Panduan Lengkap untuk Mempercepat Proses Akuntansi Tanpa Membuat Keuangan Anda Semakin Rumit
Pada dasarnya, akuntansi bertujuan untuk membuat data keuangan Anda dapat digunakan. Anda memulai dengan data mentah seperti kwitansi, faktur, pesanan pembelian, dan catatan pembayaran, lalu mengubahnya menjadi informasi yang membantu Anda memahami bisnis Anda. Informasi ini memberi tahu Anda apakah keuangan Anda sehat, apakah Anda memenuhi persyaratan kepatuhan, dan di mana Anda menghemat atau kehilangan uang.
Perangkat lunak akuntansi modern telah menghilangkan sebagian besar pekerjaan manual dalam proses ini. Alih-alih melakukan perhitungan dan pencatatan secara manual, Anda dapat menghasilkan laporan keuangan yang akurat secara otomatis—selama data dasarnya lengkap dan konsisten. Masalahnya adalah perangkat lunak akuntansi hanya dapat bekerja dengan data yang diterimanya. Pembayaran, faktur, dan transfer semua masuk ke dalam pembukuan Anda, dan ketika informasi tersebut tidak lengkap atau tidak konsisten, bahkan perangkat lunak akuntansi terbaik pun tidak selalu dapat menghasilkan hasil yang dapat diandalkan.
Itulah mengapa menyederhanakan proses akuntansi tidak hanya tentang memilih perangkat lunak akuntansi yang tepat. Hal ini dimulai dengan infrastruktur keuangan yang dapat menangkap data akurat dan terorganisir dengan baik langsung dari sumbernya. Integrasi Slash dengan QuickBooks memungkinkan Anda menyinkronkan semua transaksi kartu perusahaan, transfer bank, dan informasi keuangan dari dasbor keuangan terpadu langsung ke sistem akuntansi Anda.¹ Bersama-sama, alat-alat ini memberikan kemampuan perbankan bisnis yang kuat sambil menjaga akuntansi Anda tetap efisien dan terkini.
Ringkasan proses akuntansi inti
Akuntansi yang efektif bergantung pada serangkaian proses yang saling terhubung yang mendukung pencatatan yang akurat, kepatuhan, dan pengambilan keputusan keuangan. Pemahaman yang jelas tentang fungsi-fungsi inti ini memudahkan untuk mengidentifikasi ketidakefisienan dalam alur kerja akuntansi dan mengevaluasi di mana perbaikan prosedural dapat memberikan dampak terbesar:
- Rekonsiliasi: Perbandingan antara catatan akuntansi internal dengan laporan keuangan eksternal, seperti laporan bank atau kartu kredit, untuk memastikan keakuratan dan menyelesaikan ketidaksesuaian. Proses ini berperan dalam mengidentifikasi kesalahan, aktivitas yang tidak sah, dan perbedaan waktu yang dapat merusak pelaporan keuangan.
- Pelaporan: Penyusunan laporan keuangan dan laporan manajemen yang menggambarkan kinerja bisnis. Laporan-laporan ini (termasuk laporan laba rugi, neraca, dan laporan arus kas) menjadi dasar pengambilan keputusan strategis dan memenuhi persyaratan regulasi.
- Persiapan pajak: Pengumpulan, pengorganisasian, dan perhitungan data keuangan yang diperlukan untuk mengajukan laporan pajak yang akurat dan memenuhi kewajiban pajak federal, negara bagian, dan lokal. Proses pajak yang terkelola dengan baik juga mendukung identifikasi pengurangan dan kredit pajak yang memenuhi syarat.
- Persiapan audit: Pengorganisasian catatan keuangan, pendokumentasian pengendalian internal, dan pemeliharaan jejak audit yang jelas untuk mendukung audit internal atau eksternal. Pendokumentasian yang konsisten membantu membuktikan kepatuhan, mengurangi risiko audit, dan memberikan jaminan kepada investor, pemberi pinjaman, dan regulator.
