Panduan Otomatisasi Pembayaran Utang untuk Usaha Kecil

Tim kecil seringkali harus mengelola banyak hal dengan sumber daya yang terbatas. Tanpa solusi otomatisasi yang cerdas, tugas-tugas rutin dapat menumpuk, menghabiskan waktu berharga, dan membuat pengelolaan arus kas menjadi lebih sulit. Alat yang tepat dapat membantu bisnis Anda dalam mengelola beban kerja keuangan dan operasional dengan mengubah tugas manual menjadi alur kerja yang terintegrasi, dengan waktu penyelesaian yang lebih cepat, kesalahan yang lebih sedikit, dan efisiensi keseluruhan yang lebih baik.

Ada beberapa cara untuk mengotomatisasi proses bisnis Anda. Salah satu metode utama adalah melalui otomatisasi akun piutang (AP). Akun piutang (AP) berkaitan dengan kewajiban saat ini dan uang yang Anda hutang kepada pemasok, menjadikannya proses nilai dan keuangan yang esensial bagi bisnis Anda. Dalam panduan ini, kita akan fokus pada otomatisasi akun piutang: apa itu, bagaimana cara kerjanya, dan bagaimana hal itu dapat menghemat waktu dan tenaga bisnis Anda.

Apa itu otomatisasi akun hutang dan mengapa hal ini penting bagi usaha kecil?

Akun hutang (AP) merujuk pada uang yang harus dibayarkan oleh bisnis Anda kepada vendor atau pemasok setelah pembelian dan penerimaan barang atau jasa. AP pada dasarnya merupakan kebalikan dari akun piutang (AR), yang mencerminkan apa yang harus dibayarkan oleh pelanggan dan klien kepada Anda setelah Anda menyediakan barang atau jasa kepada mereka. Keduanya merupakan nilai penting dalam neraca Anda, tetapi dapat menjadi rumit karena proses penagihan, persetujuan, dan pembayaran tepat waktu.

AP merupakan kewajiban saat ini bagi bisnis Anda, dan penting untuk memantau, memproses dengan benar, serta membayar kepada pemasok sesuai dengan batas waktu yang disepakati. Oleh karena itu, mengandalkan proses manual dapat berisiko, membuat perusahaan Anda rentan terhadap kesalahan yang mahal dan membatasi waktu yang dapat Anda gunakan untuk tugas-tugas penting lainnya. Solusi otomatisasi untuk akun payable akan membantu mengoptimalkan seluruh proses dengan mengurangi pekerjaan manual di berbagai area:

Tugas-tugas utama dalam pengelolaan utang yang dapat Anda otomatisasi

Otomatisasi AP mempermudah pekerjaan manual yang berulang, mengurangi kesalahan, dan memberikan alur kerja yang lebih efisien. Beberapa area utama di mana Anda akan merasakan manfaat otomatisasi:

Pencocokan faktur. Menggunakan OCR (pengenalan karakter optik) dan pembelajaran mesin untuk mengekstrak data (pemasok, tanggal, jumlah, pajak, dll.) dari dokumen digital, faktur kertas yang discan, dan bukti pembayaran. Entri data otomatis dapat memproses informasi ini untuk Anda dan mempercepat proses rekonsiliasi Anda.
Rekonsiliasi otomatis. Sama seperti pencocokan faktur, rekonsiliasi otomatis secara otomatis mengelompokkan pengeluaran Anda untuk efisiensi yang lebih tinggi.
Hubungan dengan pemasok. Otomatis memberitahu vendor saat faktur diterima, disetujui, atau dijadwalkan untuk pembayaran. Seringkali, Anda juga dapat mengotomatiskan proses koreksi faktur, pengingat, dan pembuatan formulir serta faktur untuk vendor.
Rute persetujuan. Otomatisasi persetujuan dapat membantu Anda menyaring kesesuaian, sehingga prosesnya menjadi lebih mudah. Otomatisasi juga dapat digunakan untuk melacak persetujuan. Hal ini sangat berguna untuk jejak audit atau melacak riwayat persetujuan secara umum.
Penjadwalan pembayaran. Otomatisasi memungkinkan Anda menjadwalkan pembayaran sehingga Anda dapat mengoptimalkan arus kas sambil memastikan Anda tidak melewatkan tenggat waktu pembayaran yang penting.
Pengolahan pembayaran. Tentukan syarat dan batasi jumlah persetujuan manual yang harus Anda berikan, sehingga memudahkan pekerjaan para pengambil keputusan.

