Bagaimana Otomatisasi Pengelolaan Biaya Memudahkan Pengeluaran dan Kepatuhan
Seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, mengelola pengeluaran harian tim Anda dapat menjadi rumit. Semakin banyak karyawan yang melakukan pembelian: perjalanan, perangkat lunak, perlengkapan, makanan, dan biaya terkait klien. Tidak lama kemudian, rincian transaksi tersebar di laporan kartu kredit, kotak masuk email, dan kwitansi kertas, sehingga sulit untuk melihat bagaimana uang perusahaan Anda sebenarnya digunakan.
Tanpa sistem pengelolaan pengeluaran yang terintegrasi, tim Anda harus memeriksa laporan secara manual, mencari bukti pembayaran yang tersembunyi di kotak masuk email, dan menyalin detail transaksi ke spreadsheet secara manual. Persetujuan penting dapat terlewatkan, bukti pembayaran mungkin tidak diajukan; seiring waktu, pengelolaan pengeluaran menjadi lebih reaktif daripada proaktif.
Perangkat lunak manajemen pengeluaran otomatis dapat memberikan struktur pada proses tersebut. Alih-alih mengandalkan campuran alat yang terpisah dan langkah-langkah manual, perusahaan dapat mengonsolidasikan pengembalian dana, kartu korporat, penegakan kebijakan pengeluaran, dan alur kerja persetujuan dalam satu sistem. Dalam panduan ini, kami akan membahas praktik terbaik untuk mengimplementasikan sistem manajemen pengeluaran otomatis. Kami akan menjelaskan alat-alat yang membantu mengotomatisasi proses manual dan cara praktis untuk memantau efektivitasnya seiring waktu.
Platform seperti Slash menerapkan prinsip-prinsip ini melalui sistem manajemen pengeluaran harian yang terintegrasi. Dengan Kartu Slash, perusahaan dapat menetapkan batasan pengeluaran yang detail, mengumpulkan bukti pembelian secara otomatis saat transaksi dilakukan, dan mengkategorikan transaksi secara real-time.¹ Semua aktivitas tercatat di dasbor Slash, memberikan tim keuangan visibilitas yang lebih jelas terhadap pengeluaran dan menghasilkan data terstruktur yang terintegrasi langsung dengan perangkat lunak akuntansi. Lanjutkan membaca untuk informasi lebih lanjut.
Apa itu otomatisasi pengelolaan biaya?
Pengelolaan pengeluaran mencakup berbagai proses dalam suatu organisasi, termasuk pelaporan pengeluaran, persetujuan, penggantian biaya, penegakan kebijakan, dan lainnya. Otomatisasi pengelolaan pengeluaran mengintegrasikan aktivitas-aktivitas ini melalui perangkat lunak yang menghubungkan saluran pengeluaran perusahaan dengan kontrol bawaan, sehingga memungkinkan pengawasan yang lebih cepat dan konsisten.
Dalam praktiknya, otomatisasi pengelolaan pengeluaran tidak hanya melibatkan perangkat lunak saja. Sistem ini menggabungkan alat-alat yang saling terhubung seperti kartu korporat, perbankan, dan treasury menjadi satu sistem terpadu untuk menyederhanakan pengelolaan keuangan secara end-to-end. Misalnya, pembelian yang dilakukan menggunakan kartu perusahaan dapat diperiksa sesuai dengan aturan pengeluaran yang telah ditetapkan; setelah disetujui, bukti pembelian dan rincian transaksi akan diunggah secara otomatis ke dasbor pengelolaan pengeluaran, di mana transaksi tersebut akan dikategorikan secara otomatis; kemudian, transaksi tersebut dapat diekspor ke perangkat lunak akuntansi tanpa perlu memformat ulang rincian apa pun.
Beberapa keuntungan dari penerapan sistem pengelolaan pengeluaran yang terstruktur dengan baik meliputi:
- Pengurangan entri data manual: Pengkategorian otomatis dan pemindaian struk dapat menghilangkan kebutuhan untuk menyalin detail transaksi dari struk dan kartu korporat ke dalam spreadsheet. Hal ini dapat menghemat berjam-jam pekerjaan manual dan mengurangi risiko kesalahan seperti entri ganda.
- Pengajuan pengeluaran yang lebih cepat: Karyawan dapat mengajukan pengeluaran bisnis yang dibayar sendiri dengan mengunggah bukti pembayaran, yang kemudian akan dipindai dan dimasukkan ke dalam catatan transaksi perusahaan secara keseluruhan.
