O que é um software de pagamento de prestadores de serviços e como ele simplifica os pagamentos e o cumprimento das obrigações fiscais?
Gerenciar pagamentos pode se tornar uma das partes mais complicadas da gestão de uma empresa contratada. Empresas de construção, prestadores de serviços domésticos, agências de recrutamento e outras operações baseadas em projetos podem contar com dezenas, ou mesmo centenas, de prestadores de serviços independentes diariamente. Mas cada novo prestador de serviços traz consigo pagamentos adicionais, faturas, relatórios de despesas e documentação fiscal para gerenciar.
Confiar em cheques em papel e planilhas manuais para gerenciar a folha de pagamento dos prestadores de serviços pode levar a atrasos nos pagamentos, erros na inserção de dados e horas de trabalho administrativo desnecessário. Mas os modernos softwares de pagamento de prestadores de serviços podem eliminar grande parte desse atrito, reunindo pagamentos, aprovações e acompanhamento de despesas em um único sistema unificado.
Neste guia, compartilharemos nossas escolhas para as melhores opções de software de pagamento de prestadores de serviços e explicaremos como essas ferramentas podem ajudá-lo a otimizar os pagamentos aos funcionários. Também mostraremos como o Slash oferece uma alternativa moderna para gerenciar despesas e gastos no local. Com o Slash, você pode emitir cartões de crédito empresariais ilimitados, definir limites de gastos personalizáveis e controlar onde os prestadores de serviços usam os fundos da empresa, ganhando até 2% de reembolso nas compras.¹ Todas as transações são sincronizadas automaticamente no painel do Slash, oferecendo uma visão clara e organizada do fluxo de caixa, independentemente do número de prestadores de serviços que você tenha em campo.
O que é a classificação de empreiteiros e por que ela é importante para a minha empresa?
Os prestadores de serviços independentes não fazem parte da folha de pagamento regular da sua empresa, portanto, são responsáveis por cuidar de seus próprios impostos, benefícios e seguros. Como atuam de forma independente, a classificação adequada é essencial para determinar como são contratados, remunerados e gerenciados de acordo com as regras trabalhistas e tributárias dos Estados Unidos.
Nos EUA, os contratados são classificados com base no escopo do projeto e nas qualificações financeiras do contratado. Essa classificação determina o tipo de trabalho que eles podem realizar, o valor máximo do contrato que podem licitar e os requisitos que devem ser incluídos em seu contrato. Se um contrato não atender às diretrizes do IRS e do estado, um empreiteiro pode ser classificado incorretamente. A classificação incorreta refere-se ao tratamento de um empreiteiro independente como funcionário ou como trabalhador contratado indevidamente, o que pode expor sua empresa a multas, impostos atrasados e possíveis ações judiciais.
Além disso, os contratados podem ser categorizados de acordo com a forma como foram contratados. Aqui estão alguns exemplos:
- Contratante independente: Também chamados de freelancers ou trabalhadores autônomos, os prestadores de serviços independentes representam a si mesmos e são contratados diretamente pela sua empresa. Eles normalmente controlam seus próprios horários, tarifas e métodos de trabalho. Podem atender a vários clientes ao mesmo tempo.
- Empreiteiro geral: Um empreiteiro que supervisiona um projeto e contrata subempreiteiros para realizar tarefas especializadas. Eles atuam como o principal ponto de contato para a empresa ou agência contratante.
- Subcontratado: Um prestador de serviços independente contratado por um empreiteiro geral, e não diretamente pela sua empresa. Ele contribui para o projeto, mas opera a um passo de distância da empresa contratante.
- Contratante da agência: Um prestador de serviços fornecido por uma agência de recrutamento ou contratação. A agência lida com a contratação, atribuição e, muitas vezes, tarefas administrativas, permitindo que o prestador de serviços execute os serviços solicitados sem que o cliente os gerencie diretamente.
Sua relação com um prestador de serviços determina quais métodos de pagamento são apropriados. Se você estiver contratando subcontratados que operam sob suas licenças e em seus locais de trabalho, talvez seja possível gerenciar seus pagamentos por meio de processos estruturados e recorrentes, semelhantes à folha de pagamento. No entanto, ao trabalhar com prestadores de serviços independentes ou agências, os pagamentos geralmente devem ser tratados por meio de suas contas a pagar (AP), e não de sua folha de pagamento regular. Adicionar um prestador de serviços à folha de pagamento de seus funcionários pode aumentar o risco de classificação incorreta.
