Bagaimana sistem pembayaran otomatis meningkatkan arus kas dan mengurangi kesalahan
Anda sedang bersiap-siap menghadapi kuartal tersibuk dalam setahun: mengisi persediaan, mengkoordinasikan jadwal, dan mempersiapkan tim Anda untuk lonjakan permintaan. Semuanya tampak berjalan lancar. Namun, Anda mendapati bahwa cek untuk salah satu pemasok terbesar Anda tidak pernah dikirim. Produksi terhenti, pemasok merasa frustrasi, dan Anda berisiko kehilangan pelanggan selama musim terpenting Anda.
Kendala semacam ini dapat terjadi ketika bisnis mengandalkan prosedur pembayaran yang sudah ketinggalan zaman. Pembayaran tunai dan cek kertas memberikan ruang yang terlalu besar untuk kesalahan. Faktur dapat hilang. Persetujuan dapat tertunda. Pelaporan pengeluaran manual dan pelacakan pengeluaran dapat menjadi sangat membebani ketika tim keuangan Anda terjebak mengisi buku besar dan spreadsheet secara manual.
Kesulitan-kesulitan ini dapat dihindari dengan sistem pembayaran otomatis modern. Perusahaan yang visioner telah beralih dari pekerjaan manual yang rentan kesalahan, seperti mengklasifikasikan faktur, menyetujui pembayaran vendor, dan mengirim cek kertas. Dengan meng-upgrade sistem pembayaran Anda, Anda dapat mengotomatisasi tugas-tugas yang paling memakan waktu dan mendapatkan akses ke alat-alat yang meningkatkan visibilitas arus kas, memperkuat hubungan dengan pemasok, dan meningkatkan kontrol keuangan secara keseluruhan.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan cara kerja sistem pembayaran otomatis dan bagaimana sistem ini membantu pemilik bisnis menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan menjaga operasional berjalan lancar. Kami juga akan menyoroti solusi pembayaran terdepan dari Slash, termasuk pembayaran vendor otomatis, pengelolaan arus kas real-time, akses ke jaringan SWIFT untuk pembayaran internasional, opsi transfer fleksibel melalui ACH, transfer kawat, RTP, dan FedNow, serta fitur lainnya.¹ Dengan Slash, Anda dapat mengakses platform manajemen keuangan dan perbankan bisnis all-in-one yang dapat menghilangkan stres dalam pengelolaan uang, sehingga Anda memiliki waktu lebih untuk mengembangkan perusahaan Anda.
Apa itu otomatisasi pembayaran?
Otomatisasi pembayaran mencakup berbagai alat dan fitur, namun tujuannya utama adalah untuk mengotomatisasi dan mempermudah pengelolaan akun hutang (AP), atau kewajiban jangka pendek yang harus dibayarkan oleh bisnis Anda kepada pemasok, vendor, dan penyedia layanan. Fungsi inti biasanya mencakup pemrosesan faktur, rute persetujuan, pembayaran elektronik, rekonsiliasi, dan deteksi penipuan.
Secara tradisional, pengelolaan AP (Accounts Payable) melibatkan penginputan faktur secara manual, persetujuan pengeluaran, dan pencairan pembayaran. Sistem pembayaran otomatis menggantikan alur kerja manual ini dengan alat digital yang meningkatkan akurasi, mengurangi biaya administratif, dan memberikan visibilitas real-time terhadap pengeluaran perusahaan.
Aspek penting lainnya adalah manajemen hubungan pemasok (SRM), yang berfokus pada pemeliharaan dan negosiasi kemitraan bisnis yang kuat. Sistem pembayaran otomatis dapat memperkuat hubungan dengan pemasok dengan mempercepat siklus pembayaran, memastikan pembayaran tepat waktu, dan menyediakan wawasan berbasis data tentang pengeluaran. Wawasan ini dapat mempercepat rantai pasokan Anda dan memberikan bisnis Anda keunggulan lebih besar dalam negosiasi.
Sistem pembayaran otomatis seperti Slash mengintegrasikan semua proses ini dalam satu dasbor terpadu. Anda dapat mentransfer dana secara otomatis ke pemasok melalui ACH, transfer bank, atau pembayaran real-time; menyederhanakan pelaporan pengeluaran melalui kategorisasi otomatis; mengelola akuntansi dengan mengintegrasikan data keuangan Anda dengan QuickBooks dan Xero; serta melindungi dari penipuan atau penyalahgunaan dengan kontrol pengeluaran yang dapat disesuaikan dan pemantauan berbasis AI yang mendeteksi transaksi yang mencurigakan.
