Panduan Lengkap tentang Laporan Pengeluaran untuk Bisnis
Mengelola laporan pengeluaran bisa menjadi bagian yang memakan waktu dan tidak terlalu menyenangkan dalam bisnis Anda (tanya saja akuntan Anda). Antara melacak kwitansi kertas, spreadsheet, penggantian biaya, dan lainnya, tim keuangan Anda mungkin kewalahan oleh proses pelaporan pengeluaran yang membosankan, rentan kesalahan, dan seringkali berantakan.
Beruntunglah, alat pelaporan dan pengelolaan pengeluaran dari Slash dapat membantu Anda mengatasi beban ini, dengan menawarkan solusi otomatis untuk memudahkan proses pengejaran dokumen dari kwitansi kertas, spreadsheet, dan pengembalian dana yang hilang. Slash sedang merombak cara Anda mengelola pengeluaran bisnis, mengganti pelacakan manual dengan sistem otomatis yang lebih cerdas, sehingga pelaporan pengeluaran menjadi sederhana, akurat, dan (hampir) tanpa usaha - cukup dengan mengklik beberapa tombol di dashboard Slash Anda.
Laporan pengeluaran merupakan bagian penting dari pengelolaan keuangan Anda. Dalam panduan ini, kami akan membantu menjelaskan apa itu laporan pengeluaran bagi bisnis Anda dan mengapa alat modern seperti Slash dapat membuat perbedaan bagi tim keuangan Anda.
Apa itu Laporan Pengeluaran?
Laporan pengeluaran adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat pengeluaran karyawan yang terjadi saat melaksanakan tugas atau kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan (seperti perjalanan dinas, kunjungan klien, dan lainnya). Ini adalah cara perusahaan melacak pengeluaran apa yang dilakukan, untuk apa, dan mengapa.
Secara tradisional, karyawan mengisi laporan-laporan ini secara manual atau menggunakan spreadsheet, dengan melampirkan bukti pembayaran kertas untuk biaya perjalanan, perlengkapan kantor, atau pertemuan dengan klien. Laporan-laporan tersebut kemudian akan melalui proses persetujuan sebelum karyawan menerima penggantian biaya.
Sistem pelaporan pengeluaran modern melakukan hal ini secara otomatis atau dengan langkah yang jauh lebih sedikit. Karyawan mengunggah foto bukti pembayaran, dan perangkat lunak akan mengekstrak detail seperti nama vendor, tanggal, dan jumlah. Pengeluaran tersebut secara otomatis dikategorikan dan ditambahkan ke laporan terperinci untuk direview.
Kategori pengeluaran yang umum meliputi:
- Perjalanan dan transportasi
- Makanan dan hiburan
- Perlengkapan dan peralatan kantor
- Pembelian yang terkait dengan klien atau proyek
- Perangkat lunak dan langganan
Dengan Slash, pelaporan pengeluaran dilakukan secara real-time. Pembelian yang dilakukan menggunakan kartu kredit perusahaan akan terintegrasi ke dalam sistem yang dapat disinkronkan dengan QuickBooks.1 Setiap transaksi akan dikategorikan secara otomatis, dan bukti pembelian dapat dipadankan secara instan melalui unggahan mobile atau pemindaian.
Untuk apa laporan pengeluaran digunakan?
Laporan pengeluaran memiliki beberapa tujuan penting yang membantu menjaga akuntabilitas dan keteraturan bisnis Anda:
- Penggantian biaya karyawan: Laporan pengeluaran memastikan karyawan mendapatkan penggantian biaya dengan cepat dan akurat untuk pengeluaran bisnis yang dibayarkan secara pribadi.
- Pelacakan anggaran: Dengan melacak pengeluaran, Anda mendapatkan pandangan yang transparan dan real-time, serta mencegah pengeluaran berlebihan sebelum terjadi.
- Pengurangan pajak: Laporan pengeluaran yang tercatat dengan baik membantu perusahaan mengajukan pengurangan pajak yang sah selama musim pajak.
- Kepatuhan dan kesiapan audit: Pelaporan pengeluaran dapat memberikan jejak dokumen yang lebih jelas, membantu memastikan kepatuhan dan membantu Anda mempersiapkan diri untuk audit dan rekonsiliasi pajak.
- Visibilitas keuangan: Ketika data pengeluaran diperbarui secara berkala, tim keuangan dapat mengambil keputusan yang lebih baik terkait perencanaan anggaran, pengeluaran, dan hubungan dengan vendor.
