Apa yang Harus Dilakukan Jika Seorang Karyawan Menggunakan Kartu Kredit Perusahaan untuk Kebutuhan Pribadi
Salah satu fitur paling berguna dari kartu kredit korporat juga merupakan salah satu yang paling berisiko: kemampuan karyawan untuk menggunakan dana dari rekening perusahaan.
Ada beberapa alasan umum mengapa karyawan Anda menggunakan kartu kredit perusahaan secara mandiri, seperti untuk makan dan perjalanan bisnis, serta pembelian bahan baku untuk produksi atau pengiriman. Masalah muncul, bagaimanapun, ketika anggota tim Anda menggunakan kartu kredit perusahaan untuk pembelian pribadi. Hal ini dapat dikategorikan sebagai penipuan, pencurian, atau penggelapan, yang dapat menimbulkan konsekuensi hukum.
Kesalahan memang bisa terjadi, dan selalu ada kemungkinan bahwa karyawan tersebut secara tidak sengaja mengambil kartu yang salah dalam suatu kekeliruan sekali saja. Misalnya, jika kartu bisnis perusahaan memiliki warna yang sama dengan kartu pribadi mereka, mereka memiliki alasan yang cukup kuat. Namun, insiden berulang dan biaya yang mahal merupakan tanda yang kuat bahwa penyalahgunaan tersebut kemungkinan besar disengaja. Hal ini tidak hanya menimbulkan sanksi berat bagi karyawan yang bersalah, tetapi juga dapat menyebabkan kerugian ribuan dolar bagi organisasi jika tidak segera terdeteksi.
Perusahaan yang memanfaatkan kartu korporat Slash Visa® Platinum dapat merasa lebih yakin tentang keamanan akun mereka berkat kontrol yang detail, yang memudahkan pemantauan transaksi dan pemblokiran transaksi yang tidak sah sebelum terjadi.¹ Dalam panduan ini, kita akan membahas apa yang harus dilakukan jika seorang karyawan menggunakan kartu kredit perusahaan untuk keperluan pribadi, konsekuensinya, dan praktik terbaik untuk mencegahnya terjadi di masa depan.
Memahami Risiko Penggunaan Kartu Kredit Perusahaan
Terdapat peraturan yang jelas mengenai penyalahgunaan kartu kredit perusahaan secara sengaja. Secara definisi, kartu kredit perusahaan dimaksudkan untuk pembelian barang dan jasa yang relevan dengan perusahaan tersebut, sehingga pengecualian yang tampaknya bersifat pribadi dapat melanggar peraturan tersebut.
Kasus-kasus ini umumnya termasuk dalam kategori penggelapan, yang menurut hukum Amerika Serikat didefinisikan sebagai pengambilan harta benda secara curang oleh seseorang yang dipercayakan untuk mengelolanya. Jika Anda mempercayakan kartu kredit bisnis dan akun perusahaan kepada seorang karyawan, dan mereka menggunakan uang tersebut untuk kepentingan pribadi alih-alih untuk pengeluaran bisnis, hal itu biasanya merupakan penipuan kartu kredit. Jika Anda sebenarnya tidak mempercayakan karyawan tersebut dengan kartu korporat (mungkin mereka secara diam-diam mencuri kartu rekan kerja di kantor), maka hal itu kemungkinan besar merupakan pengecualian yang termasuk dalam definisi pencurian.
Jika hal ini terjadi, konsekuensinya tidak hanya terbatas pada hilangnya kepercayaan dan putusnya kontrak. Jika perusahaan Anda berencana untuk mengembalikan dana tersebut, Anda mungkin perlu mengambil tindakan hukum terhadap karyawan tersebut. Penyalahgunaan berulang juga dapat merusak skor kredit bisnis Anda, terutama jika pengeluaran sembrono karyawan tersebut melebihi batas kredit Anda.
Penyalahgunaan kartu kredit korporat juga berpotensi memicu audit, karena IRS dapat mendeteksi aktivitas mencurigakan dalam keuangan akun Anda. Pengeluaran yang diklasifikasikan secara salah juga dapat mengganggu pengurangan pajak bisnis yang sah dan menyebabkan masalah.
Ketika Penyalahgunaan Terjadi: Kecelakaan vs Sengaja
Sebelum mengambil tindakan langsung, pemberi kerja harus menentukan apakah penyalahgunaan kartu kredit bisnis tersebut bersifat tidak sengaja atau disengaja.
