Pelacakan Pengeluaran Bisnis: Alat dan Tips untuk Pemilik Usaha Kecil
Melacak pengeluaran bisnis ibarat membuka jendela untuk melihat bagaimana perusahaan Anda beroperasi, ke mana uang mengalir, dan investasi apa yang paling mendorong pertumbuhan. Namun, mengelola pengeluaran secara tidak efisien dapat membuat Anda melewatkan wawasan dari laporan pengeluaran yang menceritakan cerita yang lebih dalam.
Seiring dengan pertumbuhan bisnis dan operasional yang semakin tersebar luas, melacak pengeluaran bisnis menjadi semakin sulit – dan semakin penting. Itulah mengapa, bagi pemilik usaha kecil dan pendiri bisnis pemula, penting untuk menetapkan sistem pelacakan pengeluaran yang efisien. Hal ini dapat membantu Anda menghemat waktu, mencegah kesalahan, dan membantu menangkap wawasan berharga sebelum hilang di tengah tumpukan berkas arsip.
Platform perbankan bisnis Slash dapat mengotomatisasi pengelompokan pengeluaran dan entri data untuk Anda, menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan.¹ Sebelum kita membahas lebih lanjut, mari kita bahas alasan mengapa penting untuk melacak pengeluaran bisnis, strategi praktis untuk mempermudah proses, perangkat lunak yang dapat membantu – dan apa itu pengeluaran bisnis pada dasarnya.
Pelacakan Pengeluaran Usaha Kecil - Konsep Utama
Biaya bisnis adalah pembayaran yang Anda lakukan untuk membeli bahan baku, mempekerjakan individu dan tim, serta menjaga kelancaran operasional organisasi Anda. Pemilik usaha kecil yang langsung terjun ke operasional seringkali menyadari bahwa, antara biaya utilitas, biaya barang, gaji karyawan, asuransi, dan lainnya, pengelolaan keuangan bisnis dapat dengan cepat menjadi sulit untuk dipantau.
Melacak pengeluaran bisnis adalah cara yang bagus untuk melihat semua pengeluaran secara jelas dan menghindari kebingungan. Selain itu, hal ini juga memberikan banyak manfaat lain bagi perusahaan Anda:
Mengoptimalkan pengurangan pajak
Lakukan riset untuk mengetahui mana saja pengeluaran bisnis Anda yang dapat dikurangkan untuk tujuan penghematan pajak, karena IRS mengizinkan lebih banyak pengurangan pajak daripada yang Anda kira.
Menemukan kelalaian
Apakah itu perubahan tarif asuransi, penggunaan kartu kredit perusahaan yang mencurigakan, atau langganan yang Anda kira merupakan pembayaran sekali saja, memeriksa lebih teliti laporan pengeluaran dan faktur Anda dapat mengungkap beberapa biaya tak terduga yang perlu ditangani.
Memperkirakan pengeluaran di masa depan
Mengetahui ke mana dana mengalir dan seberapa sering pembayaran siklikal terjadi dapat memudahkan Anda untuk merencanakan masa depan dan menentukan pengeluaran yang akan terjadi di masa mendatang.
Meningkatkan perencanaan anggaran
Membuka wawasan yang lebih mendalam tentang arus kas perusahaan Anda dapat membantu mengidentifikasi area-area yang berpotensi untuk penghematan biaya, sehingga Anda dapat menetapkan anggaran yang lebih realistis.
Pentingnya pengelompokan pengeluaran
Langkah pertama untuk mengakses wawasan ini adalah mengembangkan kategori pengeluaran, yang merupakan kategori terpisah yang mencakup setiap pembelian, tagihan, dan biaya bisnis. Ada banyak kategori pengeluaran yang dapat dibuat oleh organisasi Anda, tetapi beberapa contoh yang paling umum adalah:
- Pemasaran dan periklanan
- Gaji
- Perlengkapan kantor (dalam segala skala)
- Tagihan utilitas dan sewa
- Langganan dan lisensi
- Biaya perbankan dan biaya pemrosesan
Dengan berbagai kategori pengeluaran yang mungkin dibutuhkan perusahaan Anda, mengurai dan mengelompokkan ribuan bukti pengeluaran seringkali menjadi tugas yang membosankan. Itulah mengapa perangkat lunak pelacakan pengeluaran Slash mengotomatiskan penginputan data dan mengelompokkan transaksi secara otomatis.
