Perbedaan Proses Penagihan dan Pembuatan Faktur, dan Mengapa Hal Ini Penting bagi Bisnis Anda
Banyak pemilik usaha kecil mungkin menggunakan istilah "billing" dan "invoicing" secara bergantian, menganggap keduanya merujuk pada proses yang sama dalam meminta pembayaran dari pelanggan. Meskipun keduanya penting untuk menerima pembayaran dan melacak utang pelanggan, keduanya sebenarnya tidak sama. Memahami perbedaan antara keduanya dapat memberikan dampak nyata pada cara bisnis Anda mengelola arus kas, hubungan dengan pelanggan, dan catatan keuangan.
Penagihan dan fakturasi berbeda dalam hal kapan Anda meminta pembayaran, seberapa detail informasi yang Anda berikan, dan model bisnis mana yang paling sesuai untuk masing-masing. Penagihan umumnya terkait dengan pendapatan berulang dan penagihan otomatis, sementara fakturasi berfokus pada pendokumentasian transaksi spesifik atau pekerjaan yang telah selesai. Perbedaan ini melampaui sekadar perbedaan istilah; setiap proses memiliki persyaratan prosedural yang berbeda dan tidak selalu sama persis.
Dalam panduan ini, kami akan membahas secara rinci perbedaan antara penagihan dan faktur, menjelaskan bagaimana masing-masing memerlukan alat keuangan dan alur kerja yang sedikit berbeda. Kami juga akan menjelaskan bagaimana platform modern seperti Slash mengintegrasikan fitur penagihan dengan perangkat lunak perbankan dan akuntansi, sehingga menghilangkan banyak pekerjaan manual yang biasanya terkait dengan pengumpulan pembayaran dan pemeliharaan catatan keuangan.¹ Otomatisasi dapat mengurangi kesalahan input data, mempercepat proses pembayaran, dan memberikan visibilitas real-time terhadap arus kas untuk mengoptimalkan cara bisnis Anda mengelola dan mengoptimalkan proses piutang dagang.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Apa arti dari penagihan?
Penagihan merujuk pada proses mengenakan biaya kepada pelanggan atas barang atau jasa yang disediakan oleh bisnis Anda. Istilah ini mencakup seluruh siklus permintaan pembayaran, mulai dari transaksi awal hingga penagihan atas jumlah yang harus dibayar. Proses penagihan umumnya melibatkan penetapan syarat pembayaran, pembuatan permintaan pembayaran, dan tindak lanjut hingga dana diterima.
Dalam banyak konteks, penagihan dilakukan secara berulang. Bayangkan tagihan utilitas bulanan Anda, layanan berlangganan, atau biaya keanggotaan. Siklus penagihan otomatis ini mengirimkan tagihan rutin kepada pelanggan tanpa memerlukan rincian terperinci tentang setiap produk yang dijual atau layanan yang diberikan. Sistem penagihan melacak apa yang harus dibayar oleh klien dan memproses pembayaran sesuai dengan syarat yang telah ditentukan sebelumnya.
Apa itu penagihan?
Penagihan adalah bagian yang lebih spesifik dan berorientasi pada dokumen dari proses penagihan. Faktur adalah permintaan resmi untuk pembayaran yang terkait dengan transaksi tertentu atau serangkaian transaksi.
Sebuah faktur standar biasanya mencakup nomor faktur, deskripsi rinci tentang barang atau jasa yang disediakan, jumlah, harga per unit, pajak yang berlaku, jumlah total yang harus dibayar, dan batas waktu pembayaran. Karena tingkat detailnya yang tinggi, faktur berfungsi ganda sebagai permintaan pembayaran dan catatan akuntansi resmi.
Berbeda dengan penagihan berulang, penagihan biasanya dilakukan setelah pekerjaan selesai atau barang dikirimkan. Setiap faktur sesuai dengan proyek atau pekerjaan tertentu, sehingga sangat berguna untuk pekerjaan berbasis proyek atau pekerjaan yang bersifat variabel.
