Memahami Prinsip Pengakuan Biaya: Mengapa Hal Ini Penting bagi Bisnis
Beberapa aturan akuntansi hanya menarik perhatian ketika terjadi masalah. Pengakuan biaya adalah salah satunya. Meskipun terlihat sepele, pengakuan biaya secara langsung memengaruhi cara Anda dikenakan pajak, seberapa patuh pelaporan Anda, dan seberapa jelas laporan keuangan Anda dapat dipahami.
Waktu pengakuan biaya menentukan kapan pengurangan pajak berlaku, yang dapat memindahkan kewajiban pajak dari satu tahun ke tahun berikutnya. Pengakuan biaya erat kaitannya dengan prinsip pencocokan—salah satu standar akuntansi inti yang diwajibkan baik oleh U.S. GAAP maupun aturan pelaporan keuangan internasional. Gagal mengakui biaya pada periode yang tepat dapat menyebabkan laporan bulanan yang tidak konsisten dan fluktuasi laba yang tidak terduga, sehingga sulit untuk menentukan apakah peningkatan kinerja bersifat nyata atau hanya terkait dengan waktu.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan bagaimana prinsip pengakuan biaya bekerja, kapan biaya harus dicatat dalam akuntansi akrual, dan bagaimana berbagai jenis biaya dipadukan dengan pendapatan. Kami juga akan membahas tantangan umum yang dihadapi bisnis saat menerapkan prinsip ini dalam praktik—dan bagaimana Slash dapat mengatasi tantangan tersebut dengan mengotomatisasi pencatatan transaksi, terintegrasi dengan sistem akuntansi, memberikan wawasan real-time tentang kesehatan keuangan perusahaan Anda, dan lebih banyak lagi.¹
Apa itu prinsip pengakuan biaya dan bagaimana cara kerjanya?
Prinsip pengakuan biaya adalah konsep akuntansi yang memastikan bahwa biaya dicatat pada periode yang sama dengan pendapatan yang dihasilkannya, terlepas dari kapan uang tunai sebenarnya berpindah tangan. Mencatat pendapatan dan biaya yang terkait secara bersamaan menciptakan gambaran keuangan yang lebih akurat tentang keuntungan perusahaan selama periode tertentu, mencegah bisnis Anda dari meningkatkan keuntungan secara artifisial atau melaporkan secara tidak benar selama musim pajak.
Pengakuan biaya secara langsung terkait dengan prinsip pencocokan, yang merupakan salah satu dari sepuluh standar akuntansi yang diwajibkan oleh Prinsip Akuntansi yang Diterima Umum (GAAP) di Amerika Serikat. Prinsip ini juga diwajibkan berdasarkan Standar Pelaporan Keuangan Internasional (IFRS) yang digunakan di lebih dari 140 negara di seluruh dunia.
Kapan suatu pengeluaran diakui?
Berdasarkan prinsip pencocokan, pengeluaran diakui berdasarkan prinsip akrual, artinya pengeluaran dicatat pada saat pengeluaran tersebut terjadi—bukan pada saat pembayaran dilakukan. Dalam konteks ini, "terjadi" berarti pengeluaran diakui ketika kewajiban pembayaran terbentuk atau ketika manfaat dikonsumsi.
Misalnya, bayangkan perusahaan Anda menerima faktur sebesar $10.000 untuk layanan pemasaran yang dilakukan pada bulan Desember, tetapi Anda baru membayarnya pada bulan Januari. Untuk mematuhi prinsip pengakuan biaya, Anda akan mencatat biaya sebesar $10.000 pada bulan Desember (ketika layanan tersebut diberikan dan membantu menghasilkan pendapatan bulan Desember), bukan pada bulan Januari ketika faktur dibayarkan.
Akuntan menggunakan tiga pendekatan berbeda untuk mencocokkan biaya dengan pendapatan. Metode yang digunakan bergantung pada apakah biaya tersebut merupakan biaya produk (terkait langsung dengan produksi) atau biaya periode (terkait dengan operasi umum daripada penjualan spesifik):
- Hubungan langsung antara sebab dan akibat: Metode ini menghubungkan pengeluaran tertentu secara langsung dengan pendapatan tertentu. Contoh yang paling jelas adalah biaya barang yang dijual (COGS). Jika Anda menjual produk seharga $100 yang biaya produksinya $60, Anda mencatat pengeluaran $60 pada periode yang sama dengan pendapatan $100.
