Qu'est-ce qu'une dépense remboursable ?

Qu'est-ce qu'une dépense remboursable ?

Une dépense remboursable est toute dépense ordinaire et nécessaire engagée pour le compte d'une entreprise que la société accepte de rembourser. Ces dépenses sont généralement décrites dans la politique de dépenses ou de remboursement d'une entreprise et doivent être directement liées aux activités commerciales. Pour être admissibles, les dépenses doivent généralement être raisonnables, correctement documentées et soumises dans un délai déterminé.

Comment classer les dépenses remboursables

• Enregistrez les montants remboursés dans la catégorie de dépenses appropriée (par exemple, déplacements, repas, fournitures de bureau), et non dans la catégorie « salaires ».
• Utilisez temporairement un compte « Remboursements aux employés » ou un compte d'attente si nécessaire avant de classer les dépenses.
• Exigez des reçus détaillés et une justification claire pour chaque dépense.
• Suivez une politique de remboursement écrite qui définit les dépenses admissibles et les limites.
• Ne remboursez que les frais raisonnables et liés à l'activité professionnelle afin de rester en conformité avec les règles fiscales.

Exemples de dépenses remboursables

• Frais liés aux voyages d'affaires, tels que les billets d'avion, l'hébergement et le transport terrestre.
• Repas achetés lors de voyages d'affaires ou de réunions avec des clients (sous réserve de la politique de l'entreprise).
• Kilométrage ou carburant pour les véhicules personnels utilisés à des fins professionnelles.
• Fournitures ou équipements de bureau achetés à des fins professionnelles.
• Frais de conférence, de formation ou de certification.
• Frais liés à Internet ou au téléphone lorsqu'ils sont utilisés à des fins professionnelles (intégralement ou partiellement, si autorisé).
• Réceptions de clients ou événements liés à l'activité professionnelle, si autorisés.

Incidences fiscales des dépenses remboursables

• Les remboursements effectués dans le cadre d'un régime comptable ne sont pas imposables pour les employés.
• Les dépenses doivent avoir un objectif commercial clair et être justifiées.
• Non-accountable plan reimbursements may be treated as taxable income.
• Businesses can deduct reimbursable expenses as ordinary business expenses.
• Poor documentation or overly generous reimbursements may trigger audits or reclassification as wages.