Bagaimana Cara Melacak Pengeluaran untuk Usaha Kecil?
Sebelum mengembangkan rencana untuk melacak pengeluaran bisnis, disarankan untuk membuka rekening bank bisnis khusus. Tidak hanya hal ini akan mengonsolidasikan arus kas Anda ke dalam satu tempat, tetapi banyak rekening bank bisnis juga menawarkan fitur dan manfaat yang akan membantu Anda memaksimalkan penggunaan modal Anda.
Secara bersamaan, Anda juga disarankan untuk memilih kartu kredit korporat untuk memisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis, sekaligus memudahkan pelacakan pengeluaran. Slash menawarkan kartu kredit korporat yang dilengkapi dengan kontrol pengeluaran yang detail, pelacakan pengeluaran otomatis, dan kemampuan untuk memberikan kartu fisik dan virtual tanpa batas kepada anggota tim. Anda juga dapat mendapatkan cashback hingga 2% untuk semua pengeluaran bisnis, memungkinkan Anda untuk menghemat modal dan menginvestasikannya kembali saat dibutuhkan.
Langkah berikutnya adalah menetapkan proses persetujuan pengeluaran. Perusahaan yang memiliki banyak kartu kredit korporat yang dimiliki oleh karyawan yang berbeda seringkali menemukan bahwa melacak transaksi menjadi tantangan. Proses persetujuan pengeluaran melibatkan verifikasi bukti pembayaran dan mendapatkan persetujuan dari lebih dari satu orang sebelum sepenuhnya mengonfirmasi pembelian. Ini adalah cara cerdas untuk mengontrol pengeluaran sambil mendapatkan visibilitas tambahan terhadap kategori pengeluaran tertentu.
Pada akhirnya, cara terbaik untuk melacak pengeluaran Anda adalah dengan menggunakan perangkat lunak khusus. Di masa lalu, akuntan akan duduk dan memeriksa tagihan, kwitansi, dan dokumen lain untuk mencatat dan mengkategorikan pengeluaran secara manual. Kita sudah jauh melampaui itu. Saat ini, terdapat berbagai solusi untuk mengotomatisasi pelacakan pengeluaran yang lebih cepat dan akurat daripada metode lain.
Mengapa Otomatisasi Adalah Cara Terbaik untuk Melacak Pengeluaran Bisnis
Otomatisasi pelacakan pengeluaran bisnis bukan hanya metode yang "mudah". Ya, memang begitu – tetapi ada banyak hal lain yang perlu dipertimbangkan. Otomatisasi dapat memberikan manfaat berikut:
- Lebih sedikit kesalahanMetode manual dan manual untuk melacak pengeluaran rentan terhadap kesalahan, terutama saat perusahaan berkembang dan bukti pembayaran mulai menumpuk. Dengan secara otomatis menangkap informasi transaksi dan menyinkronkannya dengan sistem akuntansi, kesalahan-kesalahan tersebut dapat diminimalkan.
- Pengendalian kepatuhan yang lebih ketat: Memastikan kepatuhan pajak merupakan prioritas utama bagi akuntan. Ketika perangkat lunak Anda mengotomatiskan entri data, Anda tidak perlu khawatir tentang kesalahan ketik atau kesalahan lain saat melakukan rekonsiliasi yang dapat menyebabkan pengembalian pajak yang tidak patuh. Anda juga dapat menjaga konsistensi pelaporan pajak sepanjang tahun – artinya tidak perlu lagi menunggu hingga musim pajak untuk mengumpulkan semua data secara terburu-buru.
- Peningkatan perlindungan keamananData keuangan perusahaan Anda harus selalu dilindungi sepenuhnya. Sebagian besar sistem otomatis menyediakan kontrol akses yang aman dan metode enkripsi yang sesuai dengan peraturan perlindungan data, sehingga informasi penting Anda tetap aman.