- Alokasi sistematis dan rasional: Ketika suatu pengeluaran memberikan manfaat untuk beberapa periode akuntansi, pengeluaran tersebut dibebankan secara bertahap. Depresiasi adalah contoh yang paling umum. Jika Anda membeli truk pengiriman seharga $120.000 yang diperkirakan akan bertahan selama 10 tahun, Anda akan membebankan $12.000 per tahun daripada mencatat biaya penuh di awal.
- Pengakuan segera: Beberapa biaya mendukung operasional bisnis secara keseluruhan, tetapi tidak memiliki hubungan satu-ke-satu yang jelas dengan pendapatan tertentu. Sewa, gaji, dan perlengkapan kantor termasuk dalam kategori ini dan diakui pada periode saat biaya tersebut dikeluarkan.
Slash dapat membantu memastikan bahwa pengeluaran Anda diakui pada waktu yang tepat dengan secara otomatis mencatat rincian transaksi di semua kartu dan pembayaran perusahaan Anda, sehingga mengurangi ketergantungan pada pengumpulan bukti pembayaran manual atau faktur yang tertunda untuk memverifikasi waktu.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Dampak antara akuntansi berbasis kas dan akuntansi berbasis akrual
Prinsip pengakuan biaya dapat memengaruhi waktu pembayaran pajak atau kelayakan pengurangan pajak tergantung pada metode akuntansi yang digunakan. Meskipun secara umum tidak mengubah total pajak yang harus dibayar dalam jangka panjang, prinsip ini dapat memindahkan kewajiban pajak antar tahun, yang pada akhirnya memengaruhi proyeksi arus kas dan perencanaan pajak.
Akuntansi berbasis kas mencatat pendapatan dan pengeluaran hanya ketika uang tunai berpindah tangan dan tidak mengakui hutang atau piutang pada laporan keuangan. Meskipun lebih mudah dikelola dan menawarkan fleksibilitas pajak, metode ini dapat menyimpangkan analisis kesehatan keuangan, menampilkan laba atau rugi yang tidak mencerminkan aktivitas bisnis yang sebenarnya. Dalam metode ini, pengeluaran umumnya tidak diakui secara akrual untuk tujuan pelaporan keuangan.
Prinsip pengakuan biaya berlaku khusus untuk akuntansi akrual, di mana biaya dicatat pada saat terjadi, bukan pada saat dibayarkan. Jika jasa diterima pada bulan Desember tetapi dibayarkan pada bulan Januari, biaya tersebut diakui pada bulan Desember, sehingga biaya sesuai dengan periode yang bersangkutan. Pendekatan ini memberikan gambaran yang lebih akurat tentang kinerja keuangan, tetapi umumnya mengurangi kemampuan untuk memindahkan pengurangan antara periode hanya berdasarkan waktu pembayaran.
Begini penerapannya dalam praktik. Pertimbangkan sebuah perusahaan dengan $50.000 biaya yang belum dibayar dari bulan Desember:
- Akuntansi akrual: Mengurangi sebesar $50.000 secara penuh pada pengembalian pajak tahun lalu, meskipun pembayaran dilakukan pada bulan Januari.
- Akuntansi tunai: Biaya tersebut tidak dapat dikurangkan hingga tahun depan, sehingga mengakibatkan pajak yang lebih tinggi pada tahun lalu dan pajak yang lebih rendah pada tahun depan.
Berdasarkan prinsip konsistensi, perusahaan diharapkan menerapkan metode akuntansi yang sama (baik itu metode kas atau akrual) secara konsisten sepanjang periode pelaporan. Hal ini memastikan laporan keuangan tetap dapat dibandingkan dari waktu ke waktu dan mencegah perusahaan mengubah metode untuk memanipulasi pendapatan yang dilaporkan atau hasil pajak.
Prinsip pengakuan biaya vs. prinsip pengakuan pendapatan
Pengakuan biaya dan pengakuan pendapatan merupakan dua sisi dari koin yang sama, bekerja sama untuk memenuhi persyaratan prinsip pencocokan. Berikut adalah definisi keduanya secara berdampingan untuk menyoroti perbandingan dan perbedaannya:
- Prinsip pengakuan biaya: Biaya harus diakui dalam laporan laba rugi pada periode ketika biaya tersebut terjadi, terlepas dari kapan pembayaran tunai dilakukan.
- Prinsip pengakuan pendapatan: Pendapatan harus diakui dalam laporan laba rugi pada periode ketika pendapatan tersebut diperoleh dan diakui, bukan pada saat kas diterima.