Perbedaan utama antara penagihan dan faktur
Melampaui definisi kedua konsep tersebut, perbedaan nyata antara penagihan (billing) dan faktur (invoicing) menjadi lebih jelas dalam cara masing-masing diterapkan secara operasional. Meskipun kedua istilah sering digunakan secara bergantian, keduanya memiliki peran yang berbeda dalam siklus pembayaran dan diterapkan dalam konteks bisnis yang berbeda. Berikut perbandingan keduanya secara berdampingan:
Tujuan
Meskipun baik penagihan (billing) maupun faktur (invoicing) bertujuan untuk mengumpulkan pembayaran, tujuan keduanya sedikit berbeda. Penagihan mencakup seluruh prosedur yang digunakan bisnis Anda untuk meminta pembayaran dan mengelola piutang. Ini adalah sistem yang memastikan uang mengalir ke dalam bisnis Anda.
Penagihan, di sisi lain, menciptakan catatan yang jelas tentang apa yang harus dibayar oleh pelanggan untuk barang atau jasa tertentu. Peran utamanya adalah sebagai dokumen pendukung untuk akuntansi, pelaporan pajak, dan penyelesaian sengketa.
Waktu
Penagihan sering dilakukan secara berkala dan dapat terjadi sebelum layanan sepenuhnya disediakan. Misalnya, bisnis berlangganan mungkin menagih pelanggan di awal setiap bulan untuk akses yang akan mereka terima selama periode tersebut.
Penagihan biasanya dilakukan setelah pengiriman atau penyelesaian pekerjaan. Setelah pekerjaan selesai, Anda mengirimkan faktur yang menjelaskan secara rinci apa yang telah disediakan dan kapan pembayaran harus dilakukan.
Tingkat detail
Faktur jauh lebih rinci daripada tagihan umum. Saat Anda membuat faktur, Anda menyertakan item baris dengan detail yang tepat tentang setiap produk atau layanan, jumlah, harga satuan per item, pajak yang berlaku, dan total jumlah yang harus dibayar. Tingkat detail ini membantu Anda dan klien Anda memahami dengan jelas apa yang dibebankan dan alasannya.
Tagihan, terutama untuk layanan berlangganan, biasanya kurang rinci. Tagihan bulanan mungkin hanya menampilkan satu tagihan tanpa merinci setiap fitur yang termasuk di dalamnya, yang memudahkan pemeriksaan tetapi memberikan dokumentasi yang lebih sedikit.
Kontekstual Penggunaan
Penagihan paling umum terjadi dalam hubungan jangka panjang di mana biaya tetap relatif stabil seiring waktu. Bisnis berlangganan, organisasi keanggotaan, dan penyedia layanan berbasis retainer sering mengandalkan sistem penagihan otomatis dan debit ACH untuk mengumpulkan pembayaran secara teratur.
Penagihan lebih umum digunakan untuk proyek satu kali atau pekerjaan yang bervariasi dari satu proyek ke proyek lainnya. Freelancer, konsultan, dan bisnis produk kustom menggunakan faktur untuk mencerminkan perubahan ruang lingkup, hasil kerja, dan harga. Hal ini biasanya mengharuskan penggunaan metode transfer dan penagihan dana yang lebih dinamis dan spesifik daripada hanya mengandalkan transfer ACH (Automatic Clearing House) atau debit.
Contoh nyata: Penagihan dan pembuatan faktur untuk usaha kecil
Melihat bagaimana proses penagihan dan pembuatan faktur bekerja dalam praktiknya dapat membantu memahami perbedaannya dengan lebih mudah. Berikut adalah beberapa skenario umum yang sering terjadi pada usaha kecil:
Seorang desainer lepas yang membuat faktur untuk klien.
Setelah menyelesaikan proyek desain logo, seorang desainer grafis lepas mengirimkan faktur kepada klien. Faktur tersebut mencantumkan layanan yang diberikan (seperti pembuatan draf, revisi, dan file akhir) beserta total biaya, syarat pembayaran, dan tanggal jatuh tempo.
Desainer dapat menggunakan templat faktur untuk menjaga konsistensi. Setelah pembayaran diterima, faktur menjadi bagian dari catatan akuntansi desainer, membantu melacak pendapatan dan mengelola arus kas seiring waktu.
Langganan SaaS yang mengenakan biaya bulanan
Bisnis perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) umumnya menggunakan sistem penagihan otomatis untuk membebankan biaya kepada pelanggan atas langganan bulanan atau tahunan. Pembayaran diproses secara otomatis pada tanggal yang telah dijadwalkan, dan pelanggan menerima konfirmasi atau bukti pembayaran.
