Penjelasan Pembayaran EDI: Kasus Penggunaan dan Perbandingannya dengan ACH dan EFT
Pembayaran EDI seringkali disalahpahami. Meskipun istilah ini mungkin terdengar seperti metode transfer alternatif yang kurang dikenal, kenyataannya tidak demikian. EDI, atau pertukaran data elektronik, adalah protokol pertukaran data yang memperbaiki cara transaksi keuangan dilacak dan dikelola. Ini bukanlah metode pembayaran mandiri, melainkan cara standar untuk bertukar data pembayaran secara elektronik.
Memahami cara kerja transaksi EDI dan bagaimana integrasinya dengan metode pembayaran yang sudah ada dapat membantu bisnis mengoptimalkan proses pembayaran, meningkatkan visibilitas piutang, dan memperkuat hubungan dengan vendor dan pemasok. Hal ini juga dapat membantu menentukan apakah pembayaran EDI cocok untuk bisnis Anda, karena sistem EDI dapat mahal untuk diimplementasikan dan rumit untuk dipelihara.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan segala hal yang perlu Anda ketahui tentang pembayaran EDI, termasuk apa itu, bagaimana cara kerjanya, bagaimana EDI terintegrasi dalam sistem pembayaran yang lebih luas, dan manfaat yang ditawarkannya. Kami juga akan membahas bagaimana Slash dapat menjadi solusi pembayaran alternatif, menawarkan keamanan dan otomatisasi yang setara tanpa kompleksitas implementasi EDI.¹
Dengan Slash, bisnis dapat mentransfer dana melalui berbagai saluran pembayaran, berbagi data keuangan secara real-time antar sistem menggunakan API Slash, dan mengelola piutang melalui alat manajemen faktur bawaan dan analisis arus kas. Lanjutkan membaca untuk mengetahui lebih lanjut.
Apa itu pembayaran EDI?
EDI (Electronic Data Interchange) sering kali dibahas bersamaan dengan metode transfer dana elektronik (EFT) lainnya. Namun, penting untuk dijelaskan bahwa EDI sendiri bukanlah metode pembayaran. EDI merujuk pada format data elektronik standar yang digunakan oleh perusahaan untuk bertukar data keuangan dan dokumen bisnis, termasuk informasi terkait pembayaran.
Ketika format EDI diterapkan pada pembayaran elektronik, hal ini dapat meningkatkan cara pembayaran tersebut dilacak, diproses, dan direkonsiliasi. EDI memungkinkan detail pembayaran elektronik dibaca secara otomatis oleh sistem komputer yang terhubung, yang dapat mengurangi kebutuhan akan entri data manual dan mempercepat proses pembayaran antara mitra bisnis.
Pembayaran EDI mencakup elemen data terstruktur yang menggambarkan transaksi keuangan. Elemen-elemen ini disusun ke dalam segmen, yang merupakan kode yang dapat sesuai dengan nomor faktur, rincian pembayaran, referensi pesanan pembelian, informasi pembayar dan penerima, serta informasi lain yang terkait dengan pembayaran. Segmen-segmen tersebut dibungkus dalam amplop yang memastikan transaksi EDI dikirimkan dengan benar antara sistem EDI.
Implementasi pembayaran EDI dapat menghasilkan transfer yang lebih cepat dan aman, serta lebih kompatibel dengan sistem ERP atau VAN, yang akan kami jelaskan secara lebih rinci nanti.
Bagaimana cara bisnis mengirim pembayaran EDI?
Salah satu titik kebingungan yang umum adalah di mana EDI berperan dalam proses perbankan. Uang itu sendiri masih bergerak melalui pembayaran EFT tradisional, seperti transaksi ACH, transfer kawat, atau setoran langsung. Berikut ini adalah penjelasan singkat tentang bagaimana pembayaran EDI bekerja bersamaan dengan transfer dana elektronik:
- Seorang pembeli menyetujui pembayaran untuk satu atau lebih faktur dalam sistem akuntansi atau ERP mereka.
- Pembayaran dilakukan melalui rekening bank menggunakan transfer elektronik, seperti pembayaran ACH, transfer kawat, atau pembayaran EFT lainnya.
- Pada saat yang sama, perangkat lunak EDI menghasilkan berkas transaksi EDI yang terstandarisasi yang berisi rincian pembayaran.
- Transaksi EDI ini dikirimkan secara elektronik kepada pemasok melalui sistem EDI yang telah disepakati.
- Sistem pemasok secara otomatis mengaplikasikan pembayaran ke faktur yang benar menggunakan petunjuk pembayaran yang terintegrasi.
