Cara Mengelompokkan Pengeluaran untuk Pembukuan Bisnis yang Akurat
Klasifikasi pengeluaran bisnis tidak hanya membantu mengontrol anggaran Anda – tetapi juga memungkinkan Anda untuk mengklaim dan mengurangkan pajak atas pengeluaran bisnis secara akurat dalam laporan pajak tahunan Anda ke IRS. Pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan ditentukan oleh klasifikasi ini, yang dapat meringankan beban pajak Anda dan membebaskan modal untuk fleksibilitas yang lebih besar. Untuk memanfaatkan pengurangan pajak ini dan melacak pengeluaran di dalam perusahaan Anda, disarankan untuk menetapkan proses klasifikasi pengeluaran yang tepat.
Mengembangkan kategori pengeluaran memberikan gambaran yang lebih jelas tentang di mana, kapan, dan mengapa pembayaran dilakukan, sehingga memungkinkan laporan keuangan yang lebih rapi dan mengatasi masalah sebelum timbul. Tanpa kemampuan untuk melacak pengeluaran berdasarkan kategori, organisasi yang sedang berkembang dapat dengan cepat kewalahan oleh tagihan dari sumber yang tidak terduga. Organisasi modern memanfaatkan perangkat lunak manajemen pengeluaran untuk mengotomatisasi entri data, meningkatkan transparansi, dan mengendalikan pengeluaran bisnis mereka. Pertanyaannya tetap: perangkat lunak mana yang tepat?
Slash secara otomatis mencatat transaksi dan mengkategorikan pengeluaran di seluruh kartu korporat dan pembayaran perusahaan Anda dalam satu platform.¹ Dengan kemampuan untuk mengkategorikan pengeluaran secara instan dan sinkronisasi dengan alat seperti Quickbooks dan Xero, Anda akan mendapatkan kendali yang lebih luas atas arus kas organisasi Anda dan jalur yang lebih jelas untuk pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan. Mari kita bahas beberapa pengeluaran umum yang sering dihadapi perusahaan, cara mengorganisirnya, dan kapan pengurangan pajak bisnis mungkin berlaku.
Memahami Kategori Pengeluaran Bisnis
Pengelompokan pengeluaran bisnis adalah proses mengidentifikasi dan mengelompokkan berbagai jenis pembayaran dengan tujuan meningkatkan transparansi, menjaga keteraturan, dan memanfaatkan pengurangan pajak. Misalnya, biaya asuransi kesehatan karyawan harus dicatat secara terpisah pada neraca dari gaji karyawan.
Untuk catatan, pengelompokan pengeluaran tidak boleh disamakan dengan perencanaan anggaran – perencanaan anggaran bertujuan untuk mengurangi pengeluaran, sementara pengelompokan bertujuan untuk mengklasifikasikan dan melaporkan pengeluaran tersebut.
Pengelompokan pengeluaran bisnis secara efektif bermanfaat bagi perusahaan yang sedang berkembang dan tim keuangan yang ingin menjaga catatan yang akurat dan memaksimalkan manfaat dari pengeluaran mereka.
Jenis-Jenis Biaya Bisnis yang Umum
Kategori pengeluaran bisnis seringkali sangat rinci; perusahaan Anda bisa berakhir dengan puluhan jenis pengeluaran yang berbeda di neraca keuangannya. Beberapa bersifat tetap, sementara yang lain variabel, dan beberapa bersifat rutin sementara yang lain tidak terduga. Beberapa pengeluaran bisnis dapat dikurangkan dari pajak, tetapi hanya dalam situasi tertentu. Kabar baiknya; kami merancang perangkat lunak pelacakan pengeluaran Slash secara khusus untuk mengatasi kesulitan yang terkait dengan pengelompokan pengeluaran ini secara manual.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Cara Mengelompokkan Pengeluaran: 15 Kategori Pengeluaran Bisnis Standar
Mari kita bahas 15 kategori pengeluaran yang paling umum. Banyak dari kategori ini dapat dibagi menjadi sub-kategori yang terpisah, memberikan wawasan spesifik dan dapat ditindaklanjuti tentang kebiasaan pengeluaran bisnis Anda.
Bahan-bahan
Pembelian bahan baku merupakan faktor kunci yang memengaruhi margin keuntungan bagi setiap produsen atau perusahaan konstruksi. Mengetahui biaya barang, jumlah pengeluaran untuk bahan baku, dan frekuensi transaksi adalah cara yang efektif untuk menjaga operasional tetap terorganisir. Bahan baku juga termasuk dalam kategori pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan dari pajak.
