Perangkat Lunak Analisis Pengeluaran: Cara Memilih Pilihan Terbaik untuk Bisnis Anda
Untuk memvisualisasikan pengeluaran perusahaan Anda, bayangkan sebuah pohon. Batang pohon mewakili pengeluaran langsung, yaitu uang yang dihabiskan untuk barang dan jasa yang menjaga operasional bisnis Anda. Setiap cabang mewakili departemen atau tim, yang menarik sumber daya untuk mendukung proyek dan tujuan masing-masing. Bersama-sama, mereka menghasilkan buah: produk dan layanan yang perusahaan Anda sediakan untuk pelanggan.
Namun di bawah permukaan terdapat jaringan akar yang luas, yang mewakili pengeluaran tidak langsung Anda. Biaya-biaya tersembunyi ini tidak selalu mendapat perhatian yang sama seperti pengeluaran langsung Anda, namun mereka sama pentingnya bagi kesehatan perusahaan Anda. Biaya-biaya ini mencakup segala hal mulai dari langganan perangkat lunak dan biaya vendor hingga perjalanan, logistik, dan pemeliharaan. Karena biaya-biaya ini cenderung kurang terlihat dibandingkan pengeluaran inti Anda, mereka seringkali dipenuhi dengan kesalahan yang mahal dan redundansi.
Analisis pengeluaran yang komprehensif membantu Anda menganalisis setiap bagian dari pohon ini—batang, cabang, dan akar—untuk mengidentifikasi ketidakefisienan, mengoptimalkan arus kas, dan memperkuat strategi pengadaan. Dengan memahami ke mana uang Anda mengalir, Anda dapat mengambil keputusan yang lebih cerdas, meningkatkan modal kerja, dan memastikan setiap dolar berkontribusi pada pertumbuhan.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan dasar-dasar analisis pengeluaran—membantu Anda memahami ke mana uang Anda mengalir, bagaimana uang tersebut dibelanjakan, dan dengan siapa Anda membelanjakannya. Kami juga akan menunjukkan bagaimana platform modern seperti Slash, sebuah dashboard all-in-one untuk analisis pengeluaran dan perbankan bisnis, dapat membuat proses ini lebih cepat, lebih mudah, dan lebih transparan.¹
Apa itu analisis pengeluaran dan mengapa hal itu penting?
Analisis pengeluaran, pada tingkat yang lebih tinggi, adalah proses pengumpulan dan tinjauan data pengeluaran untuk mengoptimalkan anggaran, meningkatkan strategi pengadaan, meningkatkan kepatuhan, dan mengurangi risiko. Hal ini dapat membantu bisnis memperoleh pemahaman yang jelas tentang ke mana uang mereka mengalir dan menentukan apakah pengeluaran sejalan dengan tujuan keuangan.
Salah satu hasil utama dari analisis pengeluaran adalah kemampuan untuk menyempurnakan strategi pengadaan Anda. Pengadaan adalah proses strategis untuk memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan bisnis Anda untuk beroperasi. Meskipun pembelian merujuk pada tindakan membeli, pengadaan mencakup seluruh siklus hidup: mendefinisikan persyaratan, meminta penawaran, menegosiasikan kontrak, dan mengelola pembayaran.
Berikut ini adalah uraian yang lebih rinci mengenai proses dan hasil yang diperoleh dari analisis pengeluaran:
- Analisis pengeluaran pembelian: Analisis data pembelian untuk memahami arus kas perusahaan dan mengevaluasi apakah pengeluaran mendukung strategi bisnis. Wawasan yang diperoleh digunakan untuk memperkuat hubungan dengan pemasok, mengurangi pemasok yang tidak perlu, dan menegosiasikan harga atau syarat pembayaran yang lebih menguntungkan.
- Analisis pengeluaran pemasok: Salah satu komponen analisis pengeluaran yang melibatkan pengumpulan, pembersihan, dan analisis data terkait pemasok. Dengan membandingkan semua data dari pemasok Anda mengenai biaya, waktu penyelesaian, kategori, dan profil risiko, Anda dapat menemukan cara untuk lebih memanfaatkan hubungan kerja sama Anda dan menegosiasikan syarat yang lebih baik – suatu proses yang disebut manajemen hubungan pemasok (SRM).
