Comment rationaliser votre processus de gestion des comptes fournisseurs
Les comptes fournisseurs (AP) constituent un élément important de la panoplie d'outils financiers d'une entreprise. La réception des factures des fournisseurs et l'émission de paiements réguliers à ces derniers stimulent la croissance, améliorent les relations et assurent le bon déroulement des flux de travail. Cependant, lorsque les processus de gestion des comptes fournisseurs sont inefficaces, c'est exactement le contraire qui se produit.
Compte tenu de la complexité de la gestion des comptes fournisseurs, le suivi des bons de commande et des factures peut s'avérer fastidieux. Lorsqu'ils sont effectués manuellement par des comptables, les processus de gestion des comptes fournisseurs peuvent souffrir d'erreurs de saisie, de factures manquantes ou simplement d'une lenteur excessive. L'optimisation de l'ensemble du processus de gestion des comptes fournisseurs grâce à l'automatisation peut aider les entreprises à surmonter ces difficultés.
Dans ce guide, nous aborderons le processus de gestion des comptes fournisseurs, ses différentes étapes du début à la fin, et la manière dont l'automatisation peut faire gagner du temps et de l'énergie aux équipes. Nous mettrons également en avant la manière dont les plateformes bancaires modernes telles que Slash peuvent automatiser votre processus de gestion des comptes fournisseurs grâce à des outils qui automatisent les paiements, offrent une visibilité en temps réel sur toutes les transactions et proposent des virements internationaux à faible coût grâce à la cryptomonnaie.¹, ⁴
Comprendre le processus de gestion des comptes fournisseurs
En termes simples, les « comptes fournisseurs » correspondent à l'obligation d'une entreprise de payer les biens et services reçus à crédit. Si les finances d'une organisation sont instables, celle-ci peut décider de payer ses fournisseurs à crédit plutôt que de les régler immédiatement. Cependant, contrairement à la facture de carte de crédit que vous ou moi recevons chaque mois, une entreprise peut payer des factures provenant d'innombrables comptes, moments et services différents. C'est pourquoi le processus de gestion des comptes fournisseurs doit être rationalisé et précis.
Le traitement des factures, l'approbation des paiements et la production de rapports précis ne sont que quelques-unes des responsabilités que les professionnels de la finance doivent assumer lorsqu'ils gèrent les comptes fournisseurs. Veiller à ce que les fournisseurs soient payés à temps peut être leur plus grand défi, en particulier lorsque les processus de gestion des comptes fournisseurs sont ralentis par des processus d'approbation trop longs.
Le processus de gestion des comptes fournisseurs : 6 étapes clés
Examinons une description étape par étape typique du processus de gestion des comptes fournisseurs :
Création d'un bon de commande (PO)
Un bon de commande est un document émis par un acheteur à un vendeur qui décrit les conditions de paiement et les biens ou services attendus avant la livraison. La première étape consiste donc à en créer un pour votre commande.
Réception des factures et saisie des données
Rassemblez les factures des fournisseurs, que ce soit en numérisant une copie physique, en téléchargeant un fichier PDF à partir d'un e-mail ou en téléchargeant un fichier de facture dans votre système de comptabilité fournisseurs ou votre système comptable à l'aide de la technologie OCR pour saisir automatiquement les détails.
Vérification et approbation des factures
Restez à jour dans votre comptabilité en vérifiant l'exactitude des postes, en garantissant la conformité, en transmettant les documents aux personnes compétentes pour approbation et en saisissant toutes les données dans le grand livre.
Calendrier des paiements
Planifiez les dates de paiement en fonction des conditions convenues avec votre fournisseur et de la trésorerie de votre entreprise. La plateforme bancaire professionnelle Slash vous permet de programmer vos paiements aux dates appropriées et d'automatiser leur exécution, ce qui signifie que vous n'aurez plus jamais à vous soucier des dates d'échéance.
Exécution du paiement
Réglez vos factures de biens ou de services par virement ACH, virement bancaire ou carte d'entreprise. Certaines cartes d'entreprise, comme la carte Slash Visa® Platinum, offrent des contrôles de dépenses précis et des informations en temps réel qui facilitent le suivi et l'enregistrement des transactions.¹
Tenue des registres et rapports
Revenez au grand livre général pour documenter les paiements à des fins de comptabilité, d'audit et de maintien de relations solides avec les fournisseurs.
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Défis courants dans le processus de gestion des comptes fournisseurs
La gestion manuelle du processus AP peut entraîner divers obstacles et retards, tels que :
Négligences et erreurs
Lorsque les comptables saisissent manuellement les données provenant de dizaines de reçus éparpillés dans des boîtes de réception électroniques, des classeurs et des plateformes comptables, les erreurs humaines peuvent augmenter considérablement. Les chiffres transposés, les entrées en double et les transactions non correspondantes peuvent s'accumuler au fil du temps. Cela peut entraîner des notes de frais inexactes, des déductions fiscales manquées et même des audits.