Perlengkapan Kantor
Selain pena dan kertas standar, perlengkapan kantor dapat mencakup komputer, internet, Wi-Fi, printer, tinta, perlengkapan kamar mandi, telepon, dan berbagai barang lain yang berguna untuk keperluan bisnis. Sama seperti perusahaan besar dan usaha kecil, IRS juga mengizinkan pekerja yang memiliki kantor di rumah untuk mengklaim pengeluaran ini dalam laporan pajak mereka.
Utilitas dan Perawatan
Ada beberapa biaya rutin yang terkait dengan pemeliharaan tempat kerja Anda, termasuk sewa, utilitas, pembaruan infrastruktur, perbaikan, dan pembersihan. Pemeliharaan yang konsisten bahkan lebih penting untuk gudang dan pabrik.
Pemasaran & Periklanan
Beberapa bisnis menganggap pemasaran dan periklanan sebagai hal yang kurang penting, sementara yang lain sangat mengandalkan kampanye jangka panjang. Bagaimanapun, periklanan harus dimasukkan sebagai kategori pengeluaran, baik dalam hal yang sederhana seperti posting media sosial maupun yang kompleks seperti booth pameran bisnis.
Penelitian & Pengembangan
R&D; merujuk pada langkah-langkah yang diambil oleh perusahaan untuk menginovasi produk yang ada, mengembangkan produk baru, dan tetap berada di garis depan bidangnya. Ini adalah proses yang berbeda-beda untuk setiap organisasi, tetapi biasanya menimbulkan biaya operasional tersendiri.
Perekrutan dan Pelatihan Karyawan
Biaya operasional yang timbul dari perekrutan dan onboarding karyawan dapat mengejutkan organisasi; kehilangan, mengganti, dan melatih seorang karyawan dapat menghabiskan biaya sekitar setengah dari gaji posisi tersebut. Perputaran karyawan mahal, jadi bijaklah untuk menjaga tim Anda tetap bahagia – tetapi itu adalah topik pembicaraan untuk lain waktu.
Kategori pengeluaran ini juga mencakup pelatihan dan pendidikan berulang seiring dengan perkembangan individu di dalam perusahaan Anda, yang umum terjadi di bidang-bidang seperti sains/kesehatan serta terkait dengan pedoman OSHA.
Gaji dan Tunjangan Karyawan
Saat ini, gaji bulanan hanyalah salah satu bagian dari kompensasi dan penghasilan kena pajak seorang karyawan. Selain manfaat standar seperti asuransi kesehatan dan program 401k, manfaat tambahan juga dapat mencakup opsi saham, program pensiun, program kesehatan, makanan, penitipan anak, dan lain-lain.
Pembayaran Kontraktor
Sebaliknya, gaji yang dibayarkan kepada agen dan kontraktor mandiri biasanya merupakan seluruh kompensasi yang mereka terima. Hal ini berlaku untuk layanan akuntan publik bersertifikat (CPA), agen perekrutan, biaya hukum, pekerja lepas, atau siapa pun yang dibayar oleh bisnis Anda untuk melakukan pekerjaan sementara.
Asuransi
Ada banyak jenis asuransi yang dapat dimiliki oleh sebuah perusahaan untuk dirinya sendiri, seperti asuransi properti, asuransi tanggung jawab dan kompensasi karyawan, serta asuransi siber. Pastikan untuk tidak memasukkan asuransi kesehatan karyawan ke dalam kelompok ini - itu adalah salah satu kesalahan umum dalam pengelompokan biaya yang akan kita bahas nanti.
Kendaraan/Penyusutan
Jenis asuransi lainnya adalah asuransi kendaraan bermotor, yang menjadi faktor penting bagi perusahaan yang memiliki armada truk atau van. Salah satu biaya kepemilikan kendaraan yang lebih tersembunyi daripada pembelian, asuransi, dan bahan bakar adalah depresiasi.
Sering dikatakan bahwa nilai mobil Anda mulai menurun begitu keluar dari dealer, dan hal ini juga berlaku untuk kendaraan bisnis. Memantau depresiasi bertahap truk dan van sangat penting untuk memahami nilai sebenarnya dari armada Anda – dan kapan Anda mungkin memerlukan penggantian. Pendekatan ini tidak hanya berlaku untuk kendaraan, tetapi juga untuk mesin, komputer, dan bahan kantor lainnya yang mengalami depresiasi dengan cara yang serupa.
IRS juga mengizinkan Anda untuk mengklaim pengurangan biaya kepemilikan kendaraan dan biaya bahan bakar, asalkan kendaraan tersebut digunakan secara eksklusif untuk keperluan bisnis.