- Pengelolaan faktur: Pengelolaan end-to-end atas piutang (penagihan pelanggan) dan hutang (penagihan vendor), mulai dari pembuatan dan pengiriman hingga penagihan pembayaran dan penyaluran dana. Ketidakefisienan di bidang ini dapat mengganggu visibilitas arus kas dan waktu pembayaran.
- Pengelolaan aset tetap: Pelacakan aset jangka panjang (peralatan, properti, kendaraan) sepanjang siklus hidupnya, termasuk perhitungan penyusutan dan catatan pembuangan. Pengelolaan aset yang baik membantu memastikan laporan keuangan yang akurat dan pengurangan pajak yang optimal.
Apa yang sebenarnya dimaksud dengan mengoptimalkan proses akuntansi Anda
Meningkatkan proses akuntansi Anda dimulai dengan mendefinisikan dengan jelas proses penutupan bulan: akun mana yang direkonsiliasi terlebih dahulu, kapan faktur perlu dimasukkan, dan persetujuan apa yang diperlukan sebelum laporan diselesaikan. Perangkat lunak akuntansi seperti QuickBooks atau Xero dapat menangani sebagian besar perhitungan dan pencatatan, tetapi alur kerja yang jelas dan dapat diulang tetap diperlukan untuk menjaga konsistensi pembukuan Anda.
Sebagian besar pekerjaan akuntansi pada akhirnya mendukung dua hasil: menghasilkan laporan keuangan dan mengajukan pajak. Pelaporan yang akurat bergantung pada kualitas tugas-tugas hulu seperti rekonsiliasi bank, pemrosesan faktur, entri gaji, dan pelacakan pengeluaran. Mengintegrasikan perangkat lunak akuntansi Anda dengan platform perbankan bisnis modern seperti Slash dapat membantu mengurangi kesalahan dan meningkatkan kualitas masukan ini. Slash mengintegrasikan pembayaran masuk dan keluar ke dalam satu sistem, secara otomatis mengkategorikan transaksi, dan menyimpan detail bukti pembayaran. Anda dapat mengekspor semua data langsung ke QuickBooks, yang mengurangi entri manual dan pembersihan data.
Seiring waktu, penggunaan perangkat lunak akuntansi otomatis dan alat keuangan modern dapat mendukung tiga hasil utama:
- Mengurangi waktu yang terbuang: Otomatisasi entri data, rekonsiliasi, dan pelaporan rutin mengurangi pekerjaan berulang bagi tim keuangan.
- Meningkatkan akurasi: Kesalahan dalam data keuangan dapat merusak metrik arus kas, menunda pengajuan laporan, dan menimbulkan masalah kepatuhan. Integrasi sistem membantu memastikan transaksi dicatat secara konsisten dan diperiksa sebelum laporan diselesaikan.
- Menabung: Data akuntansi yang lebih bersih dan andal memudahkan untuk mengidentifikasi pengurangan pajak, melacak pengeluaran, dan menyusun anggaran, yang dapat mengarah pada penghematan dan pengendalian biaya yang lebih baik seiring waktu.
Apa saja langkah-langkah untuk mempermudah proses akuntansi?
Di bawah ini, kami menjelaskan cara bisnis Anda dapat mengevaluasi proses akuntansi saat ini dan memperkenalkan perubahan yang dapat meningkatkan akurasi, efisiensi, dan kontrol seiring berjalannya waktu:
1. Identifikasi hambatan yang menghambat alur kerja akuntansi Anda.
Mulailah dengan memetakan proses akuntansi Anda saat ini dari awal hingga akhir—lacak bagaimana faktur bergerak dari penerimaan hingga pembayaran, bagaimana pengeluaran disetujui, dan berapa lama proses rekonsiliasi bank sebenarnya memakan waktu. Bicarakan dengan tim Anda tentang di mana mereka sering kali kehilangan informasi, mengulang pekerjaan, atau menghabiskan waktu berlebihan pada tugas-tugas manual.