Meskipun kedua prinsip bertujuan untuk menyelaraskan aktivitas keuangan dengan periode pelaporan yang tepat, keduanya diterapkan secara berbeda berdasarkan prinsip konservatisme. Biaya dan kewajiban diakui segera setelah kemungkinan terjadinya menjadi nyata, meskipun masih ada ketidakpastian. Pendapatan dan aset, di sisi lain, hanya diakui ketika telah direalisasikan atau dapat dipastikan dengan wajar.
Bersama-sama, prinsip-prinsip ini memastikan bahwa pendapatan dilaporkan bersamaan dengan biaya yang diperlukan untuk menghasilkan pendapatan tersebut, sehingga mengurangi risiko pelaporan laba yang distorsi akibat perbedaan waktu dalam arus kas.
5 contoh pengakuan biaya: Memilih metode pencocokan yang tepat dan jendela pengakuan
Contoh-contoh di bawah ini menggambarkan bagaimana berbagai jenis pengeluaran diakui dalam akuntansi akrual, beserta metode pencocokan yang digunakan akuntan untuk memastikan laporan keuangan secara akurat mencerminkan aktivitas bisnis:
Biaya sewa kantor dan utilitas dicatat setiap bulan.
Sewa kantor dan biaya utilitas merupakan biaya operasional berkelanjutan yang mendukung aktivitas bisnis sehari-hari, bukan untuk produk atau penjualan tertentu. Karena biaya-biaya ini memberikan manfaat secara merata bagi bisnis seiring waktu dan tidak memiliki hubungan langsung dengan pembangkitan pendapatan, mereka diklasifikasikan sebagai biaya periode.
Jenis biaya: Biaya periode
Metode pencocokan: Pengakuan segera
Kapan harus mengenali: Pada bulan di mana sewa dan biaya utilitas berlaku
Gaji dan tunjangan karyawan disesuaikan dengan periode kerja yang dilakukan.
Gaji, upah, dan tunjangan karyawan diakui sebagai biaya saat karyawan melaksanakan pekerjaannya. Meskipun penggajian diproses setelah periode kerja berakhir, biaya-biaya ini diakui pada periode ketika tenaga kerja diberikan karena itulah saat manfaat ekonomi diterima.
Jenis biaya: Biaya periode
Metode pencocokan: Pengakuan segera
Kapan harus mengenali: Selama periode pekerjaan karyawan dilakukan, terlepas dari kapan gaji dibayarkan.
Langganan perangkat lunak yang dialokasikan untuk bulan yang bersangkutan
Langganan perangkat lunak memberikan akses ke alat dan layanan selama periode waktu yang ditentukan, biasanya dibayar secara bulanan atau tahunan. Karena manfaatnya dikonsumsi secara bertahap, biayanya diakui secara bertahap daripada sekaligus.
Jenis biaya: Biaya periode
Metode pencocokan: Alokasi sistematis dan rasional
Kapan harus mengenali: Setiap bulan, selama periode berlangganan, perangkat lunak tersebut digunakan.
Biaya barang yang dijual diakui ketika persediaan dijual.
Biaya barang yang dijual mewakili biaya langsung yang terkait dengan produksi atau pembelian persediaan. Biaya-biaya ini awalnya dicatat sebagai aset dan hanya diakui sebagai beban ketika persediaan yang terkait dijual dan pendapatan diakui.
Jenis biaya: Biaya produk
Metode pencocokan: Hubungan langsung antara sebab dan akibat
Kapan harus mengenali: Pada periode yang sama, persediaan dijual dan pendapatan yang terkait diakui.
Biaya dibayar di muka yang diamortisasi selama masa layanan
Biaya dibayar di muka terjadi ketika suatu bisnis membayar di muka untuk barang atau jasa yang akan diterima pada periode mendatang, seperti asuransi atau sewa. Biaya-biaya ini pertama kali dicatat sebagai aset dan kemudian dibebankan secara bertahap seiring dengan pemanfaatan manfaatnya.
Jenis biaya: Biaya periode
Metode pencocokan: Alokasi sistematis dan rasional
Kapan harus mengenali: Secara bertahap, selama periode layanan prabayar diterima
Tantangan umum dan praktik terbaik dalam menerapkan prinsip pengakuan biaya
Bahkan perusahaan yang memahami akuntansi akrual secara teori dapat kesulitan menerapkan prinsip pengakuan biaya secara konsisten dalam praktiknya. Bagian-bagian di bawah ini menjelaskan beberapa tantangan yang mungkin dihadapi perusahaan saat menerapkan prinsip tersebut, beserta praktik terbaik untuk menjaga akurasi dan konsistensi pengakuan biaya sepanjang periode pelaporan:
Tantangan umum
Memahami kapan suatu pengeluaran harus diakui dalam akuntansi akrual. Tim Anda mungkin kesulitan menentukan apakah suatu pengeluaran harus dicatat saat pengeluaran tersebut terjadi, saat dibayarkan, atau dialokasikan secara bertahap. Hal ini terutama umum terjadi pada layanan berlangganan, pengeluaran yang dibayar di muka, dan gaji yang diakui secara bertahap.
