Comment créer une facture : guide pour créer rapidement et facilement des factures professionnelles
Vous essayez de créer une facture professionnelle pour un client important, mais de petits problèmes commencent à s'accumuler. Vous avez presque oublié d'indiquer votre numéro de compte et la mise en page ne semble pas tout à fait correcte. Une fois la facture envoyée, elle est classée et oubliée. Quelques semaines plus tard, vous vous rendez compte que le paiement n'a jamais été effectué et vous devez revenir sur vos pas pour comprendre pourquoi.
Les factures ont plus d'importance que vous ne le pensez. Une bonne facture ne se contente pas de demander un paiement. Elle établit un enregistrement clair de votre accord et vous aide à être payé à temps. C'est aussi souvent le premier document officiel que votre client voit, ce qui signifie qu'elle peut avoir un impact considérable sur l'impression qu'il se fait de votre entreprise.
Dans ce guide, nous vous expliquons ce qu'est une facture, quelles informations elle doit contenir et comment la créer étape par étape. Nous vous montrons également comment un logiciel de facturation automatisé peut simplifier la création, l'envoi et le recouvrement de vos factures. Nous vous présentons également la nouvelle fonctionnalité de facturation de Slash et vous montrons comment elle aide les entreprises à générer des factures cohérentes, à suivre les soldes impayés et à recouvrer les paiements au sein de notre plateforme bancaire complète pour les entreprises.¹
Qu'est-ce qu'une facture ?
Une facture est un document utilisé pour demander le paiement d'un client pour des biens ou des services. Outre leur objectif explicite, les factures jouent également un rôle important dans la gestion des comptes clients et la tenue de registres financiers précis à des fins fiscales et de reporting.
Une facture présente les détails d'une transaction sous forme de liste détaillée. Chaque ligne correspond à un produit ou un service fourni, avec la quantité et le prix des marchandises. Le sous-total correspond à la somme de toutes les lignes. Les factures peuvent également inclure les taxes applicables, les frais supplémentaires ou les remises accordées, qui sont tous pris en compte dans le solde final dû.
Chaque facture doit comporter des identifiants clés et des instructions de paiement. Un numéro de facture unique permet à l'entreprise et au client de référencer la transaction, tandis que des conditions de paiement clairement définies expliquent comment et quand la facture doit être réglée. Les factures peuvent également correspondre à des bons de commande (PO), qui sont des documents que les clients soumettent lorsqu'ils demandent des biens ou des services. La correspondance entre les identifiants des factures et des bons de commande permet de synchroniser les enregistrements dans le logiciel de gestion des comptes clients.
Une fois la facture établie, elle est envoyée au client, généralement par e-mail, via un logiciel de facturation ou un portail client, afin de lancer officiellement le processus de paiement.
Comment créer une facture : guide étape par étape
La création d'une facture n'est pas nécessairement compliquée, mais elle nécessite toutefois de fournir quelques informations clés. Les étapes ci-dessous vous expliquent comment créer une facture claire et professionnelle, facile à comprendre et à payer pour vos clients :
1. Choisissez un modèle et un format de facture.
Commencez par sélectionner un modèle de facture adapté aux besoins de votre entreprise. L'utilisation d'un seul modèle pour toutes vos factures permet d'assurer la cohérence de vos registres et d'éviter d'omettre des informations importantes. Vous pouvez créer votre facture sous forme de document numérique à l'aide d'un traitement de texte, d'un logiciel de comptabilité ou d'une plateforme bancaire professionnelle telle que Slash. De nombreuses entreprises enregistrent et envoient leurs factures au format PDF, ce qui permet de conserver la mise en page d'origine et d'empêcher toute modification.
2. Ajoutez les informations relatives à votre entreprise
En haut de la facture, indiquez clairement les informations relatives à votre entreprise, notamment son nom, son adresse, son adresse e-mail et son numéro de téléphone. Cela permet au client d'identifier rapidement l'expéditeur et de savoir comment vous contacter s'il a des questions. Plus bas sur la facture, incluez des instructions de paiement claires pour le client, telles que les coordonnées du compte bancaire sur lequel verser l'acompte et toute remarque concernant les modes de paiement acceptés.
3. Indiquez les coordonnées de votre client.
Ensuite, ajoutez le nom du client, le nom de l'entreprise et l'adresse de facturation en haut de la facture. L'inclusion de coordonnées précises du client garantit que la facture est acheminée à la bonne personne ou au bon service, ce qui peut également éviter des retards dans le traitement ou le paiement.
