Explicação sobre pagamentos EDI: casos de uso e comparação com ACH e EFT
Os pagamentos EDI podem ser mal interpretados. Embora o termo possa parecer um método de transferência alternativo e pouco conhecido, não é esse o caso. EDI, ou intercâmbio eletrônico de dados, é um protocolo de compartilhamento de dados que melhora a forma como as transações financeiras são rastreadas e gerenciadas. Não é um método de pagamento independente, mas uma forma padronizada de trocar dados de pagamento eletronicamente.
Compreender como funcionam as transações EDI e como elas se integram aos métodos de pagamento existentes pode ajudar as empresas a otimizar o processamento de pagamentos, melhorar a visibilidade das contas a receber e fortalecer o relacionamento com fornecedores e prestadores de serviços. Isso também pode ajudar a determinar se os pagamentos EDI são adequados para o seu negócio, já que os sistemas EDI podem ser caros para implementar e complexos para manter.
Neste guia, explicaremos tudo o que você precisa saber sobre pagamentos EDI, incluindo o que são, como funcionam, como se encaixam em sistemas de pagamento mais amplos e os benefícios que oferecem. Também discutiremos como o Slash pode servir como uma solução de pagamento alternativa, oferecendo benefícios comparáveis de segurança e automação sem a complexidade de implementação do EDI.¹
Com o Slash, as empresas podem enviar fundos através de vários canais de pagamento, compartilhar dados financeiros entre sistemas em tempo real usando a API do Slash e gerenciar contas a receber por meio de ferramentas integradas de gerenciamento de faturas e análise de fluxo de caixa. Continue lendo para saber mais.
O que é um pagamento EDI?
O EDI, ou intercâmbio eletrônico de dados, pode ser frequentemente discutido juntamente com outros métodos de transferência eletrônica de fundos (EFT). No entanto, é importante esclarecer que o EDI em si não é um método de pagamento. O EDI refere-se a um formato de dados eletrônico padronizado que as empresas utilizam para trocar dados financeiros e documentos comerciais, incluindo informações relacionadas a pagamentos.
Quando a formatação EDI é aplicada a um pagamento eletrônico, ela pode melhorar a forma como esse pagamento é rastreado, processado e reconciliado. O EDI permite que os detalhes do pagamento eletrônico sejam lidos automaticamente por sistemas de computador interconectados, o que pode reduzir a necessidade de entrada manual de dados e acelerar o processamento de pagamentos entre parceiros comerciais.
Um pagamento EDI inclui elementos de dados estruturados que descrevem a transação financeira. Esses elementos são organizados em segmentos, que são códigos que podem corresponder a números de fatura, detalhes de remessa, referências de ordem de compra, informações do pagador e do beneficiário e outras informações relacionadas a um pagamento. Esses segmentos são agrupados em envelopes que garantem que as transações EDI sejam transmitidas corretamente entre os sistemas EDI.
A implementação de pagamentos EDI pode resultar em transferências mais rápidas e seguras, mais compatíveis com sistemas ERP ou VAN, que explicaremos com mais detalhes posteriormente.
Como as empresas enviam pagamentos EDI?
Um ponto comum de confusão é onde o EDI se encaixa no processo bancário. O dinheiro em si ainda é movimentado por meio de pagamentos EFT tradicionais, como transações ACH, transferências eletrônicas ou depósitos diretos. Aqui está uma breve explicação de como os pagamentos EDI funcionam em conjunto com as transferências eletrônicas de fundos:
- Um comprador aprova um pagamento para uma ou mais faturas em seu sistema contábil ou ERP.
- O pagamento é iniciado por meio de uma conta bancária usando uma transferência eletrônica, como um pagamento ACH, transferência bancária ou outros pagamentos EFT.
- Ao mesmo tempo, o software EDI gera arquivos de transação EDI padronizados contendo detalhes da remessa.
- Essas transações EDI são transmitidas eletronicamente ao fornecedor por meio de um sistema EDI acordado.
- O sistema do fornecedor aplica automaticamente o pagamento às faturas corretas usando o aviso de remessa incorporado.
