Kendalikan Pengeluaran Karyawan secara Efektif dengan 6 Strategi Ini
Dalam manajemen risiko, terdapat kerangka kerja yang dikenal sebagai aturan 10–80–10: 10% orang akan selalu mematuhi aturan, 10% akan melanggarnya jika diberi kesempatan, dan 80% sisanya berada di antara keduanya. Mengelola pengeluaran karyawan bukan hanya tentang mengawasi pelaku yang melanggar aturan; melainkan tentang menetapkan batasan agar mayoritas tidak memiliki kesempatan untuk membuat kesalahan yang merugikan. Dalam praktiknya, hal ini dimulai dengan menetapkan beberapa aturan dasar.
Perusahaan Anda mungkin sudah memiliki kebijakan pengeluaran. Mungkin itu adalah dokumen rinci yang berisi aturan khusus untuk setiap departemen dan alur kerja pengembalian dana yang formal, atau mungkin hanya beberapa pedoman informal yang diikuti secara longgar oleh tim Anda. Bagaimanapun, kebijakan saja tidak cukup tanpa penegakan.
Dengan Kartu Slash Visa® Platinum, tim keuangan dapat mengimplementasikan kebijakan pengeluaran menjadi tindakan.¹ Kartu korporat ini memberikan cashback hingga 2% sambil mendukung kontrol pengeluaran yang detail untuk mencegah pengeluaran yang tidak terkendali sebelum terjadi. Tetapkan aturan pengeluaran berdasarkan individu, tim, atau kategori; sesuaikan batas kartu untuk mencegah pengeluaran berlebihan; dan tingkatkan visibilitas atas semua keuangan perusahaan Anda dengan analitik real-time, peringatan, dan pemantauan berbasis AI. Baca lebih lanjut untuk mengetahui bagaimana Slash membantu bisnis menerapkan kebijakan pengeluaran secara konsisten saat mereka berkembang.
Apa itu pengelolaan pengeluaran karyawan, dan mengapa hal itu penting?
Pengelolaan pengeluaran karyawan merujuk pada proses yang digunakan perusahaan untuk melacak, mengontrol, dan menyetujui pengeluaran yang terkait dengan pekerjaan.
Langkah pertama adalah menetapkan kebijakan pengeluaran perusahaan. Pedoman ini harus didokumentasikan dalam format yang mudah dibagikan selama proses onboarding dan mudah diakses kembali di kemudian hari. Kebijakan pengeluaran yang praktis biasanya mencakup area-area berikut:
- Harapan manajemen: Jelaskan mengapa aturan pengeluaran ada dan bagaimana aturan tersebut akan ditegakkan. Konteks yang jelas dapat membantu karyawan memahami alasan di balik aturan tersebut dan mengurangi kebingungan terkait penegakan aturan.
- Batasan pengeluaran karyawan: Jika karyawan menggunakan kartu perusahaan atau mengajukan pengembalian biaya bisnis, tentukan berapa banyak yang diizinkan untuk dibelanjakan sebelum mencapai batas. Batas dapat ditetapkan secara harian atau mingguan melalui tunjangan harian atau pengendalian kartu, dengan ambang batas yang berbeda berdasarkan peran, tim, atau departemen.
- Kebijakan perjalanan dan pengeluaran: Perjalanan seringkali menjadi salah satu kategori pengeluaran diskresioner terbesar. Tetapkan pedoman T&E yang menyeimbangkan disiplin biaya dengan fleksibilitas yang dibutuhkan karyawan untuk menghadiri pertemuan klien, konferensi, dan acara perusahaan lainnya.
- Saluran pengembalian dana dan persetujuan: Beberapa pembelian perusahaan mungkin memerlukan persetujuan khusus. Tunjuk seorang penanggung jawab persetujuan (seperti kepala keuangan atau eksekutif) untuk meninjau dan menyetujui pengeluaran yang lebih besar atau berisiko tinggi. Hal ini terutama penting untuk alur kerja pengadaan atau saluran penggantian biaya yang bergantung pada pengajuan bukti pembayaran.