4. Énumérez les biens ou services fournis.
Dressez une liste détaillée des biens ou services que vous avez fournis. Chaque ligne doit décrire le produit ou le service, la quantité ou les heures facturées, ainsi que le prix.
5. Calculer les totaux, les taxes et les ajustements
Une fois tous les éléments répertoriés, calculez le sous-total, puis appliquez les taxes, frais ou remises requis. Indiquez clairement comment chaque ajustement affecte le total final afin que le client puisse facilement comprendre comment le montant dû a été calculé.
6. Vérifiez, enregistrez et envoyez la facture.
Avant l'envoi, vérifiez que la facture est exacte et complète. Une fois finalisée, envoyez la facture à votre client par e-mail, via un logiciel de facturation ou un portail client afin de lancer le processus de paiement.
Comment générer une facture à l'aide de Slash
Le générateur de factures intégré à Slash vous permet de créer, suivre et envoyer des factures directement depuis votre tableau de bord. Les coordonnées des clients, les montants des factures et les dates d'échéance sont stockés au même endroit, ce qui simplifie la facturation et réduit la saisie manuelle de données ou le suivi. Les factures peuvent être générées et envoyées en quelques étapes seulement, avec une comptabilité automatique pour vos livres. Voici comment l'utiliser :
- Accédez à la page Facturation dans le tableau de bord Slash, où vous pouvez consulter toutes vos factures en attente et payées, ainsi que les montants et les dates d'échéance.
- Pour créer une facture, cliquez sur Nouvelle facture dans le coin supérieur droit. Vous serez d'abord invité à sélectionner un destinataire. Vous pouvez choisir un destinataire à partir de ses coordonnées et informations bancaires enregistrées, ou ajouter manuellement les coordonnées d'un nouveau client.
- Vous serez ensuite invité à ajouter des lignes aux factures, y compris les quantités et les prix. Slash attribue automatiquement un numéro de facture unique afin de faciliter l'organisation de vos dossiers. Au cours de cette étape, vous pouvez également appliquer la taxe de vente ou des remises, selon les besoins.
- Ensuite, choisissez une date d'échéance et un compte de dépôt. Vous pouvez également saisir une note décrivant la facture ou toute instruction de paiement supplémentaire.
- Une fois toutes les informations saisies, vous pouvez vérifier un aperçu de votre facture avant de la créer et de l'envoyer. Après avoir cliqué sur Créer une facture, une copie de la facture est à la fois enregistrée dans votre tableau de bord Slash et automatiquement envoyée à l'adresse e-mail du destinataire.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Facturation manuelle ou logiciel de facturation : avantages, inconvénients et compromis
Les sections ci-dessous expliquent comment les logiciels de facturation gèrent la mise en forme, la livraison, le paiement et le suivi d'une manière que les méthodes manuelles ne peuvent tout simplement pas égaler :
Les factures numériques peuvent simplifier les paiements.
Les factures numériques simplifient le processus de facturation en réduisant les frictions entre l'envoi d'une facture et la réception du paiement. Certains outils, comme Slash, permettent aux destinataires d'effectuer le paiement directement à partir de la facture elle-même, grâce à une option claire située au bas du document. Le fait de regrouper toutes les factures en un seul endroit permet également de voir plus facilement les paiements en attente, ce qui aide les équipes à gérer plus efficacement les comptes clients.
Les modèles de facture peuvent être générés automatiquement.
Lorsque vous créez une facture dans un traitement de texte ou un tableur, il est facile de perturber la mise en forme. Les logos peuvent se déplacer, l'espacement peut devenir incohérent et les totaux peuvent ne pas être calculés correctement. Slash élimine cette étape en saisissant à l'avance les détails requis de la facture et en les insérant automatiquement dans une facture professionnelle au format cohérent, accompagnée d'un e-mail.
Intégration avec votre logiciel de gestion bancaire et de comptes clients
Si votre processus de facturation n'est pas connecté à votre plateforme bancaire, vous vérifiez probablement manuellement votre compte bancaire pour confirmer les paiements, puis vous enregistrez les activités dans des systèmes distincts. Avec Slash, tous les documents de facturation sont répertoriés dans le tableau de bord, et les paiements entrants sont automatiquement inclus dans vos analyses pour une vue en temps réel des flux de trésorerie.
Les numéros de factures et les bons de commande peuvent être mis en correspondance automatiquement.