Os 3 tipos de pagamentos EDI
Os dados de pagamentos EDI podem ser trocados de várias maneiras, dependendo da escala da empresa, dos requisitos de integração e dos recursos técnicos disponíveis. Abaixo estão as três formas mais comuns de transmissão de pagamentos EDI, listadas da mais complexa à menos complexa:
Rede de valor agregado EDI
Uma rede de valor agregado (VAN) é uma rede privada que facilita a troca eletrônica segura de documentos comerciais e transações financeiras. As VANs atuam como intermediárias que podem encaminhar transações EDI entre empresas, validar formatos de dados seguros (por exemplo, ANSI X12, EDIFACT), fornecer trilhas de auditoria e confirmações de entrega, e gerenciar grandes volumes de ordens de compra e faturas.
As grandes empresas podem usar VANs para integrar o EDI mais profundamente em seus sistemas internos; no entanto, as VANs podem ser caras para implementar e tecnicamente exigentes para manter.
EDI direto
O EDI direto, também chamado de EDI ponto a ponto, estabelece uma conexão direta entre os sistemas internos de duas empresas usando um protocolo de formatação de dados compartilhado. Estabelecer uma conexão EDI direta entre duas empresas não requer necessariamente uma VAN, podendo exigir apenas uma interface web ou um software EDI.
O EDI direto funciona melhor para pagadores e fornecedores com uma relação comercial consistente e contínua. Os protocolos de comunicação comuns usados em transferências EDI ponto a ponto incluem AS2, SFTP e FTPS.
EDI na Web
O Web EDI permite que as empresas enviem e recebam transações EDI por meio de uma interface baseada em navegador, em vez de um sistema totalmente integrado. O Web EDI pode ser usado por fornecedores menores que precisam participar de pagamentos EDI sem investir em infraestrutura complexa.
Embora seja mais fácil de adotar, geralmente carece das capacidades de automação, escalabilidade e integração dos sistemas EDI baseados em VAN.
Quais são as diferenças entre os pagamentos EDI e outros tipos de pagamentos eletrônicos?
A distinção mais importante a ter em mente é que o EDI em si não é uma forma de pagamento. Em vez disso, ele é usado em conjunto com determinados métodos de pagamento para estruturar os dados da transação. Os métodos descritos abaixo são os mecanismos através dos quais os fundos são realmente movimentados entre contas bancárias:
Transferências eletrônicas de fundos (EFTs)
EFT refere-se a qualquer pagamento eletrônico que não envolva dinheiro ou cheques em papel. Isso inclui pagamentos ACH, depósito direto, transações com cartão de débito e crédito, saques em caixas eletrônicos, transferências bancárias e muito mais. EDI e EFT podem ser confundidos devido à terminologia semelhante, mas têm funções diferentes.
Transferências automáticas da Câmara de Compensação (ACH)
Um pagamento ACH é uma transferência eletrônica com base nos Estados Unidos processada através da rede Automated Clearing House. Normalmente, as transferências ACH têm um custo mais baixo do que outros métodos de transferência bancária e podem demorar entre um dia e uma semana a serem processadas, dependendo do destino.
A ACH é uma rede bancária específica dos Estados Unidos, mas existem equivalentes em outros países, como a SEPA na União Europeia, a BACS no Reino Unido ou a BECS na Austrália. A Global ACH, uma opção de transferência oferecida pela Slash, tem origem no sistema ACH e é liquidada em redes estrangeiras equivalentes. A ACH pode ser usada para enviar pagamentos no formato EDI.
Transferências bancárias
As transferências eletrônicas são transferências eletrônicas entre bancos que normalmente são liquidadas mais rapidamente do que as ACH, mas têm taxas mais elevadas. As transferências eletrônicas internacionais utilizam frequentemente a rede SWIFT, que fornece mensagens padronizadas entre instituições financeiras a nível global. Tal como as ACH, as transferências eletrônicas podem ser combinadas com dados EDI. Com o Slash, pode enviar transferências eletrônicas através da rede SWIFT para mais de 180 países em mais de 135 moedas diferentes.