Tiga jenis pembayaran EDI
Data pembayaran EDI dapat ditukarkan dengan beberapa cara, tergantung pada skala perusahaan, persyaratan integrasi, dan sumber daya teknis yang tersedia. Berikut adalah tiga cara umum pengiriman pembayaran EDI, yang diurutkan dari yang paling kompleks hingga yang paling sederhana:
Jaringan bernilai tambah EDI
Jaringan Nilai Tambah (VAN) adalah jaringan pribadi yang memfasilitasi pertukaran dokumen bisnis dan transaksi keuangan secara elektronik yang aman. VAN bertindak sebagai perantara yang dapat mengarahkan transaksi EDI antara perusahaan, memvalidasi format data aman (misalnya ANSI X12, EDIFACT), menyediakan jejak audit dan konfirmasi pengiriman, serta mengelola volume tinggi pesanan pembelian dan faktur.
Perusahaan besar dapat menggunakan VAN untuk mengintegrasikan EDI secara lebih mendalam ke dalam sistem internal mereka; namun, VAN dapat mahal untuk diimplementasikan dan memerlukan keahlian teknis yang tinggi untuk pemeliharaannya.
EDI Langsung
EDI Langsung, yang juga disebut EDI titik ke titik, membangun koneksi langsung antara sistem internal dua perusahaan menggunakan protokol format data yang sama. Membangun koneksi EDI langsung antara dua perusahaan tidak selalu memerlukan VAN, dan mungkin hanya memerlukan antarmuka web atau perangkat lunak EDI.
EDI langsung paling efektif untuk penyedia layanan kesehatan dan pemasok yang memiliki hubungan bisnis yang konsisten dan berkelanjutan. Protokol komunikasi yang umum digunakan dalam transfer EDI point-to-point meliputi AS2, SFTP, dan FTPS.
Web EDI
Web EDI memungkinkan bisnis untuk mengirim dan menerima transaksi EDI melalui antarmuka berbasis browser daripada sistem yang sepenuhnya terintegrasi. Web EDI dapat digunakan oleh pemasok kecil yang perlu berpartisipasi dalam pembayaran EDI tanpa harus berinvestasi dalam infrastruktur yang kompleks.
Meskipun lebih mudah diadopsi, sistem EDI berbasis VAN biasanya kurang memiliki kemampuan otomatisasi, skalabilitas, dan integrasi yang dimiliki oleh sistem EDI berbasis VAN.
Apa perbedaan antara pembayaran EDI dan jenis pembayaran elektronik lainnya?
Perbedaan paling penting yang perlu diingat adalah bahwa EDI itu sendiri bukanlah bentuk pembayaran. Sebaliknya, EDI digunakan bersamaan dengan metode pembayaran tertentu untuk mengorganisir data transaksi. Metode yang dijelaskan di bawah ini adalah mekanisme melalui mana dana sebenarnya berpindah antara rekening bank:
Transfer dana elektronik (EFT)
EFT merujuk pada setiap pembayaran elektronik yang tidak melibatkan uang tunai atau cek kertas. Ini termasuk pembayaran ACH, setoran langsung, transaksi kartu debit dan kredit, penarikan tunai di ATM, transfer kawat, dan lainnya. EDI dan EFT mungkin sering disamakan karena istilah yang serupa, tetapi keduanya memiliki fungsi yang berbeda.
Transfer melalui Sistem Kliring Otomatis (ACH)
Pembayaran ACH adalah transfer elektronik berbasis di Amerika Serikat yang diproses melalui jaringan Automated Clearing House (ACH). Biasanya, transfer ACH memiliki biaya yang lebih rendah dibandingkan metode transfer bank lainnya, dan dapat memakan waktu antara satu hari hingga seminggu untuk diproses, tergantung pada tujuan transfer.
ACH adalah jaringan perbankan khusus Amerika Serikat, tetapi ada jaringan serupa di negara lain seperti SEPA di Uni Eropa, BACS di Inggris, atau BECS di Australia. Global ACH, opsi transfer yang ditawarkan oleh Slash, berasal dari sistem ACH dan diselesaikan di jaringan asing yang setara. ACH dapat digunakan untuk mengirim pembayaran dalam format EDI.
Transfer bank
Transfer kawat adalah transfer elektronik antarbank yang biasanya diproses lebih cepat daripada ACH tetapi memiliki biaya yang lebih tinggi. Transfer kawat internasional sering menggunakan jaringan SWIFT, yang menyediakan pesan standar antara lembaga keuangan di seluruh dunia. Seperti ACH, transfer kawat dapat dipadukan dengan data EDI. Dengan Slash, Anda dapat mengirim transfer kawat melalui jaringan SWIFT ke lebih dari 180 negara dalam lebih dari 135 mata uang yang berbeda.
