Praktik Terbaik Onboarding Vendor: Membangun Alur Kerja Pemasok yang Sesuai Peraturan dan Skalabel

Banyak tim keuangan dapat mengidentifikasi momen tepat ketika proses onboarding vendor menjadi masalah: saat jaringan pemasok Anda berkembang melampaui kemampuan spreadsheet dan rantai email untuk mengelolanya. Proses yang awalnya dapat dikelola dengan baik untuk lima atau sepuluh vendor menjadi kacau saat jumlahnya mencapai lima puluh, dengan masalah potensial seperti dokumen kepatuhan yang hilang, catatan vendor yang tidak konsisten, dan waktu aktivasi yang lebih lama menjadi lebih umum.

Perusahaan yang secara proaktif membangun alur kerja onboarding yang terstruktur dapat menghindari masalah-masalah yang muncul saat pertumbuhan sepenuhnya. Mereka dapat melakukan onboarding vendor baru dengan cepat dan konsisten, menjaga catatan kepatuhan yang terorganisir dan tahan terhadap pemeriksaan, menciptakan tanggung jawab yang jelas di antara tim procurement, keuangan, dan hukum, serta menetapkan proses pembayaran yang berfungsi dengan andal pada skala besar. Perbedaan antara jaringan vendor yang berfungsi dengan baik dan yang tidak berfungsi seringkali bergantung pada apakah onboarding dianggap sebagai prioritas atau sekadar tambahan.

Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan apa yang dimaksud dengan proses onboarding vendor, mengidentifikasi tantangan umum yang dihadapi perusahaan, dan memberikan praktik terbaik yang dapat diterapkan untuk membangun alur kerja pemasok yang sesuai dengan peraturan dan dapat diskalakan. Anda juga akan mengetahui bagaimana platform perbankan bisnis Slash dapat mempermudah pembayaran vendor melalui transfer lintas batas yang lebih cepat, opsi pembayaran yang fleksibel, dan visibilitas yang lebih baik atas keuangan perusahaan—membantu Anda meningkatkan proses manajemen vendor secara end-to-end, mulai dari onboarding hingga operasional pembayaran yang berkelanjutan.¹

Apa itu onboarding vendor? Wawasan kunci dan pentingnya

Proses onboarding vendor adalah proses terstruktur untuk mengintegrasikan pemasok baru ke dalam operasional bisnis Anda, mulai dari kontak awal hingga transaksi pertama. Proses onboarding biasanya mencakup:

  • Mengumpulkan dokumen yang diperlukan
  • Memverifikasi kredensial
  • Meneliti peraturan industri
  • Mengatur informasi pembayaran
  • Menyusun kontrak dan perjanjian tingkat layanan (SLG)
  • Konfigurasi akses ke sistem atau portal yang diperlukan.

Onboarding vendor hanyalah salah satu fase dalam siklus hidup vendor, yang juga mencakup seleksi, perjanjian, pengelolaan kinerja, perpanjangan, dan offboarding. Setiap fase dibangun di atas fase sebelumnya, namun onboarding menentukan nada untuk seluruh kemitraan. Pengalaman onboarding yang lancar menunjukkan profesionalisme dan kematangan operasional suatu organisasi, sementara proses yang tidak terorganisir dapat merusak kepercayaan sebelum kemitraan bahkan dimulai.

Pentingnya proses onboarding vendor yang efektif tidak hanya terbatas pada efisiensi. Proses onboarding yang tepat dapat memastikan kepatuhan regulasi, mengurangi risiko keuangan, meningkatkan akurasi pembayaran, dan menciptakan pertanggungjawaban yang jelas di antara tim. Bagi perusahaan yang mengelola puluhan atau ratusan pemasok, alur kerja onboarding yang terstandarisasi dapat menjadi landasan untuk kesuksesan jangka panjang.

4 Tantangan umum dalam proses onboarding vendor

Pengelolaan hubungan dengan pemasok

Mengelola hubungan dengan vendor secara efektif memerlukan koordinasi di berbagai titik kontak sepanjang siklus hidup vendor. Pengelolaan hubungan vendor yang kuat melibatkan negosiasi syarat kontrak yang menguntungkan, menetapkan ekspektasi kinerja yang jelas, menjaga saluran komunikasi terbuka selama proses onboarding, dan memperkuat kemitraan seiring waktu. Jika proses onboarding tidak jelas, hal ini dapat merusak hubungan dengan supplier sejak awal; vendor mungkin merasa frustrasi akibat permintaan informasi yang berulang, tanggapan yang tertunda, atau langkah selanjutnya yang tidak jelas, yang dapat menyebabkan kemitraan yang tegang atau bahkan kehilangan peluang dengan supplier berkualitas tinggi.

