Pengelolaan kartu kredit korporat: praktik terbaik dan tips otomatisasi untuk tahun 2025
Bisnis Anda mungkin sudah memiliki kartu kredit korporat—tetapi apakah Anda benar-benar memanfaatkannya secara optimal? Kartu kredit korporat merupakan salah satu alat terkuat yang dapat digunakan oleh pemilik bisnis, namun banyak perusahaan mungkin melewatkan hadiah berharga atau mengandalkan sistem yang sudah ketinggalan zaman yang dapat membatasi potensi kartu kredit korporat mereka.
Saat ini, nilai sebenarnya dari kartu kredit korporat jauh melampaui manfaat perjalanan bisnis atau diskon perlengkapan kantor. Kartu kredit korporat yang dipilih dengan baik dapat membantu pemilik bisnis terlindungi dari penipuan, menetapkan aturan pengeluaran yang mendorong pertanggungjawaban karyawan, dan mengotomatisasi pekerjaan yang membosankan dalam pelaporan pengeluaran. Dengan mengimplementasikan alat manajemen pengeluaran canggih ke dalam operasional sehari-hari, bisnis Anda dapat menumbuhkan budaya tanggung jawab keuangan, memperkuat komunikasi tim, dan melindungi perusahaan dari risiko pengelolaan keuangan yang buruk.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan bagaimana pengelolaan kartu kredit korporat yang cerdas dapat membuat operasional bisnis Anda berjalan lebih lancar dan membantu Anda menghemat kas. Kami juga akan menunjukkan bagaimana kartu kredit korporat Slash terintegrasi secara mulus dengan platform manajemen keuangan kami, yang dirancang untuk membantu pemilik bisnis menghabiskan lebih sedikit waktu untuk melacak pengeluaran dan lebih banyak waktu untuk mengembangkan bisnis mereka.1 Dengan Slash, perusahaan Anda dapat mendapatkan cashback hingga 2% untuk setiap pembelian sambil mendapatkan wawasan pengeluaran real-time, pelacakan pengeluaran otomatis, dan alat keuangan canggih yang memudahkan pengelolaan pengeluaran.
Apa itu pengelolaan kartu kredit korporat?
Pengelolaan kartu korporat merujuk pada proses yang digunakan oleh perusahaan untuk menerbitkan, melacak, dan mengontrol kartu kreditnya dalam mengelola pengeluaran bisnis. Di bawah ini, kami akan menjelaskan beberapa proses kunci yang terlibat dalam pengelolaan kartu korporat yang efektif, termasuk apa yang dimaksud, bagaimana cara kerjanya, dan mengapa hal tersebut penting:
- Pengelolaan pengeluaran karyawan: Mengelola kartu kredit korporat karyawan Anda dengan kontrol pengeluaran dapat mencegah penyalahgunaan dana perusahaan, mempermudah proses penggantian biaya, membatasi pengeluaran berlebihan, dan mendorong kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
- Analisis pengeluaran: Penting untuk mengetahui ke mana uang tunai Anda mengalir dan bagaimana penggunaannya. Dengan secara rutin meninjau kategori pengeluaran, Anda dapat mengidentifikasi biaya yang tidak perlu dan menemukan peluang untuk mengalokasikan dana secara lebih strategis. Dashboard keuangan Slash menyediakan wawasan pembayaran real-time dan tren jangka panjang, membantu pemilik bisnis memahami cara memaksimalkan potensi pengeluaran perusahaan.
- Rekonsiliasi: Rekonsiliasi adalah proses membandingkan catatan keuangan untuk memastikan keakuratan dan konsistensinya. Tanpa sistem pelacakan pengeluaran otomatis atau perangkat lunak akuntansi, mencocokkan secara manual bukti pembayaran, laporan bank, dan buku besar dapat menjadi tugas yang menjengkelkan dan memakan waktu, serta rentan terhadap kesalahan. Mengotomatiskan proses rekonsiliasi melalui alat manajemen pengeluaran kartu korporat Anda dapat menghemat berjam-jam kerja dan menjaga kesehatan keuangan bisnis Anda.
- Pelaporan pengeluaran: Dulu, pelaporan pengeluaran adalah proses pembukuan yang rumit dan berbasis kertas, di mana karyawan harus mencatat dan merekam bukti pembelian mereka dalam buku besar. Dengan Slash, pelaporan pengeluaran dilakukan secara real-time; pembelian yang dilakukan menggunakan kartu kredit korporat Slash akan secara otomatis dikategorikan dan dicatat; dari sana, data keuangan Anda dapat disinkronkan dengan perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks dan Xero.
