Comment l'automatisation des factures peut rationaliser votre processus de gestion des comptes fournisseurs
Les processus traditionnels de gestion des comptes fournisseurs peuvent nuire considérablement au service financier d'une entreprise. Lorsque les équipes financières s'appuient sur des factures papier, la saisie manuelle des données et des chaînes d'approbation lentes, des obstacles apparaissent et le temps s'écoule. Ce mode de traitement manuel des factures, désormais obsolète, peut entraîner des retards de paiement qui nuisent aux relations avec les fournisseurs, la perte de reçus qui passe inaperçue et des erreurs de saisie des données qui compliquent la mise en conformité.
Ces problèmes ont un impact réel sur les activités. Les retards de paiement peuvent entraîner des frais et nuire aux relations avec les fournisseurs, tandis que les erreurs de saisie des données compliquent considérablement le rapprochement des comptes. Les reçus manquants compromettent l'exactitude des notes de frais et peuvent entraîner des audits en raison de l'incohérence des registres financiers.
La solution à ce problème réside dans l'automatisation des factures à l'aide d'un logiciel qui capture, achemine, approuve et paie les factures sans intervention manuelle. Les plateformes bancaires professionnelles telles que Slash peuvent éliminer ces points faibles grâce à l'automatisation des comptes fournisseurs, à des flux de paiement sécurisés et à des intégrations avec votre logiciel de comptabilité actuel.¹ Il en résulte un traitement plus rapide qui vous offre une visibilité complète sur votre processus de gestion des comptes fournisseurs, de la réception des factures à la confirmation des paiements.
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Qu'est-ce que l'automatisation du traitement des factures ?
L'automatisation du traitement des factures consiste à rationaliser l'ensemble du flux de travail des comptes fournisseurs et à le transférer dans le domaine numérique. Au lieu de saisir manuellement les données des factures dans votre système comptable, d'acheminer les documents papier pour approbation et de compter les reçus, les systèmes automatisés se chargent de ces tâches sans intervention humaine (ni erreur).
Au final, l'automatisation des factures réduit considérablement les tâches fastidieuses. Lorsqu'une facture d'un fournisseur arrive, le logiciel de traitement des factures extrait les informations clés telles que le nom du fournisseur, le numéro de facture et les conditions de paiement. Ces informations sont ensuite validées et transmises rapidement aux personnes chargées de les approuver. Slash peut optimiser davantage ce processus en se synchronisant avec votre logiciel de comptabilité afin de faire correspondre les enregistrements de transactions aux factures que vous avez reçues de vos fournisseurs.
L'automatisation du traitement des factures va de pair avec l'automatisation des comptes fournisseurs (AP). Si votre organisation est encore enlisée dans un processus manuel de gestion des comptes fournisseurs, l'automatisation AP est un raccourci vers des paiements plus rapides aux fournisseurs et une comptabilité plus précise.
Avantages de l'automatisation du traitement des factures
Accélération des processus d'approbation et de paiement des factures
Le traitement automatisé des factures peut accélérer leur validation, en particulier par rapport aux workflows qui impliquent plusieurs personnes issues de différents services administratifs. Les fonctionnalités de paiement en temps réel et de cryptomonnaie de Slash permettent un traitement et un règlement plus rapides des factures, rationalisant ainsi l'ensemble du processus de facturation.
Amélioration de la visibilité et des prévisions en matière de trésorerie
Avant l'automatisation des paiements fournisseurs, les factures étaient souvent stockées sur différentes plateformes, dans différents fichiers et dossiers, ce qui rendait difficile pour les entreprises de savoir exactement ce qu'elles devaient. L'automatisation des factures offre une visibilité en temps réel sur vos factures en attente, leur statut d'approbation et leurs dates de paiement prévues. Ces informations permettent d'établir des prévisions de trésorerie plus précises et d'améliorer la gestion du fonds de roulement.5
Réduction des erreurs manuelles et des paiements en double
Avec des bureaux remplis de paperasse, il est inévitable que les comptables commettent des erreurs lors de la saisie manuelle des données. Des factures en double, des reçus manquants et des fautes de frappe peuvent apparaître et causer des ravages lors de l'élaboration des notes de frais.
L'automatisation des factures s'accompagne souvent d'une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui extrait les données des factures avec précision et rapidité. Il n'y a pratiquement aucune marge d'erreur manuelle lorsque l'OCR copie les données directement à partir de la source.
Renforcement des relations avec les fournisseurs grâce à des paiements ponctuels
Vous ne voulez pas briser la confiance de vos fournisseurs en payant vos factures après leur date d'échéance. Lorsque les fournisseurs ne peuvent pas compter sur des transactions ponctuelles, ils peuvent demander des conditions moins avantageuses ou donner la priorité à d'autres clients. Les plateformes d'automatisation des comptes fournisseurs telles que Slash permettent de planifier automatiquement les paiements, ce qui vous permet de mieux organiser vos opérations et de satisfaire vos fournisseurs.
