Apakah Anda Harus Mengalihdayakan Pembayaran Tagihan? Panduan Praktis untuk Membuat Keputusan yang Tepat

Jika tim keuangan Anda kewalahan dengan faktur yang belum dibayar, kesulitan memenuhi kebutuhan vendor, dan tertinggal dalam tugas-tugas entri data, Anda mungkin mempertimbangkan untuk mengalihdayakan pengelolaan akun payable Anda kepada penyedia layanan pihak ketiga.

Manfaat outsourcing mungkin terlihat jelas pada awalnya: beban kerja tim Anda berkurang, tidak perlu merekrut staf tambahan, dan akses ke keahlian khusus dalam pengelolaan akun payable. Namun, sebelum Anda memutuskan untuk membayar layanan pengelolaan akun payable yang dioutsourcing, ada baiknya Anda memahami apa yang akan Anda hadapi. Outsourcing proses AP Anda memiliki konsekuensi: pengurangan kontrol atas keuangan Anda, perantara antara Anda dan pemasok Anda, serta biaya pemrosesan yang tinggi untuk pekerjaan yang seringkali dapat ditangani secara internal dengan alat yang tepat.

Menjelajahi alternatif mungkin dapat memberikan hasil jangka panjang yang lebih baik. Mengimplementasikan perangkat lunak keuangan internal seperti Slash dapat membantu Anda mengoptimalkan proses pembayaran tagihan tanpa kehilangan kendali atas keuangan Anda. Dengan Slash, Anda dapat menjadwalkan pembayaran berulang, mendapatkan wawasan real-time tentang arus kas Anda, dan mengakses sistem pembayaran global modern untuk membantu Anda menghemat uang dan memenuhi preferensi vendor Anda.¹ Memahami perbedaan nyata antara layanan outsourcing dan perangkat lunak otomatisasi dapat membantu Anda membuat keputusan yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda dan mempersiapkan tim keuangan Anda untuk kesuksesan yang berkelanjutan.

The standard in finance

Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.

Get Started

Apa itu outsourcing piutang usaha? Definisi dan manfaat utama

Sebelum membahas outsourcing akun hutang, ada baiknya kita mendefinisikan terlebih dahulu apa itu akun hutang. Akun hutang (AP) merujuk pada kewajiban jangka pendek yang harus dibayar oleh suatu bisnis atas barang dan jasa yang telah diterima. Misalnya, jika Anda mengajukan pesanan pembelian senilai $10.000 untuk bahan baku manufaktur dari seorang pemasok, jumlah $10.000 tersebut akan dicatat dalam akun hutang hingga faktur tersebut dibayar lunas.

Piutang usaha (AP) merupakan pasangan dari piutang dagang (AR). Sementara AP mewakili uang yang keluar dari bisnis Anda, AR mewakili uang yang masuk ke bisnis Anda. Piutang dagang terdiri dari jumlah piutang jangka pendek yang harus dibayar oleh pelanggan kepada perusahaan Anda atas barang atau jasa yang telah disediakan tetapi belum dibayar.

Outsourcing akun piutang melibatkan penandatanganan kontrak dengan penyedia layanan pihak ketiga untuk mengelola sebagian atau seluruh fungsi akun piutang (AP) bisnis Anda. Penyedia layanan ini umumnya menangani tugas-tugas seperti:

Pengolahan faktur
Pengolahan pembayaran
Pengkodean faktur dan penginputan data ke dalam sistem akuntansi
Pengelolaan vendor atas nama organisasi Anda

Ketika Anda mengalihdayakan tugas-tugas ini kepada penyedia layanan AP, mereka pada dasarnya menjadi bagian dari tim keuangan Anda, mengawasi proses pengolahan faktur sehari-hari dan pembayaran kepada vendor sesuai dengan alur kerja persetujuan dan kontrol internal Anda.