Bagaimana cara kerja sistem pembayaran otomatis?
Alih-alih menjelaskan cara kerja pembayaran otomatis dari atas ke bawah, mari kita lihat lebih dekat setiap proses yang terlibat dalam pembayaran dan pengadaan. Dengan memecah sistem internal ini, kita dapat memahami dengan lebih baik bagaimana masing-masing sistem berkontribusi pada alur kerja keuangan yang lebih besar:
Perekaman faktur
Ketika faktur dikirim atau diterima, sistem pembayaran otomatis dapat membantu dalam pengolahan faktur dengan mengekstrak dan mendigitalkan data dari setiap dokumen, baik itu berformat PDF, lampiran email, atau salinan yang discan. Fitur akuntansi terintegrasi Slash, yang didukung oleh QuickBooks dan Xero, menggunakan teknologi AI dan OCR untuk mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian yang sesuai, secara otomatis menandai ketidaksesuaian, dan menghilangkan entri data manual.
Rute persetujuan otomatis
Penting agar permintaan persetujuan dan faktur ditinjau oleh orang yang tepat. Rute persetujuan otomatis dapat memastikan proses berjalan dengan cepat dan konsisten. Misalnya, sistem pembayaran Anda dapat secara otomatis meneruskan faktur dengan nilai di atas $5.000 untuk persetujuan; sementara itu, pembelian berulang dari pemasok tepercaya dapat disetujui sebelumnya dalam batas pengeluaran yang telah ditentukan. Tingkat kontrol ini menghilangkan hambatan, mendukung kepatuhan, dan memastikan uang Anda terus mengalir.
Pelaksanaan pembayaran
Pembayaran elektronik dapat dijadwalkan melalui berbagai saluran, termasuk transfer Automated Clearing House (ACH), transfer kawat, dan jaringan pembayaran real-time seperti RTP dan FedNow. Tergantung pada preferensi masing-masing penyedia, Anda dapat mengotomatiskan pembayaran vendor menggunakan metode yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Untuk transaksi internasional, perusahaan umumnya mengandalkan jaringan SWIFT untuk memfasilitasi transfer lintas batas. Slash mendukung semua metode transfer ini, serta kemampuan untuk melakukan pembayaran menggunakan stablecoin yang dipatok ke USD seperti USDC, USDT, dan USDSL, yang tidak dikenakan biaya transaksi asing tradisional.⁴
Rekonsiliasi
Ketika transaksi terjadi, perangkat lunak akuntansi Anda dapat secara otomatis mengimpor data dari rekening bank, kartu, dan sistem pembayaran yang terhubung. Slash terintegrasi dengan QuickBooks dan Xero, yang menggunakan kecerdasan buatan dan logika berbasis aturan untuk mencocokkan pembayaran dengan faktur atau tagihan yang sesuai, dengan membandingkan detail seperti jumlah transaksi, vendor, dan tanggal. Sistem kemudian secara otomatis mengkategorikan setiap transaksi ke dalam akun pengeluaran atau pendapatan yang benar dan memperbarui laporan keuangan Anda secara real-time. Dengan menghilangkan entri data manual dan menjaga sinkronisasi data keuangan yang terus-menerus, integrasi ini memungkinkan tim keuangan untuk menutup buku lebih cepat dan memastikan semua akun piutang dan hutang akurat, patuh, dan terkini.
5 Manfaat otomatisasi pembayaran bagi bisnis
Dari pengelolaan akun piutang hingga penyelesaian transaksi, setiap langkah dalam pengelolaan pembayaran menawarkan peluang untuk perbaikan. Berikut adalah beberapa keuntungan yang dapat diberikan oleh otomatisasi pembayaran bagi bisnis Anda:
Pengurangan biaya operasional dan penghematan waktu
Metode lama dalam melacak faktur, menyetujui pembayaran, dan mengelola akun dapat menghabiskan waktu dan sumber daya berharga bagi bisnis Anda. Entri data manual dan pemeriksaan spreadsheet yang terus-menerus memperlambat operasional Anda dan seringkali memerlukan perekrutan staf akuntansi tambahan. Platform pembayaran seperti Slash mengotomatiskan pengelompokan pengeluaran, mempercepat transfer dana, dan menyederhanakan pengelolaan faktur sehingga tim Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan administratif dan lebih banyak waktu untuk fokus pada pertumbuhan.