- Dibangun untuk dapat diskalakanBerbeda dengan akuntan tradisional yang harus bekerja lebih lama di malam hari seiring pertumbuhan perusahaannya, perangkat lunak pelacakan pengeluaran dapat menangani 10 bukti pengeluaran dengan mudah seperti halnya menangani 1000 bukti pengeluaran. Platform yang mendukung entri data instan dan kartu virtual tak terbatas memungkinkan skalabilitas cepat tanpa penyesuaian yang biasanya diperlukan.
- Efisiensi operasional yang lebih tinggiAkhirnya, dan mungkin yang paling penting, otomatisasi menghemat banyak waktu dan tenaga. Hal ini memungkinkan Anda untuk bertindak lebih lincah, mengalokasikan kembali sumber daya, dan bahkan bersantai sejenak.
Mudah dilihat bagaimana penggunaan perangkat lunak pelacakan pengeluaran dapat memberikan keunggulan bagi pemilik usaha kecil. Namun, sekarang setelah Anda tahu betapa pentingnya perangkat lunak ini, saatnya memilih yang paling sesuai untuk perusahaan Anda.
Apa perangkat lunak terbaik untuk melacak pengeluaran bisnis?
Alat pelacakan pengeluaran dapat ditemukan di berbagai perangkat lunak akuntansi dan platform keuangan, tetapi biasanya tidak bersifat serba guna. Saat memilih solusi untuk melacak pengeluaran bisnis Anda, Anda perlu mempertimbangkan ukuran perusahaan, anggaran, dan kasus penggunaan yang umum.
Berikut adalah beberapa pilihan terbaik kami untuk perangkat lunak pelacakan pengeluaran terbaik pada tahun 2026:
Potong
Platform perbankan bisnis Slash memberikan solusi yang kuat dan terintegrasi bagi bisnis untuk mengkategorikan dan mengelola pengeluaran mereka. Tidak hanya perangkat lunak kami mendukung entri data otomatis dan pengkategorian pengeluaran, tetapi juga memungkinkan Anda melacak pembayaran ACH, transfer kawat, dan kripto secara real-time.⁴ Anda kini dapat menerbitkan kartu, menyetujui pengeluaran, dan melacak pengeluaran secara otomatis di satu dasbor yang komprehensif.
Bahkan ketika beberapa aplikasi akuntansi dan pengelolaan pengeluaran terintegrasi dengan lancar, bekerja dengan sejumlah aplikasi tersebut tetap bisa menjadi hal yang merepotkan. Berkat solusi pengelolaan tunggal dan dasbor intuitifnya, Slash menghilangkan kebutuhan akan beberapa alat yang berbeda.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Freshbooks
Meskipun lebih sering digunakan sebagai sistem akuntansi, FreshBooks juga menawarkan fitur pelacakan pengeluaran bawaan yang sangat cocok untuk usaha kecil dan pendiri startup pemula. Aplikasi ini terintegrasi dengan kartu kredit dan rekening bank Anda untuk impor otomatis, dan kombinasi alat pemindaian bukti pembayaran dan manajemen fakturnya membuat pelacakan pengeluaran menjadi lebih mudah.
Namun, beberapa orang mungkin menyebut Freshbooks sebagai "perangkat lunak untuk pemula", karena lebih cocok untuk tim kecil, dibandingkan dengan organisasi yang memiliki beberapa departemen yang harus mengelola laporan pengeluaran yang kompleks sambil tetap mematuhi peraturan perpajakan.
Expensify
Dengan fitur seperti pemindaian bukti pembayaran dan pengelolaan penggantian biaya, Expensify merupakan opsi lain untuk pelacakan pengeluaran. Aplikasi ini juga terintegrasi dengan platform akuntansi seperti Xero dan Netsuite, artinya ini merupakan solusi plug-and-play bagi organisasi yang berkomitmen pada perangkat lunak yang mereka gunakan saat ini.
Sama halnya dengan Freshbooks, perusahaan besar tidak selalu menjadi pilihan terbaik untuk Expensify. Organisasi yang menggunakan kartu kredit korporat khususnya mungkin akan terkendala oleh fakta bahwa platform ini masih memerlukan sistem terpisah untuk pengelolaan kartu dan pembayaran.