Accounting that updates itself

Connect QuickBooks or Xero and stay in sync.

Get Started

Tantangan utama dalam pengelolaan utang dagang yang dihadapi oleh usaha kecil

Sakit kepala sering dialami oleh tim kecil yang mengelola alur kerja organisasi terkait faktur, perjanjian vendor, dan lainnya. Memahami tantangan apa yang mungkin dihadapi saat menangani akun payable akan membantu Anda meningkatkan alur kerja AP otomatis dengan lebih baik:

Entri data manual yang memakan waktu. Menambahkan tanggal, jumlah, pajak, dan lainnya secara manual adalah proses yang umum dalam pengelolaan utang. Beruntungnya, OCR dan alat otomatis lainnya membuat proses ini menjadi jauh lebih mudah. Fitur berbasis cloud dan digitalisasi juga mengurangi masalah yang terkait dengan penyimpanan dan pemeliharaan bukti pembayaran atau dokumen fisik.
Pembayaran yang terlewat atau tertunda. Pembayaran yang terlambat dapat mengakibatkan denda yang mahal, merusak reputasi kredit dan hubungan dengan vendor, serta mengganggu alur kerja akuntansi secara keseluruhan. Mengotomatisasi jadwal transaksi dapat membantu Anda menghindari risiko keterlambatan pembayaran di masa depan.
Kurangnya integrasi dengan alat akuntansi. Ketika pembukuan Anda terpisah dari proses pengelolaan utang dagang, hal ini dapat menyebabkan banyak pekerjaan manual dan pembukuan yang berantakan. Platform manajemen keuangan seperti Slash¹ menyediakan alat dengan fitur pelacakan pengeluaran, pemrosesan faktur, dan integrasi dengan alat pembukuan. Dengan satu dasbor, hal ini mempermudah pembukuan dan pengelolaan utang dagang (AP) bagi tim pembukuan Anda untuk bekerja dengan lebih efisien.
Kesulitan dalam mengelola arus kas. Seringkali tagihan tidak dibayarkan secara merata, persetujuan tertunda, diskon terlewatkan, atau pembayaran terakhir menit memicu biaya tambahan. Otomatisasi mengelola tagihan secara terpusat, menampilkan tagihan yang harus dibayar dan kapan, serta menjadwalkan pembayaran secara otomatis pada waktu yang tepat. Hal ini tidak hanya membantu Anda mengoptimalkan arus kas, tetapi juga menghindari denda keterlambatan dan berpotensi mendapatkan diskon.

Manfaat utama dari otomatisasi pembayaran tagihan.

Proses penagihan dan persetujuan yang lebih cepat. Otomatisasi dapat menggunakan OCR dan pembelajaran mesin untuk membaca dokumen digital dan dokumen fisik yang discan guna ekstraksi dan penyimpanan data.
Penurunan jumlah kesalahan meningkatkan akurasi. Kesalahan adalah hal yang wajar. Alat otomatis dapat mendeteksi kesalahan seperti entri ganda, ketidaksesuaian, dan penipuan. Selain itu, alat otomatisasi AP dapat digunakan untuk mencegah kesalahan sebelum terjadi, dengan menyediakan penangkapan data yang terstandarisasi dan pencocokan data berbasis OCR atau machine learning dari faktur, kwitansi, dan pesanan pembelian.
Peningkatan transparansi dalam arus kas. Sistem manajemen keuangan seperti Slash menyediakan dasbor yang memungkinkan Anda melihat kewajiban saat ini dan yang akan datang, batas waktu pembayaran, serta status arus kas saat ini, sehingga Anda dapat memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang di mana uang tunai Anda saat ini dan di mana seharusnya berada di masa depan.
Hubungan yang lebih kuat dengan vendor. Pembayaran yang konsisten dan tepat waktu, serta pemberitahuan pembayaran otomatis, dapat meningkatkan komunikasi dan mengurangi sengketa, yang pada akhirnya dapat mendukung persyaratan yang lebih baik seiring berjalannya waktu.
Integrasi akuntansi. Sinkronisasi dua arah dengan buku besar umum memastikan catatan vendor, faktur, dan pembayaran tetap terkoordinasi dan menjaga jejak audit yang lengkap.
ROI yang nyata dan penghematan jangka panjang. Biaya pemrosesan yang lebih rendah, denda keterlambatan yang lebih sedikit, penangkapan diskon yang lebih baik, dan pengurangan beban kerja berkontribusi pada penghematan seiring waktu. Hasil konkret dari otomatisasi AP juga dapat dilihat dalam aspek lain:

