Sederhanakan Keuangan Bisnis Anda dengan Manajemen Faktur Cerdas

Tidak masalah jika Anda mengelola faktur secara manual saat pertama kali memulai bisnis. Anda menerima beberapa faktur dari pemasok, mengirimkan beberapa faktur ke pelanggan, dan melacak pembayaran tanpa banyak kesulitan. Namun, seiring dengan meningkatnya aktivitas, proses-proses yang sama tersebut dapat mulai menjadi lebih sulit untuk dikelola.

Menerapkan sistem manajemen faktur merupakan tonggak positif. Hal ini menandakan bahwa Anda memiliki basis pelanggan yang terus berkembang dan hubungan bisnis yang lebih aktif, sehingga memerlukan alat yang dapat mengikuti perkembangan operasional. Namun, memilih perangkat lunak manajemen yang tepat memerlukan pertimbangan matang: Anda perlu mengidentifikasi di mana penundaan cenderung terjadi dalam proses penagihan Anda dan seberapa baik alat baru tersebut dapat terintegrasi dengan sistem keuangan lainnya.

Dalam panduan ini, kita akan membahas bagaimana pengelolaan faktur bekerja, tantangan umum yang mungkin dihadapi oleh bisnis, dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memilih solusi pengolahan faktur. Kami juga akan memperkenalkan dashboard penagihan Slash, yang terintegrasi dengan platform manajemen keuangan Slash yang lebih luas. Dengan Slash, Anda dapat membuat faktur profesional, melacak status pembayaran di satu tempat, dan menerima berbagai metode pembayaran mulai dari transfer bank hingga cryptocurrency.⁴ Lanjutkan membaca untuk mengetahui bagaimana Slash dapat mengoptimalkan cara bisnis Anda mengelola fakturnya.

Apa itu manajemen faktur?

Pengelolaan faktur merujuk pada cara bisnis menangani faktur, mulai dari pembuatan hingga pembayaran dan pencatatan. Proses pengelolaan ini dapat mencakup pembuatan faktur, penerimaan faktur dari vendor, pengiriman faktur untuk persetujuan, pemrosesan pembayaran terkait faktur, dan penyimpanan dokumen untuk tujuan audit dan pelaporan.

Pengelolaan faktur erat kaitannya dengan pengelolaan akun piutang (AP) dan akun hutang (AR) bisnis Anda. Menjaga catatan yang terorganisir dari faktur yang Anda terima membantu melacak pergerakan dana yang keluar dari bisnis Anda. Membuat faktur profesional dan mengelolanya dengan efektif dapat berkontribusi pada waktu penagihan yang lebih cepat, fewer sengketa harga, dan rekonsiliasi yang lebih sederhana di masa mendatang.

Saat ini, terdapat berbagai solusi faktur elektronik yang tersedia untuk mendukung berbagai alur kerja yang terlibat dalam AP dan AR. Beberapa mitra bisnis mungkin masih mengandalkan faktur kertas dan sistem penyimpanan fisik, di mana teknologi OCR berperan dengan membaca faktur dan mengekstrak data ke dalam sistem manajemen terpusat. Faktur lain diterima dalam format PDF yang dapat diunggah untuk pencatatan yang efisien, pelacakan penerimaan, dan pencocokan pesanan pembelian. Dalam kasus yang lebih spesifik, alat penagihan terintegrasi ke dalam sistem manajemen faktur vendor khusus atau platform otomatisasi AP, disesuaikan dengan proses dan kebutuhan operasional tertentu.

Mengapa pengelolaan faktur yang efektif penting bagi bisnis Anda

Pengelolaan faktur tidak hanya memengaruhi cara tagihan dikirim dan dibayar. Hal ini juga berperan dalam seberapa jelas suatu bisnis melacak arus kas masuk dan keluar, serta seberapa efisien tugas-tugas keuangan ditangani sehari-hari:

Operasi piutang dan hutang yang disederhanakan

Utang dagang mencakup apa yang bisnis Anda hutang untuk barang atau jasa, sementara piutang dagang mencerminkan apa yang pelanggan hutang kepada Anda. Faktur mendukung kedua belah pihak dengan menyampaikan informasi mengenai harga, pajak, diskon, dan syarat pembayaran antara dua pihak.