- Analisis pengeluaran IT: Peninjauan semua pengeluaran terkait teknologi (infrastruktur digital, langganan SaaS, alat keamanan siber, penyedia layanan terkelola, dan lainnya) untuk mengidentifikasi ketidakefisienan dan peluang pengurangan biaya. Proses ini menggabungkan data inventaris sistem dengan masukan karyawan untuk menentukan alat mana yang digunakan secara aktif, siapa yang menggunakannya, dan apakah ada alternatif yang menawarkan nilai atau keamanan yang lebih baik.
Melakukan analisis pengeluaran secara rutin sangat penting untuk memastikan keuangan bisnis Anda tetap sehat. Tanpa analisis ini, perusahaan Anda mungkin mengabaikan pola pengeluaran karyawan yang tidak bertanggung jawab, terus membayar untuk perangkat lunak yang tidak terpakai atau berlebihan, dan melewatkan potensi penghematan biaya dalam pengadaan atau negosiasi kontrak dengan pemasok. Solusi analisis pengeluaran otomatis seperti Slash dapat menyederhanakan proses ini dengan mengoptimalkan pengumpulan, pengorganisasian, dan analisis data.
Manfaat analisis pengeluaran otomatis
Analisis pengeluaran bergantung pada pengumpulan dan analisis data bisnis dalam volume besar. Secara tradisional, proses pengorganisasian, pembersihan, dan pemanfaatan data transfer dana merupakan proses yang lambat dan membosankan. Platform analisis pengeluaran digital seperti Slash dapat menyederhanakan pekerjaan ini dengan secara otomatis menangkap dan mengorganisasikan data pengeluaran, menghasilkan rincian terperinci tentang tren pengeluaran jangka panjang, serta menyinkronkan informasi transfer dana dengan sistem akuntansi dan ERP Anda. Berikut adalah beberapa manfaat tambahan yang dapat diperoleh dari penggunaan sistem analisis pengeluaran otomatis:
Visibilitas real-time terhadap pengeluaran
Dashboard seperti yang ditawarkan oleh Slash memberikan wawasan real-time tentang transaksi, akun, dan aktivitas kartu bisnis Anda, serta menyediakan analisis pengeluaran yang kuat tanpa perlu mengumpulkan data secara manual. Dengan menggunakan platform manajemen pengeluaran otomatis, bisnis Anda dapat memantau pola pengeluaran, melacak kinerja di seluruh departemen, dan mengambil keputusan keuangan yang didasarkan pada data.
Menghemat waktu
Alat analisis pengeluaran otomatis menghemat waktu dengan menghilangkan proses pembersihan data manual dan pekerjaan spreadsheet yang dapat memperlambat analisis pengeluaran dan tim pengadaan. Alih-alih melacak faktur atau memperbaiki ketidakkonsistenan, sistem pengadaan modern dan platform manajemen pengeluaran secara otomatis membersihkan, menstandarkan, dan mengorganisir data keuangan. Sistem ini menggunakan taksonomi yang konsisten (kategori terstruktur untuk pengeluaran, pemasok, dan departemen) sehingga transaksi disortir dengan akurat tanpa upaya manual. Hasilnya adalah data yang lebih bersih, analisis yang lebih cepat, dan wawasan keuangan yang lebih andal.
Pengurangan biaya
Meskipun tujuan utama analisis pengeluaran adalah untuk mengurangi biaya, menyederhanakan proses analisis pengeluaran dan pengadaan dapat menghasilkan penghematan tambahan dengan meminimalkan kebutuhan akan pengawasan manual atau tenaga kerja khusus. Mengidentifikasi peluang penghematan biaya melalui analisis pengeluaran otomatis dan menghilangkan pengeluaran yang berlebihan dapat secara signifikan memperkuat modal kerja Anda, yang pada gilirannya akan menghasilkan penghematan jangka panjang, efisiensi alur kerja yang lebih baik, dan kesehatan keuangan yang lebih baik secara keseluruhan.