Alur kerja AP yang efisien membantu memastikan vendor dibayar tepat waktu, pesanan pembelian dan faktur dipadukan dengan benar, serta pelacakan pengeluaran tetap akurat. Meskipun outsourcing merupakan salah satu cara untuk memenuhi kebutuhan ini, banyak tim juga dapat mengatasi beban kerja AP dengan memperbaiki proses internal atau mengadopsi alat otomatisasi AP yang mengurangi beban kerja tim tanpa menyerahkan kendali.

Perbandingan antara outsourcing piutang dagang dan otomatisasi piutang dagang

Outsourcing memiliki manfaatnya bagi organisasi tertentu, terutama yang memiliki persyaratan kepatuhan yang kompleks atau volume transaksi yang sangat tinggi. Namun, outsourcing tidak selalu menjadi pilihan yang tepat untuk setiap bisnis. Sebelum memutuskan untuk menggunakan penyedia outsourcing, ada baiknya memahami perbandingan antara outsourcing dan perangkat lunak otomatisasi sebelum mengevaluasi opsi mana yang paling sesuai untuk Anda:

Perbandingan Biaya

Pertimbangan terbesar, dan salah satu yang paling menghambat, adalah biaya. Outsourcing AP bisa mahal, dan Anda membayar untuk tugas-tugas yang seringkali dapat ditangani secara internal. Banyak perusahaan outsourcing AP mengenakan biaya layanan bulanan yang berkisar antara ratusan hingga ribuan dolar per bulan. Anda juga mungkin dikenakan biaya tetap per faktur, yang dapat melebihi $10 per faktur yang diproses.

Bandingkan dengan solusi AP otomatis seperti Slash. Pada paket gratis, Anda dapat membuat faktur profesional, mengelola faktur yang belum dibayar berdasarkan status, dan melacak pembayaran Anda dengan pengiriman terjadwal dan pencatatan transaksi. Pada paket Pro seharga $25/bulan, bisnis Anda dapat mengirim dan menerima pembayaran ACH domestik, transfer kawat, atau pembayaran real-time tanpa biaya tambahan.

Pengendalian dan Pengawasan

Ketika Anda mengalihdayakan proses AP (Accounts Payable), Anda mempercayakan pihak ketiga untuk mematuhi kebijakan perusahaan Anda dan mengelola hubungan dengan vendor tanpa kendali langsung atas proses tersebut. Meskipun penyedia layanan alihdaya dilatih untuk memenuhi kebutuhan AP Anda, tidak ada jaminan nyata bahwa Anda dapat menyelesaikan masalah dengan mudah tanpa pengawasan langsung. Jika vendor memiliki pertanyaan tentang waktu pembayaran atau menyangkal faktur, mereka harus melalui penyedia layanan Anda daripada berbicara langsung dengan tim Anda. Hal ini dapat menyebabkan penundaan dan dapat merusak hubungan dengan pemasok kunci.

Skalabilitas

Karena biaya yang tinggi terkait dengan outsourcing proses AP, layanan ini umumnya ditujukan untuk perusahaan besar yang memiliki dana yang cukup untuk mendukung layanan khusus atau industri yang sangat diatur yang membutuhkan dukungan pengadaan yang ahli.

Dengan kata lain, outsourcing AP bukanlah layanan yang akan membantu Anda mengembangkan bisnis dari nol; melainkan lebih ditujukan untuk bisnis yang telah mencapai tahap pertumbuhan yang matang. Slash, di sisi lain, adalah solusi otomatisasi AP yang dirancang untuk berkembang seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda. Solusi ini dapat diakses oleh perusahaan di tahap pertumbuhan apa pun, baik Anda menangani 50 faktur per bulan maupun 5.000 faktur.

Jadwal Pelaksanaan

Tergantung pada skala operasional Anda, mengandalkan pihak ketiga untuk mengelola akun piutang Anda dapat memakan waktu berminggu-minggu hingga berbulan-bulan. Anda perlu menyediakan dokumentasi rinci tentang proses saat ini, melatih tim outsourcing tentang alur kerja dan hierarki persetujuan spesifik Anda, memigrasikan data vendor, menetapkan protokol komunikasi, dan melakukan uji coba sebelum sistem beroperasi secara penuh. Periode transisi ini dapat mengganggu siklus pembayaran normal Anda dan memerlukan keterlibatan signifikan dari tim keuangan Anda.

