent de synchroniser les données de facturation et de paiement avec votre système comptable, et les connexions ERP peuvent être prises en charge via des exportations ou des flux de travail comptables existants.
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