Despesas de escritório vs. material de escritório

Os materiais de escritório são itens consumíveis e de curto prazo, utilizados diariamente, enquanto as despesas de escritório incluem custos administrativos e operacionais mais amplos, necessários para o funcionamento do escritório. Ambos são dedutíveis como despesas comerciais normais quando utilizados para fins comerciais.

Despesas de escritório vs. material de escritório

Embora pareçam semelhantes, despesas de escritório e material de escritório referem-se a diferentes tipos de custos empresariais. Os materiais de escritório são itens consumíveis de curto prazo utilizados nas operações diárias, enquanto as despesas de escritório abrangem custos mais amplos associados ao funcionamento e manutenção de um escritório, tais como software, correio ou pequenos equipamentos.

O que são materiais de escritório?

Os materiais de escritório incluem materiais tangíveis e consumíveis usados regularmente no local de trabalho. Normalmente, são itens de baixo custo que se esgotam rapidamente e são contabilizados imediatamente como despesas. Como não proporcionam valor a longo prazo, são considerados despesas operacionais correntes.

Exemplos de material de escritório:

Canetas, papel e cadernos
Tinta e toner para impressoras
Envelopes, fita adesiva e grampos
Notas adesivas e pastas
Produtos de limpeza e material para sala de descanso
Pequenos acessórios de mesa

O que são despesas de escritório?

As despesas de escritório referem-se a custos mais amplos e frequentemente menos frequentes que apoiam as operações comerciais, mas não estão ligados à produção direta. Estes podem incluir pequenos equipamentos, software e ferramentas administrativas que ajudam o funcionamento do escritório. Algumas despesas de escritório duram mais tempo do que os consumíveis típicos, mas ainda assim ficam abaixo do limite de capitalização para ativos fixos.

Exemplos de despesas de escritório:

Acessórios para computadores, teclados e cabos
Mobiliário de escritório abaixo do limite de capitalização (por exemplo, <$2.500)
Custos de postagem, correio e entrega
Assinaturas e software relacionado ao escritório
Serviço de Internet e telefone para uso no escritório
Pequenos reparos ou suprimentos de manutenção

Como categorizá-los na contabilidade

Registre ambos como Despesas operacionais em sua demonstração de resultados.
Use contas separadas em seu plano de contas para “Material de escritório” e “Despesas de escritório”.
Os suprimentos são contabilizados como despesas imediatamente após a compra.
As despesas de escritório que proporcionam benefícios por vários meses podem ser registradas como despesas antecipadas e contabilizado como despesa ao longo do tempo.
Para maior clareza, defina um limite de capitalização (por exemplo, US$ 2.500); qualquer valor acima desse limite pode ser tratado como um ativo fixo.

Implicações fiscais

Tanto as despesas de escritório quanto os materiais de escritório são totalmente dedutível nos impostos se for usado para fins comerciais.
Os suprimentos são dedutíveis no ano em que são adquiridos (base de caixa) ou utilizados (base de competência).
Móveis ou equipamentos de escritório que excedam seu limite de capitalização devem ser depreciados ao longo do tempo.
As empresas domiciliares também podem deduzir materiais de escritório e uma parte proporcional das despesas de escritório relacionadas à área de uso comercial.
Guarde recibos detalhados e categorize os itens adequadamente para evitar problemas de auditoria.

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