Di sisi lain, solusi AP seperti Slash dapat diimplementasikan jauh lebih cepat daripada pengaturan outsourcing. Slash menawarkan antarmuka yang intuitif untuk tim keuangan, terintegrasi dengan sistem akuntansi umum, dan memfasilitasi otomatisasi pembayaran tanpa proses onboarding yang panjang.

Visibilitas Keuangan

Perlu tahu faktur mana yang sedang diproses minggu ini atau kapan pembayaran kepada vendor tertentu akan dilakukan? Ingin memeriksa apakah faktur yang dipermasalahkan telah diselesaikan? Anda harus menghubungi penyedia layanan Anda dan menunggu tanggapan. Ketidakmampuan untuk mendapatkan wawasan secara instan ini dapat menyulitkan perencanaan arus kas dan membuat Anda bergantung pada laporan terjadwal atau pertanyaan manual.

Slash memberikan Anda visibilitas real-time atas setiap aspek keuangan Anda. Anda dapat melihat faktur yang belum dibayar, pembayaran yang dijadwalkan, riwayat transaksi, dan proyeksi arus kas dengan sekali pandang dari dashboard Anda. Tidak perlu menghubungi siapa pun atau menunggu pembaruan; semua data keuangan Anda tersedia kapan pun Anda membutuhkannya.

Slash business banking

Works with cards, crypto, plus cards, crypto, accounting, and more.

Open Account

Keuntungan dan kerugian dari outsourcing pembayaran tagihan

Saat mengevaluasi apakah akan mengalihdayakan pengelolaan utang (accounts payable), Anda perlu mempertimbangkan bagaimana penyedia layanan pengelolaan utang yang dialihdayakan akan mempengaruhi proses bisnis, hubungan dengan vendor, dan operasional keuangan secara keseluruhan.

Manfaat outsourcing dapat mencakup pengurangan beban kerja bagi tim internal Anda, akses ke keahlian khusus dalam pengolahan faktur dan manajemen vendor, serta kemampuan untuk menangani volume transaksi yang terus meningkat tanpa perlu merekrut staf tambahan. Namun, outsourcing juga dapat menimbulkan trade-off yang signifikan terkait kontrol, keamanan data, biaya pengolahan, dan kemampuan Anda untuk memantau arus kas:

Manfaat outsourcing pembayaran tagihan

Akses ke keahlian khusus: Perusahaan outsourcing mempekerjakan profesional AP yang terlatih yang memahami praktik terbaik, persyaratan kepatuhan, dan peraturan khusus industri yang mungkin tidak dimiliki oleh tim internal Anda.
Fokus pada kegiatan inti bisnis: Outsourcing tugas-tugas AP rutin memungkinkan tim Anda yang sudah ada untuk fokus pada inisiatif strategis seperti perencanaan keuangan, analisis, dan pengembangan bisnis.
Kebutuhan akan tenaga kerja internal berkurang: Anda dapat menghindari biaya dan kerumitan dalam merekrut, melatih, dan mengelola staf keuangan tambahan untuk menangani volume faktur yang terus meningkat.
Jaringan vendor yang sudah mapan: Beberapa penyedia layanan outsourcing memiliki hubungan yang sudah terjalin dengan penyedia layanan pembayaran dan vendor yang dapat memudahkan transaksi.

