Perangkat Lunak Pelacakan Pengeluaran: Alat Terbaik dan Alternatif yang Lebih Cerdas untuk Bisnis
Melacak pengeluaran bisnis, terutama jika perusahaan Anda masih baru atau baru saja memulai, mungkin tidak terlihat sebagai hal yang besar. Namun, ketika bisnis Anda mulai berkembang dan operasionalnya menjadi semakin kompleks, jumlah pengeluaran dan riwayat keuangan yang perlu Anda lacak dapat menjadi terlalu banyak untuk ditangani sendiri. Mulai dari bukti pengeluaran perjalanan, langganan perangkat lunak, faktur vendor, penggantian biaya karyawan, dan lainnya, jumlah yang perlu diorganisir dan diawasi oleh tim Anda dapat menjadi terlalu membingungkan.
Itulah mengapa perangkat lunak pelacakan pengeluaran telah menjadi bagian penting dari operasional bisnis modern. Alat yang tepat dapat mengotomatisasi entri data, mengkategorikan transaksi secara otomatis, dan menghasilkan laporan dalam hitungan detik. Bagi usaha kecil, hal ini berarti lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk administrasi dan lebih banyak waktu untuk mengembangkan bisnis.
Meskipun demikian, memilih perangkat lunak manajemen pengeluaran yang tepat tidak semudah menggulir daftar "Top 10". Banyak platform menawarkan antarmuka pengguna yang rumit atau mengharuskan Anda menggunakan beberapa aplikasi terpisah untuk kartu kredit, penggantian biaya, dan integrasi akuntansi. Anda membutuhkan solusi yang sesuai dengan alur kerja dan realitas bisnis modern, dan mengetahui apa yang harus dicari sebelum mendaftar dapat menghindarkan Anda dari kesulitan saat mengadopsi perangkat lunak yang kurang ideal.
Dalam panduan ini, kami akan membahas beberapa fitur kunci yang perlu diperhatikan dalam memilih perangkat lunak pelacakan pengeluaran yang sukses. Kami juga akan menyoroti beberapa pilihan terbaik kami. Singkatnya, kami akan menunjukkan bagaimana Slash menjadi pilihan teratas di pasar saat ini dengan menggabungkan kartu, pembayaran real-time, dan perbankan dengan perangkat lunak pelacakan pengeluaran yang dikembangkan oleh ahli.1 Alih-alih mengharuskan Anda menggabungkan beberapa layanan, Slash memungkinkan Anda mengelola semua kebutuhan keuangan di satu tempat melalui integrasi dengan alat yang familiar seperti QuickBooks dan analisis keuangan bawaan. Lanjutkan membaca untuk mengetahui lebih lanjut:
Apa Itu Perangkat Lunak Pelacakan Pengeluaran dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Perangkat lunak pelacakan pengeluaran dapat mencakup berbagai alat yang dirancang untuk membantu Anda mengelola, mencatat, mengkategorikan, dan melaporkan pengeluaran dengan lebih baik. Dengan alat otomatis dan perangkat lunak digital, proses ini dapat diibaratkan seperti mempekerjakan seorang akuntan digital, yang terhubung langsung dengan kartu korporat atau rekening bank perusahaan Anda untuk melacak dan mencatat pengeluaran. Saat musim pajak tiba, alat pelacakan pengeluaran yang tepat dapat menghemat waktu, tenaga, dan uang Anda.
Begini cara pelacakan pengeluaran bekerja dengan Slashh:
- Karyawan Anda melakukan pembelian menggunakan kartu kredit perusahaan atau rekening bank yang terhubung.
- Perangkat lunak mencatat transaksi-transaksi tersebut.
- Integrasi akuntansi dapat mencocokkan transaksi dengan bukti pembayaran (menggunakan fitur seperti pemindaian bukti pembayaran atau unggahan foto), dan secara otomatis mengklasifikasikannya ke dalam kategori pengeluaran yang tepat.
- Sinkronisasi dengan platform seperti QuickBooks, Xero, atau NetSuite untuk rekonsiliasi secara real-time.