Karena siklus penagihan bersifat berulang, tidak perlu membuat faktur baru secara manual setiap periode. Jika pembayaran gagal, baik karena kartu yang sudah kadaluwarsa atau saldo tidak mencukupi, sistem penagihan dapat mengirimkan pengingat dan meminta pelanggan untuk memperbarui detail pembayaran mereka.
Penagihan keanggotaan berulang versus pekerjaan proyek yang diinvoisikan
Pertimbangkan sebuah firma konsultasi bisnis yang menawarkan layanan retainer dan pekerjaan berbasis proyek. Untuk klien retainer, firma tersebut menggunakan sistem penagihan berulang, yang secara otomatis mengenakan biaya yang sama setiap bulan untuk layanan konsultasi berkelanjutan. Proses penagihan ini bersifat terprediksi dan otomatis, sehingga memerlukan intervensi manual minimal.
Untuk klien berbasis proyek, firma mengirimkan faktur setelah menyelesaikan setiap proyek. Faktur-faktur ini mencakup rincian terperinci mengenai jam kerja yang dihabiskan, biaya yang dikeluarkan, dan hasil kerja yang diserahkan. Setiap faktur mencakup syarat-syarat unik berdasarkan lingkup proyek dan mungkin memiliki syarat pembayaran yang berbeda dari perjanjian retainer standar. Fleksibilitas ini memungkinkan firma untuk menyesuaikan proses penagihan dengan kebutuhan klien yang berbeda sambil tetap menjaga catatan keuangan yang akurat untuk semua transaksi.
5 Praktik terbaik dalam penagihan dan pembuatan faktur
Praktik penagihan dan penagihan yang jelas dan konsisten dapat membantu Anda menerima pembayaran lebih cepat dan mengurangi kebingungan bagi Anda dan klien Anda. Dengan menerapkan beberapa perubahan prosedural kecil, Anda dapat melakukan perbaikan yang berarti dalam mengelola arus kas dan menyederhanakan pencatatan. Berikut lima praktik terbaik:
1. Gunakan terminologi dan dokumentasi yang konsisten.
Tetapkan standar yang jelas dalam cara Anda mendeskripsikan barang atau jasa di semua dokumen penagihan dan faktur. Penggunaan bahasa yang konsisten dari satu faktur ke faktur lainnya memudahkan klien untuk memahami apa yang mereka bayar dan mengurangi pertanyaan bolak-balik.
Di dashboard Slash Anda, Anda dapat dengan mudah membuat dan mengirim faktur profesional menggunakan detail pelanggan dan rekening bank yang telah disimpan. Cukup pilih klien, tambahkan item baris, pilih rekening deposit Anda, dan sertakan catatan atau instruksi pembayaran. Setelah dikirim, faktur akan disimpan dengan aman di akun Anda dan secara otomatis dikirimkan ke pelanggan Anda melalui email dengan detail pembayaran yang terintegrasi.
2. Ketentuan pembayaran yang jelas dan harapan yang jelas
Selalu nyatakan syarat pembayaran Anda secara jelas di awal, dengan tanggal jatuh tempo yang tercantum dengan jelas pada setiap faktur. Jelaskan secara rinci metode pembayaran yang Anda terima agar tidak ada kebingungan tentang cara klien dapat melakukan pembayaran. Jika Anda menawarkan diskon pembayaran awal atau mengenakan denda keterlambatan, jelaskan hal tersebut dengan jelas. Dan saat menggunakan syarat pembayaran net-30 atau net-60, pastikan klien memahami bahwa jendela pembayaran dimulai saat faktur dikirim, bukan saat faktur dibuka atau disetujui secara internal.
3. Pengingat otomatis dan kebijakan denda keterlambatan
Gunakan sistem otomatis seperti Slash untuk melacak status faktur dan mengidentifikasi kapan pembayaran menjadi terlambat. Mengirimkan pengingat yang konsisten dan ramah saat tanggal jatuh tempo mendekat membantu menjaga faktur tetap menjadi prioritas tanpa memerlukan tindak lanjut manual. Padukan pengingat dengan kebijakan denda keterlambatan yang jelas dan tercantum dalam syarat pembayaran Anda.