Memverifikasi sertifikasi vendor

Tergantung pada industri Anda, pemasok mungkin memerlukan sertifikasi atau kualifikasi khusus sebelum dapat berbisnis dengan Anda. Standar ISO seperti ISO 9001 untuk manajemen kualitas atau ISO 27001 untuk keamanan informasi merupakan persyaratan umum di banyak sektor. Kualifikasi khusus industri mungkin mencakup kepatuhan SOC 2 untuk pemasok teknologi, sertifikasi OSHA untuk pemasok konstruksi, pendaftaran FDA untuk pemasok makanan dan farmasi, atau kepatuhan ITAR untuk kontraktor pertahanan. Selain itu, memantau tanggal kedaluwarsa atau persyaratan perpanjangan dapat menambah lapisan kompleksitas lainnya.

Bagi bisnis yang mencari infrastruktur pembayaran yang sangat mematuhi regulasi untuk memenuhi standar vendor mereka, Slash mematuhi regulasi seperti KYC, KYB, AML, dan mempertahankan sertifikasi SOC 2 Tipe II untuk melindungi dana pelanggan dan memastikan transaksi yang aman.

Pengelolaan pemasok luar negeri

Membeli barang dari luar negeri terkadang dapat memberikan akses ke harga yang lebih baik atau bahan khusus yang tidak tersedia di wilayah Anda. Namun, hal ini juga disertai dengan persyaratan kepatuhan yang lebih kompleks, transfer mata uang asing, dan manajemen hubungan dengan pemasok yang harus sesuai dengan peraturan, bahasa, dan budaya kedua negara. Pemasok internasional mungkin memerlukan dokumen pajak yang berbeda, mematuhi undang-undang privasi data yang bervariasi, beroperasi di zona waktu yang berbeda, dan mengharapkan pembayaran dalam mata uang lokal mereka.

Slash dapat mempermudah transaksi lintas batas dengan dukungan untuk berbagai metode pembayaran, termasuk transfer kawat melalui jaringan SWIFT ke lebih dari 180 negara atau dukungan bawaan untuk transfer stablecoin USD yang cepat dan efisien biaya.⁴

Pengadaan

Pengadaan seringkali menjadi langkah awal dalam siklus hidup vendor. Pengadaan merujuk pada proses strategis end-to-end dalam mencari dan memperoleh barang dan bahan untuk bisnis Anda. Bagi bisnis kecil, pengadaan barang dari pemasok mungkin sesederhana menghubungi gudang di kota. Di sisi lain, perusahaan besar secara rutin mengandalkan sistem ERP untuk membantu dalam memperoleh bahan dari seluruh dunia dengan cara yang sesuai peraturan, efisien, dan andal.

Tantangan pengadaan selama proses onboarding dapat mencakup koordinasi antara berbagai pemangku kepentingan yang masing-masing memiliki prioritas berbeda, mengintegrasikan vendor baru ke dalam sistem pengadaan yang sudah ada tanpa mengganggu alur kerja, mengelola hierarki persetujuan yang dapat menunda aktivasi vendor, atau menjaga keakuratan data vendor di platform yang terpisah.

Slash business banking

Works with cards, crypto, plus cards, crypto, accounting, and more.

Open Account
Slash business banking

Cara meningkatkan proses onboarding vendor: 6 praktik terbaik

Membangun alur kerja onboarding vendor yang sesuai dengan peraturan dan dapat diskalakan memerlukan kombinasi antara proses yang jelas, teknologi modern, dan kolaborasi yang dinamis. Praktik terbaik berikut dapat membantu Anda menciptakan sistem yang cocok untuk semua jenis vendor dan pemasok sambil tetap menjaga kontrol dan pengawasan yang dibutuhkan oleh bisnis Anda:

1. Buat daftar periksa onboarding yang standar

Daftar periksa onboarding yang komprehensif memastikan konsistensi dalam semua hubungan dengan vendor dan mengurangi risiko terlewatnya langkah-langkah kritis. Daftar periksa Anda harus mencakup:

  • Informasi dasar vendor: Nama usaha yang sah, nomor identifikasi pajak, alamat usaha, detail kontak untuk pembayaran tagihan, dan informasi lain yang relevan dengan kemitraan.
  • Dokumen hukum dan kepatuhan: Formulir 1099, W-9, atau W-8 untuk keperluan pajak, sertifikat asuransi, izin usaha, sertifikasi khusus industri, dan bukti kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.
  • Pengaturan keuangan dan pembayaran: Informasi rekening bank untuk transfer ACH, transfer kawat, atau metode transfer lainnya, preferensi syarat dan metode pembayaran, serta preferensi mata uang untuk vendor internasional. Jika menggunakan Slash untuk pembayaran, pertimbangkan untuk mengimplementasikan stablecoin untuk pembayaran pada tahap ini, terutama jika berurusan dengan vendor di luar negeri.
  • Perjanjian kontrak: Rancangan draf pesanan pembelian, perjanjian kerahasiaan, dan perjanjian tingkat layanan.
  • Akses sistem dan integrasi: Atur kredensial portal, pengaturan sistem ERP atau sistem pengadaan, preferensi komunikasi, dan kontak eskalasi.