Risiko penipuan dan penyalahgunaan yang berkurang
Seiring pertumbuhan bisnis Anda, memantau setiap transaksi secara manual menjadi semakin sulit, dan risiko penyalahgunaan pun meningkat. Slash memudahkan pengawasan dan deteksi penipuan dengan memungkinkan Anda menerbitkan metode pembayaran yang dilengkapi dengan aturan dan batas pengeluaran yang telah ditentukan sebelumnya. Opsi pembayaran elektronik, seperti kartu virtual, juga dapat meningkatkan keamanan melalui enkripsi data dan tokenisasi, melindungi informasi keuangan Anda dari pencurian data selama transaksi. Selain itu, wawasan pengeluaran real-time dan pemantauan berbasis kecerdasan buatan (AI) membantu mendeteksi aktivitas tidak wajar saat terjadi, memungkinkan Anda menangani potensi penipuan sebelum menyebabkan kerusakan serius.
Peningkatan transparansi dalam arus kas dan anggaran
Pemahaman yang jelas tentang bagaimana uang mengalir dalam bisnis Anda sangat penting untuk mengambil keputusan keuangan yang terinformasi. Dengan Slash, Anda dapat menganalisis arus kas dan anggaran melalui dasbor analitik komprehensif yang memecah pengeluaran berdasarkan vendor, metode pembayaran, dan tim. Dalam sekejap, Anda dapat memeriksa efisiensi arus kas Anda dan di mana dana Anda paling banyak dialokasikan. Wawasan ini mengubah data keuangan menjadi panduan yang dapat ditindaklanjuti, membantu Anda mengidentifikasi tren pengeluaran, menyesuaikan anggaran secara proaktif, dan memperkuat strategi keuangan jangka panjang Anda.
Peningkatan kepatuhan dan kesiapan audit
Persiapan audit dan pemeliharaan kepatuhan dapat menjadi beban ketika data keuangan tersebar di berbagai sumber. Fitur akuntansi terintegrasi Slash dapat mengorganisir dan mencatat transaksi dalam hitungan detik, memastikan pembukuan Anda akurat dan terkini. Rekonsiliasi otomatis dan analisis pengeluaran memudahkan verifikasi informasi keuangan, memperkuat kontrol internal, dan memastikan bisnis Anda siap untuk tinjauan.
Cara mengotomatisasi pembayaran secara efektif
Sistem pembayaran otomatis dapat menangani berbagai tugas keuangan yang kompleks, tetapi penggunaannya tidak boleh rumit. Berikut adalah beberapa tips untuk mengimplementasikan sistem pembayaran otomatis dengan sukses ke dalam bisnis Anda.
- Mapping alur kerja pembayaran yang sudah ada: Pertama, tetapkan dasar untuk perbaikan dan identifikasi area yang memerlukan optimasi. Periksa setiap tahap proses pengadaan Anda, mulai dari penyusunan pesanan pembayaran hingga penagihan dan pelaksanaan pembayaran. Pada setiap tahap, catat apa yang terjadi dan metode pembayaran apa yang digunakan. Selain itu, periksa adanya keterlambatan, data duplikat, atau pengeluaran yang tidak perlu yang mungkin menyebabkan masalah.
- Pilih perangkat lunak yang dapat terintegrasi dengan alat-alat yang sudah Anda miliki: Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari sistem pembayaran Anda, pastikan sistem tersebut terintegrasi dengan platform akuntansi, perbankan, dan ERP Anda. Untuk fleksibilitas tambahan, carilah solusi pembayaran seperti Slash dengan konektivitas API, yang memungkinkan berbagi data secara real-time antar sistem.
- Tetapkan kebijakan persetujuan yang jelas: Tentukan kebijakan kepatuhan perusahaan Anda terkait penagihan, pengadaan, dan pengeluaran perusahaan. Setelah semua aturan ditetapkan, Anda dapat menggunakan platform Slash untuk menetapkan batas pengeluaran, membuat grup kartu, dan menetapkan tingkat persetujuan berjenjang. Setelah sistem berjalan, rute persetujuan otomatis akan menangani sisanya.
