Como encontrar seu EIN e por que ele é importante para sua empresa

O seu Número de Identificação do Empregador (EIN) é uma parte essencial da identidade da sua empresa - literalmente.

O seu EIN é o número de identificação fiscal oficial que identifica a sua empresa junto do IRS, do governo, dos bancos, dos credores e de muitas das empresas com as quais trabalha. Se é proprietário de uma empresa e está atualmente a questionar-se sobre onde encontrar o seu EIN, está na hora de o descobrir. O seu EIN é absolutamente essencial, uma vez que é frequentemente necessário para preencher declarações fiscais, abrir uma conta bancária empresarial ou enviar transações a fornecedores.

O seu EIN pode ser considerado como o equivalente empresarial do Número de Segurança Social (SSN), mas adaptado para empresas em vez de indivíduos. À semelhança do SSN de um indivíduo, que é fornecido pelo governo como identificação para fins de acompanhamento fiscal, o EIN de uma empresa é utilizado para acompanhar e monitorizar o cumprimento das obrigações fiscais da empresa. Sem o seu EIN, a sua empresa não pode funcionar corretamente, por isso é essencial que saiba o que é e onde o encontrar.

Neste guia, explicaremos o que é um EIN, por que ele é importante, como encontrar o seu, como encontrar o de outra empresa e como solicitar um novo se você estiver apenas começando. Também mostraremos como o Slash ajuda as empresas a obter e gerenciar EINs com um software de gestão financeira e empresarial desenvolvido por especialistas.

O que é um EIN e por que você precisa dele?

Se as funções da sua empresa incluem obter rendimentos, contratar funcionários ou declarar impostos, então você precisa de um EIN.

O EIN, ou Employer Identification Number (Número de Identificação do Empregador), é um número único de nove dígitos atribuído pela Receita Federal dos Estados Unidos (IRS) para identificar uma empresa para fins de tributação federal. O seu EIN está intimamente ligado à declaração de impostos da sua empresa e é, por vezes, referido como Número de Identificação Fiscal Federal ou identificação fiscal da empresa.

Embora o seu EIN seja essencial como identificação fiscal da empresa, essa não é sua única função. Na verdade, o seu EIN é um ponto de identificação necessário por vários motivos e em várias situações:

Preenchimento de declarações fiscais. O IRS exige o EIN nas declarações fiscais da sua empresa.
Processamento da folha de pagamento e retenção de impostos. Seu EIN é necessário ao declarar salários e enviar formulários W-2 ou 1099.
Abrir uma conta bancária empresarial. Quase todos os bancos e cooperativas de crédito exigem o EIN da sua empresa para verificar a identidade.
Solicitar um empréstimo comercial ou cartão de crédito. Os credores podem consultar relatórios de crédito associados ao seu EIN.
Obtenção de licenças ou autorizações. Desde licenças federais e estaduais até autorizações específicas do setor, seu EIN funciona como seu identificador.
Protegendo seu SSN. Para proprietários individuais, usar um EIN em vez de um número de Seguro Social reduz o risco de roubo de identidade ao preencher um W-9 ou outros documentos.

É necessário obter um EIN para que sua empresa possa operar plenamente dentro do sistema financeiro dos EUA. Compreender os conceitos básicos do EIN ajudará sua empresa a estar preparada para contratações, transações ou declarações fiscais.

Diferença entre EIN e TIN

O EIN pode muitas vezes ser confundido com o TIN ou Número de Identificação Fiscal. Tanto o EIN como o TIN referem-se a métodos de identificação para fins fiscais, sendo o TIN o termo mais geral para qualquer identificação que o IRS utiliza para rastrear os contribuintes. O EIN é um tipo específico de Número de Identificação Fiscal adaptado às empresas. Aqui está a explicação detalhada:

TIN (Número de Identificação Fiscal): qualquer número que o IRS usa para identificar contribuintes. Isso pode incluir o EIN para empresas, o SSN (número de segurança social) para pessoas físicas ou o ITIN (número de identificação fiscal individual) para pessoas físicas sem um SSN.
EIN (Número de Identificação do Empregador): um número de identificação fiscal ou tipo de TIN específico para entidades comerciais.

Essa distinção pode se tornar particularmente importante se você for um empresário individual. Como empresário individual, você pode declarar impostos usando seu SSN; no entanto, se você registrar sua empresa como uma LLC ou corporação, isso significa que você deve solicitar um novo EIN junto ao IRS por meio de um requerimento de EIN. A não solicitação correta de um EIN para sua LLC pode resultar em multas fiscais.