Como posso pagar aos prestadores de serviços? 8 métodos de pagamento
Abaixo estão oito métodos comuns de pagamento a prestadores de serviços, cada um com considerações sobre facilidade de uso, conformidade e adequação para remuneração de não funcionários:
Cheques em papel
Embora os cheques em papel possam parecer uma forma simples de pagar aos prestadores de serviços, eles costumam ser a menos eficiente. A emissão de cheques requer preenchimento manual, distribuição e manutenção de registros. Os cheques enviados pelo correio podem se perder ou atrasar, e os cheques sem fundos podem prejudicar seu relacionamento com os prestadores de serviços. Se você trabalha com vários prestadores de serviços ou opera em diferentes locais de trabalho, vale a pena abandonar os cheques em papel sempre que possível e adotar uma opção de pagamento unificada vinculada a um software de manutenção de registros e reconciliação.
ACH e depósitos diretos
Os pagamentos enviados através da rede Automated Clearing House (ACH) são uma das formas mais comuns de transferência eletrônica. Os pagamentos ACH podem ser iniciados através do seu banco e normalmente levam alguns dias úteis para serem processados e compensados. O depósito direto também usa os canais ACH, mas geralmente é destinado a serviços de folha de pagamento e pagamentos recorrentes a funcionários em tempo integral, em vez de prestadores de serviços independentes.
Transferências bancárias
As transferências bancárias funcionam de maneira semelhante aos pagamentos ACH, mas geralmente têm taxas mais altas e tempos de processamento mais rápidos. Como as transferências bancárias podem movimentar grandes somas rapidamente, elas costumam ser a melhor opção para pagar prestadores de serviços após a conclusão de marcos importantes ou entregas de projetos.
Pagamentos em tempo real
Novos sistemas de pagamento em tempo real agora permitem que as empresas enviem dinheiro para todo o país quase instantaneamente, 24 horas por dia, 7 dias por semana, incluindo fins de semana e feriados. O primeiro é o RTP, uma rede privada operada pela The Clearing House, e o segundo é o FedNow, um sistema público em tempo real desenvolvido pelo Federal Reserve. Com o Slash, você pode iniciar e automatizar pagamentos a prestadores de serviços tanto pelo FedNow quanto pelo RTP diretamente do seu painel.
Pagamentos com carteira digital
As carteiras digitais podem ser uma forma rápida e acessível de pagar a prestadores de serviços. No entanto, plataformas como PayPal, Wise ou Cash App podem causar problemas. Depois que um pagamento é enviado, pode ser difícil recuperar fundos de uma transferência incorreta. E se sua empresa depende de várias contas de carteira, rastrear pagamentos e preparar registros fiscais precisos se torna mais complicado. O Slash simplifica esse processo ao se integrar ao Plaid para importar dados de contas a pagar e a receber de várias fontes, incluindo carteiras digitais.
Criptomoedas e stablecoins
O uso de pagamentos baseados em blockchain pode oferecer vantagens significativas para pagamentos a prestadores de serviços, especialmente quando se trabalha com equipes internacionais. Plataformas com rampas de entrada e saída de stablecoins integradas, como a Slash, permitem enviar pagamentos denominados em dólares americanos globalmente, sem incorrer em taxas de conversão de moeda ou transações internacionais. A Slash oferece suporte a transferências por meio de USDC, USDT e sua própria stablecoin atrelada ao dólar americano, a USDSL.
Plataformas de pagamento online
Os sistemas de pagamento digital assumem várias formas, incluindo plataformas de faturamento automatizadas, sistemas ERP e ferramentas bancárias empresariais modernas. As soluções mais eficazes são aquelas que suportam vários métodos de pagamento num único local, automatizam os fluxos de trabalho de aprovação e execução e se integram perfeitamente com software de contabilidade e sistemas de contas a pagar para melhorar a gestão financeira.