Proses rekonsiliasi yang disederhanakan

Faktur juga berfungsi sebagai acuan utama dalam alur kerja akuntansi internal, terutama selama proses rekonsiliasi. Rekonsiliasi melibatkan perbandingan catatan transaksi di berbagai sistem untuk memastikan keakuratan. Ketika faktur dan data pembayaran direkam melalui otomatisasi daripada entri data manual, proses ini dapat lebih mudah dioptimalkan dan jauh lebih efisien, sehingga mengurangi upaya yang diperlukan untuk menjaga keselarasan catatan.

Menghindari pembayaran terlambat dan memperkuat hubungan dengan pemasok

Ketika faktur tersebar di rantai email dan laci arsip, pembayaran dapat terlewatkan. Sistem pelacakan faktur yang menampilkan status persetujuan, tanggal jatuh tempo, dan progres pembayaran membantu menjaga faktur tetap terorganisir. Visibilitas yang lebih baik dapat mengurangi keterlambatan, mendukung pembayaran tepat waktu, dan membantu mempertahankan hubungan vendor yang lebih konsisten.

Membangun jejak audit yang andal

Selain pencatatan akuntansi sehari-hari, menjaga catatan yang terorganisir dari faktur Anda dapat mendukung persiapan untuk audit internal atau eksternal. Hal ini terutama penting bagi perusahaan yang sangat diatur dengan proses pengadaan formal, karena faktur mencatat apakah pembelian dilakukan melalui saluran, vendor, dan pemasok yang disetujui.

Peningkatan visibilitas arus kas

Memahami bagaimana faktur yang belum dibayar memengaruhi utang dan piutang jangka pendek dapat memberikan gambaran yang lebih jelas tentang arus kas dan posisi keuangan keseluruhan Anda. Untuk pandangan yang lebih terintegrasi tentang arus masuk dan keluar dana melalui kartu perusahaan, transfer bank, pembayaran aset digital, dan lainnya, dasbor analitik Slash menyediakan visibilitas real-time yang dapat membantu tim keuangan merencanakan strategi untuk kewajiban yang akan datang.

The standard in finance

Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.

Get Started
The standard in finance

Memecah proses pengelolaan faktur

Meskipun alur kerja bervariasi antar bisnis, pengelolaan faktur umumnya mengikuti jalur yang serupa dari pembuatan hingga pembayaran. Berikut ini adalah gambaran umum tentang bagaimana proses ini bekerja saat dikelola melalui dashboard faktur Slash.

1. Pembuatan dan persetujuan faktur

Untuk membuat faktur di Slash, navigasikan ke dasbor faktur dan pilih "New Invoice". Dari sana, Anda akan memilih penerima dan memilih akun penerima. Slash akan menghasilkan faktur profesional untuk Anda; yang perlu Anda lakukan hanyalah menambahkan item baris, menetapkan tanggal jatuh tempo, dan menerapkan pajak, diskon, atau catatan pembayaran yang relevan. Sebelum mengirim faktur, penting untuk memeriksa detailnya untuk memastikan keakuratan dan menghindari masalah yang dapat menunda pembayaran.

2. Mengirim faktur kepada klien

Setelah Anda memilih "Kirim Faktur", Slash akan memformat faktur dan mengirimkannya ke penerima Anda melalui email. Faktur yang dikirim melalui Slash dilengkapi dengan opsi pembayaran bawaan, memungkinkan pelanggan untuk melakukan pembayaran langsung tanpa perlu meminta instruksi atau tautan tambahan.