Kebijakan pengeluaran menetapkan batasan tentang cara penggunaan dana perusahaan, namun dampaknya melampaui sekadar dokumentasi atau persetujuan. Cara pengelolaan pengeluaran secara langsung memengaruhi kepastian arus kas, risiko kepatuhan, dan seberapa percaya diri karyawan dalam mengambil keputusan pembelian sehari-hari. Slash memudahkan hal ini dengan mengintegrasikan alat pengelolaan pengeluaran ke dalam platform perbankan all-in-one, pelacakan pengeluaran, treasury, dan pembayaran global Anda.⁶
Berikut adalah beberapa hasil hilir yang dapat timbul dari proses pengelolaan pengeluaran yang dirancang dengan baik:
Pengendalian biaya yang lebih baik
Sistem manajemen pengeluaran memungkinkan perusahaan untuk mengelola pengeluaran secara proaktif daripada menangani masalah setelah transaksi terjadi. Batas pengeluaran dapat disesuaikan dengan kebutuhan kas saat ini, pembelian dapat dibatasi pada kategori yang disetujui, dan visibilitas tingkat transaksi membantu memastikan dana perusahaan digunakan dengan tepat. Hal ini memudahkan perusahaan untuk tetap berada dalam anggaran dan mematuhi peraturan saat membayar barang atau jasa.
Peningkatan efisiensi operasional
Otomatisasi menghilangkan sebagian besar koordinasi manual yang terlibat dalam penerapan kebijakan pengeluaran. Tim keuangan dapat mendefinisikan aturan pengeluaran dan alur kerja persetujuan secara vooraf, memungkinkan pengeluaran rutin bisnis berjalan tanpa tinjauan manual. Transaksi yang melanggar kebijakan akan ditandai atau diblokir secara otomatis, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pemeriksaan bukti pembayaran dan tindak lanjut sambil tetap menjaga pengawasan yang tepat.
Bangun kepercayaan dan budaya perusahaan
Menangani pengeluaran di luar kebijakan setelah terjadi dapat menimbulkan ketegangan yang tidak perlu. Pedoman yang jelas, dipadukan dengan sistem yang konsisten, menetapkan ekspektasi bersama di seluruh organisasi dan mengurangi spekulasi dalam pengambilan keputusan. Ketika karyawan memahami batas-batas dan percaya bahwa aturan diterapkan secara adil, pengelolaan pengeluaran dapat berkontribusi pada budaya perusahaan yang lebih sehat.
Cara mengontrol pengeluaran karyawan: 6 strategi untuk kesuksesan
Dokumentasi kebijakan perusahaan merupakan langkah awal yang penting, namun aturan tertulis saja tidak cukup. Setelah ekspektasi ditetapkan, perusahaan memerlukan sistem yang dapat menerapkan aturan tersebut secara konsisten dalam keputusan pengeluaran sehari-hari. Strategi di bawah ini berfokus pada mengubah kebijakan pengeluaran menjadi kontrol praktis yang dapat diterapkan secara luas:
Menetapkan dan menegakkan anggaran
Membuat anggaran memerlukan keseimbangan. Pengeluaran harus cukup konservatif untuk melindungi arus kas, tetapi juga cukup fleksibel untuk mendukung pertumbuhan. Melacak arus kas masuk dan keluar yang berulang, mengevaluasi likuiditas, serta mengelola utang dan piutang dapat berkontribusi pada penyusunan anggaran yang lebih akurat. Alat seperti dashboard analitik Slash dapat membantu mengidentifikasi tren pengeluaran di berbagai akun, pembayaran, kartu perusahaan, dan aktivitas treasury, yang dapat memudahkan dalam mengenali pola yang berkontribusi pada pengeluaran berlebihan.