Penanganan perbedaan waktu antara aktivitas kas dan pencatatan pengeluaran. Uang tunai dapat berpindah tangan pada periode yang berbeda dari saat pengeluaran sebenarnya terjadi. Tanpa visibilitas yang jelas mengenai waktu pembayaran, pengeluaran dapat dengan mudah diklasifikasikan ke bulan yang salah. Slash mencatat aktivitas transaksi secara real-time, memberikan tim keuangan visibilitas yang lebih jelas mengenai waktu, bahkan ketika penyelesaian atau penggantian biaya terjadi kemudian.
Mengelola transaksi multi-entitas atau lintas batas. Perusahaan dengan beberapa anak perusahaan atau operasi internasional harus melacak pengeluaran di seluruh entitas hukum, mata uang, dan yurisdiksi. Dukungan multi-entitas Slash memungkinkan bisnis untuk melacak pengeluaran di seluruh entitas hukum yang berbeda dalam satu dasbor terpadu, yang dapat memudahkan pengenalan pengeluaran di seluruh organisasi Anda.
Rekonsiliasi biaya prabayar dan akrual. Asuransi prabayar, kontrak perangkat lunak tahunan, dan liabilitas yang telah diakumulasikan memerlukan pemantauan dan alokasi yang berkelanjutan. Mengelola jadwal-jadwal ini secara manual meningkatkan risiko terjadinya penyesuaian yang terlewat atau pengeluaran yang dihitung ganda.
Menjamin konsistensi di seluruh periode pelaporan dan laporan keuangan. Klasifikasi pengeluaran yang tidak konsisten atau penundaan dalam penginputan data dapat mengganggu perbandingan bulanan dan laporan keuangan. Slash secara otomatis mengklasifikasikan pengeluaran Anda di seluruh kartu perusahaan dan pembayaran; data transaksi yang telah diklasifikasikan mengalir langsung ke QuickBooks, membantu menjaga konsistensi dalam pengakuan dan pelaporan di seluruh periode.
Praktik terbaik
Tetapkan kebijakan internal yang jelas dan sesuai dengan standar akuntansi. Tentukan kapan pengeluaran harus diakui berdasarkan metode akuntansi Anda, bagaimana biaya yang dibayar di muka harus diamortisasi, dan bagaimana akrual dicatat. Kebijakan yang jelas dapat mengurangi kebutuhan untuk membuat keputusan berdasarkan penilaian, sehingga meningkatkan konsistensi dalam pembukuan Anda.
Gunakan alat otomatis untuk mengurangi kesalahan pencatatan waktu secara manual. Kartu korporat dan sistem pembayaran Slash secara otomatis merekam data transaksi begitu digunakan, memastikan pengeluaran tercatat secara real-time dan terpusat dalam satu sistem. Hal ini dapat menghilangkan ketergantungan Anda pada bukti pembayaran dan faktur untuk memverifikasi waktu transaksi.
Lakukan rekonsiliasi akun secara rutin untuk mendeteksi ketidaksesuaian sedini mungkin. Dengan integrasi Slash dengan QuickBooks, data transaksi disinkronkan langsung ke sistem akuntansi Anda. Hal ini dapat memudahkan Anda untuk mencocokkan pengeluaran, meninjau akrual, mengelola faktur, dan mempersiapkan pelaporan pajak tanpa perlu mengulang pekerjaan di berbagai platform.
Standarkan cara pelacakan biaya prabayar dan biaya yang diakui. Penggunaan kategori dan alur kerja yang konsisten untuk pengeluaran prabayar memastikan pengeluaran tersebut dialokasikan dengan benar seiring waktu. Dengan Slash, Anda dapat menetapkan aturan kategorisasi pengeluaran secara pra-setel sehingga transaksi dicatat dengan benar sejak awal, meminimalkan kebutuhan untuk pengklasifikasian ulang atau pembersihan manual di kemudian hari.
Latih staf dalam akuntansi berbasis akrual dan dokumentasi. Sistem otomatis dapat mengurangi kompleksitas, tetapi pelatihan memastikan tim Anda memahami mengapa pengeluaran dicatat pada waktu tertentu. Memberikan panduan tentang dokumentasi, waktu, dan kategorisasi dapat membantu menjaga konsistensi pencatatan pengeluaran saat tim berkembang dan tanggung jawab berubah.