- Implementasikan protokol keamanan: Gunakan pemberitahuan real-time untuk memantau pembayaran; aktifkan izin berdasarkan peran sehingga hanya manajer yang berwenang yang dapat menyetujui atau melakukan pembayaran; terapkan batasan pengeluaran untuk membatasi pengeluaran karyawan dan departemen; dan gunakan metode pembayaran seperti kartu virtual untuk melindungi informasi akun sensitif atau memisahkan pengeluaran berdasarkan vendor.
- Rekonsiliasi secara otomatis dan audit secara teratur: Dengan Slash, Anda dapat menghubungkan platform pembayaran Anda ke perangkat lunak akuntansi untuk mencocokkan transaksi secara otomatis dengan faktur atau tagihan. Memperlancar pengelolaan pengeluaran dan akuntansi mendorong Anda untuk mengambil keputusan keuangan yang lebih cerdas, seperti melakukan audit internal rutin, analisis pengeluaran, atau rekonsiliasi.
- Terus sempurnakan sistem Anda: Seiring dengan semakin terintegrasinya otomatisasi dalam alur kerja perusahaan Anda, penting untuk meluangkan waktu untuk melatih karyawan Anda tentang cara terbaik memanfaatkan fitur-fitur ini. Periksa secara berkala platform manajemen pembayaran, lakukan analisis pengadaan, dan kumpulkan masukan dari tim keuangan Anda untuk terus meningkatkan sistem Anda. Slash dapat menyederhanakan proses perbaikan dengan pemberitahuan real-time dan analisis detail.
Cara memilih perangkat lunak otomatisasi pembayaran
Pemilihan solusi pembayaran bergantung pada ukuran bisnis Anda, volume dan nilai transaksi, jumlah karyawan yang tersedia untuk mengelola sistem pembayaran otomatis yang kompleks, dan faktor lainnya. Terlepas dari tahap pertumbuhan perusahaan Anda, berikut adalah beberapa fitur umum yang perlu dipertimbangkan untuk membantu Anda dalam pengambilan keputusan:
Integrasi dengan perangkat lunak perbankan dan akuntansi
Otomatisasi pembayaran bekerja paling efektif ketika sistem Anda terhubung langsung dengan platform perbankan dan akuntansi Anda. Dengan mengintegrasikan dengan alat seperti QuickBooks atau Xero, Slash menyinkronkan transaksi, faktur, dan pengeluaran, mengurangi entri data manual dan kesalahan rekonsiliasi. Pembagian data secara real-time memastikan catatan keuangan Anda akurat dan arus kas Anda terlihat di seluruh sistem.
Fitur keamanan yang kuat
Karena sistem pembayaran menangani data keuangan sensitif, disarankan untuk memilih platform yang dilengkapi dengan fitur seperti enkripsi end-to-end, tokenisasi, atau otentikasi multi-faktor. Kepatuhan terhadap standar PCI DSS memastikan perlindungan data yang tepat baik dalam penyimpanan maupun transmisi, sambil menerapkan protokol manajemen risiko yang berkelanjutan. Slash mengintegrasikan perlindungan ini dengan fitur tambahan, seperti pemantauan berbasis AI dan tim dukungan 24/7, untuk membantu Anda mendeteksi aktivitas mencurigakan dengan cepat sebelum dapat menyebabkan kerugian yang signifikan.
Berbagai metode pembayaran yang didukung
Sistem pembayaran harus mendukung berbagai metode pembayaran untuk memenuhi kebutuhan vendor dan bisnis. Transfer ACH cocok untuk pembayaran berulang, transfer kawat efektif untuk transaksi besar atau mendesak, dan kartu virtual atau fisik memberikan kontrol dan pelacakan untuk pengeluaran sehari-hari. Opsi baru seperti RTP dan FedNow memungkinkan pembayaran hampir instan, meningkatkan arus kas dan SRM.
Skalabilitas dan fleksibilitas
Sistem pembayaran yang kuat harus mampu menangani pertumbuhan bisnis Anda. Seiring dengan perluasan operasional Anda, Anda mungkin menghadapi tantangan baru: menangani mata uang baru, melakukan pembayaran lintas batas, atau menerima pembayaran dari berbagai anak perusahaan dan entitas. Dengan Slash, Anda dapat melakukan dan menerima pembayaran secara global dengan transfer cepat serta dengan mudah mengelola berbagai sumber pembayaran melalui dukungan multi-entitas kami.