Rapports en temps réel pour les équipes financières
Il est important pour les entreprises d'agir avec agilité en s'appuyant sur des informations actualisées, mais les processus manuels de gestion des comptes fournisseurs rendent difficile la génération de rapports opportuns sur les dépenses et les prévisions budgétaires. Les équipes financières passent souvent des heures à compiler des données provenant de plusieurs sources simplement pour répondre à des questions comptables élémentaires. Les systèmes d'automatisation des comptes fournisseurs tels que Slash offrent des tableaux de bord et des rapports en temps réel qui donnent aux équipes financières une visibilité claire sur les analyses clés. Des fonctionnalités telles que la catégorisation automatisée des dépenses et l'intégration de logiciels comptables permettent une prise de décision plus stratégique basée sur les données actuelles.
Principales fonctionnalités du logiciel d'automatisation du traitement des factures
Votre logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs doit offrir un ensemble complet de fonctionnalités couvrant toutes les étapes du processus de gestion des comptes fournisseurs. Lorsque vous recherchez une solution, veillez à ce qu'elle dispose des fonctionnalités essentielles suivantes :
Saisie automatisée des factures et extraction des données
Grâce à sa capacité à télécharger des informations à partir de factures au format PDF et papier, la technologie OCR est l'un des éléments les plus utiles d'un bon système d'automatisation des factures. L'OCR permet d'éliminer des heures de saisie manuelle des données et la plupart des erreurs qui en découlent.
Acheminement des flux de travail et approbations à plusieurs niveaux
L'automatisation des processus d'approbation garantit que les factures parviennent aux bons approbateurs aussi rapidement que possible. Non seulement le logiciel accélère le processus et centralise les documents en un seul endroit, mais ses fonctionnalités de catégorisation des dépenses facilitent l'identification des factures destinées à chaque personne.
Intégration avec les logiciels ERP et comptables
Votre système ERP ou comptable doit fonctionner en tandem avec votre logiciel d'automatisation des factures. Grâce à la synchronisation en temps réel, vous disposerez de nouvelles factures, de rapports mis à jour et de paiements rapprochés en un seul endroit. Gardez un œil sur les plateformes telles que Slash qui se connectent à des applications populaires telles que QuickBooks.
Planification et exécution des paiements
Une fois la facture approuvée, votre système devrait automatiquement planifier la transaction, puis exécuter les paiements à la date d'échéance via le mode de paiement que vous avez choisi : ACH, virement bancaire ou carte virtuelle.
Pistes d'audit et rapports
Pour respecter les obligations fiscales, chaque action, de la création du bon de commande au paiement, doit être enregistrée avec l'heure et les informations clés. Cela permet de créer un dossier complet pour les audits et facilite le suivi des anomalies. Les logiciels de gestion des comptes fournisseurs tels que Slash offrent une visibilité détaillée et des outils de reporting qui permettent aux équipes financières d'optimiser en permanence leurs opérations de traitement des factures.
Avec Slash, vous bénéficiez d'un traitement automatisé des factures, de workflows d'approbation et d'exécution des paiements, le tout connecté à vos comptes bancaires et cartes professionnels. Cette intégration élimine le besoin de rapprocher les données entre plusieurs systèmes et offre une visibilité inégalée sur l'ensemble de vos flux de trésorerie. La déclaration des dépenses et la préparation des déclarations fiscales deviennent un jeu d'enfant lorsque les équipes financières peuvent suivre en temps réel le statut des factures, la progression des approbations et l'exécution des paiements, le tout à partir d'un seul tableau de bord.
Défis courants dans le traitement automatisé des factures
Si l'automatisation des factures offre souvent des avantages considérables, la mise en œuvre et l'optimisation de ces systèmes peuvent s'accompagner de difficultés. Voici quelques obstacles que votre entreprise pourrait rencontrer, ainsi que des moyens de les surmonter :
Saisie incorrecte des données ou données de facturation de mauvaise qualité
Même la meilleure technologie OCR peut rencontrer des difficultés avec des factures mal formatées, des notes manuscrites ou des numérisations de faible résolution. Les factures mal présentées entravent considérablement l'extraction des données, rendant les téléchargements imprécis et allant à l'encontre de l'objectif du logiciel.
Pour y remédier : Collaborer avec les fournisseurs afin de normaliser les formats de facturation et privilégier les documents électroniques dans la mesure du possible. Il est également utile de rappeler que tous les documents manuscrits doivent être propres et lisibles, tout comme on nous le rappelait lorsque nous remplissions des tests standardisés à l'école.
Workflows d'approbation complexes
Les processus d'approbation peuvent être excessivement compliqués ; si chaque facture nécessite plusieurs approbations, quel que soit son montant, l'ensemble du processus est souvent ralenti et enlisé.