- Peningkatan insentif: Menganalisis kategori pengeluaran Anda dapat membantu Anda menemukan peluang baru untuk memaksimalkan manfaat seperti cashback, kredit tagihan, dan potongan harga. Banyak kartu kredit menawarkan diskon dan poin tambahan pada pembelian yang Anda lakukan secara rutin, seperti perlengkapan kantor, iklan, atau biaya perjalanan. Bagi bisnis yang mendapatkan manfaat dari reward tetap dan konsisten, Kartu Slash Platinum menawarkan cashback hingga 2% untuk setiap pembelian.
Mengapa pengelolaan kartu kredit korporat penting
Selain meningkatkan efisiensi operasional, pengelolaan kartu korporat juga dapat melindungi bisnis Anda dari risiko pengelolaan keuangan yang buruk. Dengan tetap terorganisir, Anda dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan mempersiapkan perusahaan Anda dengan lebih baik untuk tinjauan internal. Berikut adalah beberapa area di mana pengelolaan kartu yang proaktif dapat memperkuat praktik bisnis yang lebih aman dan akuntabel:
Audit
Audit adalah tinjauan menyeluruh terhadap keuangan dan struktur organisasi perusahaan Anda untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan lokal, negara bagian, dan federal. Melakukan audit internal secara rutin–yang dipermudah oleh pengelolaan pengeluaran otomatis–dapat membantu mengidentifikasi masalah potensial sejak dini sebelum audit eksternal dilakukan. Audit eksternal, yang dilakukan oleh pihak ketiga independen, mengevaluasi operasi perusahaan Anda dan melaporkan temuan mereka kepada organisasi atau regulator eksternal. Laporan audit eksternal yang tidak menguntungkan dapat mengakibatkan denda finansial yang mahal, kerusakan reputasi, dan pengawasan regulasi yang lebih ketat.
Penipuan
Meskipun tidak ada sistem yang dapat sepenuhnya menghilangkan risiko penipuan atau pencurian identitas, terdapat beberapa praktik bisnis terbaik yang dapat melindungi informasi keuangan bisnis Anda. Kartu virtual, misalnya, disimpan secara aman dalam dompet digital berbasis cloud, sehingga kurang rentan terhadap kehilangan atau pencurian. Kartu virtual Slash menambahkan lapisan perlindungan tambahan dengan tokenisasi dan enkripsi, yang menyembunyikan data akun selama transaksi untuk melindungi dari skimming. Selain itu, memiliki dasbor real-time yang mudah diakses untuk arus kas perusahaan Anda memungkinkan Anda mendeteksi ketidaknormalan sejak dini, memberi Anda kesempatan untuk mencegah aktivitas jahat sebelum menyebabkan kerusakan serius.
Persiapan pajak
Penting untuk memastikan bahwa pengurangan pajak Anda sah dan dapat diverifikasi dalam kasus audit IRS. Setiap pengeluaran bisnis yang terkait dengan kartu korporat harus didokumentasikan dan dikategorikan dengan benar; catatan yang tidak konsisten atau tidak lengkap dapat mengakibatkan pengurangan pajak yang ditolak, denda, atau pajak terutang. Dashboard keuangan Slash memudahkan Anda untuk mengkategorikan pembelian bisnis, melampirkan bukti pembayaran, dan menghasilkan laporan yang dapat diekspor sesuai dengan standar dokumentasi IRS.
Praktik terbaik untuk pengelolaan kartu korporat yang efektif
Mengelola kartu korporat secara efektif dimulai dengan memahami bagaimana kartu tersebut sesuai dengan strategi keuangan perusahaan Anda. Sistem dan kebiasaan yang tepat dapat membantu Anda mengontrol pengeluaran, menyederhanakan pembukuan, dan menghindari masalah kepatuhan di masa depan. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk membantu Anda memaksimalkan program kartu kredit korporat Anda:
Identifikasi kebutuhan dan batasan keuangan perusahaan Anda.
Setiap perusahaan memiliki prioritas yang berbeda-beda saat memilih kartu kredit korporat. Bisnis Anda mungkin memerlukan integrasi yang lebih kuat dengan perangkat lunak akuntansi, program hadiah perjalanan untuk mendukung perjalanan yang sering, atau kartu yang dirancang untuk mendorong kebiasaan keuangan yang lebih bertanggung jawab. Sebelum mengajukan permohonan kartu kredit korporat baru, Anda sebaiknya mengidentifikasi beberapa informasi yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan, termasuk skor kredit bisnis, pendapatan, arus kas, atau kategori pengeluaran yang sering. Terakhir, tinjau dengan cermat syarat dan ketentuan serta persyaratan kualifikasi setiap kartu kredit korporat, termasuk hal-hal seperti jaminan pribadi, deposit jaminan, dan biaya tahunan.
Tetapkan kebijakan pengeluaran yang jelas dan alur kerja persetujuan.