Transferências de criptomoedas
Ao contrário dos outros métodos de pagamento nesta seção, as transferências de criptomoedas não dependem de redes de mensagens interbancárias. Em vez disso, as transações de criptomoedas são enviadas através da blockchain, uma rede descentralizada de compartilhamento de dados que usa algoritmos criptográficos para registrar e transferir pagamentos com segurança.
A criptomoeda está crescendo em popularidade como método de transferência digital, pois permite evitar algumas das taxas, intermediários e atrasos de processamento associados aos sistemas bancários tradicionais. O Slash oferece suporte à retenção, envio e recebimento de stablecoins atreladas ao dólar americano, como USDC e USDT, permitindo transferências mais rápidas e de menor custo em todo o mundo.⁴
Benefícios dos pagamentos EDI
Quando a formatação EDI é anexada a um pagamento, ela permite que os dados do pagamento sejam sincronizados diretamente com os sistemas financeiros internos. Para aproveitar todos os benefícios dos pagamentos EDI, normalmente é necessário um VAN ou outro sistema EDI integrado capaz de processar e validar os formatos de dados padronizados. Abaixo estão algumas das vantagens comuns de usar pagamentos EDI junto com um VAN:
- Segurança aprimorada: Os pagamentos EDI dependem de protocolos de transmissão seguros, como AS2 e SFTP, reduzindo a exposição de dados financeiros confidenciais.
- Eliminação de processos manuais: Ordens de compra, faturas e pagamentos podem ser gerados e trocados eletronicamente sem a necessidade de inserir dados repetidamente.
- Maior conformidade por meio da captura de dados: Os sistemas EDI criam trilhas de auditoria claras, vinculando pagamentos a faturas e ordens de compra.
- Interconectividade entre sistemas: Os pagamentos, faturas e dados de remessas podem ser comparados automaticamente entre seus sistemas front-end e back-end, incluindo software para gerenciamento de contas a receber, contabilidade, processamento de pagamentos, compras e muito mais.
No entanto, implementar e manter uma VAN ou outra infraestrutura EDI pode ser caro e tecnicamente complexo. Muitas das maiores vantagens dos pagamentos EDI, como automação e integração entre sistemas de terceiros, são difíceis de alcançar sem compatibilidade com VAN. Para empresas menores, esses requisitos podem tornar os pagamentos EDI impraticáveis em comparação com outros métodos de EFT.
Quando os pagamentos EDI são a escolha certa para o seu negócio
Se sua empresa já utiliza uma VAN, seja ela gerenciada internamente ou terceirizada, a implementação de dados EDI juntamente com seus pagamentos pode melhorar a forma como os pagamentos são rastreados, vinculados a faturas e sincronizados com sistemas de gestão financeira interconectados.
Se sua empresa gerencia uma rede complexa de fornecedores e possui os recursos para dar suporte à infraestrutura VAN, os pagamentos EDI podem proporcionar melhorias significativas em termos de automação, conformidade e eficiência operacional. Ou, se você mantém um relacionamento próximo e contínuo com um único fornecedor ou comprador, um sistema EDI ponto a ponto entre as duas empresas pode oferecer muitos dos mesmos benefícios com menor complexidade.
Alternativas aos pagamentos EDI
Para empresas menores, no entanto, os pagamentos EDI nem sempre são viáveis. Eles exigem conhecimento técnico e os sistemas de suporte podem ser caros para implementar. Ferramentas alternativas de gestão financeira, como o Slash, podem oferecer recursos comparáveis de segurança e automação com muito menos despesas gerais.
Por um lado, as criptomoedas e as stablecoins são métodos de pagamento altamente seguros que muitas vezes podem ser implementados mais facilmente do que o EDI. O Slash permite o uso de stablecoins para transferências B2B e sincroniza os detalhes da transferência diretamente no painel do Slash. Com o suporte a stablecoins do Slash, as empresas podem obter melhor visibilidade das contas a receber, se beneficiar de prazos de processamento mais rápidos e reduzir custos em comparação com os pagamentos EDI baseados em bancos.