Como posso encontrar meu EIN?

Se você já solicitou e recebeu um EIN, há várias maneiras de localizá-lo. Felizmente, os EINs são mais comumente compartilhados e disponibilizados publicamente, portanto, há várias opções e documentos comerciais disponíveis onde você pode localizar seu número de identificação fiscal.

Aqui estão alguns documentos recomendados para verificar:

Carta de confirmação do EIN. Quando seu EIN for confirmado, o IRS enviará a você um formulário CP 575, sua carta de confirmação do EIN, que inclui seu EIN. Esse formulário pode ser digital, dependendo de como você fez a solicitação.
Declarações fiscais. Você precisará do seu EIN para declarar impostos, portanto, ele aparecerá em todos os documentos da declaração de impostos da sua empresa. Normalmente, o seu EIN deve estar listado na parte superior desses documentos.
Formulários de folha de pagamento. Nos formulários de folha de pagamento, como o W-2 ou 1099, seu EIN é obrigatório e, portanto, deve ser informado.
Extratos bancários. Se você abriu uma conta bancária empresarial, é muito provável que seu EIN seja necessário. Ele será registrado em documentos e, muitas vezes, pode ser encontrado no site do seu banco.
Pedidos de empréstimo ou licença. Os arquivos de empréstimos comerciais, pedidos de crédito e documentos de licenças exigem EINs. Outras licenças e empréstimos também podem ser listados — verifique se há algum documento recente com uma lista de EINs.

Se você não conseguir localizar seu EIN em um documento comercial, entre em contato diretamente com o IRS. Se você optar por essa abordagem, esteja preparado para fornecer seu nome legal, endereço comercial e detalhes sobre a propriedade da sua empresa.

O Slash facilita a localização do seu EIN. Se você é usuário do Slash, basta fazer login na sua plataforma e navegar até Configurações da entidade no canto inferior esquerdo. Clique em Configuração da entidade → Guia Geral → Informações comerciais.

Listado em Informações comerciais, você encontrará seu EIN junto com o nome da sua entidade jurídica e o código NAICS.

Como encontrar o EIN de uma empresa (se não for o seu)

Pode ser necessário localizar o número de identificação fiscal de outra empresa quando:

Preenchimento dos formulários 1099-NEC para declarar pagamentos a prestadores de serviços superiores a US$ 600.
Preenchimento de formulários W-9 ao trabalhar com fornecedores ou freelancers.
Verificar a legitimidade da empresa antes de iniciar relações comerciais ou transações financeiras de grande valor.
(Se você for uma pessoa física) Solicitação de seguro-desemprego, onde o EIN do seu empregador pode ser necessário.
Conformidade regulatória em setores como seguros, empréstimos ou saúde.

Pode haver várias razões pelas quais você precisa do EIN de uma empresa, mas localizá-lo pode ser um desafio. Embora os EINs sejam mais comuns do que os SSNs, o IRS não permite uma simples pesquisa de EIN para todas as empresas. Felizmente, ainda existem muitas maneiras de localizar o EIN de outra empresa:

Pergunte diretamente à empresa. As empresas podem frequentemente compartilhar informações sobre o EIN por meio de documentos como o W-9. Dependendo do seu relacionamento B2B, você pode entrar em contato diretamente com a empresa.
Documentos apresentados à SEC. As empresas públicas listam os EINs nos documentos apresentados à SEC, incluindo os formulários 10-K ou 20-F.
Banco de dados de organizações sem fins lucrativos do IRS. A Pesquisa de Organizações Isentas de Impostos do IRS pode ajudá-lo a encontrar EINs para organizações sem fins lucrativos.
Relatórios de crédito empresarialAlguns relatórios disponíveis das agências de crédito podem incluir EINs.
Plataformas de pesquisa EIN de terceiros. Serviços como o Middesk fornecem pesquisas de EIN, embora esses sites não sejam verificados.

Ainda está com dificuldades? Entre em contato diretamente com a empresa; e-mails e notificações podem passar despercebidos, e a maneira mais confiável de confirmar o EIN de uma organização é diretamente com a própria empresa.

Posso alterar ou remover um EIN?