Mengelola pengeluaran karyawan bisa menjadi hal yang merepotkan. Pendekatan yang lebih cerdas adalah menggunakan dashboard pengelolaan kartu korporat Anda untuk menjaga kendali atas dana perusahaan. Dengan batas pengeluaran yang dapat disesuaikan, grup kartu yang dapat disesuaikan, dan kemampuan untuk membekukan atau mencabut akun yang disalahgunakan secara instan, Anda dapat menegakkan pertanggungjawaban tanpa harus mengawasi secara berlebihan. Slash menawarkan semua alat ini dan lebih banyak lagi, termasuk izin pengguna berjenjang yang membantu pemilik bisnis mendelegasikan pengawasan, menghilangkan kebutuhan akan pembagian tunai manual atau izin pengeluaran yang seragam untuk semua.
Terbitkan kartu virtual untuk pembayaran online dan langganan.
Mengelola pengeluaran berulang seperti langganan perangkat lunak atau layanan online dapat menjadi sulit jika semua transaksi tersebut dilakukan melalui kartu kredit perusahaan tunggal. Dengan menerbitkan kartu virtual khusus untuk setiap vendor atau langganan, Anda dapat dengan mudah melacak pengeluaran, mencegah transaksi yang tidak sah, dan membatasi risiko jika nomor kartu terkompromi. Dengan Slash, Anda dapat secara instan menghasilkan kartu virtual dan menugaskan kartu tersebut kepada karyawan atau departemen tertentu, memberikan Anda kendali penuh atas setiap transaksi online.
Periksa pengeluaran secara rutin untuk menyesuaikan anggaran dan memaksimalkan manfaat.
Tanpa pemahaman yang jelas tentang pola pengeluaran perusahaan Anda, Anda mungkin kehilangan peluang untuk mengoptimalkan pengeluaran. Alat analitik yang intuitif, seperti Slash, dapat mengungkap ke mana uang Anda sebenarnya mengalir dengan menunjukkan vendor mana yang paling sering Anda beli, bagaimana tim yang berbeda mengelola pengeluaran, dan bagaimana pengeluaran bulanan dibandingkan berdasarkan metode pembayaran. Dengan visibilitas ini, Anda dapat mengidentifikasi biaya yang tidak perlu, menemukan peluang reward yang terlewatkan, dan membuat keputusan berbasis data tentang strategi keuangan bisnis Anda.
Gunakan kartu kredit perusahaan Anda dengan bijak.
Akhirnya, pimpin tim Anda dengan memberi contoh dengan membangun kebiasaan penggunaan kartu kredit yang bertanggung jawab. Hal-hal dasar sangat penting: bayar tagihan Anda tepat waktu, jaga rasio penggunaan tetap rendah, dan pantau skor kredit bisnis Anda secara berkala. Selain penggunaan yang konsisten dan tepat, pemantauan pengeluaran secara teliti dan penegakan kepatuhan akan menjaga bisnis Anda terhindar dari masalah. Dengan pengeluaran yang dikategorikan, pencatatan bukti pembayaran, dan alat untuk melakukan tinjauan internal secara rutin, Anda akan memiliki semua catatan yang diperlukan untuk mendukung pengurangan pajak dan membuktikan klaim dalam kasus tinjauan oleh IRS.
Apakah Anda dapat mengotomatisasi pengelolaan kartu kredit korporat?
Ya, Anda bisa. Penyedia kartu kredit korporat yang tepat dapat menghemat waktu Anda berjam-jam dibandingkan dengan melacak pengeluaran melalui spreadsheet atau buku besar kertas.
Platform kartu korporat modern seperti Slash mengotomatiskan sebagian besar proses pengelolaan kartu dengan menyinkronkan data transaksi secara langsung dengan alat akuntansi yang aman. Otomatisasi ini mengurangi entri data manual, meningkatkan akurasi dalam pelaporan keuangan, dan memberikan wawasan yang lebih jelas untuk peramalan dan perencanaan.
Manfaat mengotomatisasi pengelolaan kartu korporat
Alat keuangan yang tepat dapat membantu Anda menghemat waktu, mempertahankan kontrol yang lebih ketat atas dana perusahaan, dan mengurangi risiko penipuan atau pengelolaan keuangan yang buruk. Di bawah ini, kami menjelaskan bagaimana otomatisasi meningkatkan lebih banyak aspek operasional Anda daripada hanya akuntansi:
Peningkatan akurasi laporan pengeluaran
Menyusun laporan pengeluaran secara manual dapat menjadi proses yang tidak sempurna. Tanpa program kartu yang secara otomatis mengkategorikan transaksi dan menyimpan bukti pembelian digital, melacak dan mencatat setiap pembelian dapat berubah menjadi proses yang menjengkelkan. Pelacakan pengeluaran otomatis menghilangkan kerumitan tersebut dan memastikan catatan keuangan Anda akurat dan selalu terupdate. Dengan Slash, setiap transaksi dicatat, dikategorikan, dan siap untuk direview secara otomatis.