2. Pastikan kepatuhan terhadap peraturan industri yang berlaku.

Persyaratan kepatuhan bervariasi secara signifikan antar industri, tetapi setiap bisnis harus memastikan bahwa vendor memenuhi standar regulasi yang berlaku sebelum memulai kerja. Institusi keuangan harus memastikan bahwa vendor mematuhi peraturan perbankan dan persyaratan anti pencucian uang; misalnya, Slash adalah platform yang mematuhi SOC 2 Tipe II dan mengikuti semua peraturan KYC, KYB, dan AML yang diperlukan untuk pembayaran domestik dan internasional. Perusahaan kesehatan harus memverifikasi kepatuhan HIPAA untuk setiap vendor yang menangani informasi kesehatan yang dilindungi. Kontraktor pemerintah dapat memastikan bahwa pemasok memenuhi peraturan pengadaan federal dan persyaratan izin keamanan yang berlaku.

3. Membangun sistem manajemen vendor

Sistem manajemen vendor terpusat dapat mengubah proses onboarding yang manual dan rentan kesalahan menjadi alur kerja yang efisien dan dapat diskalakan sesuai dengan pertumbuhan bisnis Anda. Beberapa sistem manajemen vendor modern menawarkan fitur seperti portal vendor multibahasa yang mendukung pemasok internasional, penegakan kepatuhan otomatis dengan pemeriksaan bawaan, bantuan pengadaan melalui alat permintaan dan persetujuan terintegrasi, dan masih banyak lagi.

4. Tekankan kepemilikan yang jelas di antara para pemangku kepentingan.

Proses onboarding vendor baru dapat melibatkan berbagai tim yang berbeda: procurement, keuangan, hukum, keamanan, TI, dan operasional. Penting untuk mendefinisikan hubungan masing-masing tim dengan vendor baru dengan menetapkan alur kerja persetujuan dan mengonsolidasikan komunikasi agar berbagai tim dapat mengelola vendor tanpa upaya yang tumpang tindih.

5. Menyusun perjanjian tingkat layanan yang komprehensif

Perjanjian Tingkat Layanan (SLA) menetapkan harapan terkait kinerja, waktu operasional, jadwal pengiriman, dan pertanggungjawaban. Sebuah SLA yang dirancang dengan baik melindungi kedua belah pihak dengan menetapkan standar yang dapat diukur yang mengatur kemitraan dan menyediakan kerangka kerja untuk menyelesaikan sengketa. Elemen kunci dari SLA yang efektif dapat mencakup:

  • Metrik kinerja spesifik dan target
  • Jadwal pengiriman dan waktu tunggu
  • Standar kualitas dan kriteria penerimaan
  • Waktu respons untuk permintaan dukungan atau penyelesaian masalah
  • Konsekuensi akibat tidak memenuhi standar yang telah disepakati
  • Prosedur pelaporan, eskalasi, dan tinjauan.

6. Otomatisasi alur kerja manual

Setelah vendor diintegrasikan, mengandalkan proses manual untuk mengirim pembayaran, mencatat transaksi, dan mendokumentasikan faktur dapat meningkatkan risiko kesalahan dalam rantai manajemen vendor dan memperlambat proses yang sebenarnya dapat dioptimalkan.

Slash memungkinkan bisnis untuk mengakses berbagai otomatisasi dalam mengelola pembayaran vendor, sambil menyediakan alat untuk meningkatkan akurasi catatan transaksi dan memperluas visibilitas di seluruh operasi keuangan Anda. Beberapa fitur yang disediakan oleh Slash yang dapat mempermudah pengelolaan vendor Anda meliputi:

  • Otomatisasi pembayaran terjadwal: Untuk pembayaran vendor berulang, Anda dapat menjadwalkan transfer melalui salah satu saluran yang tersedia di Slash untuk menghilangkan proses manual dan memastikan pembayaran tepat waktu setiap siklus.
  • Akun virtual: Mengelola aliran kas yang berbeda di berbagai tim dan entitas menggunakan akun virtual yang berbeda, yang dapat memisahkan dana untuk meningkatkan visibilitas dan kontrol atas pengeluaran yang terkait dengan vendor.
  • Pelacakan pembayaran secara real-time: Pantau semua pembayaran kepada vendor yang keluar secara real-time, lacak status pembayaran, dan jaga visibilitas penuh atas arus kas untuk mencegah kejutan dan meningkatkan akurasi peramalan.
  • Pengelolaan faktur: Saat ini sedang diluncurkan, Slash akan memungkinkan pengguna untuk membuat faktur dari informasi kontak yang disimpan dan mengelola pembayaran faktur yang belum dibayar melalui dashboard Slash.