Penguatan pengendalian kepatuhan
Tanpa analisis pengeluaran yang komprehensif, Anda mungkin mengabaikan perilaku pengeluaran karyawan yang secara tidak perlu mengikis laba bersih Anda. Analisis pengeluaran otomatis dapat meningkatkan transparansi pengeluaran dengan mengidentifikasi baik pengeluaran maverick maupun aktivitas shadow IT. Pengeluaran maverick merujuk pada pembelian yang dilakukan di luar saluran pengadaan yang disetujui atau tanpa mengikuti kebijakan kepatuhan, sementara shadow IT menggambarkan perangkat lunak atau teknologi yang dibeli dengan dana perusahaan tanpa izin dari departemen IT. Dengan alat untuk secara otomatis menandai pembelian yang salah, perangkat lunak analisis pengeluaran otomatis membantu menegakkan kepatuhan terhadap kebijakan.
Peningkatan manajemen hubungan dengan pemasok
Melakukan analisis pengeluaran pemasok dan pengadaan dapat mengidentifikasi peluang untuk memperkuat strategi pengadaan pemasok Anda, mengonsolidasikan rantai pasokan, dan memanfaatkan hubungan yang sudah ada untuk menegosiasikan harga yang lebih baik atau syarat kontrak yang lebih menguntungkan. Dashboard manajemen keuangan Slash mengotomatiskan proses ini dengan mengorganisir semua pembayaran kepada pemasok, mitra bisnis, atau penyedia SaaS, serta menghasilkan analisis perbandingan terperinci dan ringkasan pengeluaran jangka panjang. Wawasan ini dapat memberikan Anda keunggulan yang dibutuhkan untuk menegosiasikan kontrak dengan lebih efektif dalam pembahasan manajemen kontrak.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemilihan perangkat lunak analisis pengeluaran
Perusahaan saat ini memiliki banyak pilihan alat pengadaan dan analisis pengeluaran, tetapi tidak semua platform menawarkan tingkat visibilitas atau kontrol yang sama. Berikut adalah beberapa fitur yang perlu diperhatikan:
- Alat yang didukung oleh kecerdasan buatan: Kecerdasan buatan (AI) sedang mengubah cara perusahaan mengelola pengeluaran. Platform yang menggunakan AI atau agen pembelajaran mesin untuk mengotomatisasi alur kerja pengadaan dapat secara signifikan mengurangi kebutuhan akan entri data manual atau pembuatan laporan.
- Pelacakan pengeluaran yang dapat disesuaikan dan otomatis: Tidak semua sistem pengadaan menyediakan visibilitas real-time terhadap pengeluaran. Beberapa alat hanya mengorganisir data pengeluaran setelah pembelian dilakukan, yang dapat membatasi kemampuan Anda untuk mendeteksi masalah secara dini atau menerapkan kebijakan kepatuhan. Cari sistem seperti Slash yang memungkinkan Anda memantau transaksi dan mengontrol pengeluaran karyawan secara proaktif.
- Dashboard keuangan yang komprehensif dan mudah digunakan: Beberapa perangkat lunak analisis pengeluaran dirancang untuk tim pengadaan profesional di perusahaan besar. Meskipun platform-platform ini dapat menawarkan alat yang kuat, mereka bisa sulit untuk dikonfigurasi dan digunakan. Untuk bisnis kecil, pilihlah perangkat lunak yang menawarkan analisis yang kuat tanpa memerlukan pengaturan yang rumit atau pelatihan.
- Integrasi data: Alat analisis pengeluaran yang terintegrasi dengan sistem akuntansi atau ERP Anda dapat menghemat waktu secara signifikan. Slash, misalnya, memungkinkan Anda mengekspor data pengeluaran langsung ke QuickBooks dan Xero, menggunakan taksonomi standar yang kompatibel dengan platform SaaS keuangan dan ERP.
- Wawasan dan peringatan real-time: Alih-alih menunggu laporan bulanan, carilah perangkat lunak yang menyediakan pembaruan real-time tentang pengeluaran perusahaan. Pemberitahuan real-time dapat membantu Anda dengan cepat mendeteksi penipuan, penggunaan teknologi tanpa izin (shadow IT), atau pengeluaran yang tidak terkendali, memastikan bahwa dana perusahaan digunakan secara bertanggung jawab.