Harga dan biaya yang transparan
Tersedia banyak solusi pembayaran dengan berbagai rentang harga. Namun, membayar lebih untuk platform Anda tidak selalu berarti Anda mendapatkan lebih banyak fitur. Slash menawarkan harga fleksibel untuk bisnis dari segala ukuran, dengan paket gratis yang mencakup alat otomatisasi inti dan paket Platinum yang menawarkan biaya lebih rendah dan hadiah lebih tinggi.
Optimalkan pembayaran dan arus kas dengan Slash
Prosedur pembayaran yang usang dapat memperlambat operasional Anda, menimbulkan biaya yang tidak perlu, dan mempersulit pemantauan keuangan. Slash dapat mengatasi masalah tersebut dengan mengotomatisasi pembayaran Anda, memberikan Anda visibilitas dan kepercayaan yang lebih besar dalam mengelola keuangan perusahaan.
Dengan Slash, Anda dapat memantau pengeluaran secara real-time dan menjaga keakuratan pembukuan melalui integrasi akuntansi bawaan. Pelacakan pengeluaran otomatis mengurangi entri data manual, sementara kontrol kartu yang dapat disesuaikan dan transfer terjadwal memudahkan pembayaran kepada vendor. Dan, dengan dukungan multi-entitas, dasbor kami dapat mengelola arus kas dari beberapa entitas atau anak perusahaan dalam satu dasbor terpadu, memberikan kemampuan pemrosesan pembayaran yang dapat membantu bisnis Anda berkembang.
Berikut adalah beberapa cara lain Slash dapat meningkatkan layanan perbankan bisnis dan otomatisasi pembayaran Anda:
- Dengan Kartu Kredit Slash Visa® PlatinumAnda dapat memberikan karyawan fleksibilitas dalam pengeluaran dengan kartu kredit yang memberikan cashback hingga 2% untuk pembelian perusahaan.
- Apakah Anda mengelola pembayaran ACH, transfer kawat, atau pembayaran real-time, semua transaksi mengalir melalui satu dasbor terintegrasi, memberikan Anda gambaran lengkap tentang aktivitas keuangan perusahaan Anda.
- Lakukan pembayaran ke lebih dari 160 negara di seluruh dunia dengan akses ke transfer di Jaringan SWIFT, dan hindari biaya transaksi luar negeri tradisional dengan Stablecoin yang dipatok ke USD seperti USDC, UDST, dan USDSL.
Temukan bagaimana Slash dapat membantu bisnis Anda mengotomatisasi, mengorganisir, dan mengembangkan operasional keuangan Anda di slash.com.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa contoh dari pembayaran otomatis?
Salah satu contoh pembayaran otomatis adalah penjadwalan transfer dana elektronik. Dengan sistem pembayaran Anda, Anda dapat memilih jalur mana pembayaran akan diproses dan kapan akan dikirimkan ke vendor. Ketika pembayaran dijadwalkan, sistem pembayaran Anda dapat secara otomatis menyetujui dan mengeksekusinya.
Apakah usaha kecil dapat memanfaatkan otomatisasi pembayaran?
Tentu saja. Seringkali, pemilik usaha kecil mengurus tugas-tugas manajemen keuangan yang mengalihkan perhatian dari prioritas utama operasional bisnis mereka. Dan, tanpa tim keuangan yang tersedia, proses seperti rekonsiliasi dan audit dapat menjadi lebih menantang. Sistem otomatisasi pembayaran dapat secara signifikan mengurangi waktu dan keahlian yang diperlukan untuk membangun kebiasaan keuangan yang sehat dan menjaga arus kas yang stabil.
Apa saja tantangan dalam mengimplementasikan platform otomatisasi pembayaran?
Tanpa perencanaan yang tepat, penerapan pembayaran otomatis dapat menimbulkan tantangan seperti gangguan arus kas, kemacetan, atau kesalahan dalam aturan otomatisasi. Penting juga untuk memilih perangkat lunak yang terintegrasi dengan alat manajemen keuangan Anda, seperti layanan akuntansi atau perbankan pihak ketiga.