Em segundo lugar, as APIs estão se tornando uma alternativa mais comum às VANs. As VANs surgiram pela primeira vez na década de 1970, e grande parte da infraestrutura subjacente pode estar desatualizada quando comparada aos sistemas API modernos.
A API Slash permite o compartilhamento de dados em tempo real entre ferramentas de terceiros e maior configurabilidade nos fluxos de trabalho de gestão financeira. As empresas podem automatizar o compartilhamento de dados com plataformas de contabilidade como QuickBooks ou sistemas ERP sem a necessidade de conhecimento técnico de nível empresarial para implementar e manter uma VAN.
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Em vez de implementar um sistema VAN excessivamente complicado e desatualizado, considere gerenciar as finanças da sua empresa com uma plataforma financeira moderna como o Slash. O Slash oferece todos os benefícios dos pagamentos EDI, além de recursos adicionais, como acesso a transferências de criptomoedas, gerenciamento financeiro unificado e compartilhamento de dados em tempo real por meio da API do Slash. Aqui estão algumas das maneiras adicionais pelas quais o Slash pode oferecer mais benefícios em relação a um sistema EDI:
- Sincronize pagamentos com sistemas mais amplos: O Slash permite que as empresas enviem pagamentos através do ACH global, transferências bancárias para mais de 180 países, transferências em tempo real via RTP e FedNow, e transferências de stablecoins. Os detalhes dos pagamentos são armazenados no painel do Slash, onde os usuários podem analisar tendências de pagamento, identificar facilmente padrões de fluxo de caixa e exportar dados diretamente para plataformas de contabilidade como o QuickBooks.
- Suporte a múltiplas entidades: Uma vantagem dos sistemas VAN é o gerenciamento centralizado de dados. O Slash oferece suporte ao gerenciamento de contas de várias entidades a partir de um único painel, permitindo que as empresas acompanhem os gastos, gerenciem contas e baixem extratos de todas as subsidiárias em um único lugar.
- Suporte nativo para criptomoedas: As stablecoins oferecem uma alternativa às moedas fiduciárias tradicionais e podem permitir transferências globais mais rápidas e de menor custo. O Slash permite que os usuários mantenham, enviem e recebam pagamentos em USDC e USDT por meio de oito blockchains compatíveis.
- Cartão Slash Visa Platinum: O cartão corporativo Slash oferece controles detalhados dos gastos dos funcionários, incluindo regras de gastos configuráveis, agrupamentos de cartões por equipe e limites personalizáveis. O Slash também oferece até 2% de reembolso nos gastos da empresa.
- Financiamento flexível: O Slash Working Capital oferece uma linha de crédito personalizada que as empresas podem utilizar para necessidades de liquidez de curto prazo. Os fundos podem ser acessados diretamente através do painel do Slash, com opções flexíveis de reembolso em 30, 60 ou 90 dias.⁵
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Perguntas frequentes
Quais são alguns exemplos de EDI?
Exemplos comuns de EDI incluem ordens de compra eletrônicas, faturas, avisos de remessa e notificações de pagamento trocadas entre parceiros comerciais. Essas transações EDI permitem que dados financeiros e operacionais sejam compartilhados eletronicamente em um formato padronizado.
O pagamento EDI é o mesmo que depósito direto?
Não, EDI não é o mesmo que depósito direto. O depósito direto é um tipo de pagamento ACH que transfere fundos entre contas bancárias, enquanto o EDI fornece dados padronizados que podem acompanhar esse pagamento.
Os pagamentos EDI são enviados pelos bancos?
Os bancos lidam com a movimentação de fundos para pagamentos EDI por meio de métodos EFT, como ACH ou transferências eletrônicas. Os sistemas EDI operam em conjunto com os bancos, transmitindo os dados de pagamento e remessa eletronicamente entre o pagador e o beneficiário.
Que tipo de portal online preciso para efetuar um pagamento EDI?
As empresas normalmente utilizam software EDI, uma VAN ou um portal EDI baseado na web que se integra aos seus sistemas contábeis e bancários. O pagamento efetivo ainda é iniciado por meio de um banco ou plataforma de pagamento, com o EDI responsável pela troca de dados da transação.
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