Platform analisis pengeluaran untuk bisnis Anda
Ada banyak alat analisis pengeluaran dan pengadaan di pasaran, masing-masing menawarkan fitur dan tingkat kompleksitas yang berbeda. Berikut ini adalah gambaran umum tentang beberapa platform terkemuka dan cara mereka menangani pengeluaran bisnis dan manajemen pemasok:
Terbaik untuk analisis pengeluaran all-in-one: Potong
Bagi bisnis yang ingin mendapatkan visibilitas dan kontrol instan tanpa pengaturan yang rumit, Slash menawarkan jalur tercepat menuju penghematan nyata dan operasional keuangan yang lebih sederhana. Berbeda dengan paket analisis pengeluaran yang hanya melaporkan pengeluaran setelah kejadian, Slash memungkinkan Anda menetapkan aturan pra-setel dan mengontrol penggunaan kartu dalam sistem yang sama. Ini berarti tim keuangan Anda tidak hanya dapat melihat bagaimana uang dibelanjakan, tetapi juga secara aktif mengelola pengeluaran saat terjadi. Dan, dengan alat pemantauan bertenaga AI, pengeluaran Anda secara otomatis dikategorikan dan dikompilasi untuk menghasilkan wawasan real-time tentang kebiasaan pengeluaran perusahaan.
Terbaik untuk otomatisasi AI: Zycus Pengadaan Elektronik
Zycus menyediakan perangkat lunak untuk meninjau dan mengelola pengeluaran perusahaan. Perangkat lunak ini menggunakan kecerdasan buatan untuk mengelompokkan data tentang pemasok, produk, dan biaya, serta menciptakan dasbor untuk menunjukkan di mana uang dibelanjakan. Platform ini juga dapat mengelompokkan pembelian kecil, yang kadang-kadang disebut sebagai tail spend, dan membantu perusahaan mengidentifikasi area di mana mereka dapat menghemat uang atau meningkatkan keputusan pembelian. Sebagian besar layanan yang ditawarkan Zycus berfokus pada optimalisasi aktivitas pengeluaran daripada mengelola pembelian secara real-time.
Yang terbaik untuk fungsi dalam suite: Oracle Awan Pengadaan
Oracle Procurement Cloud menyediakan dasbor yang dapat disesuaikan untuk melacak proses pembelian, penagihan, permintaan barang, dan manajemen pemasok di seluruh departemen. Platform ini dilengkapi dengan alat analitik dan manajemen katalog untuk memastikan pembeli menggunakan pemasok dan harga yang disetujui. Keunggulan platform ini terletak pada integrasinya dengan suite Oracle Cloud yang lebih luas, menjadikannya pilihan yang baik bagi perusahaan yang sudah terintegrasi dalam ekosistem Oracle. Namun, hal itu juga menjadi keterbatasannya: Oracle Procurement Cloud dapat kompleks untuk diimplementasikan, memerlukan pelatihan khusus dan pemahaman mendalam tentang produk Oracle untuk digunakan secara efektif.
Yang terbaik untuk manajemen hubungan dengan pemasok: Ivalua
Ivalua menggunakan alat kecerdasan buatan (AI) untuk menganalisis pengeluaran dan meningkatkan hubungan dengan pemasok. Platform ini berfokus pada pemetaan pengeluaran perusahaan secara keseluruhan dan mendukung keputusan pengadaan, namun bukan merupakan platform all-in-one untuk mengelola perilaku pengeluaran sehari-hari. Meskipun berguna untuk pengadaan strategis, platform ini menawarkan fungsi yang lebih terbatas untuk pelacakan pengeluaran secara real-time atau pengendalian pengeluaran langsung.
Terbaik untuk pengadaan tingkat perusahaan: SAP Ariba
SAP Ariba, yang menggantikan IBM Emptoris, melacak apa yang dibeli oleh karyawan, berapa banyak yang mereka belanjakan di setiap kategori, dan apakah mereka menggunakan pemasok yang disetujui. Sistem ini dapat membantu mengidentifikasi peluang penghematan potensial dan mengonsolidasikan data pembelian menjadi laporan yang lebih bersih dan mudah digunakan. Selain itu, Ariba dilengkapi dengan sistem pengadaan bawaan untuk membantu mengoptimalkan pengeluaran perusahaan, manajemen kontrak, dan pengadaan. Namun, kompleksitas Ariba dapat membuatnya kurang fleksibel bagi tim yang menginginkan implementasi cepat atau kontrol pengeluaran yang lebih fleksibel.
