Cara Membuat Faktur: Panduan untuk Membuat Faktur Profesional dengan Cepat dan Mudah
Anda sedang mencoba membuat faktur profesional untuk klien bernilai tinggi, tetapi masalah-masalah kecil mulai menumpuk. Anda hampir lupa mencantumkan nomor rekening Anda, dan formatnya tidak terlihat benar. Setelah faktur dikirim, faktur tersebut disimpan dan dilupakan. Beberapa minggu kemudian, Anda menyadari bahwa pembayaran tidak pernah masuk, dan Anda harus menelusuri kembali langkah-langkah Anda untuk mencari tahu mengapa.
Faktur lebih penting daripada yang Anda kira. Faktur yang baik tidak hanya meminta pembayaran. Faktur tersebut menciptakan catatan yang jelas tentang kesepakatan Anda dan membantu Anda menerima pembayaran tepat waktu. Faktur juga seringkali menjadi dokumen resmi pertama yang dilihat klien Anda, yang berarti dapat sangat memengaruhi kesan mereka terhadap bisnis Anda.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan apa itu faktur, informasi apa saja yang harus disertakan, dan cara membuatnya langkah demi langkah. Kami juga akan membahas bagaimana perangkat lunak faktur otomatis dapat mempermudah proses pembuatan, pengiriman, dan penagihan faktur. Sepanjang panduan ini, kami akan menyoroti fitur faktur baru Slash dan menunjukkan bagaimana fitur ini membantu bisnis menghasilkan faktur yang konsisten, melacak saldo yang belum dibayar, dan menagih pembayaran melalui platform perbankan bisnis penuh kami.¹
Apa itu faktur?
Faktur adalah dokumen yang digunakan untuk meminta pembayaran dari klien atas barang atau jasa yang telah disediakan. Selain tujuan utamanya, faktur juga memainkan peran penting dalam mengelola piutang dan menjaga catatan keuangan yang akurat untuk keperluan pajak dan pelaporan.
Faktur merinci detail transaksi dalam format daftar terperinci. Setiap baris item mewakili produk atau layanan yang disediakan, beserta jumlah barang dan harganya. Subtotal mencerminkan jumlah nilai dari semua baris item. Faktur juga dapat mencakup pajak yang berlaku, biaya tambahan, atau diskon yang diterapkan, yang semuanya tercermin dalam saldo akhir yang harus dibayar.
Setiap faktur harus mencakup identifikasi kunci dan instruksi pembayaran. Nomor faktur yang unik memudahkan baik bisnis maupun klien untuk merujuk pada transaksi, sementara syarat pembayaran yang jelas menjelaskan cara dan waktu pembayaran faktur. Faktur juga dapat terkait dengan pesanan pembelian (PO), yang merupakan dokumen yang diajukan klien saat memesan barang atau jasa. Memadukan identifikasi faktur dan PO membantu menjaga keselarasan catatan dalam perangkat lunak manajemen piutang.
Setelah Anda membuat faktur, faktur tersebut dikirimkan kepada pelanggan—biasanya melalui email, perangkat lunak penagihan, atau portal pelanggan—untuk secara resmi memulai proses pembayaran.
Cara membuat faktur: Panduan langkah demi langkah
Membuat faktur tidak perlu rumit, tetapi memang memerlukan beberapa detail penting yang harus dilakukan dengan benar. Langkah-langkah di bawah ini akan memandu Anda dalam membuat faktur yang jelas, profesional, dan mudah dipahami serta dibayar oleh klien:
1. Pilih templat dan format faktur
Mulailah dengan memilih templat faktur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Menggunakan satu templat untuk semua faktur Anda dapat membantu memastikan konsistensi dalam catatan Anda dan mencegah kelalaian detail penting. Anda dapat membuat faktur sebagai dokumen digital menggunakan pengolah kata, perangkat lunak akuntansi, atau platform perbankan bisnis seperti Slash. Banyak bisnis menyimpan dan mengirim faktur sebagai file PDF, yang menjaga format asli dan mencegah pengeditan.
2. Tambahkan informasi bisnis Anda
Di bagian atas faktur, cantumkan dengan jelas informasi bisnis Anda, termasuk nama bisnis, alamat, alamat email, dan nomor telepon. Hal ini memungkinkan klien untuk dengan cepat mengidentifikasi pengirim dan mengetahui cara menghubungi Anda jika ada pertanyaan. Di bagian bawah faktur, cantumkan instruksi pembayaran yang jelas untuk klien, seperti detail rekening bank untuk setoran dan catatan tentang metode pembayaran yang diterima.
3. Sertakan detail klien Anda
Selanjutnya, tambahkan nama klien, nama perusahaan, dan alamat penagihan di bagian atas faktur. Menyertakan detail klien yang akurat memastikan faktur dikirimkan ke orang atau departemen yang benar, yang juga dapat mencegah keterlambatan dalam proses atau pembayaran.
4. Daftar barang atau jasa yang disediakan
Buat daftar rincian barang atau jasa yang Anda berikan. Setiap baris daftar harus menjelaskan produk atau jasa, jumlah atau jam yang ditagih, dan harganya.
5. Hitung total, pajak, dan penyesuaian.
Setelah semua item tercantum, hitung subtotal, lalu terapkan pajak, biaya, atau diskon yang diperlukan. Tunjukkan dengan jelas bagaimana setiap penyesuaian mempengaruhi total akhir sehingga klien dapat dengan mudah memahami bagaimana jumlah yang harus dibayar dihitung.