Jika karyawan segera memberitahu seseorang bahwa mereka menggunakan kartu yang salah untuk pembelian dan menunjukkan bukti pembayarannya, kemungkinan besar itu adalah kesalahan yang tidak disengaja. Jika Anda menemukan transaksi kartu kredit perusahaan yang tidak signifikan saat melakukan pembukuan, seperti pembayaran untuk botol air di pom bensin pada malam Minggu, Anda dapat menghubungi individu tersebut untuk memastikan bahwa itu adalah kesalahan.
Pada akhirnya, cara Anda menanggapi penyalahgunaan kartu kredit secara tidak sengaja sepenuhnya tergantung pada kebijakan organisasi Anda. Pertemuan singkat dan penggantian biaya yang cepat sudah cukup untuk mendorong sebagian besar karyawan agar lebih berhati-hati saat membawa kartu kredit bisnis mereka.
Penggunaan yang disengaja atau jahat, bagaimanapun, biasanya terlihat sangat berbeda. Bisa berupa tagihan berulang untuk berbagai barang, atau bisa juga satu pembelian besar yang dilakukan oleh karyawan yang tidak dapat dipercaya menggunakan akun perusahaan. Bahkan jika itu hanya satu kesalahan, Anda dapat menggunakan penilaian Anda saat menentukan niat – misalnya, seorang karyawan mungkin "tanpa sengaja" menghubungkan kartu kredit perusahaan mereka ke salah satu layanan streaming di rumah mereka, tetapi kita tahu betapa merepotkannya memasukkan informasi kartu ke TV. Pembayaran tersebut tidak akan dianggap sebagai kesalahan.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Menentukan Tanggung Jawab atas Tagihan yang Tidak Diizinkan
Ketika karyawan Anda menggunakan kartu kredit perusahaan untuk pembelian besar yang tidak sah, siapa yang bertanggung jawab membayar uang tersebut? Nah… perusahaannya. Perusahaan bertanggung jawab atas transaksi yang dilakukan melalui akun perusahaan, terlepas dari apakah transaksi tersebut sah atau pencurian.
Namun, hal itu tidak berarti Anda tidak dapat memulihkan dana yang dicuri dari karyawan Anda. Dalam konteks tertentu, terdapat jalur hukum yang dapat Anda tempuh yang mewajibkan karyawan untuk mengganti kerugian.
Langkah-langkah yang Harus Dilakukan Jika Kartu Kredit Perusahaan Digunakan untuk Kepentingan Pribadi
Berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda ambil ketika menemukan transaksi kartu korporat yang tidak sah:
- Konfirmasi penyalahgunaanMelalui penilaian terhadap tuduhan dan pembicaraan dengan karyawan, tentukan apakah itu merupakan kesalahan sekali saja atau keputusan yang disengaja.
- Catat semua detail yang relevan.Waktu, tempat, dan bukti transaksi merupakan faktor-faktor penting yang perlu didokumentasikan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang terjadi dan tindakan apa yang harus diambil. Hal ini juga membantu memperjelas keuangan untuk keperluan laporan pengeluaran.
- Tentukan langkah-langkah yang tepat selanjutnya.Jika terjadi secara tidak sengaja, langkah-langkah selanjutnya dapat mencakup pertemuan dan penggantian dana secara cepat. Namun, jika dilakukan dengan sengaja, Anda dapat memilih tindakan disiplin yang tegas, pemecatan, atau bahkan jalur hukum jika transaksi tersebut signifikan dan karyawan menolak untuk mengganti dana tersebut.
- Periksa kembali dan jelaskan kebijakan pengeluaran.Semoga organisasi Anda telah mengembangkan kebijakan pengeluaran yang komprehensif yang menjelaskan batasan penggunaan kartu kredit bisnis dan tindakan yang harus diambil jika aturan dilanggar. Jika kebijakan-kebijakan ini sudah ada, tinjau bersama tim – tetapi jika belum tercantum secara eksplisit dalam dokumen resmi, Anda sebaiknya segera membuatnya.
- Perkuat pengawasan dengan alat otomatisasi yang tepatBeberapa kartu perusahaan dilengkapi dengan perangkat lunak yang memungkinkan kontrol penuh, visibilitas, dan wawasan tentang pengeluaran karyawan dan laporan pengeluaran. Di Slash, kami tahu sedikit banyak tentang jenis kartu tersebut.