2. Tetapkan metrik kinerja yang jelas dan tolok ukur.
Tetapkan indikator kinerja utama (IKU) untuk proses akuntansi Anda agar dapat memantau perbaikan seiring waktu. Metrik yang dapat digunakan meliputi batas waktu penutupan buku setiap bulan, waktu yang dihabiskan untuk rekonsiliasi, biaya pemrosesan faktur per transaksi, atau tingkat kesalahan dalam pelaporan keuangan. Membandingkan hasil internal dengan standar industri dapat membantu menetapkan ekspektasi realistis tentang apa yang seharusnya dicapai oleh proses yang efisien.
3. Manfaatkan teknologi akuntansi dan pembayaran modern
Sebuah sistem teknologi yang terintegrasi dapat mengurangi kebutuhan untuk memindahkan data secara manual antar sistem. Mengintegrasikan perangkat lunak akuntansi dengan platform perbankan, alat pembayaran, dan sistem manajemen pengeluaran dapat meningkatkan konsistensi data dan mengurangi keterlambatan. Seiring dengan meningkatnya volume transaksi, meninjau secara berkala integrasi baru atau fitur otomatisasi dapat mengungkap potensi efisiensi tambahan.
4. Standarkan alur kerja akuntansi untuk mengurangi kesalahan.
Dokumentasi cara pelaksanaan tugas akuntansi berulang dapat meningkatkan konsistensi dan mengurangi variasi antar anggota tim. Alur kerja standar dapat mempercepat proses onboarding untuk karyawan baru, memperjelas tanggung jawab persetujuan, dan memudahkan identifikasi masalah ketika hasil tidak sesuai dengan ekspektasi. Daftar periksa, templat, dan jalur persetujuan yang telah ditentukan dapat membantu memastikan pekerjaan diselesaikan dengan cara yang sama setiap kali.
5. Otomatisasi tugas-tugas berulang dengan volume tinggi.
Otomatisasi dapat paling efektif ketika diterapkan pada tugas-tugas yang dilakukan secara rutin, seperti rekonsiliasi bank, pemrosesan faktur, persetujuan pengeluaran, dan entri jurnal berulang. Mengurangi entri data manual di bidang-bidang ini dapat menghemat waktu dan mungkin mengurangi risiko kesalahan entri, terutama seiring dengan meningkatnya volume transaksi.
6. Meningkatkan kolaborasi antara tim keuangan dan tim operasional.
Alur kerja bersama dapat memudahkan anggota tim non-keuangan untuk mengajukan pengeluaran, menyetujui faktur, atau mengakses informasi keuangan yang relevan tanpa harus bergantung pada email atau permintaan ad hoc. Alat seperti Slash dapat membantu mengotomatisasi alur kerja persetujuan Anda dan menyederhanakan cara Anda mengelola pengeluaran karyawan dengan kontrol kartu seperti batas yang dapat disesuaikan, pembatasan kategori, dan konfigurasi aturan tingkat tim.