Terbaik untuk penagihan yang lebih cerdas: Basware
Basware paling dikenal karena alat pemrosesan faktur otomatis dan manajemen AP-nya. Perusahaan ini membantu perusahaan mendigitalkan faktur pemasok dan menstandarkan persetujuan pembayaran, tetapi fokus utamanya adalah pada alur kerja keuangan belakang layar daripada manajemen pengeluaran langsung. Akibatnya, Basware dapat melengkapi sistem yang sudah ada tetapi mungkin tidak dapat berfungsi sebagai solusi mandiri untuk mengelola pengeluaran perusahaan secara keseluruhan.
Dapatkan wawasan keuangan real-time dengan Slash
Slash adalah platform all-in-one untuk analisis pengeluaran dan perbankan bisnis yang dirancang untuk memberikan bisnis visibilitas penuh atas operasi keuangan mereka. Sementara platform lain mungkin berspesialisasi dalam fungsi-fungsi spesifik seperti manajemen pemasok atau penagihan, Slash menggabungkan berbagai kemampuan analisis pengeluaran ke dalam satu sistem terintegrasi.
Dashboard keuangan Slash mengelola transaksi, pembayaran kepada pemasok, dan pembayaran kartu korporat secara real-time. Sistem ini mengotomatisasi pelacakan pengeluaran, menyederhanakan pelaporan, dan menyinkronkan data transfer langsung dengan perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks dan Xero. Selain itu, analisis yang jelas dan tren dapat membantu pemilik bisnis mengidentifikasi ketidakefisienan, menemukan peluang penghematan, dan memperoleh keunggulan dalam negosiasi dengan pemasok.
Namun, Slash bukan hanya sekadar alat analisis pengeluaran. Kartu Visa® Platinum Slash terintegrasi langsung dengan platform, memungkinkan bisnis untuk menetapkan batas pengeluaran yang disesuaikan, memantau pembelian, dan mendapatkan cashback hingga 2% untuk setiap pembelian. Slash juga mendukung transfer ACH dan transfer kawat cepat, serta opsi pembayaran real-time melalui RTP dan FedNow. Dan untuk bisnis di luar AS, stablecoin USD-pegged milik Slash, USDSL, memfasilitasi pembayaran lintas batas tanpa biaya transaksi asing melalui akun USD Global kami, menawarkan cara yang lebih cepat dan efisien secara biaya untuk mentransfer uang ke seluruh dunia.⁴
Sistem pengadaan yang kompleks mungkin memerlukan tim khusus untuk mengoperasikannya, tetapi Slash membuat pengelolaan keuangan menjadi lebih mudah diakses.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu metrik dan KPI analisis pengeluaran?
Metrik dan KPI (indikator kinerja utama) analisis pengeluaran adalah tolok ukur yang dapat diukur untuk melacak seberapa efisien suatu perusahaan mengelola pengeluarannya. Metrik ini membantu bisnis tidak hanya memahami berapa banyak yang mereka belanjakan, tetapi juga apakah pengeluaran tersebut selaras dengan tujuan perusahaan dan prioritas anggaran.
Bagaimana alat analisis pengeluaran dapat mendukung kepatuhan di industri yang sangat diatur?
Di industri yang sangat diatur seperti kesehatan, keuangan, atau pemerintahan, alat analisis pengeluaran memainkan peran penting dalam menjaga kepatuhan. Platform dapat secara otomatis melacak transaksi, detail pemasok, dan catatan pembayaran, menciptakan jejak dokumen yang memenuhi standar pelaporan regulasi. Mereka juga dapat mengidentifikasi pembelian yang dilakukan di luar saluran yang disetujui, mengidentifikasi pemasok yang tidak memiliki sertifikasi yang tepat, dan memastikan pengeluaran sesuai dengan kebijakan perusahaan atau persyaratan hukum.