Certains logiciels de comptabilité et de facturation peuvent automatiquement faire correspondre les numéros de facture aux bons de commande correspondants, soit par une correspondance bidirectionnelle (facture à bon de commande), soit par une correspondance tripartite (facture, bon de commande et paiement ou reçu). Lorsque les factures et les paiements sont synchronisés à partir d'un outil tel que Slash vers QuickBooks, votre système comptable peut conserver les enregistrements des bons de commande, des factures et des paiements liés, ce qui réduit le besoin de rapprochement manuel.
Améliorez la précision en utilisant les informations enregistrées sur les destinataires.
La facturation manuelle nécessite souvent de fouiller dans les e-mails ou les archives pour trouver les coordonnées exactes du client. Les logiciels de facturation tels que Slash stockent les coordonnées et les informations de paiement des destinataires, de sorte que chaque nouvelle facture s'appuie sur des données vérifiées. Cela permet de réduire les risques d'erreurs de saisie, de mieux garantir que les factures sont envoyées à la bonne destination et de maintenir la cohérence du processus de facturation à mesure que votre liste de clients s'allonge.
Quel est le meilleur générateur de factures gratuit ?
Les générateurs de factures gratuits varient considérablement en termes de portée et de fonctionnalités. Ci-dessous, nous comparons les principales options gratuites et indiquons quels outils offrent les fonctionnalités de facturation les plus complètes :
Meilleur dans l'ensemble : Slash
Slash offre une plateforme financière unifiée qui combine la facturation, les services bancaires aux entreprises et la gestion des dépenses dans un seul système. Son forfait gratuit comprend l'accès à des fonctionnalités essentielles telles que les cartes d'entreprise, les réseaux de paiement internationaux, le suivi des dépenses, l'analyse financière et l'intégration directe de la comptabilité, des fonctionnalités qui sont souvent payantes chez d'autres fournisseurs.
Les factures créées dans Slash prennent en charge le traitement des paiements intégré, ce qui permet aux destinataires de payer directement à partir de la facture, tandis que les paiements sont automatiquement enregistrés dans votre tableau de bord. Les entreprises peuvent surveiller les comptes débiteurs en souffrance et suivre le statut des factures parallèlement aux autres transactions de l'entreprise. Avec la prise en charge prochaine des paiements cryptés directement à partir des factures vers un compte Slash, les options de paiement s'élargissent sans modifier la manière dont les factures sont créées ou gérées.
Microsoft Word
Microsoft Word est un éditeur de documents, et non un logiciel de facturation, ce qui signifie que les factures doivent être créées et gérées manuellement. Son principal avantage réside dans sa flexibilité en matière de conception, en particulier pour les utilisateurs déjà familiarisés avec Microsoft Office qui souhaitent contrôler entièrement la mise en page et le formatage. Cependant, il n'offre aucune automatisation, aucun suivi des paiements, aucun rappel, aucun calcul et aucune intégration de processeur de paiement, ce qui peut le rendre moins efficace et plus sujet aux erreurs pour la facturation régulière.
Vague
Wave combine la facturation avec des outils comptables de base, ce qui peut être utile pour les freelances et les petites entreprises qui gèrent des finances simples. Le hic, c'est que Wave tire ses revenus de frais de traitement des paiements élevés : 2,9 % + 60 ¢ pour les transactions par carte et 1 % pour les virements ACH. De plus, la fonctionnalité de numérisation des reçus de Wave est un module complémentaire payant à 8 $ par mois. L'assistance clientèle pour les utilisateurs gratuits se limite à des articles d'aide et à un chatbot, ce qui peut être restrictif en cas de problème.
Facturation PayPal
La facturation PayPal est principalement conçue comme un outil de recouvrement de paiements plutôt que comme un système de facturation complet. Les clients peuvent payer en utilisant leur solde PayPal, leur carte de crédit, Venmo ou les options « Pay Later », mais les entreprises sont liées à l'écosystème de paiement et à la structure tarifaire de PayPal. Les frais de traitement sont relativement élevés, à 3,49 % + 49 ¢ pour la plupart des transactions commerciales, les paiements internationaux coûtant 4,49 % plus des frais fixes supplémentaires, ce qui peut augmenter considérablement les coûts au fil du temps.
Facture Zoho
Zoho Invoice offre un large éventail de fonctionnalités pour un produit gratuit, notamment le suivi des dépenses et le traitement des paiements. Cependant, la version gratuite comporte certaines limitations importantes : chaque compte Zoho Invoice ne peut avoir que trois utilisateurs au maximum, vous êtes limité à 1 000 factures par an, et la version gratuite ne dispose pas non plus de fonctionnalités plus avancées telles que les workflows d'approbation et la personnalisation étendue des factures.