- Peningkatan kepatuhan dan penegakan kebijakan: Sistem otomatis menerapkan kebijakan perusahaan di titik penjualan melalui kartu korporat yang dilengkapi dengan kontrol bawaan. Pengeluaran yang melanggar kebijakan dapat diblokir sebelum terjadi, sementara transaksi yang mencurigakan ditandai untuk ditinjau, sehingga memperkuat upaya kepatuhan dan pencegahan penipuan.
- Peningkatan visibilitas pengeluaran dan pelaporan: Transaksi diintegrasikan secara menyeluruh di semua saluran, mulai dari kartu hingga transfer bank keluar. Pengeluaran secara otomatis dikategorikan, diuraikan berdasarkan metode pembayaran, dan dengan mudah diorganisir untuk dimasukkan ke dalam neraca dan laporan laba rugi untuk tinjauan keuangan rutin.
- Penghematan waktu bagi tim keuangan dan akuntansi: Dengan mensinkronkan data keuangan dengan sistem akuntansi terintegrasi atau sistem ERP, perusahaan dapat mempermudah proses rekonsiliasi, pelaporan, pengajuan pajak, dan persiapan audit.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
6 Komponen utama otomatisasi pengelolaan biaya
Otomatisasi pengelolaan pengeluaran dari awal hingga akhir memerlukan penggunaan beberapa alat yang saling terhubung. Bersama-sama, alat-alat ini dapat mendukung seluruh siklus pengeluaran, mulai dari pembelian hingga persetujuan dan rekonsiliasi, sambil mengurangi pekerjaan manual bagi karyawan dan tim keuangan. Berikut adalah beberapa fitur dan alat inti yang terdapat dalam sistem pengelolaan pengeluaran otomatis:
Perekaman tanda terima digital dan OCR
Pengenalan Karakter Optik (OCR) mengekstrak detail dari gambar kwitansi dan memasukkannya langsung ke sistem manajemen pengeluaran Anda. Ketika karyawan mengunggah kwitansi, sistem secara otomatis membaca nama merchant, tanggal, dan jumlah, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan data secara manual. Pengeluaran kemudian dapat dikategorikan dan diarahkan untuk persetujuan berdasarkan aturan yang telah ditentukan sebelumnya, memungkinkan tim keuangan untuk fokus pada pengecualian daripada transaksi rutin.
Penerapan kebijakan otomatis dan pengendalian pengeluaran
Ketika kartu kredit korporat diintegrasikan dengan perangkat lunak manajemen pengeluaran, kontrol pengeluaran dapat diterapkan pada saat pembelian. Dengan Slash, kartu virtual dapat diterbitkan dengan batas yang telah ditentukan sebelumnya, kategori merchant yang disetujui, dan batasan pada tingkat kategori. Transaksi yang melanggar kebijakan perusahaan dapat diblokir sebelum terjadi, mencegah pengeluaran di luar kebijakan daripada menandainya kemudian selama proses rekonsiliasi.
Alur kerja persetujuan dan rute kondisional
Alur kerja persetujuan menentukan cara transaksi bergerak melalui organisasi Anda untuk direview. Sistem otomatis dapat mengarahkan pengeluaran berdasarkan ambang batas jumlah, kategori pengeluaran, departemen, atau kode proyek ke pengambil keputusan yang sesuai. Pembelian perlengkapan kantor senilai $50 mungkin disetujui secara otomatis, sementara sewa peralatan senilai $5.000 akan diarahkan ke manajer departemen. Logika yang sama berlaku untuk tindakan keuangan lainnya seperti transfer bank keluar, debit, dan transaksi lain untuk memastikan penerapan kebijakan yang konsisten di seluruh transaksi.
Integrasi dengan alat akuntansi dan ERP
Perangkat lunak manajemen pengeluaran dapat terintegrasi dengan platform akuntansi seperti QuickBooks atau Xero, serta sistem ERP seperti Oracle NetSuite. Integrasi ini memungkinkan data pengeluaran yang dikategorikan untuk disinkronkan secara otomatis dengan buku besar umum, mengurangi proses rekonsiliasi manual, dan menjaga catatan keuangan tetap terkini. Slash terintegrasi dengan platform terkemuka seperti QuickBooks dan Xero untuk berbagi data secara lancar antara sistem keuangan dan akuntansi Anda.