Serviços de custódia
O depósito em garantia pode ser uma forma útil de garantir que tanto a sua empresa quanto o prestador de serviços cumpram os termos de um contrato. Em um acordo de depósito em garantia, uma terceira parte neutra retém os fundos até que condições específicas sejam satisfeitas. No caso de trabalhos prestados por prestadores de serviços, os pagamentos são normalmente liberados assim que as etapas ou entregas acordadas são concluídas.
As melhores maneiras para os empreiteiros acessarem os fundos da empresa
Outra parte importante da gestão de prestadores de serviços é conceder-lhes acesso controlado aos fundos da empresa. No entanto, dinheiro e cheques podem ser ineficientes para distribuir, enquanto a entrega de cartões da empresa sem restrições pode levar a gastos excessivos ou uso indevido. Abaixo estão várias maneiras pelas quais os prestadores de serviços podem acessar os fundos da empresa, juntamente com orientações sobre como cada método pode apoiar gastos mais responsáveis.
- Dinheiro e cheques: Simples, mas ineficiente, uma vez que o dinheiro pode ser difícil de controlar e os cheques exigem preenchimento manual, entrega e reconciliação. Ideal para reembolsos ocasionais, não para despesas regulares de prestadores de serviços.
- Cartões de crédito empresariais: Ofereça poder de compra flexível e recompensas, mas exija controles rigorosos para evitar gastos excessivos. Funciona melhor quando combinado com políticas claras e ferramentas de gerenciamento de despesas.
- Cartões de débito pré-pagos: Forneça acesso controlado aos fundos da empresa com limites de gastos previsíveis com base em valores pré-carregados. Útil para supervisão, embora não ofereça recompensas ou reembolso.
- Cartões de crédito empresariais: Exigem o pagamento integral a cada ciclo de faturamento e não são limitados por fundos pré-carregados, proporcionando flexibilidade aos contratantes com disciplina financeira integrada. Ideais para empresas que desejam controle sem restringir o poder de compra.
O Cartão Slash Visa Platinum é um cartão de crédito empresarial que oferece até 2% de reembolso e inclui poderosos controles de gastos e limites personalizáveis. Como ele sincroniza diretamente com o painel financeiro do Slash, você obtém visibilidade em tempo real dos gastos, análises detalhadas e acompanhamento automatizado das despesas para cada compra.
Principais escolhas: 6 Os melhores softwares de folha de pagamento para pagamentos a prestadores de serviços
Slash
A infraestrutura de pagamento unificada e o painel do Slash fornecem as ferramentas para atender às necessidades dos contratados e manter a supervisão de suas finanças. Com o Slash, envie ACH e transferências bancárias domésticas gratuitas, acesse canais em tempo real como RTP e FedNow ou emita pagamentos denominados em dólares americanos por meio de rampas de entrada e saída de stablecoins, oferecendo opções flexíveis para cada contratado. Os cartões de crédito Slash podem simplificar a forma como os contratados acessam os fundos da empresa, gerando até 2% de reembolso nas compras do projeto. A partir do painel, os gerentes podem emitir cartões virtuais ilimitados, definir regras de gastos personalizadas, agrupar cartões por equipe e acompanhar as despesas em tempo real. O Slash também se integra ao QuickBooks e ao Xero, oferecendo acesso a gerenciamento de faturas com inteligência artificial e recursos que ajudam a manter a conformidade tributária com o IRS.
Ondulação
A Rippling oferece serviços de folha de pagamento para prestadores de serviços dentro de sua plataforma mais ampla de gestão de força de trabalho e RH. As empresas podem gerenciar a integração, calcular os impostos sobre a folha de pagamento e processar pagamentos com dados sincronizados de contabilidade e execução de pagamentos. A plataforma da Rippling consolida RH, folha de pagamento, acesso de TI e permissões da força de trabalho em um único painel, embora alguns recursos exijam módulos adicionais. A dependência da Rippling de vários módulos adicionais pode torná-la mais cara e complexa do que o necessário para equipes que precisam apenas de pagamentos a prestadores de serviços.
Gosto
O Gusto é um sistema de folha de pagamento projetado para empresas que desejam pagamentos simples e gerenciamento integrado de formulários fiscais e 1099. Os prestadores de serviços podem se cadastrar, atualizar suas informações e configurar depósitos diretos. O Gusto prepara e envia automaticamente os formulários 1099-NEC todos os anos, o que pode reduzir o trabalho administrativo para equipes pequenas. No entanto, o Gusto é mais caro do que muitas alternativas; seu plano exclusivo para prestadores de serviços custa a partir de US$ 35 por mês, mais US$ 6 adicionais por pessoa por mês.