Factures Square
Square Invoices s'intègre directement au système de point de vente Square, ce qui est pratique pour les entreprises qui opèrent déjà dans l'écosystème Square. L'offre gratuite comprend le traitement des paiements natifs et la gestion de projet de base, mais les frais de traitement peuvent être élevés : 1 % pour les virements bancaires ACH et 3,5 % + 15 ¢ pour les saisies manuelles ou les cartes enregistrées. L'assistance clientèle est également limitée, car l'assistance téléphonique n'est disponible que si vous passez à Square Premium (149 $/mois).
Simplifiez votre processus de facturation avec Slash
La plupart des outils de facturation gratuits se limitent à la création de documents. Certains permettent aux clients de payer via un portail en ligne, mais à un coût de traitement élevé. D'autres se concentrent sur la personnalisation, mais ne proposent pas les outils nécessaires pour gérer les factures au fil du temps.
Slash adopte une approche différente en liant directement la facturation à la manière dont votre entreprise gère son argent. Sans aucun frais, vous pouvez générer un nombre illimité de factures dans Slash et les gérer parallèlement aux cartes d'entreprise, aux comptes bancaires, aux paiements, etc. Toutes vos finances étant regroupées au même endroit, il est plus facile de voir ce qui a été facturé, ce qui a été payé et ce qui reste à payer.
Au-delà de la facturation, Slash fournit un ensemble complet d'outils conçus pour faciliter la gestion financière quotidienne et la croissance :
- Des services bancaires aux entreprises conçus pour offrir une grande flexibilité : Ouvrez plusieurs comptes virtuels pour séparer les fonds d'exploitation, les réserves ou les budgets de projet, afin de donner aux équipes une visibilité plus claire sur les flux de trésorerie. Gérez plusieurs entités commerciales, sites ou filiales à partir d'un tableau de bord unique, avec des rapports consolidés et une visibilité claire sur tous les comptes.
- Carte Visa® Platinum Slash : Une carte de crédit d'entreprise qui offre jusqu'à 2 % de remise en argent sur les dépenses de l'entreprise, avec des règles de dépenses configurables, des contrôles de carte, une surveillance alimentée par l'IA et une protection contre la fraude de niveau cryptographique.
- Méthodes de paiement dynamiques : Slash prend en charge un large éventail de paiements, notamment les dépenses par carte, les virements ACH internationaux, les virements internationaux vers plus de 180 pays via SWIFT et les paiements nationaux en temps réel via RTP et FedNow.
- Intégrations comptables : Synchronisez directement vos transactions avec QuickBooks pour tenir automatiquement vos comptes à jour. Slash se connecte également via Plaid et prend en charge l'importation de données à partir d'outils tels que Xero, ce qui facilite son intégration dans les flux de travail comptables existants.
- Prise en charge native des cryptomonnaies : Convertissez vos fonds en stablecoins indexés sur le dollar américain, tels que l'USDT ou l'USDC, afin d'effectuer des transferts sur la blockchain. Vous bénéficierez ainsi d'un moyen de paiement alternatif qui permet de réduire les coûts et les délais de règlement.⁴
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Questions fréquentes
Google dispose-t-il d'un générateur de factures ?
Google ne propose pas de générateur de factures dédié, mais vous pouvez créer des factures à l'aide des modèles Google Docs ou Google Sheets. Ceux-ci nécessitent une configuration manuelle et n'incluent pas de suivi des paiements ni de workflows de facturation intégrés.
ChatGPT peut-il générer une facture ?
ChatGPT peut aider à rédiger un modèle de facture ou à générer le texte d'une facture, mais il ne peut pas envoyer de factures, accepter de paiements ou suivre l'état des factures. De plus, il peut être peu fiable de se fier à ChatGPT pour saisir des lignes de commande ou des informations de paiement.
Ai-je besoin d'une SARL pour créer une facture ?
Non, vous n'avez pas besoin d'une SARL pour créer ou envoyer des factures. Les entrepreneurs individuels, les travailleurs indépendants et les prestataires indépendants peuvent émettre des factures à condition qu'elles contiennent des informations commerciales et fiscales exactes. Les particuliers peuvent également envoyer des factures afin de conserver une trace écrite des paiements entre particuliers, tels que le loyer ou les charges.