Cara Mencegah Penyalahgunaan Kartu Kredit Perusahaan
Berikut adalah beberapa cara untuk mengurangi risiko penyalahgunaan kartu kredit bisnis sebelum terjadi penipuan, pencurian, atau penggelapan:
- Pilih kartu kredit korporat yang dilengkapi dengan fitur pengendalian kartu yang dapat memblokir transaksi yang tidak sah sebelum terjadi.
- Periksa kebijakan pengeluaran untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut mencakup secara menyeluruh pedoman, aturan, dan konsekuensi yang berlaku.
- Manfaatkan kartu virtual yang membatasi pengeluaran dan memungkinkan transparansi penuh dalam pengeluaran.
- Gunakan sistem manajemen pengeluaran yang mendukung alur kerja persetujuan dan dapat membatasi pembelian hanya pada kategori yang disetujui.
Ambil Kendali atas Pengeluaran Perusahaan dengan Slash
Kebijakan yang jelas, pemantauan proaktif, dan alat yang kuat membantu perusahaan mencegah penyalahgunaan kartu kredit perusahaan sebelum terjadi, dan mengatasinya dengan efisien jika memang terjadi. Mungkin Anda yang bertanggung jawab untuk mengembangkan kebijakan perusahaan, tetapi Anda dapat mempercayakan sisanya kepada platform perbankan Slash.
Kami menawarkan kartu korporat Slash Visa® Platinum, yang memberikan akses ke dasbor keuangan yang memungkinkan pengaturan batas pengeluaran, pengelompokan pengeluaran bisnis, pembatasan merchant, dan tingkat izin yang dapat disesuaikan lainnya yang membantu mengurangi kekhawatiran tentang penyalahgunaan oleh karyawan.
Kartu korporat Slash ramah pendiri dan mudah diakses, hanya memerlukan EIN - tanpa SSN, jaminan pribadi, atau pemeriksaan kredit. Kartu ini aman dan didukung oleh layanan dukungan 24/7. Kartu ini juga memberikan cashback hingga 2%, mendukung pembangunan kredit bisnis, dan menawarkan transfer ACH gratis - fitur-fitur yang mungkin membuat karyawan Anda lebih bersemangat untuk menggunakannya dengan benar.
Selain kartu perusahaan, platform perbankan Slash menawarkan rekening USD global untuk entitas non-AS, dukungan kripto asli, transfer domestik gratis tanpa batas, dan integrasi dengan solusi akuntansi seperti Quickbooks dan Xero.³ ,⁴
Lindungi keuangan perusahaan Anda dan optimalkan pengelolaan pengeluaran dengan rangkaian solusi keuangan kami. Berkat kontrol pengeluaran yang canggih dan visibilitas yang lebih baik, pembelian yang tidak sah dan penipuan kartu kredit dapat dicegah sebelum terjadi.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah kartu kredit bisnis virtual dan fisik lebih aman daripada kartu kredit tradisional?
Dalam kebanyakan kasus, ya. Keamanan kartu kredit perusahaan ditentukan oleh tingkat visibilitas dan kontrol pengeluaran. Meskipun keduanya dapat disalahgunakan, kartu bisnis virtual dan fisik (terutama Slash Visa® Platinum corporate card) memiliki lebih banyak opsi kontrol, sehingga kemungkinan besar merupakan pilihan yang lebih bijak daripada kartu tradisional.
Apa perbedaan antara kartu kredit biasa dan kartu kredit bisnis?
Kedua jenis kartu ini umumnya digunakan untuk pengeluaran bisnis, tetapi ada perbedaan penting: kartu kredit bisnis menyediakan batas kredit revolving yang mengumpulkan bunga seiring waktu, sementara kartu debit mengharuskan Anda membayar saldo penuh pada akhir setiap bulan. Saat memilih antara keduanya, hal ini sangat bergantung pada bagaimana suatu organisasi ingin mengelola keuangannya dan pengeluaran bisnis apa yang paling umum.
Apakah penggunaan kartu kredit daripada kartu prabayar dapat mengurangi risiko keuangan bagi bisnis?
Kartu prabayar menggunakan dana perusahaan yang telah diisi sebelumnya ke dalam kartu, sementara kartu kredit memberikan kredit jangka pendek yang harus dibayar penuh setiap siklus penagihan. Dalam hal risiko keuangan bagi bisnis, hal ini dapat bergantung pada jumlah uang yang dipercayakan oleh pemberi kerja kepada karyawan melalui kartu prabayar.
Baca lebih lanjut dari kami