Langganan & Lisensi
Pembayaran berulang seperti pajak properti, lisensi, dan izin tidak pernah hilang, tetapi seringkali mudah terlewatkan saat mengkategorikan pengeluaran. Langganan perangkat lunak juga sama pentingnya untuk dipantau, karena banyak perusahaan bergantung pada platform HR, desain, dan manajemen proyek.
Bunga
Bunga dapat berasal dari berbagai sumber, termasuk pinjaman hipotek properti, pinjaman bisnis, fasilitas kredit, kartu kredit bisnis, atau utang yang belum dilunasi. Pembayaran bunga dapat dengan cepat menjadi tidak terkendali, sehingga sangat penting untuk memahami apa yang akan datang dan kapan.
Keamanan
Beberapa organisasi dilengkapi dengan kontrak keamanan siber yang kuat, sementara yang lain menggunakan sistem teknologi tinggi di lokasi fasilitas. Baik Anda melindungi diri dari serangan siber dan kebocoran data atau melindungi teknologi eksklusif, keamanan merupakan kategori pengeluaran yang mungkin penting bagi bisnis Anda.
Perjalanan Bisnis & Akomodasi
Banyak organisasi menjadi peserta tetap dalam konvensi bisnis nasional, yang berarti mereka harus memesan tiket pesawat dan penginapan untuk setiap karyawan yang ikut serta. Biaya makan, biaya transportasi bersama, dan seminar seringkali menjadi bagian dari total biaya perjalanan. Menariknya, biaya makan untuk keperluan bisnis hanya dapat dikurangkan 50% dari pajak menurut IRS, bukan 100%.
Biaya Perbankan & Pengolahan Pembayaran
Akhirnya, perusahaan yang memiliki beberapa rekening keuangan dan arus kas yang konsisten dapat mengharapkan untuk menanggung berbagai biaya bank dan biaya transaksi. Biaya transfer kawat, biaya transaksi internasional, biaya layanan merchant, dan biaya bank adalah beberapa contoh biaya kecil yang terkait dengan berbagai jenis pembayaran. Bagi bisnis yang ingin menghemat biaya bulanan rekening dan transfer kawat, Slash Pro Rencana mungkin menjadi solusinya.
Kesalahan Pelaporan Umum yang Perlu Diwaspadai
Mudah untuk membuat kesalahan saat mengatur kategori pengeluaran, yang seringkali menyebabkan masalah di kemudian hari. Beberapa kesalahan umum meliputi:
- Menggabungkan asuransi kesehatan karyawan dengan asuransi perusahaan.
- Mengabaikan pembelian perlengkapan kantor kecil demi pembelian yang lebih besar.
- Kehilangan kesempatan untuk mendapatkan pengurangan pajak dan/atau salah mengidentifikasi pengeluaran yang sebenarnya tidak dapat dikurangkan.
- Mengabaikan unsur depresiasi.
- Menggabungkan pembayaran pekerja kontrak dengan gaji karyawan.
- Lupa untuk melacak biaya perekrutan (sekitar setengah gaji seorang karyawan).
Apa itu Proses Persetujuan Pengeluaran?
Mengelola setiap pengeluaran hanyalah setengah dari perjuangan. Banyak dari pengeluaran ini harus melalui proses persetujuan yang melibatkan beberapa orang dan bukti pembayaran yang dapat diverifikasi. Pengeluaran ini umumnya berasal dari karyawan, terutama untuk perjalanan dinas dan pengeluaran kerja, meskipun juga dapat mencakup area lain seperti perlengkapan kantor dan kendaraan. Bagaimanapun, proses persetujuan ini sudah merepotkan pada hari yang baik, dan menjadi lebih sulit pada hari ketika bukti pembayaran hilang atau anggota tim tidak dapat dipercaya.
Biaya-biaya ini diajukan dengan penjelasan, ditinjau untuk memastikan kesesuaian dengan kebijakan dan anggaran, disetujui atau ditolak, dan didokumentasikan untuk pelaporan. Selain pengelompokan Anda, disarankan untuk membangun alur kerja yang terstruktur untuk proses persetujuan.
Proses ini menjadi lebih mudah dengan alat manajemen pengeluaran Slash, yang memungkinkan Anda menyetujui pengeluaran secara otomatis berdasarkan kategorisasi. Setiap transaksi terintegrasi dengan sistem akuntansi yang sudah ada, memastikan akses terpusat di satu dasbor.
Proses persetujuan yang tidak terorganisir, pembayaran berulang, biaya tak terduga, dan laporan yang tidak konsisten membuat suatu organisasi tidak dapat melacak pembayaran dan mempersiapkan pengajuan pajak. Itulah mengapa Slash hadir.