Dashboard dan analitik real-time
Dashboard pengelolaan pengeluaran dapat mengintegrasikan data dari kartu korporat, transfer bank, penggantian biaya, dan metode pembayaran lainnya ke dalam tampilan tunggal. Dengan semua aktivitas keuangan disimpan di satu tempat, Anda dapat menggunakan alat analitik bawaan untuk melacak pola pengeluaran guna mengidentifikasi merchant dengan nilai tertinggi, area di mana biaya meningkat, dan karyawan atau tim yang mendekati batas anggaran. Visibilitas terhadap arus kas ini mendukung pengambilan keputusan yang lebih proaktif dan berbasis data terkait anggaran, pembaruan kebijakan, dan pengendalian biaya.
Sistem penggantian biaya
Karyawan terkadang membiayai pengeluaran bisnis dari kantong pribadi mereka. Alur kerja penggantian biaya yang terstruktur memudahkan untuk meninjau pengeluaran tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan dan mempermudah proses pengembalian dana ke rekening bank karyawan. Dengan fitur penggantian biaya Slash, karyawan dapat menghubungkan rekening bank pribadi mereka langsung ke dashboard. Saat bukti pembayaran diunggah, OCR menangkap detail transaksi dan secara otomatis mengisi laporan pengeluaran. Administrator kemudian dapat meninjau penggantian biaya yang belum dibayarkan dan menyetujui pengembalian dana untuk transfer langsung ke rekening karyawan.
Praktik terbaik dalam menerapkan otomatisasi pengeluaran
Otomatisasi pengelolaan pengeluaran tidak hanya sekadar mengadopsi perangkat lunak baru. Organisasi yang meraih hasil terbaik seringkali meluangkan waktu untuk menetapkan kebijakan yang jelas, mengonfigurasi sistem agar sesuai dengan alur kerja mereka, dan memastikan karyawan memahami cara menggunakan alat baru secara efektif. Praktik terbaik ini dapat membantu memaksimalkan manfaat otomatisasi sambil meminimalkan gangguan selama proses transisi:
Standarkan kategori pengeluaran dan kebijakan
Kategori pengeluaran yang jelas dan terdefinisi dengan baik dapat memudahkan analisis pola pengeluaran, penerapan anggaran, dan persiapan untuk pelaporan pajak. Kategori-kategori tersebut harus selaras dengan daftar akun Anda dan persyaratan pajak, membedakan antara pengeluaran yang dapat dikurangkan seperti perjalanan bisnis dan makan, pengeluaran modal untuk peralatan, dan biaya yang tidak dapat dikurangkan. Kategori yang terstandarisasi juga membantu memastikan konsistensi antar departemen, memudahkan perbandingan pengeluaran, dan mengidentifikasi peluang penghematan biaya.
Tentukan aturan otomatis dan batasannya sejak awal.
Sistem otomatis bekerja paling baik ketika aturan telah dikonfigurasi dengan baik sejak awal. Luangkan waktu untuk merencanakan kontrol pengeluaran, ambang batas persetujuan, dan prosedur pengalihan sebelum menerbitkan kartu atau meluncurkan sistem. Aturan yang jelas dapat mengurangi kebutuhan pengawasan manual dan membantu mencegah pelanggaran kebijakan sebelum terjadi.
Latih karyawan dalam alur kerja otomatisasi
Buat dokumentasi yang komprehensif untuk menjelaskan kebijakan pengeluaran Anda agar dapat berkomunikasi dengan tim Anda mengenai cara penerapan aturan tersebut, sehingga tercipta ekspektasi yang jelas mengenai pengeluaran. Selain itu, sertakan informasi mengenai cara kerja aturan pengelolaan pengeluaran otomatis, beserta petunjuk langkah demi langkah untuk tugas-tugas umum seperti mengirimkan bukti pembayaran, mengajukan permohonan penggantian biaya, atau menggunakan kartu korporat.
Pantau kinerja dan sempurnakan proses secara bertahap.