Sistem terbaik melakukan hal ini dengan hampir tanpa input data manual. Mereka secara otomatis mengambil data dari feed kartu Anda, mengidentifikasi potensi masalah kepatuhan, dan menghasilkan laporan yang siap untuk disetujui atau diaudit.
Slash mempermudah hal ini lebih lanjut. Pengeluaran secara otomatis dikategorikan begitu terjadi. Pembelian dengan kartu korporat, perjalanan, dan pengeluaran bisnis semuanya terintegrasi dengan alat akuntansi seperti QuickBooks dan Xero. Alih-alih berpindah-pindah antara beberapa aplikasi pelacak, Anda mendapatkan tampilan terintegrasi dari arus kas bisnis Anda.
Fitur Utama Perangkat Lunak Pelacakan Pengeluaran
Saat membandingkan platform pelacakan pengeluaran, beberapa fitur membuat perbedaan besar antara alur kerja manual dan sistem otomatis yang sesungguhnya:
- Perekaman pengeluaran otomatisPerangkat lunak pelacakan yang dapat secara otomatis mencatat transaksi dari kartu korporat dan rekening bank, sekaligus menyediakan fitur pemindaian bukti pembayaran untuk pengeluaran pribadi. Hal ini mengurangi kesalahan dan memastikan setiap transaksi tercatat dengan benar.
- Klasifikasi cerdasAlat bantu ini menggunakan machine learning atau otomatisasi berbasis aturan untuk mengelompokkan pengeluaran ke dalam kategori yang tepat, seperti perjalanan, makan, langganan, dan sebagainya, tanpa memerlukan masukan dari karyawan. Kelompok kartu juga dapat membantu Anda mengelompokkan pengeluaran sebelum pengeluaran tersebut dilakukan.
- Fungsi selulerAplikasi pelacak pengeluaran seperti QuickBooks memungkinkan karyawan untuk memotret struk belanja, mengirimkan laporan pengeluaran, dan mendapatkan penggantian langsung melalui ponsel mereka.
- Integrasi. Perangkat lunak Anda dapat melampaui satu fungsi, melainkan terintegrasi secara mulus dengan perangkat lunak akuntansi dan sistem ERP yang sudah ada, serta sinkronisasi dengan QuickBooks, Xero, atau NetSuite. Integrasi tersebut memastikan pengeluaran secara otomatis tercatat dalam laporan laba rugi dan neraca, mengurangi pekerjaan manual, dan meningkatkan akurasi.
Fitur-fitur berharga lainnya meliputi:
- Alur kerja persetujuan untuk kepatuhan yang lebih cepat dan pengawasan manajemen
- Dukungan untuk entitas multi-entitas bagi bisnis yang beroperasi di berbagai departemen atau anak perusahaan.
- Alat kepatuhan dan penegakan kebijakan yang mengidentifikasi pengeluaran yang tidak biasa.
- Pelacakan pengeluaran untuk visibilitas arus kas secara real-time.
- Alat pelacakan dan peramalan anggaran
Semua fitur ini membantu mengurangi beban administratif bagi tim keuangan; bagi banyak perusahaan, fitur-fitur ini menjadi perbedaan antara berjuang dengan spreadsheet dan beroperasi dengan jelas.
Perangkat Lunak Pelacakan Pengeluaran Terbaik Tahun 2025
Saat ini, terdapat beberapa alat pelacakan pengeluaran yang tersedia di pasaran, namun tidak semuanya menyediakan kontrol yang lengkap untuk memastikan pengawasan pengeluaran yang jelas. Di bawah ini, kami telah mengumpulkan beberapa opsi terbaik untuk bisnis pada tahun 2025:
Potong
Sebagian besar alat pelacakan pengeluaran dirancang untuk mengelola transaksi, bukan sistem di baliknya. Slash merombak model tersebut dengan menggabungkan pengelolaan pengeluaran, kartu korporat, pembayaran real-time, dan integrasi akuntansi menjadi satu platform terintegrasi.
Anda dapat menerbitkan kartu, menyetujui pengeluaran, dan melacak pengeluaran secara otomatis, dengan setiap transaksi disinkronkan langsung ke sistem akuntansi Anda. Slash menghilangkan kebutuhan akan aplikasi-aplikasi terpisah dengan menggabungkannya menjadi satu solusi manajemen yang terintegrasi dalam dasbor yang intuitif.