Kekurangan dari outsourcing pembayaran tagihan

Biaya tinggi dan biaya pengolahan: Biaya layanan bulanan, biaya per faktur, dan biaya tambahan untuk pembayaran mendesak atau permintaan khusus dapat dengan cepat melebihi perkiraan awal dan membuat perencanaan anggaran menjadi sulit.
Hilangnya kendali langsung: Anda menyerahkan pengawasan atas proses keuangan kritis, sehingga lebih sulit untuk menegakkan kebijakan perusahaan, menanggapi pengecualian, atau menyesuaikan alur kerja dengan cepat. Selain itu, menambahkan perantara antara Anda dan pemasok dapat memperlambat komunikasi dan menimbulkan gesekan dengan mitra bisnis.
Risiko keamanan data dan privasi: Membagikan informasi keuangan sensitif, detail rekening bank, dan data vendor kepada penyedia layanan eksternal dapat meningkatkan risiko Anda terhadap pelanggaran keamanan data, penipuan, atau penyalahgunaan.
Visibilitas real-time yang terbatas: Anda tidak akan memiliki akses langsung ke informasi tentang status pembayaran, faktur yang belum dibayar, dan arus kas, sehingga Anda harus meminta pembaruan dari penyedia layanan Anda daripada mengakses informasi secara langsung.
Proses implementasi yang memakan waktu: Proses onboarding layanan outsourcing dapat memakan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan, memerlukan dokumentasi yang komprehensif, pelatihan, dan pemetaan proses sebelum dapat beroperasi secara penuh.
Pengetahuan organisasi yang berkurang: Ketika fungsi AP dipindahkan ke luar perusahaan Anda, tim Anda kehilangan pemahaman tentang pola pembayaran, preferensi vendor, dan detail proses yang mendukung pengambilan keputusan keuangan yang lebih baik.
Kewajiban dan biaya peralihan: Perjanjian layanan jangka panjang dapat mengikat Anda pada kesepakatan yang tidak lagi sesuai dengan kebutuhan Anda, dan beralih ke penyedia baru atau mengembalikan fungsi-fungsi tersebut ke dalam perusahaan sendiri memakan waktu dan biaya yang tinggi.

Outsourcing pembayaran tagihan: Bagaimana cara menentukan apakah hal ini sesuai dengan bisnis Anda

Outsourcing pembayaran tagihan paling cocok untuk segmen bisnis tertentu:

Perusahaan besar yang memproses puluhan ribu faktur setiap bulannya di berbagai negara dan mata uang dapat memanfaatkan infrastruktur khusus dan jangkauan global yang ditawarkan oleh penyedia layanan outsourcing yang sudah mapan.
Perusahaan di industri yang sangat diatur seperti sektor kesehatan atau kontrak pemerintah mungkin memerlukan keahlian kepatuhan yang ditawarkan oleh penyedia layanan AP khusus.
Perusahaan yang sedang mengalami perubahan besar (merger, akuisisi, atau pembaruan sistem) juga dapat menemukan bahwa outsourcing sementara bermanfaat untuk mempertahankan operasional selama periode perubahan yang signifikan.

Bagi sebagian besar usaha kecil hingga menengah, outsourcing bukanlah pilihan yang tepat ketika alat otomatisasi modern sudah tersedia. Jika prioritas utama Anda adalah mengurangi entri data manual, meningkatkan akurasi pembayaran, mempertahankan visibilitas arus kas yang lebih baik, atau mengembangkan proses AP seiring pertumbuhan bisnis, mengotomatisasi proses akun payable dapat memberikan manfaat ini tanpa kelemahan yang terkait dengan outsourcing.

Solusi seperti Slash menawarkan peningkatan efisiensi tanpa mengorbankan kendali atas keuangan Anda, hubungan dengan vendor, atau transparansi harga saat bisnis Anda berkembang.

Optimalkan proses pembayaran tagihan Anda dengan Slash

Baik Anda adalah startup yang sedang memproses pembayaran vendor pertama kali atau bisnis yang sudah mapan yang mengelola ratusan faktur setiap bulan, Slash dirancang untuk dapat diakses di setiap tahap perjalanan pertumbuhan bisnis Anda.