Batasi pembelian hanya pada pemasok yang disetujui.
Membatasi pengeluaran hanya pada daftar vendor yang disetujui dapat mengurangi risiko penipuan dan mempermudah pengawasan. Karyawan yang memiliki akses pembayaran dapat mengalihkan dana ke penerima yang tidak terverifikasi atau tidak sesuai, baik secara sengaja maupun tidak sengaja. Slash memungkinkan tim keuangan untuk mengalihkan pembayaran keluar melalui jalur persetujuan yang telah ditentukan sebelumnya, memastikan pembayaran kepada vendor telah direview, diverifikasi, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum dikirimkan.
Terbitkan kartu korporat dengan fitur pengendalian pengeluaran terintegrasi.
Kartu korporat modern memungkinkan tim keuangan untuk menetapkan aturan pengeluaran yang sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dengan Slash Card, aturan dapat dikonfigurasi berdasarkan kategori pengeluaran, jenis merchant, jumlah transaksi, atau peran karyawan, sehingga memastikan penggunaan kartu tetap sesuai dengan penggunaan yang disetujui. Selain itu, Anda tidak perlu mengganti biaya karyawan dengan melacak kwitansi kertas; tim Anda dapat mengakses dana perusahaan secara langsung, dengan kontrol yang mencegah pengeluaran berlebihan.
Implementasikan pemantauan real-time
Banyak kartu kredit menawarkan peringatan penipuan dasar, tetapi peringatan tersebut sering kali beroperasi secara terpisah dari aktivitas keuangan lainnya di perusahaan. Pemantauan real-time lebih efektif ketika pengeluaran kartu, transfer ACH, transfer kawat, dan jenis pembayaran lainnya dapat dilihat dalam satu tempat. Slash mengintegrasikan transfer uang dan transaksi kartu dalam satu dasbor, memberikan tim keuangan wawasan langsung tentang aktivitas pengeluaran saat terjadi dengan kontrol pemberitahuan.
Gunakan wawasan dari laporan untuk menyesuaikan pengendalian secara bertahap.
Seiring dengan pertumbuhan jumlah karyawan dan peningkatan pendapatan, pola pengeluaran pun berubah. Pelaporan pengeluaran secara rutin membantu tim keuangan mengidentifikasi area di mana kebijakan perlu diperketat, diperluas, atau diseimbangkan kembali. Laporan seperti laporan laba rugi, ringkasan pengeluaran berdasarkan kategori, dan analisis pengeluaran vendor memberikan konteks yang diperlukan untuk menyempurnakan kontrol. Dengan integrasi Slash dengan QuickBooks, data pengeluaran mengalir langsung ke sistem akuntansi Anda, mengurangi entri data manual yang dapat menjaga akurasi laporan.
Lakukan tinjauan dan audit pengeluaran secara teratur.
Peninjauan berkala membantu memastikan bahwa sistem pengendalian berfungsi sesuai tujuan dan bahwa kebijakan tetap selaras dengan kebutuhan bisnis. Audit internal dapat mengidentifikasi pengecualian berulang, aturan persetujuan yang sudah usang, atau kategori pengeluaran yang memerlukan pengawasan lebih ketat. Dengan Slash, dokumen yang diperlukan untuk peninjauan internal secara otomatis direkam dan disentralisasi, termasuk bukti pembayaran, rincian transaksi B2B, faktur, dan data pengeluaran yang disinkronkan ke QuickBooks untuk pelaporan formal.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Kontrol pengeluaran di luar kebijakan sebelum terjadi dengan Slash
Aturan 10–80–10 menjelaskan mengapa kebijakan tertulis dan niat baik saja tidak cukup untuk mengelola pengeluaran karyawan. Bahkan karyawan yang bermaksud baik di kelompok 80% tengah dapat melakukan pembelian di luar kebijakan ketika sistem bergantung pada tinjauan manual atau penegakan setelah kejadian.