Artinya, Anda akan memiliki lebih sedikit integrasi yang perlu dipelihara, lebih sedikit tugas manual, dan lebih banyak transparansi dalam cara bisnis Anda mengelola pengeluaran.
Expensify
Expensify adalah nama yang sudah tidak asing lagi dalam bidang pelacakan pengeluaran, menawarkan alat yang kuat untuk pelaporan pengeluaran, pemindaian bukti pembayaran, dan pengelolaan penggantian biaya. Aplikasinya sederhana, intuitif, dan terintegrasi dengan sistem akuntansi utama seperti QuickBooks, Xero, dan NetSuite.
Namun, meskipun Expensify berfungsi dengan baik untuk usaha kecil dan individu, organisasi yang lebih besar mungkin menemukan platform ini terbatas saat mengelola kartu korporat atau anggaran multi-entitas. Platform ini masih memerlukan sistem terpisah untuk pengelolaan kartu dan pembayaran, yang dapat menambah langkah ekstra dalam alur kerja Anda.
FreshBooks
Dikenal sebagai platform perangkat lunak akuntansi, FreshBooks juga menawarkan fitur pelacakan pengeluaran bawaan yang menarik bagi freelancer dan usaha kecil. Alat pemindaian bukti pembayaran dan pengelolaan fakturnya mudah digunakan, dan terintegrasi dengan mulus dengan akun kartu kredit dan bank untuk impor otomatis.
Kekurangannya? Aplikasi ini paling cocok untuk tim yang lebih kecil. Perusahaan dengan beberapa departemen atau volume pengeluaran yang lebih tinggi mungkin memerlukan perangkat lunak manajemen yang lebih kuat untuk kepatuhan dan persetujuan berjenjang.
Ramp
Ramp menggabungkan kartu korporat dengan pelacakan pengeluaran otomatis. Platform ini berfokus pada otomatisasi, memberikan tim keuangan visibilitas real-time terhadap pengeluaran di berbagai kategori. Platform ini sangat populer di kalangan startup dan perusahaan teknologi yang mengutamakan alat keuangan berbasis otomatisasi.
Fitur Ramp meliputi kategorisasi otomatis, kontrol persetujuan, dan integrasi akuntansi. Namun, beberapa pengguna mungkin merasa opsi hadiahnya terbatas dibandingkan dengan opsi cashback yang lebih tinggi.
Pengeluaran yang Bergelombang
Dirancang untuk perusahaan yang sudah menggunakan Rippling untuk penggajian dan manajemen karyawan, Rippling Spend mengintegrasikan pelacakan pengeluaran ke dalam alur kerja HR dan program kartu.
Ini adalah opsi yang praktis jika perusahaan Anda sudah menggunakan Rippling, tetapi kurang ideal sebagai pelacak pengeluaran bisnis mandiri.
Payhawk
Payhawk merupakan pilihan yang tepat untuk bisnis menengah dan korporasi yang membutuhkan kemampuan global. Layanan ini mendukung multi-mata uang, kartu kredit korporat, dan pelaporan pengeluaran otomatis, dengan integrasi mendalam ke SAP Concur dan NetSuite.
Fokus Payhawk pada perusahaan besar dan bisnis skala besar berarti bahwa beberapa fitur komprehensif dan struktur harga yang ditawarkannya mungkin tidak cocok untuk bisnis kecil dan startup.
Perangkat Lunak Pelacakan Pengeluaran Gratis vs. Berbayar: Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan
Seperti halnya kebanyakan hal, alat gratis bisa sangat menarik, tetapi mungkin tidak mencakup semua fungsi yang Anda butuhkan. Alat gratis seringkali sangat cocok untuk startup atau bisnis kecil, tetapi fitur yang ditawarkan terbatas, yang pada akhirnya mengharuskan Anda melakukan lebih banyak pekerjaan manual.