Otomatisasi pengeluaran bukanlah solusi yang bisa dipasang dan dilupakan begitu saja. Memantau metrik yang tepat dapat membantu mengidentifikasi di mana bottleneck masih terjadi, di mana kebijakan mungkin terlalu ketat atau terlalu longgar, dan di mana pelatihan tambahan mungkin diperlukan. Memeriksa pola pengeluaran secara rutin juga dapat mengungkap kategori pengeluaran mana yang secara konsisten melebihi atau di bawah anggaran, memungkinkan tim untuk menyesuaikan kontrol dan proses sebelum masalah kecil menjadi masalah yang lebih besar.
Mengukur kesuksesan: KPI dan metrik
Bagian penting dari pengelolaan pengeluaran yang efektif adalah memantau kinerja sistem Anda dari waktu ke waktu. Melacak metrik kunci membantu menentukan apakah sistem Anda mendukung kebijakan pengeluaran, mengurangi keterlambatan, dan dapat diskalakan seiring pertumbuhan bisnis Anda. Berikut adalah beberapa metrik umum yang digunakan bisnis untuk mengevaluasi efektivitas kebijakan dan otomatisasi pengelolaan pengeluaran mereka:
- Waktu pemrosesan pengeluaran: Mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk sebuah pengeluaran berpindah dari proses pengajuan hingga tercatat sepenuhnya dalam sistem akuntansi Anda. Metrik ini menyoroti penghematan waktu yang dihasilkan melalui otomatisasi dan harus dipantau secara terus-menerus, karena perlambatan mendadak sering kali menandakan masalah dalam proses penerimaan laporan atau rute persetujuan.
- Tingkat kepatuhan terhadap kebijakan: Melacak persentase pengeluaran yang sesuai dengan kebijakan perusahaan dibandingkan dengan pengeluaran yang memerlukan pengecualian atau ditandai sebagai pelanggaran. Tingkat kepatuhan yang rendah dapat menunjukkan bahwa kebijakan tidak jelas, batas pengeluaran terlalu ketat, atau kategori pengeluaran tertentu memerlukan penyempurnaan.
- Tingkat kesalahan atau pengecualian: Mengukur seberapa sering pengeluaran mengandung kesalahan, informasi yang hilang, atau memerlukan intervensi manual. Tingkat kesalahan yang tinggi dapat menandakan masalah seperti kualitas bukti pembayaran yang buruk, aturan kategorisasi yang tidak jelas, atau kebutuhan akan pelatihan tambahan bagi karyawan mengenai alur kerja pengajuan.
- Waktu pemrosesan penggantian biaya: Melacak berapa lama karyawan menunggu antara mengajukan pengeluaran pribadi dan menerima penggantian. Meskipun terkait dengan waktu pemrosesan pengeluaran, metrik ini secara khusus berfokus pada penggantian dan mencerminkan baik kecepatan persetujuan maupun upaya administratif.
- Biaya per pengeluaran: Menghitung biaya administrasi untuk memproses setiap transaksi pengeluaran, termasuk waktu staf dan biaya sistem. Membandingkan metrik ini antar jenis pengeluaran dapat membantu mengidentifikasi di mana otomatisasi memberikan dampak terbesar dan di mana perbaikan alur kerja tambahan dapat mengurangi biaya overhead.
Memilih solusi pengelolaan pengeluaran otomatis yang tepat
Tidak semua platform manajemen pengeluaran menawarkan fitur yang sama atau cocok untuk setiap model bisnis. Solusi yang tepat bergantung pada ukuran perusahaan Anda, pola pengeluaran, sistem akuntansi yang sudah ada, dan tingkat kontrol yang Anda butuhkan atas pengeluaran karyawan. Namun, ada beberapa fitur penting yang perlu diperhatikan terlepas dari konfigurasi saat ini. Saat mengevaluasi opsi, perhatikan:
- Penerbitan kartu kredit korporat yang mudah dengan aturan pengeluaran yang secara otomatis menegakkan kebijakan perusahaan.
- Visibilitas transaksi real-time, didukung oleh dashboard analitik yang meningkatkan pengawasan keuangan dan peringatan yang membantu mendeteksi potensi penipuan.
- Klasifikasi otomatis yang mengidentifikasi vendor dan rincian pengeluaran untuk menerapkan tag yang konsisten pada semua transaksi.
- Proses pengembalian biaya yang memudahkan pengajuan bukti pembayaran oleh karyawan dan proses peninjauan serta pengolahan oleh tim keuangan.
- Integrasi dengan sistem akuntansi dan ERP untuk mempermudah proses rekonsiliasi, pelaporan, dan persiapan pajak.