Slash mengubah laporan keuangan tradisional menjadi wawasan keuangan real-time. Alih-alih menggunakan spreadsheet statis, alat pengelolaan pengeluaran Slash terhubung langsung ke perangkat lunak perbankan dan akuntansi, sehingga setiap laporan menjadi tampilan real-time tentang pengeluaran perusahaan Anda.
Apa saja yang termasuk dalam laporan pengeluaran?
Laporan pengeluaran paling berguna ketika detail namun mudah dipahami. Setiap bagian menceritakan sebagian dari cerita pengeluaran:
Tanggal Pengeluaran
Entri pengeluaran dimulai dengan tanggal. Hal ini membantu mengkategorikan transaksi, melacak, dan memeriksa ulang jadwal waktu, serta memastikan bahwa pengurangan masuk ke periode pelaporan yang benar.
Kategori Pengeluaran
Setiap item harus diberi label sesuai dengan kategori pengeluaran yang sesuai: pengeluaran perjalanan, makan, atau perlengkapan kantor. Mengelompokkan pengeluaran secara konsisten, atau bahkan sebelum pengeluaran terjadi dengan menggunakan kelompok kartu yang telah dikategorikan, memudahkan analisis tren dan identifikasi pengeluaran yang dapat dikurangkan dari pajak.
Jumlah dan Mata Uang
Subtotal, pajak, dan total kemudian dicantumkan. Jumlah ini sangat penting untuk pengembalian dana yang benar dan pelaporan yang akurat.
Rincian Vendor atau Pedagang
Dokumentasi vendor memastikan jejak audit dan memudahkan proses audit. Dalam sistem seperti Slash, data vendor secara otomatis diambil dari transaksi kartu.
Tujuan Bisnis atau Alasan
Kolom ini menjelaskan alasan terjadinya pengeluaran, seperti makan siang dengan klien, perjalanan dinas, atau perpanjangan lisensi perangkat lunak.
Bukti Pembayaran atau Lampiran
Baik diunggah secara digital maupun discan dari kwitansi kertas, kwitansi berfungsi sebagai bukti pembelian.
Dalam spreadsheet tradisional, Anda harus memasukkan setiap kolom ini secara manual. Di Slash, kolom-kolom ini diisi secara otomatis melalui pelacakan pengeluaran dan integrasi kartu, menghemat waktu Anda dalam memasukkan data dan memastikan setiap pengeluaran tercatat dengan benar.
Cara Mengisi Laporan Pengeluaran (Langkah demi Langkah)
1. Kumpulkan Bukti Pembayaran dan Rincian Pengeluaran
Kumpulkan semua bukti pembayaran, faktur, dan rincian pendukung untuk pengeluaran bisnis terbaru. Hal ini dapat mencakup biaya perjalanan, makan siang dengan klien, atau pembayaran berulang untuk perangkat lunak.
2. Catat setiap pengeluaran dalam kategori yang tepat.
Masukkan setiap item ke dalam templat laporan pengeluaran Anda, pilih kategori pengeluaran yang sesuai. Konsistensi dalam cara Anda mengkategorikan item-item ini membantu dalam pengurangan pajak dan perencanaan anggaran yang akurat.
3. Tambahkan Tujuan Bisnis
Setiap entri harus mencakup deskripsi singkat tentang tujuan bisnis — alasan di balik pembelian tersebut.
4. Lampirkan Bukti Pembayaran atau Dokumen Pendukung
Unggah bukti pembelian Anda secara digital. Jika Anda masih menggunakan bukti pembelian kertas, inilah saatnya untuk memindai atau mengunggahnya. Alat seperti FreshBooks atau QuickBooks melalui Slash memudahkan proses ini.
5. Ajukan untuk persetujuan Manajer atau Bagian Keuangan.
Setelah laporan Anda selesai, kirimkan untuk direview. Alur kerja otomatis mempercepat proses ini dengan memberitahu pihak yang berwenang secara langsung dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
6. Pantau Status Pengembalian Biaya
Setelah disetujui, lacak kapan pengeluaran dikembalikan. Di Slash, karyawan dapat melihat pengembalian dana yang ditransfer secara otomatis, sehingga tim keuangan dan karyawan tetap sejalan.
Contoh Laporan Pengeluaran
Template laporan pengeluaran tradisional biasanya berupa spreadsheet dengan kolom untuk tanggal, vendor, jenis pengeluaran, subtotal, pajak, dan total. Setiap baris terperinci di bawah kategori pengeluaran yang sesuai dengan lampiran bukti pembayaran.
Contoh 1: Laporan pengeluaran bulanan mungkin mencakup pembelian perlengkapan kantor untuk kuartal tersebut, penggantian biaya perjalanan, dan biaya pertemuan dengan klien. Setiap pengeluaran akan mencantumkan nama vendor, tanggal, tujuan bisnis, dan bukti pembayaran, yang semuanya akan menghasilkan total akhir.