Transfer cryptocurrency
Berbeda dengan metode pembayaran lain dalam bagian ini, transfer cryptocurrency tidak bergantung pada jaringan pesan antarbank. Sebaliknya, transaksi cryptocurrency dikirim melalui blockchain, sebuah jaringan berbagi data terdesentralisasi yang menggunakan algoritma kriptografi untuk mencatat dan mentransfer pembayaran secara aman.
Kripto semakin populer sebagai metode transfer digital karena dapat menghindari beberapa biaya, perantara, dan penundaan pemrosesan yang terkait dengan sistem perbankan tradisional. Slash mendukung penyimpanan, pengiriman, dan penerimaan stablecoin yang dipatok ke USD seperti USDC dan USDT, memungkinkan transfer yang lebih cepat dan biaya lebih rendah secara global.⁴
Manfaat Pembayaran EDI
Ketika format EDI dilampirkan pada pembayaran, hal ini memungkinkan data pembayaran disinkronkan langsung dengan sistem keuangan internal. Untuk memanfaatkan sepenuhnya manfaat pembayaran EDI, biasanya diperlukan VAN atau sistem EDI terintegrasi lainnya yang mampu memproses dan memvalidasi format data standar. Berikut adalah beberapa keuntungan umum menggunakan pembayaran EDI bersama dengan VAN:
- Keamanan yang ditingkatkan: Pembayaran EDI mengandalkan protokol transmisi aman seperti AS2 dan SFTP, sehingga mengurangi risiko paparan data keuangan sensitif.
- Penghapusan proses manual: Pesanan pembelian, faktur, dan pembayaran dapat dihasilkan dan ditukarkan secara elektronik tanpa perlu memasukkan data secara berulang-ulang.
- Peningkatan kepatuhan melalui penangkapan data: Sistem EDI menciptakan jejak audit yang jelas dengan menghubungkan pembayaran ke faktur dan pesanan pembelian.
- Interkonektivitas antara sistem: Pembayaran, faktur, dan data transfer dapat disinkronkan secara otomatis di seluruh sistem front-end dan back-end Anda, termasuk perangkat lunak untuk pengelolaan piutang, akuntansi, pemrosesan pembayaran, pengadaan, dan lainnya.
Namun, mengimplementasikan dan memelihara VAN atau infrastruktur EDI lainnya dapat mahal dan secara teknis rumit. Banyak dari keunggulan utama pembayaran EDI, seperti otomatisasi dan integrasi dengan sistem pihak ketiga, sulit dicapai tanpa kompatibilitas VAN. Bagi bisnis kecil, persyaratan ini dapat membuat pembayaran EDI tidak praktis dibandingkan dengan metode EFT lainnya.
Ketika pembayaran EDI merupakan pilihan yang tepat untuk bisnis Anda
Jika bisnis Anda sudah menggunakan VAN, baik yang dikelola secara internal maupun outsourced, mengimplementasikan data EDI bersamaan dengan pembayaran dapat meningkatkan cara pembayaran dilacak, dihubungkan dengan faktur, dan disinkronkan dengan sistem manajemen keuangan yang terintegrasi.
Jika perusahaan Anda mengelola jaringan pemasok yang kompleks dan memiliki sumber daya untuk mendukung infrastruktur VAN, pembayaran EDI dapat memberikan perbaikan yang signifikan dalam hal otomatisasi, kepatuhan, dan efisiensi operasional. Atau, jika Anda menjalin hubungan yang erat dan berkelanjutan dengan satu pemasok atau pembeli, sistem EDI point-to-point antara kedua perusahaan Anda mungkin dapat memberikan manfaat yang sama dengan kompleksitas yang lebih rendah.
Alternatif untuk pembayaran EDI
Bagi usaha kecil, however, pembayaran EDI tidak selalu memungkinkan. Pembayaran EDI memerlukan keahlian teknis dan sistem pendukungnya dapat mahal untuk diimplementasikan. Alat manajemen keuangan alternatif, seperti Slash, mungkin menawarkan keamanan dan kemampuan otomatisasi yang sebanding dengan biaya operasional yang jauh lebih rendah.
Pertama, cryptocurrency dan stablecoin merupakan metode pembayaran yang sangat aman dan seringkali dapat diimplementasikan dengan lebih mudah daripada EDI. Slash memfasilitasi penggunaan stablecoin untuk transfer B2B dan menyinkronkan detail transfer secara langsung di dalam dashboard Slash. Dengan dukungan stablecoin dari Slash, bisnis dapat memperoleh visibilitas yang lebih baik terhadap piutang, menikmati waktu pemrosesan yang lebih cepat, dan mengurangi biaya dibandingkan dengan pembayaran EDI berbasis bank.