Kategorisasi Pengeluaran yang Lebih Cerdas untuk Bisnis yang Berkembang dengan Slash
Perangkat lunak pelacakan pengeluaran Anda seharusnya tidak hanya memantau pengeluaran. Platform kami dirancang untuk mengelola transaksi Anda dan sistem yang mendukungnya.
Slash mengelompokkan pengeluaran Anda; setelah Anda mengatur kategori, semua pembelian dan biaya akan ditampilkan di tempat yang tepat secara real-time, sehingga laporan Anda tetap sederhana, pembukuan Anda terorganisir, dan pengeluaran Anda sesuai dengan peraturan perpajakan. Setiap transaksi muncul secara instan di dashboard, mulai dari pembayaran masuk dan keluar hingga pembelian karyawan yang dilakukan dengan kartu korporat Slash.
Sebagian besar bisnis yang mengadopsi perangkat lunak pelacakan pengeluaran harus menambahkan perangkat lunak tersebut ke tumpukan alat yang sudah ada, yang pada akhirnya menimbulkan masalah di tahap selanjutnya. Semakin banyak aplikasi dan akun yang digunakan, semakin banyak pula ketidakcocokan dan kesalahan yang terjadi, sehingga menyulitkan pembuatan laporan keuangan yang konsisten dan akurat. Itulah mengapa Slash mengintegrasikan kartu korporat, rekening bank, transaksi multi-entitas, dan kategorisasi pengeluaran otomatis ke dalam satu platform keuangan terpusat.
Anda juga akan mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang dapat dikurangkan menurut IRS. Pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan dan pengurangan pajak adalah beberapa manfaat terbesar dari mengidentifikasi kategori pengeluaran bisnis.
Selain solusi untuk pengeluaran dan potongan, Slash juga menawarkan:
- Rekening koran bisnis gratis tanpa persyaratan saldo minimum.
- Kartu kredit virtual tanpa batas yang memberikan cashback hingga 2%.
- Jutaan dolar dalam asuransi FDIC melalui jaringan Column N.A. sweep.²
- Potong rekening Treasury yang menghasilkan imbal hasil tahunan hingga 3,93%.⁶
- Transfer ACH gratis dan tanpa batas, transfer domestik, dan pembayaran real-time FedNow/RTP keluar untuk anggota Pro.
Perusahaan terkemuka kini sepenuhnya beralih dari metode input manual yang ketinggalan zaman dan pelaporan yang tidak terorganisir, mencari solusi untuk pengelompokan kategori pengeluaran bisnis secara otomatis dan aliran kas yang transparan. Dengan Slash, Anda dapat mengintegrasikan fitur-fitur ini dengan rekening bank korporat, analisis keuangan, dan alat akuntansi lainnya.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah Slash dapat diintegrasikan dengan solusi akuntansi yang saya gunakan saat ini?
Tentu saja. Perusahaan yang mengandalkan platform seperti Intuit Quickbooks dan Xero tidak perlu khawatir tentang ketidakcocokan fitur, karena Slash dirancang untuk terintegrasi dan melengkapi alat-alat tersebut. Slash secara otomatis mengumpulkan data merchant dari transaksi kartu dan menyinkronkan kategori pengeluaran langsung ke perangkat lunak Anda saat ini, mengurangi pekerjaan manual. Fitur-fitur kami seperti perbankan bisnis, kartu korporat, pengelolaan pengeluaran, dan pemrosesan pembayaran juga terintegrasi dengan alat akuntansi Anda.
Pengelompokan pengeluaran menjadi lebih mudah dengan fitur pemindaian bukti pembelian Quickbooks, yang memungkinkan karyawan untuk langsung mengunggah pembelian yang dilakukan dengan kartu selain kartu korporat Slash. (Tapi sebenarnya, kenapa harus menggunakan yang lain?)
Kategori pengeluaran mana yang dapat dikurangkan dari pajak?
Banyak dari 15 kategori yang tercantum di atas berhak mendapatkan pengurangan pajak, termasuk iklan, tunjangan karyawan, sewa, utilitas, keamanan siber, perjalanan, dan bahkan perlengkapan kantor. Pekerja jarak jauh dapat memanfaatkan pengurangan pajak untuk kantor di rumah untuk mendapatkan manfaat serupa untuk penghasilan kena pajak mereka. Dengan IRS, situasi terkait pengurangan pajak bervariasi, jadi selalu konsultasikan dengan ahli pajak sebelum membuat keputusan pengembalian pajak berdasarkan pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan.