Uma vez atribuído, o seu EIN é permanente. Não é possível excluí-lo, mas você pode encerrar a conta do IRS vinculada a ele se a sua empresa não estiver mais ativa.

Se você deseja deixar de usar seu EIN

Envie um pedido de encerramento (geralmente uma carta) ao IRS.
Inclua seu nome legal, EIN, endereço comercial e motivo do encerramento.
Anexe sua declaração final de imposto de renda marcada como declaração final.

Se você deseja alterar sua empresa sem alterar ou recriar um EIN, precisará lidar com algumas limitações. Por exemplo, algumas alterações comerciais exigirão que você crie um novo EIN. Veja a seguir um resumo:

Você precisará solicitar um novo EIN se:

Você altera a estrutura da sua empresa (por exemplo, de empresa individual para sociedade anônima).
Alterações significativas na propriedade.
Você inicia uma nova empresa ou parceria.

Você pode manter seu EIN se:

Você altera o nome da sua empresa.
Você altera o endereço da sua empresa.

Mesmo ao fazer pequenas alterações que não afetarão seu EIN, você ainda deve notificar o IRS. Se você tiver mais de uma empresa, usar as ferramentas para múltiplas entidades da Slash pode ajudá-lo a gerenciar vários EINs para cada entidade.

Como solicitar um EIN

Se você ainda não tem um EIN, o processo de solicitação é simples se você for uma LLC ou empresa registrada. Aqui estão os passos simples:

Inscreva-se online através do site do IRS. O pedido de EIN online do IRS é a opção mais simplificada, e você receberá sua carta de confirmação do EIN imediatamente após a aprovação.
Envie o formulário SS-4 por fax ou correio. Preencha e envie um SS-4. Como depende do correio, esse método pode ser mais lento.
Ligue para o IRS (para candidatos internacionais). Se você não tiver um número de Seguro Social dos EUA ou um número de identificação fiscal individual (ITIN), pode se inscrever ligando diretamente para o IRS. Verifique os números locais no site do IRS.

Obtenha seu EIN rapidamente com o Slash

Para muitas empresas, obter um EIN através do IRS pode parecer complicado. O Slash simplifica o processo.

Suporte para solicitação de EINA Slash ajuda você a obter um EIN rapidamente, mesmo que não tenha um SSN dos EUA. Também temos parceria com plataformas como a Doola, oferecendo suporte para a formação de LLCs e outros serviços empresariais. Saiba mais em SlashX ou entre em contato com nosso departamento de vendas equipe para obter informações e suporte.
Suporte a múltiplas entidadesO Slash ajuda você a gerenciar várias entidades comerciais e EINs a partir de um único painel. Basta alternar entre as entidades e você poderá realizar transações bancárias separadamente, sem sair do mesmo lugar.
Integração bancária. Assim que seu EIN for definido, o Slash o integra à sua conta bancária comercial, ao controle de despesas e aos relatórios. Você também pode acessar cartões virtuais ilimitados com até 2% de reembolso através do Slash.¹
Integrações contábeis. Seu EIN será particularmente útil durante a temporada de impostos. Felizmente, o Slash também será. O Slash se integra ao software de contabilidade para otimizar, automatizar e reduzir o risco de erros manuais na contabilidade e na declaração de impostos.

Quer você esteja solicitando seu primeiro EIN comercial ou gerenciando várias entidades, a Slash oferece ferramentas que simplificam a configuração financeira e a conformidade contínua.

Saiba mais sobre como a Slash pode ajudar sua empresa com seu EIN, declaração de impostos, gestão financeira e muito mais em slash.com

Perguntas frequentes

Os proprietários individuais precisam de um EIN?

Nem sempre. Um proprietário único pode usar seu número de Seguro Social, mas um EIN é frequentemente necessário para abrir uma conta bancária empresarial ou solicitar um empréstimo comercial. Você precisará criar um EIN se fizer a transição para uma corporação ou se registrar para uma LLC.

Você precisa de um EIN diferente se tiver várias LLCs?

Sim. Cada entidade empresarial precisa de seu próprio EIN. O Slash oferece suporte à gestão de múltiplas entidades, ajudando os empresários a otimizar a gestão de várias empresas em um único painel.

É possível tornar o EIN da sua empresa privado?

Não. Os números EIN são listados em muitos registros públicos, especialmente para empresas e organizações sem fins lucrativos. Eles não são considerados confidenciais da mesma forma que os números SSN.