Platform Slash dapat mengotomatisasi proses pembayaran vendor dengan fitur seperti pembayaran terjadwal yang memastikan vendor dibayar tepat waktu, setiap kali. Alat manajemen faktur yang komprehensif mengorganisir faktur yang belum dibayar berdasarkan statusnya, sehingga Anda dapat memantau setiap pembayaran yang tertunda. Dengan kemampuan pembayaran global yang mencakup berbagai mata uang dan saluran pembayaran, termasuk dukungan kripto asli, Slash mempercepat waktu pemrosesan sambil mengurangi biaya transaksi.⁴ Dengan Slash, Anda dapat memanfaatkan efisiensi outsourcing AP tanpa menyerahkan kendali atas keuangan Anda.

Selain mengoptimalkan proses pembayaran, Slash menyediakan rangkaian lengkap alat manajemen keuangan untuk mendukung bisnis Anda:

Metode pembayaran yang beragam: Lakukan transaksi pembayaran dengan cara yang paling sesuai untuk Anda dan mitra bisnis Anda, baik secara domestik maupun internasional. Slash mendukung transfer ACH global dan transfer kawat melalui jaringan SWIFT ke lebih dari 180 negara, sistem transfer real-time seperti RTP dan FedNow, serta pembayaran kripto menggunakan stablecoin yang dipatok ke USD di delapan blockchain yang didukung.
Alat perbankan bisnis modern: Atur pembayaran berulang, kelola pengeluaran perusahaan dengan kontrol kartu yang detail, dan akses modal kerja untuk meningkatkan likuiditas saat dibutuhkan.⁵ Buat rekening bank bisnis virtual terpisah untuk memisahkan arus kas dan meningkatkan visibilitas di berbagai area operasional Anda, dengan analisis real-time yang mencakup aktivitas AP dan arus kas di semua pembayaran dan rekening.
Obligasi pemerintah berimbal hasil tinggi: Manfaatkan dana tunai yang tidak terpakai dengan rekening treasury yang didukung oleh reksa dana pasar uang Morgan Stanley dan BlackRock, dengan imbal hasil tahunan hingga 3,86%.⁶
Kartu Kredit Slash Visa Platinum: Dapatkan cashback hingga 2% untuk semua pengeluaran kartu perusahaan; tetapkan aturan pengeluaran berdasarkan kategori, merchant, atau tim; dan terbitkan kartu virtual tanpa batas untuk pembayaran vendor berulang atau akses karyawan yang terkontrol.
Integrasi akuntansi: Sinkronkan transaksi secara langsung dengan QuickBooks untuk menjaga pembukuan Anda tetap terupdate secara otomatis. Slash juga terhubung melalui Plaid dan mendukung impor data dari alat seperti Xero, sehingga memudahkan integrasi dengan alur kerja akuntansi yang sudah ada.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 3,000+ businesses already using Slash.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana alat otomatisasi AP terintegrasi dengan sistem bisnis lainnya?

Alat otomatisasi AP terintegrasi dengan menyinkronkan data pembayaran, faktur, dan vendor secara langsung dengan sistem keuangan yang sudah ada, mengurangi pekerjaan entri data manual dan rekonsiliasi. Slash menawarkan sinkronisasi dua arah dengan QuickBooks dan mendukung impor data dari Xero, memungkinkan bisnis untuk mengintegrasikan otomatisasi AP ke dalam alur kerja akuntansi dan perbankan yang sudah ada.

Bagaimana penyedia layanan memastikan kepatuhan dan pelaporan dalam kegiatan pembayaran tagihan?

Penyedia layanan akun hutang membantu memastikan kepatuhan dan pelaporan dengan menerapkan alur kerja persetujuan, menjaga jejak audit, dan menstandarkan proses faktur dan pembayaran. Slash mengintegrasikan kontrol-kontrol ini langsung ke dalam platform kami, memberikan tim alat yang mereka butuhkan untuk menjaga pelaporan yang konsisten dan catatan terpusat yang diperlukan untuk proses kepatuhan dan audit.

Jelajahi dengan AI