Perangkat lunak berbayar, di sisi lain, dapat memberikan akses ke perangkat lunak yang lebih canggih, termasuk otomatisasi, integrasi yang lebih baik, kepatuhan terhadap kebijakan, dan data real-time yang membantu Anda mengelola pengeluaran bisnis secara proaktif. Meskipun ada biaya awal, waktu dan akurasi yang Anda peroleh mungkin lebih berharga daripada biayanya.
Banyak layanan, seperti Slash, menawarkan versi gratis dan berbayar dengan deskripsi yang jelas untuk setiap penawaran. Namun, hal ini tidak selalu berlaku. Beberapa platform mungkin menyertakan biaya tersembunyi, termasuk biaya atas kesalahan, sinkronisasi, atau pengambilan data. Pertimbangkan opsi seperti Slash untuk solusi jangka panjang, yang menawarkan harga di muka dan kemampuan untuk berskala dengan otomatisasi dan fitur canggih. Atau, mulailah dengan rencana gratis yang tetap menyediakan alat yang kuat untuk pengelolaan pengeluaran yang sukses.
Cara Memilih Perangkat Lunak Pelacakan Pengeluaran yang Tepat untuk Bisnis Anda
Memilih perangkat lunak pelacakan yang tepat bergantung pada cara perusahaan Anda beroperasi dan tingkat kontrol yang Anda butuhkan. Berikut adalah cara praktis untuk menyempitkan pilihan:
- Tentukan ukuran dan skala bisnis Anda. Seorang wirausaha tunggal tidak memerlukan alat tingkat perusahaan seperti SAP Concur, sementara startup yang tumbuh pesat mungkin akan melampaui kemampuan aplikasi pelacak pengeluaran sederhana dalam waktu singkat.
- Identifikasi fitur-fitur yang wajib ada. Tentukan apakah itu berarti pemindaian faktur, akses mobile, pelaporan pengeluaran otomatis, kartu, atau fitur-fitur lain. Jika bisnis Anda bergantung pada perjalanan, carilah modul perjalanan dan pengeluaran yang kuat.
- Periksa integrasi. Pastikan alat ini kompatibel dengan perangkat lunak akuntansi atau ERP yang sudah Anda gunakan, seperti QuickBooks, Xero, atau NetSuite.
- Evaluasi pengalaman pengguna. Karyawan Anda akan menjadi pengguna utama sistem ini, jadi kemudahan penggunaan sangat penting. Sistem terbaik dirancang agar pelaporan pengeluaran menjadi intuitif dan mempertimbangkan kebutuhan pengguna nyata.
- Pertimbangkan ROI dan skalabilitas. Alat gratis mungkin berfungsi saat ini, tetapi solusi manajemen yang skalabel seperti Slash akan berkembang seiring dengan pertumbuhan perusahaan Anda. Fitur perbankan dan kartu korporat yang terintegrasi memungkinkan Anda menghemat waktu dengan menghindari penggabungan sistem yang berbeda di kemudian hari.
Slash memenuhi semua kriteria ini: platform tunggal yang mengintegrasikan pembayaran, pengeluaran, dan pelaporan secara otomatis.
Pelajari lebih lanjut bagaimana Slash dapat membantu bisnis Anda melacak dan mengelola pengeluaran, menutup buku, dan lebih banyak lagi di slash.com.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Mengapa pemilik usaha kecil perlu melacak pengeluaran mereka?
Melacak pengeluaran bisnis membantu pemilik usaha memahami arus kas, mematuhi peraturan perpajakan, dan membuat keputusan keuangan yang lebih baik. Dengan perangkat lunak pelacakan otomatis seperti Slash expense tracking, Anda dapat menjaga catatan yang akurat tanpa perlu menghabiskan waktu untuk memasukkan data secara manual.
Apa tren untuk perangkat lunak pelacakan pengeluaran?
Otomatisasi merupakan tren terkini dalam pelacakan pengeluaran. Perusahaan-perusahaan kini beralih dari entri manual ke sistem yang mengintegrasikan perbankan, pembayaran kartu, dan akuntansi. Alat seperti Slash memimpin pergeseran ini dengan menggabungkan pembayaran real-time, pengelompokan pengeluaran, dan analisis dalam satu platform manajemen.