Temukan solusi manajemen supplier yang lebih cerdas dengan Slash

Meskipun Slash bukanlah alat onboarding atau pengadaan vendor yang berdiri sendiri, platform perbankan bisnis ini dapat secara signifikan meningkatkan aspek pembayaran dalam manajemen vendor. Setelah vendor di-onboard, Slash memudahkan pembayaran kepada mereka dengan cepat, efisien, dan memberikan visibilitas yang lebih baik atas arus kas keluar perusahaan Anda.

Slash menyediakan berbagai opsi pembayaran dan alat keuangan yang dirancang untuk mempermudah proses pembayaran vendor:

  • Metode pembayaran yang beragam: Akses transfer ACH global, transfer internasional ke pemasok di lebih dari 180 negara, dan pembayaran real-time melalui RTP atau FedNow. Aktifkan pengeluaran harian yang terkendali dengan Kartu Visa Platinum Slash, yang dapat memberikan cashback hingga 2% atas pengeluaran. Pilih jalur pengiriman yang paling efisien untuk setiap pemasok berdasarkan lokasi, urgensi, dan pertimbangan biaya.
  • Dukungan mata uang kripto asli: Akses transfer paling efisien dan hemat biaya dengan menggunakan stablecoin yang dipatok ke USD, seperti USDC atau USDT. Hal ini dapat sangat bermanfaat bagi perusahaan yang mengelola jaringan pemasok global dengan persyaratan pembayaran yang bervariasi. Dukungan kripto asli menghilangkan biaya pemrosesan tradisional dan biaya valuta asing sambil menyediakan waktu penyelesaian yang lebih cepat.
  • Analisis waktu nyata: Informasi pembayaran yang terintegrasi dapat membantu tim keuangan melacak pengeluaran di seluruh vendor, memantau status pembayaran, dan mempertahankan kontrol yang lebih ketat atas keuangan perusahaan melalui dasbor analitik komprehensif kami.
  • Akuntansi terpadu: Terhubung secara mulus dengan QuickBooks, mengurangi pekerjaan rekonsiliasi manual, dan memastikan catatan keuangan yang akurat untuk semua transaksi vendor.
  • Rekening tabungan berimbal hasil tinggi: Manfaatkan dana tunai yang tidak terpakai melalui reksa dana pasar uang terintegrasi dari BlackRock dan Morgan Stanley, dengan imbal hasil tahunan hingga 4,1%, sambil tetap dapat diakses untuk pembayaran kepada vendor saat diperlukan.⁶

Dengan menyederhanakan proses pembayaran dan meningkatkan transparansi keuangan, Slash membantu perusahaan meningkatkan operasional manajemen vendor mereka. Pelajari lebih lanjut dengan mengunjungi slash.com hari ini.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 5,000+ businesses already using Slash.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana alat onboarding vendor mempermudah proses onboarding?

Alat onboarding vendor umumnya menyediakan alat untuk mengonsolidasikan dokumentasi, mengotomatisasi pemeriksaan kepatuhan, dan memberikan visibilitas kepada semua pemangku kepentingan. Alat ini dapat mengurangi pekerjaan manual dan menciptakan konsistensi di antara tim-tim yang berbeda dalam perusahaan.

Berapa lama biasanya waktu yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan vendor baru?

Jadwal onboarding bervariasi tergantung pada tingkat kompleksitas dan persyaratan kepatuhan, mulai dari beberapa hari untuk hubungan yang sederhana hingga beberapa minggu untuk pemasok yang kompleks.

Metode pembayaran apa yang paling efektif untuk pembayaran kepada vendor internasional?

Pembayaran vendor internasional berjalan paling efektif ketika Anda memiliki beberapa opsi saluran pembayaran untuk dipilih. Transfer kawat SWIFT menawarkan jangkauan global yang luas, sementara stablecoin USD seperti USDC atau USDT dapat menyediakan alternatif yang lebih cepat dan efisien secara biaya, yang menghindari biaya perbankan tradisional dan markup valuta asing. Platform seperti Slash mendukung kedua metode tersebut, memberikan fleksibilitas bagi Anda untuk memilih saluran pembayaran optimal untuk setiap vendor berdasarkan lokasi mereka, mata uang yang disukai, dan persyaratan urgensi.

Baca lebih lanjut dari kami