4. Pencatatan yang akurat untuk keperluan akuntansi dan perpajakan.
Setiap faktur dan tagihan yang Anda kirimkan harus dicatat dengan benar dalam sistem akuntansi Anda. Dokumen ini sangat penting untuk melacak pendapatan, mengelola piutang, dan menyiapkan laporan pajak yang akurat.
Ketika alat seperti QuickBooks terintegrasi dengan Slash, catatan keuangan Anda akan diperbarui secara otomatis saat faktur dibuat dan pembayaran diterima. Berbagi data antara sistem perbankan dan akuntansi Anda mengurangi kesalahan input manual dan memberikan visibilitas real-time terhadap kesehatan keuangan bisnis Anda.
5. Rekonsiliasi tepat waktu
Secara rutin, bandingkan catatan penagihan dan faktur Anda dengan pembayaran yang diterima. Cocokkan setiap bukti pembayaran atau pesanan pembelian dengan faktur yang sesuai untuk memastikan bahwa semua jumlah yang harus dibayar telah dikumpulkan dan diterapkan dengan benar.
Melacak metrik seperti waktu rata-rata pembayaran, tingkat pembayaran tepat waktu, dan piutang yang belum dibayar dapat membantu Anda mengidentifikasi pola arus kas sejak dini. Wawasan ini dapat memudahkan Anda untuk menyesuaikan syarat pembayaran, melakukan tindak lanjut lebih awal, atau mengirim faktur lebih cepat setelah pekerjaan selesai.
Memilih alat penagihan dan faktur yang tepat untuk bisnis kecil Anda
Alat penagihan dan faktur yang tepat tidak hanya mengirimkan permintaan pembayaran. Mereka menentukan seberapa mudah Anda mengumpulkan pembayaran, seberapa jelas Anda melihat arus kas, dan seberapa baik sistem Anda dapat berskala seiring pertumbuhan bisnis Anda. Bagi usaha kecil, solusi terbaik mengintegrasikan penagihan, pembayaran, dan akuntansi menjadi alur kerja tunggal yang andal. Berikut adalah beberapa fitur kunci yang perlu diperhatikan:
- Antarmuka yang intuitif: Cari perangkat lunak yang memudahkan Anda membuat dan mengirim faktur tanpa kurva pembelajaran yang curam. Dashboard Slash membantu Anda mengelola detail perbankan klien, menghasilkan faktur profesional, dan dengan cepat melihat faktur mana yang belum dibayar, terlambat, atau sudah dibayar, semuanya dalam satu tempat.
- Integrasi dengan perangkat lunak akuntansi: Data penagihan dan faktur Anda harus terintegrasi langsung ke dalam catatan akuntansi Anda untuk mempermudah pelaporan keuangan dan persiapan pajak. Slash terhubung langsung dengan QuickBooks untuk menjaga keakuratan catatan akuntansi Anda tanpa perlu memasukkan data secara berulang, sehingga Anda dapat melihat dengan jelas bagaimana aktivitas penagihan memengaruhi arus kas secara keseluruhan.
- Dukungan untuk berbagai metode pembayaran: Klien yang berbeda memiliki preferensi pembayaran yang berbeda, dan mengakomodasi preferensi tersebut dapat secara signifikan mengurangi waktu penagihan. Slash memungkinkan pelanggan untuk membayar langsung dari faktur itu sendiri dan mendukung berbagai opsi pembayaran, termasuk pembayaran dengan kartu, ACH, transfer bank, atau pembayaran kripto menggunakan stablecoin USDC dan USDT.⁴
- Kemampuan penagihan internasional: Perusahaan yang bekerja dengan klien atau vendor internasional memerlukan alat yang dapat menangani pembayaran lintas batas tanpa kerumitan tambahan atau biaya tinggi. Slash memungkinkan Anda untuk mengirim dan menerima transfer ACH atau transfer kawat ke lebih dari 180 negara, memudahkan Anda untuk menerima pembayaran dan membayar vendor secara global tanpa perlu mengelola hubungan perbankan yang beragam.
- Skalabilitas untuk tim yang berkembang: Seiring dengan pertumbuhan operasional Anda, sistem penagihan Anda harus mampu mendukung penambahan pengguna, volume transaksi yang lebih tinggi, dan izin akses yang lebih detail. Slash menyediakan kontrol akses berbasis peran sehingga Anda dapat mengelola siapa yang membuat faktur, memproses pembayaran, dan mengakses data keuangan sensitif seiring dengan pertumbuhan tim Anda.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Bagaimana Slash dapat mempermudah proses penagihan dan pembuatan faktur untuk bisnis Anda.