Dengan Slash, kontrol pengeluaran diterapkan pada saat transaksi, artinya 100% pengeluaran perusahaan mengalir melalui aturan, persetujuan, dan visibilitas yang sama. Alih-alih merespons pengecualian, tim keuangan menentukan terlebih dahulu apa yang diizinkan dan membiarkan sistem menegakkannya secara konsisten.
Dengan menggabungkan kartu dan aktivitas pembayaran ke dalam satu dasbor, Slash memudahkan penerapan kebijakan tanpa menambah beban kerja Anda. Tim keuangan dapat mengarahkan pembayaran keluar melalui jalur persetujuan yang telah ditentukan, menerapkan kontrol pengeluaran yang detail pada kartu korporat, dan menjaga dokumentasi transaksi tetap terorganisir untuk tinjauan. Saat waktunya menutup buku, integrasi Slash dengan QuickBooks memungkinkan Anda mengekspor data pengeluaran tanpa input manual, sehingga pelaporan dan persiapan audit dapat dilakukan dengan lebih akurat dan efisien.
Slash tidak hanya memantau pengeluaran bisnis. Berikut adalah beberapa fitur tambahan yang mendukung operasional keuangan sehari-hari:
- Metode pembayaran dinamis: Akses ke sistem penyelesaian ACH global, transfer kawat ke lebih dari 180 negara, dan sistem pembayaran real-time domestik.
- Dukungan mata uang kripto asli: Kirim dan terima stablecoin di delapan blockchain yang didukung untuk menyelesaikan pembayaran dalam hitungan menit dan mengurangi biaya pemrosesan bank.⁴ Fasilitas on-ramp dan off-ramp untuk USDC, USDT, dan USDSL dengan biaya konversi di bawah 1%.
- Rekening tabungan berimbal hasil tinggi: Dapatkan imbal hasil tahunan hingga 3,87% pada dana yang tidak terpakai melalui reksa dana pasar uang Morgan Stanley atau BlackRock yang didukung oleh obligasi pemerintah AS.
- Kartu Kredit Slash Visa® Platinum: Terbitkan kartu virtual tanpa batas, atur kartu berdasarkan tim, tetapkan batas pengeluaran individu, dan batasi kategori yang tidak disetujui sambil mendapatkan cashback hingga 2%.
- Rekening USD Global: Memungkinkan pemilik usaha asing untuk mengakses sistem pembayaran dan kripto Slash tanpa perlu mendirikan LLC yang terdaftar di AS, sehingga memungkinkan pembayaran dalam USD secara global.³
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana cara mencatat pengeluaran untuk tunjangan karyawan?
Biaya tunjangan karyawan biasanya dicatat sebagai biaya operasional dalam kategori yang sesuai, seperti gaji, asuransi, atau tunjangan karyawan, tergantung pada jenis tunjangan yang diberikan. Biaya-biaya ini dilacak melalui sistem penggajian, sumber daya manusia, atau perangkat lunak akuntansi untuk memastikan pelaporan yang akurat dan kepatuhan terhadap peraturan.
Bagaimana cara Anda melakukan audit atas pengeluaran karyawan?
Audit pengeluaran karyawan melibatkan pemeriksaan transaksi sesuai dengan kebijakan perusahaan, verifikasi dokumen pendukung seperti kwitansi atau faktur, serta identifikasi pola atau pengecualian yang memerlukan tindak lanjut.
Seberapa sering pengeluaran karyawan harus diperiksa?
Peninjauan pengeluaran dapat dilakukan secara mingguan, bulanan, atau triwulanan, tergantung pada ukuran perusahaan dan volume pengeluaran. Mengimplementasikan perangkat lunak manajemen pengeluaran seperti Slash yang memantau pengeluaran secara real-time dapat membantu mendeteksi masalah sejak dini dan menyesuaikan kontrol seiring dengan perubahan pola pengeluaran.