Folha de pagamento do Quickbooks
O QuickBooks Payroll integra-se diretamente ao QuickBooks Online, tornando-o uma opção conveniente para empresas que lidam com sua contabilidade no mesmo ecossistema. Os prestadores de serviços podem ser adicionados rapidamente e pagos com depósitos diretos; e os administradores podem simplificar a conformidade com a capacidade de criar e enviar eletronicamente os formulários 1099-NEC. Como os dados dos prestadores de serviços são alimentados diretamente no razão geral, a reconciliação é simples para as equipes que já utilizam o QuickBooks. No entanto, por estar intimamente ligado ao ecossistema do QuickBooks, ele oferece pouca flexibilidade para empresas que utilizam outras ferramentas de contabilidade ou que precisam de opções de pagamento mais sofisticadas.
Deel
A Deel é uma plataforma de folha de pagamento, RH e acesso a TI especializada em folha de pagamento e conformidade de contratados internacionais, ajudando as empresas a contratar trabalhadores além-fronteiras. A plataforma suporta pagamentos em mais de 20 moedas locais e pode ajudar a gerenciar a integração com contratos localizados. A Deel pode ser valiosa para empresas com forças de trabalho distribuídas que precisam de ajuda para navegar pelas regras trabalhistas e tributárias internacionais. Embora ofereça recursos de pagamento global, as ferramentas da Deel podem ser mais complexas do que o necessário para empresas que trabalham exclusivamente com prestadores de serviços baseados nos Estados Unidos.
Folha de Pagamento Square
O Square Payroll oferece recursos simples para pagamento de prestadores de serviços, projetados principalmente para pequenas empresas e equipes do setor de serviços. Os pagamentos podem ser feitos por meio de depósito direto automático, os prestadores de serviços podem registrar suas próprias informações e os formulários 1099-NEC são preparados e arquivados automaticamente. As ferramentas para prestadores de serviços da Square se integram ao amplo conjunto de produtos de PDV e faturamento da Square, tornando-a uma opção conveniente para empresas que já utilizam a Square em suas operações diárias. No entanto, sua funcionalidade continua focada no processamento de pagamentos, em vez de controles avançados de gastos ou opções de pagamento multicanal.
O que considerar ao selecionar um software de folha de pagamento para prestadores de serviços
Como a contratação de prestadores de serviços independentes envolve considerações específicas, como requisitos de integração, restrições baseadas na localização e preferências de pagamento, pode ser útil fazer as perguntas certas antes de escolher um software de folha de pagamento:
Como devo administrar os impostos dos prestadores de serviços?
Ao contrário dos funcionários a tempo inteiro, os prestadores de serviços independentes pagam os seus próprios impostos e fornecem à empresa contratante um formulário W-9 (ou W-8 para trabalhadores estrangeiros) em vez de preencherem um W-4. No final do ano, a empresa contratante deve gerar e enviar um formulário 1099-NEC a qualquer prestador de serviços que tenha recebido 600 dólares ou mais. A empresa é responsável por enviar esse formulário ao IRS e entregar uma cópia ao prestador de serviços. Para empresas que gerenciam vários prestadores de serviços, o uso de um software que cria e envia automaticamente os formulários 1099-NEC pode tornar a temporada de impostos mais eficiente e reduzir erros de relatório.
Quantos prestadores de serviços minha empresa precisa?
Para determinar quantos prestadores de serviços sua empresa precisa, é preciso primeiro entender a complexidade do trabalho a ser realizado. Adicionar mais prestadores de serviços pode aumentar a capacidade e ajudar os projetos a avançarem mais rapidamente, mas também aumenta o processamento de pagamentos, a supervisão e a carga de trabalho administrativo, especialmente se você estiver contando com ferramentas que não foram criadas para ser escalonadas. O Slash ajuda sua empresa a gerenciar uma força de trabalho crescente de prestadores de serviços sem estresse adicional, automatizando pagamentos em vários canais, fornecendo visibilidade em tempo real dos gastos e simplificando a contabilidade e a preparação de impostos por meio das integrações com o QuickBooks e o Xero.