Contoh 2: Laporan pengeluaran perjalanan mungkin mencakup tiket pesawat, penginapan, makanan, dan transportasi lokal. Laporan tersebut akan mencantumkan setiap biaya yang dapat diganti, dikategorikan berdasarkan jenisnya, dan diberi label untuk memudahkan pemeriksaan selama audit.
Alih-alih mengelola ini secara manual di Excel, Slash with QuickBooks secara otomatis menghasilkan laporan pengeluaran, menghubungkan transaksi, bukti pembayaran, dan data persetujuan ke dalam satu dasbor.
Pelaporan Pengeluaran Otomatis dengan Slash
Pelaporan pengeluaran otomatis sedang mengubah cara pemilik bisnis dan tim keuangan bekerja. Dengan menghilangkan entri manual, sistem ini meningkatkan akurasi, menghemat waktu, dan memastikan kepatuhan, sambil tetap menjaga catatan Anda siap untuk musim pajak.
Dengan Slash, otomatisasi terjadi secara real-time. Setiap transaksi yang dilakukan menggunakan kartu korporat atau melalui rekening bank yang terhubung akan terintegrasi ke dalam sistem. Transaksi dikategorikan secara otomatis bersamaan dengan penerimaan dan laporan di QuickBooks dalam hitungan detik.
Beberapa sorotan utama Slash meliputi:
- Integrasi langsung dengan QuickBooks, Xero, dan platform akuntansi lainnya
- Dukungan untuk entitas multi dalam operasi keuangan yang kompleks
- Analisis real-time yang menunjukkan ke mana pengeluaran Anda dialokasikan di berbagai proyek dan kategori.
- Kartu korporat dengan pelacakan pengeluaran secara real-time, grup kartu, dan pemberitahuan yang dapat disesuaikan sehingga Anda selalu mengetahui informasi terkini.
Dengan Slash, pelaporan pengeluaran tidak hanya sekadar dokumentasi, tetapi menjadi gambaran terintegrasi tentang kesehatan keuangan perusahaan Anda.
Pelajari lebih lanjut bagaimana Slash dapat membantu memenuhi kebutuhan pelaporan pengeluaran Anda di slash.com.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa saja yang harus dimasukkan dalam laporan pengeluaran?
Laporan pengeluaran yang lengkap harus mencakup: tanggal setiap pengeluaran, kategori pengeluaran (perjalanan, makan, perlengkapan, dll.), jumlah dan mata uang, detail vendor atau pedagang, tujuan bisnis atau alasan yang menjelaskan mengapa pengeluaran tersebut diperlukan, serta bukti pembayaran atau dokumen pendukung. Pengelompokan yang jelas dan dokumentasi yang lengkap mempercepat proses persetujuan dan penggantian biaya.
Bagaimana cara mengisi laporan pengeluaran dengan benar?
Mulailah dengan mengumpulkan semua bukti pembayaran dan rincian pengeluaran. Catat setiap pengeluaran dalam kategori yang sesuai, tambahkan tujuan bisnis singkat yang menjelaskan pengeluaran tersebut, lampirkan bukti pembayaran atau dokumen pendukung, dan ajukan untuk persetujuan manajer atau bagian keuangan. Setelah pengajuan, pantau status pengembalian dana Anda. Penggunaan perangkat lunak manajemen pengeluaran dapat mengotomatisasi sebagian besar proses ini.
Apa saja kategori umum dalam laporan pengeluaran?
Kategori umum meliputi: biaya perjalanan (tiket pesawat, penginapan, sewa mobil), makanan dan hiburan, perlengkapan kantor, perangkat lunak dan langganan, pengembangan profesional dan pelatihan, penggantian biaya perjalanan, dan biaya terkait klien. Menggunakan kategori yang konsisten di seluruh organisasi memudahkan untuk melacak pola pengeluaran dan merencanakan anggaran dengan akurat.
Bagaimana cara mengotomatisasi pelaporan pengeluaran?
Pelaporan pengeluaran otomatis menggunakan perangkat lunak untuk menangkap bukti pembayaran, mengkategorikan pengeluaran, dan menyinkronkan transaksi secara langsung dari kartu korporat ke sistem akuntansi. Fitur seperti pemindaian bukti pembayaran otomatis, pelacakan transaksi secara real-time, dan alur kerja persetujuan terintegrasi menghilangkan entri data manual dan mengurangi waktu pemrosesan. Platform seperti Slash menghubungkan transaksi kartu secara langsung ke perangkat lunak akuntansi untuk pelacakan pengeluaran yang lancar.