3. Melacak status faktur dan tanggal jatuh tempo pembayaran

Setelah faktur dikirim, faktur tersebut akan secara otomatis muncul di dasbor faktur bersama dengan faktur-faktur lainnya. Anda dapat melihat apakah faktur tersebut belum dibayar, sudah dibayar, terlambat, atau dibatalkan dengan sekilas, dengan tanggal jatuh tempo yang ditampilkan dengan jelas. Seiring mendekati tanggal pembayaran, Anda dapat memperbarui catatan faktur atau menambahkan pengingat untuk membantu memastikan pembayaran tetap berjalan lancar.

4. Pengolahan pembayaran

Slash mendukung berbagai metode pembayaran, termasuk transfer ACH, transfer kawat, dan pembayaran kripto. Pembayaran kripto diproses menggunakan stablecoin yang dipatok ke USD seperti USDC dan USDT. Dana yang diterima melalui stablecoin dapat diubah menjadi uang tunai dan sebaliknya secara langsung di dalam Slash, memberikan fleksibilitas bagi bisnis dalam mengelola pembayaran masuk.

5. Pencatatan dan rekonsiliasi transaksi dalam sistem akuntansi

Setelah pembayaran diterima, status faktur akan diperbarui menjadi "Dibayar" di dashboard Slash. Data piutang dicatat secara otomatis dan tercermin dalam analisis arus kas perusahaan Anda. Saat waktunya untuk rekonsiliasi, Slash dapat menyinkronkan data transaksi secara langsung dengan QuickBooks, di mana Anda dapat mencocokkan pembayaran dengan faktur, pesanan pembelian, dan bukti pembayaran tanpa perlu input manual.

6. Membuat jejak dokumen untuk audit

Faktur dan catatan pembayaran harus disimpan bahkan setelah pembayaran selesai. Catatan ini dapat berguna selama audit kepatuhan eksternal, tinjauan internal, atau saat menyelesaikan pertanyaan atau sengketa penagihan dengan pelanggan di kemudian hari.

Tantangan utama yang dihadapi bisnis dalam pengelolaan faktur

Sebelum mengimplementasikan perangkat lunak manajemen faktur, bisnis Anda mungkin mengalami kendala yang menandakan bahwa saatnya untuk beralih. Bagian di bawah ini menjelaskan beberapa tanda yang mungkin menunjukkan bahwa solusi faktur khusus layak dipertimbangkan:

Format faktur yang tidak konsisten

Membuat faktur profesional menggunakan pengolah kata dapat menjadi proses yang membosankan. Menambahkan logo perusahaan dapat mengganggu format; subtotal, pajak, atau diskon mungkin perlu dihitung secara manual. Menggunakan alat faktur yang menghasilkan faktur secara otomatis dapat membantu menstandarkan format dan memastikan perhitungan dilakukan secara konsisten. Slash membuat faktur terstruktur untuk Anda, menghilangkan kebutuhan untuk menyesuaikan tata letak secara manual.

Kesulitan melacak faktur yang dikirim dalam format PDF

Mengirim faktur sebagai lampiran PDF tidak selalu aman. Jika pelanggan tidak menggunakan sistem manajemen faktur dengan kemampuan ekstraksi data OCR, file tersebut mungkin tersembunyi dalam thread email atau disimpan tanpa pengingat yang jelas untuk membayar. Sistem faktur seperti Slash yang menyertakan opsi pembayaran yang jelas dan terintegrasi dapat mengurangi hambatan bagi penerima dan memberikan pengalaman penagihan yang lebih profesional.

Kesalahan akibat pengisian manual detail faktur

Kesalahan ketik, item yang terlewat, atau jumlah yang salah dapat menyebabkan penundaan pembayaran dan masalah rekonsiliasi. Entri manual juga memakan waktu seiring dengan meningkatnya volume faktur. Integrasi Slash dengan Quickbooks dapat meminimalkan masalah ini, karena platform akuntansi dapat mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian untuk mendeteksi kesalahan dengan cepat.