Com que frequência devo pagar aos prestadores de serviços?
Os prestadores de serviços independentes normalmente negociam suas condições de pagamento com o cliente durante o processo de contratação. É importante cumprir esses termos, pois isso gera confiança e ajuda a evitar disputas contratuais. As estruturas de pagamento comuns incluem pagamentos recorrentes (por exemplo, semanais ou mensais), pagamentos baseados em marcos, adiantamentos e faturamento por tempo e materiais. O uso de um sistema de pagamento com opções de transferência flexíveis e automatizadas, como o Slash, facilita o cumprimento dos métodos de pagamento preferidos dos prestadores de serviços e evita a perda de talentos devido a recursos de pagamento limitados.
Como a localização do empreiteiro afeta o pagamento?
Ao contratar prestadores de serviços no mercado interno, é importante seguir as diretrizes estaduais e os regulamentos do IRS para garantir a conformidade. Sistemas de pagamento automatizados e recursos fiscais integrados podem ajudar a economizar tempo e reduzir o risco de erros. Contratar prestadores de serviços internacionais pode ser mais complexo, pois os pagamentos internacionais geralmente acarretam taxas adicionais e apresentam desafios operacionais. Sua empresa deve garantir que está em dia e em conformidade com as regras trabalhistas e tributárias tanto do seu país quanto do país do prestador de serviços. Para uma análise mais detalhada desses requisitos e para saber como a Slash oferece suporte a pagamentos globais por meio de transferências internacionais e criptomoedas, consulte nosso guia recente sobre o pagamento de prestadores de serviços internacionais.
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A Slash ajuda as empresas contratantes a simplificar os pagamentos, reduzir as despesas administrativas e eliminar as ineficiências associadas à gestão de várias ferramentas de pagamento.
Com suporte para ACH, transferências eletrônicas, RTP, FedNow, stablecoins e transferências internacionais, o Slash oferece todos os métodos de pagamento de que você precisa em um painel unificado. Ao integrar seus dados de transações com o QuickBooks, sua empresa pode simplificar a contabilidade, automatizar o gerenciamento de faturas e fortalecer seu procedimento de conformidade.
Com os cartões de crédito corporativos Slash, você obtém a flexibilidade e as recompensas de um cartão de crédito com os controles de gastos previsíveis de uma solução de débito. Ganhe até 2% de reembolso, emita cartões virtuais e físicos ilimitados, defina limites de gastos detalhados e monitore todas as transações em tempo real, ajudando você a manter os projetos dentro do orçamento e garantindo que os prestadores de serviços sempre tenham os fundos de que precisam.
Quer você esteja pagando a dois prestadores de serviços ou a duzentos, o Slash facilita o envio de pagamentos, o controle de gastos e a organização. Visite slash.com Hoje mesmo, saiba mais sobre nossas soluções de folha de pagamento e ferramentas bancárias para empresas.
Perguntas frequentes
Que tipos de pagamentos posso fazer através do Slash?
O Slash oferece pagamentos domésticos ilimitados e gratuitos por meio de ACH, transferência eletrônica, RTP e FedNow. Para pagamentos globais, você pode enviar transferências internacionais pela rede SWIFT para mais de 160 países. O Slash também inclui rampas de entrada e saída de stablecoins integradas, permitindo que você envie pagamentos em dólares americanos usando USDC, USDT ou USDSL. E para compras diárias, o Slash oferece cartões de crédito corporativos com controles personalizáveis de funcionários e gastos.
Como as empresas podem garantir a conformidade ao gerenciar diversos métodos de pagamento?
As empresas podem manter a conformidade coletando os formulários fiscais adequados, padronizando os procedimentos de pagamento e utilizando software que automatiza a geração e o preenchimento do formulário 1099-NEC. Os registros centralizados de pagamentos, aprovações e faturas facilitam o cumprimento dos requisitos do IRS e do estado.
Como as empresas podem acompanhar e conciliar os pagamentos aos prestadores de serviços de forma eficiente?
A maneira mais fácil de controlar os pagamentos aos prestadores de serviços é usar uma plataforma financeira que consolide pagamentos, faturas e transações com cartão em um único lugar. A categorização automatizada e os relatórios em tempo real eliminam grande parte do trabalho manual associado à reconciliação.