Intuit QuickBooks
Quickbooks merupakan salah satu perangkat lunak akuntansi yang paling banyak digunakan saat ini, berkat kemampuannya yang kuat dan fleksibilitasnya. Salah satu fitur utamanya adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan berbagai layanan perbankan dan kompatibel dengan berbagai alat keuangan.
Kesuksesan Quickbooks dapat bervariasi tergantung pada kasusnya, karena organisasi dapat menggunakannya untuk tujuan yang berbeda-beda dan dengan banyak aplikasi pihak ketiga. Masalah dapat timbul ketika platform-platform ini beroperasi secara terpisah, sehingga akuntan harus memantau kartu kredit di satu sistem, analisis di sistem lain, dan pembayaran di sistem ketiga. Untungnya, Quickbooks terintegrasi dengan sistem pelacakan pengeluaran Anda di Slash, sehingga Anda dapat dengan mudah menyinkronkan pengeluaran dan tetap terupdate dengan akuntansi Anda.
Lihat Betapa Mudah Melacak Pengeluaran dengan Slash
Baik usaha kecil maupun perusahaan besar dapat memanfaatkan alat pelacakan pengeluaran Slash. Salah satu keunggulan platform kami adalah kemudahan penggunaannya; karyawan Anda akan menjadi pengguna utama platform ini, jadi aksesibilitas sangat penting. Mari kita lihat prosesnya langkah demi langkah:
- Karyawan Anda melakukan pembelian menggunakan kartu korporat atau melalui akun Slash yang terhubung, dan perangkat lunak kami mencatat transaksi tersebut.
- Perangkat lunak akuntansi Anda saat ini dapat menggunakan alat seperti pemindai struk untuk secara otomatis mengelompokkan struk ke dalam kategori pengeluaran yang sesuai saat struk tersebut diproses.
- Dengan kontrol pengeluaran yang terperinci, Anda dapat menetapkan batasan dan memastikan bahwa potensi masalah kepatuhan segera terdeteksi.
- Anda juga dapat mengaktifkan kartu virtual tanpa batas dan menghubungkannya ke kategori pengeluaran yang berbeda, sehingga Anda dapat melacak berbagai jenis transaksi dalam satu layar.
Mengadopsi perangkat lunak pelacakan pengeluaran kami dapat mengurangi hambatan, memberikan wawasan yang dapat ditindaklanjuti bagi tim, dan membantu pemilik bisnis mengambil keputusan keuangan proaktif yang dapat menghemat modal mereka dalam jangka panjang. Dengan transfer domestik gratis tanpa batas, pelacakan pengeluaran yang mendalam, berbagai stablecoin, dan akses ke rekening kas berimbal hasil tinggi yang menghasilkan hingga 3,93% per tahun, platform Slash mungkin tepat untuk Anda yang ingin mengembangkan bisnis kecil Anda ke level berikutnya.⁶
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang sering diajukan
Biaya apa saja yang dapat saya klaim tanpa bukti pembayaran?
Saat mengajukan laporan pajak dan mengklaim pengurangan pajak atas pengeluaran bisnis Anda, IRS biasanya memerlukan bukti pengeluaran. Namun, hal ini tidak selalu berlaku, karena beberapa transaksi tidak disertai dengan bukti pengeluaran yang mudah dicatat seperti pembelian sehari-hari. Kontribusi amal, pengeluaran kendaraan, pajak usaha mandiri, premi asuransi kesehatan, dan kontribusi rencana pensiun adalah beberapa contoh pengeluaran bisnis yang tidak memerlukan bukti pengeluaran untuk dimasukkan dalam pengurangan pajak Anda.
Apa saja kesalahan umum dalam pengelompokan biaya untuk LLC?
Ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan oleh pemilik usaha kecil saat mengembangkan kategori pengeluaran bisnis mereka. Misalnya, asuransi adalah kategori yang umum, tetapi penting untuk memastikan bahwa asuransi kesehatan karyawan tidak dicatat di tempat yang sama dengan asuransi perusahaan seperti asuransi properti.
Kesalahan pembukuan lainnya meliputi mengabaikan pembelian perlengkapan kantor kecil, menggabungkan pembayaran pekerja kontrak dengan gaji karyawan, dan lupa melacak biaya perekrutan secara keseluruhan.