Penanganan faktur yang belum dibayar dan terlambat

Tanpa tampilan terpusat untuk faktur, sulit untuk mengetahui mana yang belum dibayar, terlambat, atau sudah diselesaikan. Dashboard faktur Slash memberikan tampilan yang jelas tentang status faktur dan tanggal jatuh tempo, membantu tim tetap terorganisir dan mengurangi kemungkinan faktur terlewatkan.

Praktik terbaik untuk pengelolaan faktur yang lebih efisien

Pengelolaan faktur yang lebih efisien dapat dicapai dengan menerapkan beberapa praktik yang konsisten dan terdefinisi dengan baik dalam satu sistem. Langkah-langkah di bawah ini berfokus pada peningkatan cara faktur dibuat, dikirim, dan dilacak seiring dengan meningkatnya aktivitas penagihan:

  • Standarisasi pembuatan faktur: Gunakan sistem yang secara otomatis menghasilkan tata letak faktur dan teks email untuk memastikan penagihan yang konsisten dan lengkap. Slash membuat faktur terstruktur dan memformat email faktur untuk Anda.
  • Menawarkan berbagai opsi pembayaran: Memudahkan pelanggan untuk melakukan pembayaran dengan mendukung ACH, transfer bank, sistem pembayaran real-time, dan stablecoin yang dipatok ke USD seperti USDC dan USDT, dengan proses pembayaran yang terintegrasi dan diproses langsung melalui Slash.
  • Pantau status faktur di satu tempat: Dashboard penagihan Slash menampilkan status pembayaran faktur Anda, membantu tim penagihan (AR) melihat faktur yang belum dibayar dan di mana perlu dilakukan tindak lanjut.
  • Kurangi tindak lanjut yang berlebihan: Pelacakan terpusat membantu mengurangi pengingat yang tidak perlu dan memungkinkan tindak lanjut dilakukan hanya ketika benar-benar diperlukan.
  • Jaga agar catatan faktur tetap terorganisir: Menyimpan semua faktur dan catatan pembayaran Anda dalam satu sistem memudahkan untuk merujuk kembali ke tagihan sebelumnya, mengirim ulang faktur, atau menjawab pertanyaan pelanggan.

Platform terkemuka untuk pengelolaan faktur otomatis

Alat manajemen faktur umumnya terbagi menjadi dua kategori: platform yang mengintegrasikan faktur sebagai bagian dari sistem operasional keuangan yang lebih luas, atau alat yang berfokus pada otomatisasi alur kerja AP (Accounts Payable) atau AR (Accounts Receivable) tertentu. Memahami perbedaan antara platform-platform ini dapat membantu tim memilih perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan mereka saat ini:

Potong

Slash mengintegrasikan pemrosesan faktur dengan seluruh sistem keuangan Anda, sehingga proses pengelolaan faktur Anda terhubung langsung dengan aliran uang dalam bisnis Anda. Dengan Slash, Anda dapat mengoptimalkan piutang dengan mengintegrasikan pemrosesan pembayaran ke dalam faktur Anda, sambil juga mendukung pembayaran hutang melalui penagihan berulang dan otomatis melalui berbagai saluran pembayaran.

Fitur utama dalam penagihan dan manajemen keuangan meliputi:

  • Dashboard untuk membuat faktur profesional, menggunakan informasi perbankan penerima yang tersimpan untuk mengirimkannya, dan melacak status pembayaran.
  • Opsi pembayaran bawaan yang memungkinkan pelanggan untuk membayar faktur secara langsung melalui ACH, transfer bank, atau stablecoin yang dipatok ke USD.
  • Integrasi langsung dengan QuickBooks untuk sinkronisasi transaksi otomatis dan pembukuan yang selalu terupdate, ditambah konektivitas Plaid dan impor data dari Xero.
  • Dukungan untuk pembayaran real-time domestik melalui RTP dan FedNow, serta pembayaran internasional ke lebih dari 180 negara melalui SWIFT.