Slash menggabungkan proses penagihan dan pembayaran dalam satu platform tunggal, menghilangkan banyak hambatan yang memperlambat proses penagihan. Anda dapat membuat, mengirim, dan melacak faktur langsung dari dashboard Anda, dengan sistem pembayaran terintegrasi yang memungkinkan klien untuk membayar secara langsung tanpa perlu mengakses portal terpisah.
Platform ini terintegrasi langsung dengan QuickBooks dan Xero, sehingga setiap faktur yang Anda kirimkan dan setiap pembayaran yang Anda terima secara otomatis memperbarui catatan akuntansi Anda. Hal ini menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan data secara manual dalam proses tersebut dan membantu menjaga catatan akuntansi Anda tetap akurat dan terkini. Selain itu, visibilitas real-time terhadap saldo dan pencatatan transaksi otomatis di semua metode pembayaran memberikan gambaran akurat tentang arus kas Anda saat uang masuk dan keluar dari bisnis Anda.
Selain penagihan, Slash juga mendukung operasi keuangan yang lebih luas yang berkaitan dengan cara bisnis Anda mengumpulkan, memindahkan, dan mengelola uang, dengan fitur-fitur seperti:
- Kartu Kredit Slash Visa® Platinum: Terbitkan kartu virtual tanpa batas dan dapatkan cashback hingga 2%. Kendalikan pengeluaran dengan batas per kartu dan pembatasan tingkat merchant. Ajukan permohonan hari ini tanpa pemeriksaan kredit tradisional.
- Metode pembayaran yang beragam: Kirim ACH atau transfer kawat ke lebih dari 180 negara melalui jaringan SWIFT. Pembayaran domestik tanpa batas tanpa biaya per transaksi untuk pengguna Pro. Manfaatkan sistem pembayaran real-time RTP dan FedNow.
- Rekening tabungan berimbal hasil tinggi: Dapatkan imbal hasil tahunan hingga 3,86% dengan mengalokasikan dana ke investasi pasar uang dari BlackRock dan Morgan Stanley, semuanya dikelola langsung dari akun Slash Anda.⁶
- Perbankan bisnis modern: Pencatatan transaksi otomatis untuk semua metode pembayaran Anda, pemantauan saldo secara real-time, dan rekening virtual yang memudahkan Anda untuk memahami dan mengelola arus kas yang berbeda di seluruh bisnis Anda.
- Dukungan mata uang kripto asli: Simpan, kirim, dan terima stablecoin yang dipatok ke USD, yaitu USDC dan USDT, dengan fitur on/off ramp bawaan untuk mengonversi dana antara akun Slash Anda dan kripto. Pembayaran kripto menghindari banyak biaya dan penundaan pemrosesan yang biasanya terjadi dalam sistem perbankan tradisional, memungkinkan transfer hampir instan dan biaya rendah di seluruh dunia.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah faktur digital sah secara hukum?
Ya. Di Amerika Serikat, faktur digital secara hukum sah berdasarkan Undang-Undang E-Sign. Faktur tersebut harus mencakup detail yang diwajibkan, seperti informasi penjual, deskripsi barang atau jasa, jumlah yang harus dibayar, dan pajak yang berlaku.
Apa saja kesalahan umum yang harus dihindari oleh usaha kecil saat membuat faktur atau tagihan?
Kesalahan umum meliputi ketentuan pembayaran yang tidak jelas, format faktur yang tidak konsisten, mengirim faktur terlambat, dan gagal mengikuti pembayaran yang terlambat. Mengandalkan proses manual daripada otomatisasi juga dapat menyebabkan kesalahan dan kegagalan dalam penagihan.
Seberapa sering sebaiknya saya mengirim faktur dibandingkan dengan tagihan?
Faktur harus dikirimkan setelah pekerjaan selesai atau barang dikirimkan, terutama untuk layanan berbasis proyek atau layanan yang bersifat variabel. Tagihan lebih cocok untuk biaya berulang di mana layanan atau akses disediakan secara berkelanjutan, seperti langganan atau biaya retensi.
Baca lebih lanjut dari kami