Kedua, API semakin menjadi alternatif yang lebih umum daripada VAN. VAN pertama kali muncul pada tahun 1970-an, dan sebagian besar infrastruktur dasarnya mungkin sudah usang jika dibandingkan dengan sistem API modern.
API Slash memungkinkan berbagi data secara real-time antar alat pihak ketiga dan fleksibilitas konfigurasi yang lebih besar dalam alur kerja manajemen keuangan. Perusahaan dapat mengotomatisasi berbagi data dengan platform akuntansi seperti QuickBooks atau sistem ERP tanpa memerlukan keahlian teknis tingkat perusahaan yang diperlukan untuk mengimplementasikan dan memelihara VAN.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Optimalkan keuangan bisnis Anda dengan Slash
Alih-alih menerapkan sistem VAN yang terlalu rumit dan usang, pertimbangkan untuk mengelola keuangan perusahaan Anda dengan platform keuangan modern seperti Slash. Slash menawarkan semua manfaat pembayaran EDI, ditambah fitur tambahan seperti akses ke transfer kripto, pengelolaan keuangan terpadu, dan berbagi data secara real-time melalui API Slash. Berikut adalah beberapa cara tambahan di mana Slash dapat memberikan lebih banyak manfaat dibandingkan sistem EDI:
- Sinkronkan pembayaran dengan sistem yang lebih luas: Slash memungkinkan bisnis untuk melakukan pembayaran melalui ACH global, transfer kawat ke lebih dari 180 negara, transfer real-time melalui RTP dan FedNow, serta transfer stablecoin. Rincian pembayaran disimpan di dasbor Slash, di mana pengguna dapat meninjau tren pembayaran, dengan mudah mengidentifikasi pola arus kas, dan mengekspor data langsung ke platform akuntansi seperti QuickBooks.
- Dukungan untuk beberapa entitas: Salah satu keunggulan sistem VAN adalah pengelolaan data terpusat. Slash mendukung pengelolaan akun multi-entitas dari satu dasbor, memungkinkan bisnis untuk melacak pengeluaran, mengelola akun, dan mengunduh laporan keuangan di semua anak perusahaan dalam satu tempat.
- Dukungan mata uang kripto asli: Stablecoin menawarkan alternatif bagi mata uang fiat tradisional dan dapat memfasilitasi transfer global yang lebih cepat dan biaya lebih rendah. Slash memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mengirim, dan menerima pembayaran dalam USDC dan USDT melalui delapan blockchain yang didukung.
- Kartu Kredit Slash Visa Platinum: Kartu kredit korporat Slash menyediakan kontrol pengeluaran karyawan yang detail, termasuk aturan pengeluaran yang dapat disesuaikan, pengelompokan kartu berdasarkan tim, dan batas pengeluaran yang dapat disesuaikan. Slash juga memberikan cashback hingga 2% untuk pengeluaran perusahaan.
- Pembiayaan fleksibel: Slash Working Capital menyediakan fasilitas kredit yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan likuiditas jangka pendek bisnis. Dana dapat diakses langsung melalui dashboard Slash, dengan opsi pembayaran fleksibel selama 30, 60, atau 90 hari.⁵
Buang sistem lama dan modernisasi operasi keuangan Anda dengan Slash. Kunjungi slash.com Untuk mengetahui lebih lanjut.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa saja contoh EDI?
Contoh umum EDI meliputi pesanan pembelian elektronik, faktur, pemberitahuan pembayaran, dan pemberitahuan pembayaran yang dipertukarkan antara mitra bisnis. Transaksi EDI ini memungkinkan data keuangan dan operasional dibagikan secara elektronik dalam format standar.
Apakah pembayaran EDI sama dengan setoran langsung?
Tidak, EDI bukanlah hal yang sama dengan transfer langsung. Transfer langsung adalah jenis pembayaran ACH yang memindahkan dana antar rekening bank, sementara EDI menyediakan data standar yang dapat menyertai pembayaran tersebut.
Apakah pembayaran EDI dikirim oleh bank?
Bank-bank mengelola pergerakan dana untuk pembayaran EDI melalui metode EFT seperti ACH atau transfer kawat. Sistem EDI beroperasi bersama bank dengan mentransmisikan data pembayaran dan pengiriman dana secara elektronik antara pihak pembayar dan penerima.
Jenis portal online apa yang saya butuhkan untuk melakukan pembayaran EDI?
Perusahaan umumnya menggunakan perangkat lunak EDI, jaringan nilai tambah (VAN), atau portal EDI berbasis web yang terintegrasi dengan sistem akuntansi dan perbankan mereka. Pembayaran sebenarnya masih diinisiasi melalui bank atau platform pembayaran, sementara EDI menangani pertukaran data transaksi.
Baca lebih lanjut dari kami