The standard in finance

Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.

Get Started
The standard in finance

Intuit QuickBooks

QuickBooks adalah perangkat lunak akuntansi yang terintegrasi langsung dengan Slash, sehingga Anda dapat mengekspor data transaksi secara lancar antara kedua platform. QuickBooks mendukung proses pembayaran tagihan dengan kemampuan OCR yang dapat menangkap dan mencatat informasi faktur, dan penambahan terbaru seperti Intuit Assist memperkenalkan alat bertenaga AI untuk pembangkitan dan persetujuan faktur secara otomatis.

  • Template faktur yang dapat disesuaikan dengan branding otomatis dan opsi desain profesional.
  • Otomatisasi faktur berulang untuk penagihan berlangganan atau berkelanjutan, dengan penjadwalan pengiriman otomatis.
  • Penagihan progresif untuk menagih klien secara bertahap berdasarkan tonggak proyek atau persentase penyelesaian.
  • Pembuatan faktur secara massal untuk menghasilkan beberapa faktur dari satu langkah penginputan data.

Xero

Xero adalah perangkat lunak akuntansi berbasis cloud yang dirancang untuk bisnis yang menginginkan alat keuangan yang mudah diakses dengan otomatisasi yang kuat. Melalui konektivitas Plaid dan fitur impor data, Xero terintegrasi langsung dengan Slash, memungkinkan data akuntansi dan pembayaran Xero mengalir langsung ke dalam analisis dan catatan transaksi Slash.

  • Template faktur yang dapat disesuaikan dengan opsi branding, skema warna, dan tata letak yang fleksibel.
  • Pengingat pembayaran otomatis yang mengingatkan pelanggan saat tanggal jatuh tempo mendekat.
  • Pilihan pengiriman yang beragam, termasuk email dan SMS, untuk meningkatkan jangkauan dan tingkat respons.
  • Integrasi pembayaran online dengan PayPal, Stripe, dan penyedia layanan kartu kredit utama untuk penyelesaian transaksi yang lebih cepat.

TAGIHAN

BILL adalah platform manajemen pengeluaran yang dibangun di sekitar perangkat lunak otomatisasi AR dan AP, dengan fokus utama pada pengelolaan penerimaan faktur, pengalihan alur kerja persetujuan, dan pemrosesan pembayaran. Meskipun pendekatan ini mungkin efektif untuk alur kerja khusus dalam pengelolaan piutang dan hutang, BILL menawarkan lebih sedikit opsi untuk penerimaan pembayaran dan cara yang lebih terbatas untuk menghubungkan faktur dengan sistem perbankan atau keuangan yang lebih luas dibandingkan dengan platform yang lebih terintegrasi.

  • Mendukung pemrosesan faktur dan otomatisasi AP, tetapi membatasi pemrosesan pembayaran dari penyelesaian faktur hingga ACH dan pembayaran kartu.
  • Tidak menyediakan layanan manajemen kas, rekening tabungan berbunga tinggi, atau produk pembiayaan modal.
  • Menggunakan sistem penagihan per pengguna yang dapat menjadi mahal seiring pertumbuhan tim, dengan paket Essentials seharga $49 per pengguna per bulan dan paket Corporate seharga $89 per pengguna per bulan.

Tipalti

Tipalti adalah solusi penagihan yang lebih kompleks, dirancang khusus untuk organisasi besar dengan kebutuhan penagihan dan pengadaan yang intensif. Tipalti bukanlah platform perbankan lengkap, dan fungsinya lebih mirip dengan sistem ERP. Fitur utamanya berfokus pada pemrosesan faktur dan alur kerja persetujuan, dengan fitur-fitur lanjutan hanya tersedia pada tingkatan harga yang lebih tinggi.