Sederhanakan pengakuan biaya dengan Slash
Slash dapat menghilangkan kerumitan dalam pengakuan biaya dengan mengumpulkan semua transaksi perusahaan Anda ke dalam satu dasbor yang diperbarui secara real-time. Anda dapat melacak pembayaran masuk dan keluar, mengelompokkan biaya berdasarkan status atau periode waktu, serta mengkategorikan pengeluaran berdasarkan vendor atau jenis biaya. Pada akhirnya, mengotomatisasi pelacakan biaya dapat memudahkan Anda memahami kapan biaya terjadi dan bagaimana seharusnya diakui.
Slash juga dapat membantu mempermudah proses akuntansi Anda dengan integrasi yang mulus dengan QuickBooks. Anda dapat mengekspor semua data transaksi dari Slash ke platform akuntansi Anda, sehingga Anda tidak perlu memasukkan data secara manual ke berbagai sistem—proses yang rentan terhadap kesalahan dan memakan waktu. QuickBooks juga memungkinkan Anda beralih antara pelaporan berbasis kas dan berbasis akrual, sehingga memudahkan Anda untuk menerapkan parameter pengakuan yang berbeda sesuai dengan struktur bisnis Anda.
Namun, Slash tidak hanya membantu Anda menerapkan satu prinsip akuntansi. Slash memodernisasi cara bisnis Anda mengelola pengeluaran, pembayaran, dan operasi keuangan dengan fitur-fitur seperti:
- Perbankan bisnis yang dirancang untuk fleksibilitas: Buka beberapa akun virtual untuk memisahkan dana operasional, cadangan, atau anggaran proyek, sehingga tim dapat melihat aliran kas dengan lebih jelas. Kelola beberapa entitas bisnis, lokasi, atau anak perusahaan dari satu dasbor, dengan pelaporan terpadu dan visibilitas yang jelas di seluruh akun.
- Integrasi akuntansi: Sinkronkan transaksi secara langsung dengan QuickBooks untuk memperbarui pembukuan secara otomatis. Slash juga terhubung melalui Plaid dan mendukung impor data dari alat seperti Xero, sehingga lebih mudah diintegrasikan ke dalam alur kerja akuntansi yang sudah ada.
- Kartu Kredit Slash Visa® Platinum: Kartu kredit korporat yang memberikan cashback hingga 2% untuk pengeluaran perusahaan, dilengkapi dengan aturan pengeluaran yang dapat disesuaikan, kontrol kartu, pemantauan berbasis kecerdasan buatan (AI), dan perlindungan penipuan dengan tingkat enkripsi.
- Metode pembayaran yang beragam: Slash mendukung berbagai metode pembayaran, termasuk transaksi kartu, transfer ACH global, transfer kawat internasional ke lebih dari 180 negara melalui SWIFT, dan pembayaran domestik real-time melalui RTP dan FedNow.
- Dukungan mata uang kripto asli: Konversikan dana menjadi stablecoin yang dipatok ke USD, seperti USDT atau USDC, untuk melakukan transfer di blockchain, menawarkan metode pembayaran alternatif yang dapat mengurangi biaya dan waktu penyelesaian.⁴
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang sering diajukan
Jenis-jenis pengeluaran apa yang harus diakui secara akrual?
Pengeluaran harus dicatat saat bisnis menerima barang atau jasa, bukan saat tagihan dibayar. Hal ini memastikan pengeluaran sesuai dengan periode yang sebenarnya terkait.
Bagaimana perbedaan antara biaya dibayar di muka dengan biaya yang diakui?
Biaya dibayar di muka adalah biaya yang Anda bayar di muka dan kemudian diakui sebagai beban secara bertahap seiring dengan penerimaan manfaatnya, seperti premi asuransi tahunan atau langganan perangkat lunak. Biaya yang diakui adalah biaya yang telah Anda keluarkan tetapi belum dibayar, seperti gaji yang telah diperoleh karyawan sebelum proses penggajian dilakukan.
Apakah pengakuan biaya dapat memengaruhi audit atau tinjauan keuangan?
Ya. Jika pengeluaran tidak dicatat pada periode yang benar, laporan keuangan dapat disajikan secara tidak akurat. Auditor dan pemeriksa sering kali fokus pada waktu pencatatan pengeluaran karena hal ini mempengaruhi laba yang dilaporkan dan kepatuhan terhadap standar akuntansi.