Difficulté à suivre les paiements
Pour les équipes financières qui travaillent avec un mélange de reçus numériques et physiques, il peut être presque impossible d'obtenir une visibilité en temps réel sur les dépenses. L'analyse des flux de trésorerie et la planification des budgets de votre entreprise peuvent nécessiter le rapprochement manuel des reçus papier, des fichiers PDF numériques, des confirmations par e-mail et des relevés bancaires. Il s'agit d'un processus lent : le temps que tout soit rassemblé, les informations peuvent déjà être obsolètes ou incomplètes.
Catégorisation des dépenses incohérente ou peu claire
Une mauvaise catégorisation des dépenses professionnelles peut compliquer encore davantage le suivi des paiements et la création de rapports financiers. Lorsque les dépenses ne sont pas correctement classées (par exemple, en distinguant les fournitures de bureau, les abonnements logiciels et les frais de déplacement), vous et votre équipe pouvez avoir des difficultés à analyser les habitudes de dépenses ou à préparer des rapports précis. Le tri des achats à l'aide d'un logiciel moderne tel que Slash peut vous faire gagner du temps et améliorer la précision des rapports.
Traitement et approbation lents des factures
Certaines entreprises exigent des autorisations successives de la part des responsables, des chefs de service et des dirigeants avant de traiter les paiements. Ces délais peuvent être considérablement allongés lorsque les demandes d'autorisation reposent sur des documents papier qui doivent être acheminés entre différents bureaux ou sites. Il est préférable d'organiser les factures sur une plateforme numérique centralisée où plusieurs approbateurs peuvent les examiner et les signer simultanément.
Les avantages de l'automatisation des comptes fournisseurs
Pour gagner en rapidité, en précision et en évolutivité, les équipes financières devraient envisager d'utiliser des logiciels spécialisés conçus pour automatiser leur processus de gestion des comptes fournisseurs. Voici quelques-uns des avantages distinctifs de l'automatisation des comptes fournisseurs par rapport aux méthodes manuelles :
Efficacité et gain de temps
En termes simples, l'automatisation des processus d'approbation permet à votre équipe de gagner du temps. Lorsque votre service financier est en mesure de prendre de l'avance sur son flux de travail quotidien, il peut se consacrer à la gestion des budgets et à la prévision des dépenses, tâches qu'il aurait autrement été trop submergé pour surveiller.
Facilité de reporting
Un aspect important de la comptabilité consiste à veiller à ce que vos notes de frais soient conformes à la législation fiscale dans votre grand livre général et à tirer parti des déductions chaque fois que cela est possible. Grâce à des outils de reporting robustes et à la possibilité de classer vos dépenses par catégorie, l'automatisation des comptes fournisseurs peut grandement faciliter cette tâche. Des plateformes telles que Slash offrent la possibilité d'enregistrer les transactions sortantes via ACH, virements bancaires et même via des rails cryptographiques.
Évolutivité pour les organisations multi-entités
Une entreprise en pleine croissance dépasse souvent ses propres effectifs, ce qui fait qu'une poignée de comptables se retrouvent chargés de traiter des montagnes de reçus et divers comptes bancaires professionnels. L'automatisation des comptes fournisseurs gère toute cette paperasserie et trie les paiements sans difficulté. Pour les organisations multi-entités, Slash permet aux utilisateurs de configurer des vues distinctes du tableau de bord pour leurs filiales, ce qui permet au logiciel de gestion des comptes fournisseurs de fonctionner efficacement pour chaque entité.
Précision et cohérence
Lorsque votre logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs s'intègre à votre système comptable actuel, il extrait les données directement à la source, ce qui vous permet d'éviter la saisie manuelle des données et les erreurs coûteuses. Les plateformes de comptes fournisseurs peuvent également classer automatiquement les dépenses professionnelles, ce qui permet de gagner du temps et d'éliminer les erreurs humaines. Slash s'intègre à des systèmes comptables tels que Quickbooks et Xero, permettant aux utilisateurs de synchroniser leurs transactions de comptes fournisseurs, leurs comptes bancaires et d'autres données financières dans les deux sens.
Comment mettre en œuvre l'automatisation des comptes fournisseurs dans votre entreprise
Voici les étapes à suivre pour mettre en place l'automatisation complète du cycle des comptes fournisseurs dans votre service financier :
Vérifiez votre flux de travail AP
Vous aurez besoin d'une vue d'ensemble de votre processus AP actuel et des changements qui peuvent y être apportés. Soyez attentif au coût par facture, aux frais bancaires ou ACH, à la durée du processus d'approbation et aux informations documentées à la fin du processus.
Identifier les points faibles
Lorsque vous évaluez votre flux de travail, posez-vous deux questions : « Où les erreurs sont-elles commises ? » et « Y a-t-il des tâches redondantes ? ». Les tâches susceptibles d'entraîner des erreurs humaines sont faciles à repérer, mais vous devez également rechercher les étapes qui peuvent être supprimées parce qu'elles sont répétitives ou inutiles.