- Alur persetujuan yang dapat disesuaikan untuk mengurangi hambatan dalam pembelian rutin sambil mengarahkan transaksi bernilai tinggi untuk tinjauan tambahan.
Otomatiskan pengelolaan pengeluaran dengan Slash
Pengelolaan pengeluaran bekerja paling efektif ketika proses pengeluaran, tinjauan, dan pelaporan dilakukan di satu tempat. Slash membantu perusahaan mengelola pengeluaran karyawan dengan menggabungkan kartu korporat, penangkapan bukti pembayaran otomatis, dan kontrol kebijakan dalam satu sistem. Alih-alih meninjau pengeluaran setelah kejadian, tim keuangan dapat melacak transaksi saat terjadi untuk pengawasan yang lebih jelas dan fewer masalah yang perlu diperbaiki setelah kejadian.
Slash menggabungkan otomatisasi dengan infrastruktur perbankan bisnis yang lengkap, memberikan tim keuangan sistem tunggal untuk mengontrol pengeluaran, melacak biaya, dan memindahkan dana secara efisien. Fitur utama meliputi:
- Kartu Kredit Slash Visa Platinum: Dapatkan cashback hingga 2% dengan kontrol pengeluaran yang detail, batas yang dapat disesuaikan, penangkapan bukti pembelian otomatis, dan penerbitan kartu tanpa batas untuk karyawan.
- Pemantauan pengeluaran secara real-time: Pemantauan berbasis kecerdasan buatan (AI) mendeteksi aktivitas yang tidak biasa, mencegah pengeluaran yang melanggar kebijakan sebelum terjadi, dan mengirimkan peringatan langsung kepada administrator.
- Alur kerja persetujuan: Rutekan pembayaran dan penarikan dana untuk transaksi besar atau sensitif ke manajer yang berwenang sebelum dana ditransfer.
- Alat penggantian biaya: Atur bukti pembayaran dan rincian pengeluaran pribadi, lalu kirimkan setoran langsung ke rekening bank karyawan yang terhubung.
- Integrasi akuntansi: Sinkronkan data transaksi secara otomatis dengan QuickBooks, hubungkan ke alat tambahan melalui Plaid, atau impor data dari Xero untuk mempermudah proses rekonsiliasi dan pelaporan.
- Metode pembayaran yang beragam: Lakukan pembayaran melalui ACH global, transfer kawat internasional ke lebih dari 180 negara melalui SWIFT, dan sistem transfer domestik real-time seperti RTP dan FedNow. Termasuk dukungan kripto asli untuk mengonversi dana menjadi stablecoin yang dipatok ke USD seperti USDC atau USDT untuk transfer berbasis blockchain.⁴
- Obligasi pemerintah berimbal hasil tinggi: Dapatkan imbal hasil tahunan hingga 3,86% melalui reksa dana pasar uang yang didukung oleh BlackRock dan Morgan Stanley.⁶
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa perangkat lunak manajemen pengeluaran terbaik?
Perangkat lunak manajemen pengeluaran terbaik bergantung pada ukuran bisnis Anda, volume transaksi, dan sistem keuangan yang sudah ada. Solusi yang kuat seperti Slash menggabungkan pelacakan pengeluaran otomatis, kontrol kebijakan, kartu korporat, dan integrasi akuntansi untuk mengurangi pekerjaan manual sambil meningkatkan transparansi dan kepatuhan.
Berapa lama biasanya diperlukan untuk mengimplementasikan solusi manajemen pengeluaran?
Waktu implementasi bervariasi tergantung pada tingkat kompleksitas, tetapi banyak platform modern dapat diimplementasikan dalam hitungan hari rather than bulan. Sistem berbasis cloud dengan integrasi akuntansi yang sudah terintegrasi dan alur kerja yang dapat disesuaikan memungkinkan tim untuk mulai mengotomatisasi pengeluaran dengan cepat tanpa perlu melakukan perubahan proses yang signifikan.
Sistem apa saja yang harus diintegrasikan oleh perangkat lunak manajemen pengeluaran?
Perangkat lunak manajemen pengeluaran harus terintegrasi dengan sistem akuntansi seperti QuickBooks dan Xero atau platform ERP seperti Netsuite atau Sage Intacct. Bagi operator e-commerce, carilah platform seperti Slash yang menyediakan layanan merchant untuk pasar besar seperti Shopify atau Amazon.