Deteksi penipuan yang lebih kuat dan kepatuhan terhadap kebijakan
Daripada harus menjalani percakapan yang canggung tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibebankan ke kartu kredit perusahaan, Anda dapat mencegah pengeluaran yang tidak perlu sebelum terjadi dengan menetapkan batas pengeluaran dan aturan yang dapat disesuaikan untuk kartu individu atau kelompok kartu.
Penghematan waktu dan pengurangan beban administratif
Penggunaan perangkat lunak akuntansi otomatis untuk pengelolaan pengeluaran dapat secara signifikan mengurangi waktu dan usaha yang diperlukan untuk mencocokkan pembukuan keuangan Anda. Alih-alih memeriksa buku besar dan spreadsheet, kartu korporat modern secara otomatis menghasilkan dan mengekspor data transaksi, sehingga proses pencocokan menjadi lebih cepat dan akurat. Tingkat otomatisasi ini juga mengurangi ketergantungan pada akuntan pihak ketiga atau tim audit internal yang besar, membantu bisnis Anda menghemat biaya sambil tetap menjaga praktik yang bertanggung jawab.
Peningkatan transparansi dalam arus kas dan anggaran
Sulit untuk melihat gambaran besar keuangan Anda tanpa alat yang tepat. Wawasan pengeluaran real-time dan analisis anggaran bulanan dari penggunaan kartu kredit Anda, memudahkan Anda untuk meramalkan anggaran, mengoptimalkan arus kas, dan mengidentifikasi peluang pengeluaran yang lebih baik di seluruh tim Anda.
Sederhanakan pengelolaan kartu korporat Anda dengan Slash
Pengelolaan kartu korporat yang cerdas dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional bisnis Anda melalui otomatisasi, alat kepatuhan, dan pengelolaan pengeluaran yang lebih baik. Kartu Kredit Slash Platinum, dikombinasikan dengan dasbor keuangan Slash, menggabungkan semua keunggulan ini, memberikan bisnis cara yang kuat dan terintegrasi untuk mengelola pengeluaran dan memperkuat fondasi keuangan mereka.
Kartu Slash Platinum dapat diterbitkan untuk karyawan dalam bentuk fisik maupun virtual, dilengkapi dengan fitur pengendalian pengeluaran yang kuat, dan memberikan cashback hingga 2% untuk setiap pembelian. Sebagai kartu kredit, kartu ini mendorong pengeluaran yang bertanggung jawab dengan mengharuskan pembayaran penuh setiap siklus penagihan, membantu bisnis Anda membangun kredit dan menjaga kebiasaan keuangan yang sehat. Dengan integrasi yang mulus dengan QuickBooks dan Xero, Anda dapat mencocokkan transaksi secara otomatis, memastikan bahwa Anda selalu siap untuk audit.
Jika Anda masih melacak pengeluaran secara manual atau mengandalkan alat yang sudah ketinggalan zaman, saatnya untuk meningkatkan operasional keuangan Anda dengan Slash. Aplikasi kartu korporat gratis dan cepat kami tidak memerlukan pemeriksaan kredit tradisional dan dapat diselesaikan dalam hitungan menit. Klik di sini untuk bergabung dengan semakin banyak bisnis yang memodernisasi keuangan mereka dengan Slash.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa perbedaan antara kartu korporat dan kartu kredit bisnis?
Meskipun istilah "kartu bisnis" dan "kartu korporat" sering digunakan secara bergantian, terdapat jenis kartu yang berbeda yang perlu diperhatikan. Kartu kredit bisnis memberikan perusahaan daya beli melalui fasilitas kredit revolving; pembayaran di bawah total saldo akan menggulirkan sisa saldo ke siklus penagihan berikutnya dengan bunga. Kartu debit bisnis memberikan pemegang kartu fasilitas kredit, tetapi mengharuskan pembayaran penuh pada akhir setiap siklus penagihan.
Apa saja manfaat memiliki program kartu korporat?
Program kartu korporat dengan fitur otomatisasi dapat membantu menghemat waktu, mengurangi beban administratif, meningkatkan akurasi laporan pengeluaran, melindungi dari penipuan, mendapatkan hadiah, memastikan kepatuhan pengeluaran karyawan, dan memberikan wawasan cerdas tentang anggaran dan arus kas.
Siapa yang bertanggung jawab atas kartu kredit perusahaan?
Administrator akun, yang dapat berupa pemilik bisnis atau tim keuangan, bertanggung jawab atas pengawasan pembayaran, pengelolaan persetujuan, dan pemeriksaan laporan kredit. Untuk informasi lebih lanjut tentang tanggung jawab Slash terhadap pelanggannya, klik di sini.
Tonton Postingannya
Baca lebih lanjut dari kami