8. Outsource atau delegasikan pekerjaan akuntansi yang bernilai rendah.
Jika Anda menangani volume transaksi yang tinggi dan kompleks atau beroperasi di industri yang sangat diatur, beberapa tugas mungkin lebih baik ditangani di luar tim keuangan inti. Pembukuan, pengolahan gaji, atau persiapan pajak dapat didelegasikan kepada penyedia layanan khusus, sehingga staf internal dapat fokus pada pengawasan, analisis, dan pekerjaan keuangan yang lebih berdampak.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Bagaimana otomatisasi akuntansi dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi
Mengintegrasikan perangkat lunak akuntansi dengan platform perbankan bisnis seperti Slash dapat meningkatkan efisiensi Anda dengan memfasilitasi berbagi data secara langsung antara sistem perbankan dan akuntansi. Bersama-sama, alat yang tepat dapat mengurangi kompleksitas operasional dan mungkin menghasilkan beberapa manfaat tambahan, seperti:
Penghematan pajak
Ketika bukti pembayaran diproses, dipadankan dengan transaksi, dan dikategorikan secara otomatis menggunakan Slash, pengeluaran yang dapat dikurangkan menjadi lebih mudah diidentifikasi selama musim pajak. Otomatisasi juga dapat mendukung pengakuan pengeluaran yang lebih akurat seiring waktu. Misalnya, fitur aset tetap QuickBooks memungkinkan bisnis melacak depresiasi menggunakan metode garis lurus, saldo menurun ganda, atau MACRS, yang dapat membantu memastikan pengeluaran dialokasikan secara konsisten.
Peningkatan manajemen hubungan dengan pemasok
Penggunaan perangkat lunak akuntansi dan perbankan secara bersamaan dapat meningkatkan cara pengelolaan faktur dan pembayaran kepada pemasok. Platform seperti QuickBooks dapat mendukung proses pencocokan dua arah atau tiga arah, memungkinkan faktur diverifikasi secara otomatis berdasarkan pesanan pembelian atau bukti penerimaan.
Setelah faktur disetujui, Slash dapat digunakan untuk mengirim pembayaran melalui ACH global dan transfer internasional ke lebih dari 180 negara, sistem pembayaran real-time seperti RTP atau FedNow, atau stablecoin yang dipatok ke USD seperti USDC dan USDT.⁴ Bersama-sama, alat-alat ini dapat mengurangi keterlambatan pembayaran dan mungkin membantu mempertahankan praktik pembayaran vendor yang lebih konsisten.
Pekerjaan yang berkurang
Salah satu manfaat paling langsung dari sistem akuntansi yang terintegrasi adalah pengurangan beban operasional bagi tim keuangan. Pembaruan buku besar, pemeriksaan transaksi, dan rekonsiliasi akun melalui spreadsheet atau alat yang terpisah dapat memakan waktu berjam-jam setiap minggu. Sistem akuntansi dan perbankan yang terintegrasi dapat mengotomatisasi pembaruan ini dengan menyinkronkan data transaksi langsung ke buku besar umum, sehingga mengurangi kebutuhan akan input dan pemeriksaan manual.
Pengambilan keputusan berbasis data
Proses akuntansi yang lebih efisien dapat berkontribusi langsung pada peningkatan visibilitas keuangan. Ketika piutang dan hutang dagang dipantau dan direkonsiliasi secara konsisten, perkiraan arus kas menjadi lebih andal dan analisis pengeluaran menjadi lebih mudah dilakukan. Peningkatan pemantauan juga dapat memudahkan identifikasi biaya tidak langsung, evaluasi pengeluaran vendor, dan pemantauan waktu pembayaran. Slash menyediakan visibilitas real-time melalui dasbor analitiknya, memberikan bisnis pandangan yang jelas tentang arus kas, aktivitas pembayaran, dan kinerja keuangan.
Peningkatan kepatuhan dan pencegahan penipuan
Otomatisasi dapat memperkuat pengendalian internal dengan menjaga jejak audit untuk setiap transaksi, mulai dari inisiasi hingga persetujuan dan pembayaran. Alur kerja persetujuan dapat memastikan faktur dan pengeluaran diperiksa sebelum dana ditransfer, yang dapat mengurangi risiko pembayaran yang tidak sah atau penipuan. Kontrol bawaan juga dapat secara otomatis mendeteksi faktur ganda, jumlah pembayaran yang tidak biasa, atau pelanggaran kebijakan, membantu bisnis mematuhi peraturan dengan pengawasan manual yang lebih sedikit.