Hasil konkret dari otomatisasi AP

Dengan mengurangi pekerjaan manual dan memperpendek waktu penyelesaian, otomatisasi AP memberikan sejumlah manfaat nyata bagi bisnis Anda. Daftar di bawah ini adalah cara-cara di mana perusahaan Anda dapat memperoleh manfaat nyata, yang pada akhirnya memberikan lebih banyak waktu, uang, dan energi bagi tim Anda:

Mengurangi waktu siklus faktur hingga 80%. Routing otomatis, pengingat, pengadaan, dan pencocokan faktur akan mengurangi waktu pemrosesan akun payable di semua tahap, mulai dari pesanan pembelian hingga faktur, penerimaan, persetujuan, pembayaran, hingga vendor yang puas.
Tingkatkan pembayaran tanpa perlu memperluas tim Anda. Otomatisasi AP dapat meningkatkan kemampuan tim dengan ukuran yang sama dalam menangani beban kerja yang lebih besar, sehingga menghemat biaya tenaga kerja.
Waktu. Dengan otomatisasi, proses pengolahan AP menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan lebih efisien. Singkatnya, hal ini berarti Anda memiliki lebih banyak waktu.

Cara mengimplementasikan otomatisasi AP di bisnis Anda

Langkah 1: Evaluasi alur kerja AP Anda saat ini

Pertama, dapatkan gambaran yang jelas tentang proses saat ini. Untuk melakukannya, mungkin berguna untuk membagi langkah-langkah dalam alur kerja pemrosesan akun payable yang tipikal:

Asupan: Faktur dapat dikirim melalui email, PDF, secara fisik, atau melalui metode lain. Tentukan dari mana Anda mengambil data faktur dan di mana Anda menyimpannya.
Ulasan: Periksa informasi, tambahkan PO, informasi vendor, proyek, dan informasi relevan lainnya.
Pertandingan: Cocokkan faktur dengan bukti pembayaran atau pesanan pembelian, dan tandai setiap ketidaksesuaian.
Setujui: Persetujuan pembayaran setelah semua informasi telah dimasukkan dan diperiksa untuk memastikan keakuratannya.
Gaji: Tentukan tanggal dan jadwal pembayaran yang optimal, atau kirimkan pembayaran yang benar melalui transfer yang didukung, seperti ACH, transfer kawat, RTP, atau cek fisik.
Laporan: Simpan data untuk audit di masa depan dan pengajuan pajak.

Langkah 2: Identifikasi tugas-tugas yang berulang atau rentan terhadap kesalahan.

Jika tim Anda mengalami keterlambatan pembayaran, pengelolaan yang tidak tepat dalam proses pencocokan, atau mengalami kesulitan pada tahap lain dalam proses tersebut, penting untuk mengidentifikasi di mana masalah tersebut terjadi agar Anda dapat melanjutkan dengan otomatisasi yang tepat.

Langkah 3: Pilih perangkat lunak yang sesuai dengan skala bisnis Anda dan integrasinya.

Tersedia berbagai alat manajemen keuangan dan otomatisasi yang dapat Anda gunakan. Slash adalah salah satu opsi sebagai platform keuangan yang terintegrasi dengan alat akuntansi, menyediakan pelacakan faktur, dan memudahkan transfer ACH dan transfer kawat. Selain itu, desain satu dasbor Slash memungkinkan Anda mengelola langkah-langkah berbeda dalam proses AP Anda dengan mudah, sehingga Anda dapat mengidentifikasi area masalah dan menerapkan otomatisasi yang tepat di tempat yang diperlukan.