  • Portal pemasok yang memungkinkan pemasok untuk mengirimkan informasi faktur secara langsung, dengan proses pengiriman faktur melalui alur kerja persetujuan dan pembayaran.
  • Opsi pembayaran global dan dukungan untuk entitas multiple hanya tersedia melalui Tipalti Advanced, yang dimulai dari $199 per bulan.
  • Tidak mendukung sistem pembayaran real-time, fitur perbankan asli, atau pembayaran kripto.
  • Kartu korporat tersedia, tetapi tanpa sistem perbankan yang terintegrasi, sehingga menyulitkan untuk mengintegrasikan data arus kas dan pengeluaran.

Optimalkan pengelolaan faktur Anda dengan Slash

Penagihan tidak boleh dipisahkan dari aspek keuangan lainnya. Slash mengintegrasikan penagihan sebagai bagian dari platform keuangan yang lebih luas, yang dirancang untuk mendukung alur kerja yang kompleks dan spesifik industri.

Dengan Slash, Anda dapat membuat, mengirim, dan melacak faktur di tempat yang sama di mana Anda mengelola semua aktivitas keuangan Anda. Faktur ditampilkan bersamaan dengan pengeluaran kartu, penerimaan pembayaran, dan proses keuangan otomatis, sehingga mengurangi kebutuhan untuk berpindah antar alat. Slash memberikan visibilitas real-time tentang bagaimana uang bergerak melalui bisnis Anda, membantu Anda memantau dan mengelola arus kas dengan lebih efektif.

Beberapa cara tambahan yang didukung oleh Slash dalam pengelolaan faktur dan alur kerja keuangan yang lebih luas meliputi:

  • Pengelolaan keuangan yang dirancang untuk fleksibilitas: Pisahkan modal operasional dan dana kas Anda untuk mengelola arus kas atau mengumpulkan dana untuk tujuan yang berbeda. Kelola entitas bisnis, lokasi, atau anak perusahaan yang berbeda dari satu dasbor tunggal, dengan pelaporan terpadu dan visibilitas yang jelas di seluruh akun.
  • Metode pembayaran dinamis: Slash mendukung berbagai metode pembayaran, termasuk ACH global, transfer kawat internasional ke lebih dari 180 negara melalui SWIFT, dan pembayaran domestik real-time melalui RTP dan FedNow.
  • Pembiayaan modal kerja: Dengan pinjaman modal kerja Slash, Anda dapat menarik dana secara langsung di dalam platform kapan pun Anda membutuhkan likuiditas tambahan dan memilih antara jangka waktu pembayaran fleksibel 30, 60, atau 90 hari yang sesuai dengan perkiraan piutang Anda.⁵
  • Dukungan mata uang kripto asli: Konversikan dana menjadi stablecoin yang dipatok ke USD, seperti USDT atau USDC, untuk melakukan transfer di blockchain, menawarkan metode pembayaran alternatif yang dapat mengurangi biaya dan waktu penyelesaian.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 5,000+ businesses already using Slash.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah Slash dapat mengotomatisasi proses pembayaran tagihan?

Slash mendukung alur kerja pembayaran hutang dengan memfasilitasi pembayaran terjadwal dan otomatis melalui berbagai saluran pembayaran, sehingga mengurangi langkah-langkah manual yang terlibat dalam pembayaran kepada vendor.

Apa itu teknologi OCR?

Teknologi OCR (Optical Character Recognition) membaca teks dari dokumen seperti faktur kertas atau PDF dan mengonversinya menjadi data digital terstruktur. Hal ini mengurangi penginputan data manual dengan secara otomatis mengekstrak detail faktur yang penting.

Apakah Slash terintegrasi dengan sistem ERP atau perangkat lunak akuntansi?

Slash terintegrasi langsung dengan QuickBooks untuk sinkronisasi transaksi otomatis dan mendukung impor data dari Xero melalui Plaid. Integrasi ini memungkinkan data faktur dan pembayaran tetap sinkron dengan sistem akuntansi Anda, dan koneksi ERP dapat didukung melalui ekspor atau alur kerja akuntansi yang sudah ada.

Baca lebih lanjut dari kami