Pour y remédier : Développer des processus d'approbation plus efficaces qui concilient contrôle et efficacité. Si vous triez les paiements par montant et par catégorie de dépenses, vous réduirez idéalement vos envois à une seule personne par facture au lieu de deux.
Complexité des paiements multi-entités ou transfrontaliers
Les entreprises qui possèdent plusieurs entités ou qui ont des clients internationaux sont confrontées à divers défis. Les paiements transfrontaliers impliquent des taux de change et des délais de traitement plus longs, et les entreprises qui possèdent plusieurs filiales doivent jongler entre différents comptes bancaires et obligations fiscales.
Pour y remédier : Choisissez une plateforme d'automatisation des factures conçue pour répondre à ces complexités. Slash facilite les paiements transfrontaliers grâce à des frais de transfert réduits, la prise en charge des cryptomonnaies et des stablecoins, et une visibilité en temps réel sur les taux de change.⁴ Les organisations disposant de plusieurs filiales peuvent également utiliser le tableau de bord unique de Slash pour suivre et rendre compte des activités financières de toutes leurs entités et de tous leurs comptes.
Résistance à l'adoption des nouvelles technologies
Tout le monde n'est pas à l'aise avec le changement, surtout si vous avez une équipe chevronnée qui travaille « à sa manière » depuis des années. Certaines personnes ne sont pas à l'aise avec la technologie, tandis que d'autres ne sont pas du tout intéressées par les outils automatisés.
Pour y remédier : Intégration, formation et accent mis sur les aspects positifs. Montrez à votre équipe financière comment l'automatisation élimine les tâches manuelles fastidieuses, accélère le traitement des paiements et lui permet de se concentrer sur des questions plus urgentes. Lorsqu'ils verront la technologie OCR extraire et télécharger des données en quelques secondes, ils changeront peut-être d'avis.
Simplifiez l'automatisation des factures avec Slash
La facturation doit être alignée avec tous les autres éléments de votre pile financière. Avec la plateforme bancaire professionnelle Slash, vous pouvez envoyer et suivre vos factures au même endroit où vous gérez vos dépenses par carte, vos paiements transfrontaliers et d'autres éléments financiers. Notre plateforme d'automatisation des comptes fournisseurs combine une visibilité en temps réel avec des contrôles granulaires, vous offrant un contrôle total sur votre trésorerie et simplifiant les processus de gestion des comptes fournisseurs qui constituaient auparavant une charge.
Slash vous permet de suivre chaque facture en temps réel, de sa réception à son paiement. Vous pouvez voir quand les bons de commande ont été créés, quelles factures sont en attente d'approbation et quand les paiements doivent être effectués. Grâce à nos intégrations avec des logiciels de comptabilité tels que Quickbooks, vous pouvez synchroniser vos données comptables dans les deux sens, utiliser la technologie OCR et gérer les factures provenant de sources externes en un seul endroit.
Grâce à notre solution d'automatisation, les paiements transfrontaliers que vous suivez sont également rationalisés. Slash prend en charge les virements ACH internationaux, les virements internationaux vers plus de 180 pays et les paiements nationaux en temps réel via RTP et FedNow. Pour les entreprises qui travaillent avec des cryptomonnaies, vous pouvez également convertir des fonds en stablecoins indexés sur l'USD, tels que l'USDT ou l'USDC, afin d'effectuer des virements rapidement et à moindre coût.
Faites gagner du temps, de l'argent et évitez des maux de tête à votre équipe financière en modernisant vos capacités de traitement des factures avec Slash.
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Foire aux questions
Quels sont les meilleurs systèmes ERP/comptables pour les petites entreprises ?
La taille de votre entreprise peut souvent être un facteur déterminant dans le choix de la solution d'automatisation la mieux adaptée. Quickbooks est un logiciel de comptabilité qui propose une formule tarifaire pour débutants qui aide les petites équipes à automatiser la comptabilité, la facturation et le suivi des dépenses. À l'inverse, une plateforme comme Sage Intacct convient mieux aux grandes entreprises grâce à ses outils multi-entités et ses fonctionnalités avancées de reporting.
Que sont les bons de commande et comment s'intègrent-ils dans le flux de facturation ?
Les bons de commande sont des documents juridiquement contraignants émis par un acheteur à un vendeur qui décrivent les conditions de paiement et les biens ou services attendus avant la livraison. Un bon de commande est la première étape d'un processus de facturation : une entreprise lance l'achat, puis la facture est créée et enregistrée.
Y a-t-il une différence entre l'automatisation des comptes fournisseurs et l'automatisation du traitement des factures ?
L'automatisation des comptes fournisseurs fait généralement référence à un éventail de flux de travail plus large que l'automatisation du traitement des factures. Le traitement des factures se concentre spécifiquement sur les étapes automatisées liées aux factures, tandis que l'automatisation des comptes fournisseurs peut inclure des actions telles que la catégorisation des dépenses et la planification des paiements.