Langkah 4: Pastikan proses onboarding dan pelatihan tim

Otomatisasi hanya dapat membawa tim Anda sejauh ini. Menemukan orang yang tepat untuk memantau dan mengelola proses akuntansi (AP) dan proses keuangan lainnya sangat penting. Setelah tim Anda terbentuk, berikan mereka alat dan akses yang tepat agar mereka dapat berhasil. Dampak positifnya akan membantu bisnis Anda mengurangi risiko dan menghindari keterlambatan pembayaran.

Langkah 5: Pantau kinerja dan optimalkan secara berkala.

Tidak diharapkan bahwa Anda akan segera menemukan solusi yang tepat untuk proses AP dan proses keuangan lainnya. Tetap sabar, terus memantau kinerja, dan menerapkan solusi baru saat diperlukan, adalah metode yang sangat baik untuk tetap mengontrol keuangan Anda dan terus mengoptimalkan alur kerja Anda.

Get started with Slash today

Gain AP automation, accounting tools, real-time expense tracking, and much more

Alat otomatisasi AP terbaik untuk usaha kecil

Perangkat lunak otomatisasi AP dapat sangat membantu. Beruntungnya, terdapat beberapa alat yang dilengkapi dengan fitur otomatisasi AP terintegrasi. Berikut ini adalah ringkasan beberapa pilihan terbaik yang tersedia saat ini:

1. QuickBooks

Penawaran Utama: Sistem akuntansi dengan fitur pengelolaan tagihan dan opsi pemrosesan pembayaran.

Pelacakan faktur, persetujuan dasar, terintegrasi dengan alat AP dan AR seperti Quadient. Umumnya didukung oleh platform perbankan pihak ketiga seperti Slash yang menawarkan integrasi Quickbooks dengan perangkat lunak manajemen keuangan umum.

2. Xero

Penawaran Utama: sistem akuntansi dengan faktur, persetujuan, dan entri data otomatis.

Pencegahan penipuan (deteksi duplikat, verifikasi vendor), pelacakan faktur, terintegrasi dengan alat-alat dan didukung oleh platform perbankan pihak ketiga seperti Slash.

3. NetSuite

Penawaran Utama: Sistem ERP lengkap, pengelolaan AP, pelaporan berbasis cloud.

Menyediakan berbagai layanan keuangan, termasuk perangkat lunak ERP dan perangkat lunak pengelolaan utang. Perangkat lunak pengelolaan utang tersebut menyediakan fitur pelacakan pesanan pembelian dan faktur, pembayaran otomatis, serta catatan vendor.

4. Potong

Penawaran Utama: integrasi akuntansi, kartu korporat², pelacakan pengeluaran.

Integrasi akuntansi dengan QuickBooks dan Xero, serta menyediakan perangkat lunak manajemen keuangan, pelacakan pengeluaran otomatis, alat stablecoin³, dan dukungan perbankan dengan Column, N.A.

Perbankan cerdas, lebih mudah: Mengapa memilih Slash untuk pengelolaan AP otomatis?

Slash adalah platform teknologi keuangan yang dirancang untuk menyediakan alat keuangan yang disesuaikan dengan industri Anda. Penawaran utama Slash meliputi integrasi akuntansi, kartu kredit, riwayat transaksi kartu yang detail, pelacakan riwayat pengeluaran, dan akun bisnis.

Platform keuangan ini dirancang untuk memudahkan pengelolaan keuangan dan tugas akuntansi Anda, seperti AP, menjadi lebih cepat, mudah, dan otomatis. Berikut adalah beberapa fitur utama Slash yang membantu Anda bekerja lebih cerdas dan cepat dengan alat otomatis:

Pengelolaan pengeluaran. Di dashboard Slash, Anda dapat menerbitkan kartu fisik dan virtual, menetapkan batas pengeluaran dan pengaturan merchant, serta memantau transaksi secara real-time dengan alat pembayaran otomatis dan deteksi penipuan.
Cara pembayaran. Alat pembayaran otomatis dan berbasis cloud memungkinkan Anda untuk mengotorisasi transfer melalui ACH, transfer kawat, RTP, dan stablecoin di dashboard Slash.
Akuntansi. Slash mengotomatisasi proses AP Anda dengan alur kerja yang lebih baik dan alat integrasi akuntansi. Di dasbor yang sama, pengguna dapat mengotomatisasi persetujuan, menjadwalkan pembayaran, melacak pengeluaran, dan menyalin data ke halaman akuntansi Anda, yang terintegrasi dengan QuickBooks. Bersama-sama, perangkat lunak akuntansi Slash membuatnya mudah digunakan dan efisien.