Choisissez un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs
La solution AP adéquate complétera votre flux de travail et s'intégrera à votre logiciel de comptabilité actuel. La plateforme bancaire Slash Business est un bon exemple de système qui automatise le suivi des paiements, la gestion des dépenses et les paiements aux fournisseurs tout en se synchronisant avec de nombreuses applications comptables populaires.
Formez et intégrez votre équipe
Si ces plateformes permettent d'automatiser les processus de gestion des comptes fournisseurs, elles ne peuvent toutefois pas automatiser l'intégration de leurs propres employés. Assurez-vous que les personnes chargées de votre logiciel de gestion des comptes fournisseurs sont compétentes et disposent de toutes les connaissances nécessaires pour l'utiliser efficacement.
Surveiller et optimiser
Vous devrez évaluer votre nouveau flux de travail de la même manière que vous le faisiez pour l'ancien. Comparez votre processus automatisé de gestion des comptes fournisseurs à l'ancienne méthode, en vous assurant que les problèmes antérieurs ont été résolus et en restant vigilant quant aux difficultés qui pourraient survenir pendant que votre équipe s'adapte aux nouveaux outils.
Rationalisez votre processus de gestion des comptes fournisseurs avec Slash
Un système AP moderne et automatisé peut transformer entièrement le flux de travail financier d'une entreprise. Nos outils d'automatisation AP aident les équipes financières à traiter les paiements plus rapidement, à améliorer les rapports, à réduire les erreurs et à maintenir de solides relations avec les fournisseurs.
Slash permet aux utilisateurs d'automatiser les paiements aux fournisseurs et l'organisation des factures, ce qui vous permet de réduire au minimum les paiements en souffrance et d'avoir une meilleure visibilité sur ceux qui doivent être traités. Grâce aux capacités de paiement international de notre plateforme et à la prise en charge native des cryptomonnaies, ces transactions peuvent être effectuées vers n'importe quelle destination sans les frais élevés qui en découlent habituellement.
Grâce à nos intégrations avec des systèmes comptables tels que Quickbooks et bien d'autres, vos données financières actuelles peuvent être synchronisées et centralisées en un seul endroit. Nos outils d'automatisation permettent aux entreprises d'accéder à des données transparentes sur les factures et les paiements, à un suivi et à des rapports en temps réel, ainsi qu'à un meilleur contrôle financier. Vous bénéficierez des avantages de l'automatisation sans avoir à jongler entre plusieurs systèmes.
La plateforme bancaire Slash pour les entreprises offre également accès à :
- La carte Visa Platinum Slash: Automatisez la catégorisation des dépenses et profitez d'un contrôle précis des dépenses, tout en bénéficiant d'une remise en argent pouvant atteindre 2 %.
- Paiements internationaux simplifiés: Envoyez et recevez des paiements dans plus de 180 pays et dans plus de 35 devises.
- Systèmes de paiement en temps réel: La prise en charge des protocoles RTP et FedNow permet des virements nationaux quasi instantanés, offrant ainsi plus de rapidité et de flexibilité à votre entreprise.
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Foire aux questions
Quel est un exemple du processus de gestion des comptes fournisseurs ?
Voici un aperçu étape par étape typique d'un cycle complet de traitement des comptes fournisseurs à travers les yeux d'une entreprise fictive spécialisée dans la fabrication de lampes :
- Fantastic Lamps Inc. crée un bon de commande (PO) pour acheter des abat-jours en lin auprès de son fournisseur de lin.
- Ils ne paient pas immédiatement, mais saisissent la facture issue du bon de commande dans leur système.
- Les responsables financiers de Fantastic Lamps vérifient l'exactitude et la conformité des factures.
- Les comptables estiment que l'entreprise sera en mesure de payer le linge dans un délai de 60 jours.
- 60 jours s'écoulent, et ils envoient les paiements via leur méthode préférée.
- Ils enregistrent les détails de cet achat et le flux de travail qui en découle dans leur grand livre général.
Quelle est la différence entre les comptes fournisseurs et les comptes clients ?
Les comptes clients sont simplement l'inverse des comptes fournisseurs. Alors que les comptes fournisseurs correspondent à l'argent que vous devez aux fournisseurs pour les biens ou services reçus, les comptes clients correspondent au montant que les entreprises vous doivent pour les biens ou services fournis. En fonction des activités de votre entreprise, vous pouvez privilégier un flux de travail plutôt qu'un autre.
Comment l'automatisation a-t-elle modifié le processus de gestion des comptes fournisseurs ?
Nous avons examiné comment l'automatisation a amélioré les tâches quotidiennes liées aux comptes fournisseurs et renforcé les relations avec les fournisseurs, mais nous pouvons également aborder la manière dont elle a transformé les comptes fournisseurs dans tous les secteurs. Grâce à l'automatisation, de nombreuses organisations gèrent leur grand livre général et le traitement des factures plus rapidement et plus efficacement que jamais. L'automatisation des comptes fournisseurs était autrefois un moyen de devancer la concurrence. Aujourd'hui, c'est un moyen d'éviter de prendre du retard.