Optimalkan alur kerja akuntansi Anda dengan Slash
Jika tujuan Anda adalah mengurangi pekerjaan akuntansi manual, meningkatkan akurasi, dan menghindari biaya yang tidak perlu, sebaiknya mulailah dengan sistem yang mengelola uang sebelum masuk ke pembukuan Anda. Menggunakan Slash untuk mengelola keuangan Anda dapat membantu Anda mencapai ketiga tujuan tersebut.
Slash adalah platform keuangan modern yang terintegrasi langsung dengan alat akuntansi seperti QuickBooks dan Xero. Karena Slash menggabungkan rekening bank, kartu korporat, kas perusahaan, dan lainnya ke dalam satu platform, setiap transaksi secara otomatis disinkronkan dan dikategorikan, menghilangkan waktu yang dihabiskan untuk entri data manual dan rekonsiliasi. Hal ini berarti Anda dapat menutup buku secara lebih efisien dan bekerja dengan data keuangan yang konsisten dan terkini.
Selain meningkatkan cara pengumpulan data akuntansi, Slash juga mendukung operasional keuangan sehari-hari dengan fitur-fitur termasuk:
- Kartu Kredit Slash Visa Platinum: Terbitkan kartu virtual tanpa batas dan dapatkan cashback hingga 2%. Kendalikan pengeluaran dengan batas per kartu dan pembatasan tingkat merchant. Ajukan permohonan hari ini tanpa pemeriksaan kredit tradisional.
- Rekening tabungan berimbal hasil tinggi: Dapatkan imbal hasil tahunan hingga 3,86% dengan mengalokasikan dana ke investasi pasar uang dari BlackRock dan Morgan Stanley, semuanya dikelola langsung dari akun Slash Anda.⁶
- Perbankan bisnis modern: Pencatatan transaksi otomatis untuk semua metode pembayaran Anda, pemantauan saldo secara real-time, dan rekening virtual yang memudahkan Anda untuk memahami dan mengelola arus kas yang berbeda di seluruh bisnis Anda.
- Dukungan mata uang kripto asli: Simpan, kirim, dan terima stablecoin yang dipatok ke USD, yaitu USDC dan USDT, dengan fitur on/off ramp bawaan untuk mengonversi dana antara akun Slash Anda dan kripto.
- Pengolahan faktur: Buat, kirim, dan lacak faktur langsung dari dashboard Slash Anda. Kirim email faktur profesional kepada pelanggan Anda dengan proses pembayaran terintegrasi untuk penagihan yang lebih cepat.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bagaimana standarisasi prosedur dapat memberikan manfaat bagi manajemen keuangan?
Prosedur standar mengurangi variasi dalam cara transaksi dicatat, ditinjau, dan disetujui, yang dapat memudahkan rekonsiliasi data keuangan. Prosedur standar juga dapat mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat pelaporan dengan memastikan semua pihak mengikuti proses yang sama.
Apa saja 'tiga aturan emas' dalam akuntansi?
Tiga aturan emas adalah: catat sebagai debit apa yang masuk, catat sebagai kredit apa yang keluar; catat sebagai debit pengeluaran dan kerugian, catat sebagai kredit pendapatan dan keuntungan; dan catat sebagai debit penerima, catat sebagai kredit pemberi. Bersama-sama, aturan ini memberikan kerangka kerja yang konsisten untuk mencatat transaksi dengan akurat.
Apa saja tantangan umum yang sering dihadapi saat menerapkan otomatisasi akuntansi?
Salah satu tantangan terbesar adalah menggunakan perangkat lunak perbankan yang tidak menyediakan detail yang cukup untuk otomatisasi akuntansi. Ketika transaksi tidak mencakup kategori atau konteks yang jelas, potensi untuk mengotomatisasi alur kerja akuntansi menjadi berkurang. Slash mencatat dan mengkategorikan transaksi Anda di seluruh kartu perusahaan, pembayaran, dan lainnya, sehingga memudahkan implementasi otomatisasi ke dalam alur kerja Anda.