Bagi usaha kecil, wirausaha, akuntan mandiri, atau bahkan akuntan publik bersertifikat (CPA), Slash dapat membantu Anda melacak pembukuan dan menyelesaikan tugas dengan lebih mudah serta mengurangi risiko kesalahan.

Apply in less than 10 minutes today

Join the 3,000+ businesses already using Slash.

¹ Slash Financial, Inc. adalah perusahaan teknologi keuangan dan bukan bank. Layanan perbankan disediakan oleh Column N.A., Anggota FDIC.

² Kartu Slash Platinum adalah kartu kredit Visa® yang diterbitkan oleh Column N.A., berdasarkan lisensi dari Visa U.S.A. Persetujuan tergantung pada kelayakan. Pembayaran saldo akun harus dibayarkan secara penuh setiap hari. Biaya keanggotaan bulanan mungkin berlaku. Pembelian dengan kartu mungkin berhak mendapatkan cashback, kunjungi https://www.joinslash.com/legal/cashback-terms untuk informasi lebih lanjut.

³Layanan konversi, transfer, dan penyimpanan cryptocurrency disediakan oleh Bridge, bukan oleh Column, N.A. atau Slash. Cryptocurrency tidak disimpan oleh bank mana pun, tidak dijamin oleh FDIC, dapat berfluktuasi nilainya, dan berisiko kehilangan. Syarat dan ketentuan berlaku.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa perbedaan antara akun piutang dan akun hutang?

Utang dagang (AP) adalah uang yang harus dibayarkan oleh bisnis Anda kepada vendor dan pemasok untuk barang atau jasa yang telah diterima. Utang dagang tercatat sebagai liabilitas lancar pada neraca Anda. Piutang dagang (AR) adalah kebalikannya—uang yang harus dibayarkan oleh pelanggan dan klien kepada Anda untuk barang atau jasa yang telah Anda berikan. Piutang dagang tercatat sebagai aset lancar.

Tugas-tugas apa saja yang dapat diotomatisasi?

Tugas-tugas AP yang dapat diotomatisasi meliputi: pengambilan data faktur dan pencocokan, pencocokan tiga arah (pesanan pembelian, bukti penerimaan, faktur), alur kerja persetujuan, penjadwalan dan pemrosesan pembayaran, pemberitahuan pembayaran kepada vendor, serta rekonsiliasi otomatis dengan sistem akuntansi. Otomatisasi mengurangi kesalahan input data manual dan mempercepat waktu pemrosesan.

Seberapa besar pengurangan waktu pemrosesan faktur yang dapat dicapai melalui otomatisasi AP?

Otomatisasi AP dapat mengurangi waktu siklus faktur hingga 80% dibandingkan dengan pemrosesan manual. Dengan menghilangkan entri data manual, mengotomatisasi persetujuan, dan menjadwalkan pembayaran, perusahaan dapat memproses faktur dalam hitungan hari而不是minggu. Peningkatan kecepatan ini juga membantu memanfaatkan diskon pembayaran awal dan menghindari denda keterlambatan pembayaran.

Apa saja manfaat utama otomatisasi AP bagi usaha kecil?

Manfaat utama meliputi: pemrosesan dan persetujuan faktur yang lebih cepat, pengurangan kesalahan akibat entri data manual, visibilitas yang lebih baik terhadap arus kas dan utang yang belum dibayar, hubungan vendor yang lebih kuat melalui pembayaran tepat waktu, integrasi yang mulus dengan perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks dan Xero, serta kemampuan untuk meningkatkan volume pembayaran tanpa menambah jumlah karyawan.