6. Periksa, simpan, dan kirim faktur.
Sebelum mengirim, periksa faktur untuk memastikan keakuratan dan kelengkapannya. Setelah final, kirim faktur ke klien Anda melalui email, perangkat lunak penagihan, atau portal klien untuk memulai proses pembayaran.
Cara membuat faktur menggunakan Slash
Generator faktur bawaan Slash memungkinkan Anda untuk membuat, melacak, dan mengirim faktur langsung dari dashboard Anda. Rincian pelanggan, jumlah faktur, dan tanggal jatuh tempo disimpan di satu tempat, yang membantu mempermudah proses penagihan dan mengurangi entri data manual atau tindak lanjut. Faktur dapat dihasilkan dan dikirim dalam beberapa langkah saja, dengan pencatatan otomatis untuk pembukuan Anda. Berikut cara menggunakannya:
- Buka halaman Penagihan di dasbor Slash, di mana Anda dapat melihat semua faktur yang belum dibayar dan yang sudah dibayar, beserta jumlah dan tanggal jatuh tempo.
- Untuk membuat faktur, klik "New Invoice" di pojok kanan atas. Anda akan diminta untuk memilih penerima terlebih dahulu. Anda dapat memilih penerima menggunakan informasi kontak dan perbankan yang telah disimpan, atau menambahkan detail pelanggan baru secara manual.
- Anda akan diminta untuk menambahkan item baris ke faktur, termasuk jumlah dan harga. Slash secara otomatis memberikan nomor faktur unik untuk menjaga keteraturan dalam catatan Anda. Selama langkah ini, Anda juga dapat menerapkan pajak penjualan atau diskon sesuai kebutuhan.
- Selanjutnya, pilih tanggal jatuh tempo dan rekening deposito. Secara opsional, Anda dapat memasukkan catatan yang menjelaskan rincian faktur atau instruksi pembayaran tambahan.
- Setelah semua informasi dimasukkan, Anda dapat melihat contoh faktur Anda sebelum membuat dan mengirimkannya. Setelah Anda mengklik "Buat Faktur", salinan faktur tersebut akan disimpan di dasbor Slash Anda dan secara otomatis dikirim ke alamat email penerima.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Penagihan manual vs. perangkat lunak penagihan: kelebihan, kekurangan, dan kompromi
Bagian-bagian di bawah ini menjelaskan bagaimana perangkat lunak penagihan menangani format, pengiriman, pembayaran, dan pelacakan dengan cara yang tidak dapat dilakukan oleh metode manual:
Faktur digital dapat mempermudah proses pembayaran.
Faktur digital mempermudah proses penagihan dengan mengurangi hambatan antara pengiriman faktur dan penerimaan pembayaran. Beberapa alat, seperti Slash, memungkinkan penerima untuk memulai pembayaran langsung dari faktur itu sendiri, dengan opsi yang jelas untuk membayar di bagian bawah dokumen. Menyimpan semua faktur dalam satu tempat juga memudahkan untuk melihat pembayaran mana yang masih tertunda, membantu tim mengelola piutang lebih efisien.
Template faktur dapat dihasilkan secara otomatis.
Saat Anda membuat faktur menggunakan pengolah kata atau spreadsheet, formatnya mudah rusak. Logo dapat memindahkan tabel, spasi dapat menjadi tidak konsisten, dan total mungkin tidak dihitung dengan benar. Slash menghilangkan langkah ini dengan mengumpulkan detail faktur yang diperlukan di awal dan secara otomatis memasukkannya ke dalam faktur profesional yang formatnya konsisten beserta email pendampingnya.
Integrasi dengan sistem perbankan bisnis dan perangkat lunak piutang Anda
Jika proses penagihan Anda tidak terhubung dengan platform perbankan Anda, kemungkinan besar Anda memeriksa rekening bank secara manual untuk memverifikasi pembayaran dan kemudian mencatat aktivitas tersebut di sistem terpisah. Dengan Slash, semua dokumen faktur terdaftar di dashboard, dan pembayaran masuk secara otomatis dimasukkan ke dalam analisis Anda untuk tampilan real-time arus kas.
Nomor faktur dan pesanan pembelian dapat dipadankan secara otomatis.
Beberapa perangkat lunak akuntansi dan penagihan dapat secara otomatis mencocokkan nomor faktur dengan pesanan pembelian yang sesuai, baik melalui pencocokan dua arah (faktur ke PO) maupun pencocokan tiga arah (faktur, PO, dan pembayaran atau penerimaan). Ketika faktur dan pembayaran disinkronkan dari alat seperti Slash ke QuickBooks, sistem akuntansi Anda dapat menjaga catatan PO, faktur, dan pembayaran tetap terhubung, sehingga mengurangi kebutuhan untuk rekonsiliasi manual.
Tingkatkan akurasi dengan menggunakan informasi penerima yang telah disimpan.
Pembuatan faktur manual seringkali memerlukan pencarian melalui email atau catatan lama untuk menemukan detail klien yang benar. Perangkat lunak faktur seperti Slash menyimpan informasi kontak dan pembayaran penerima, sehingga setiap faktur baru menggunakan data yang telah diverifikasi. Hal ini dapat mengurangi risiko kesalahan input, memastikan faktur dikirim ke tujuan yang benar, dan membantu menjaga konsistensi proses faktur seiring dengan pertumbuhan daftar pelanggan Anda.
Apa generator faktur gratis terbaik?
Generator faktur gratis memiliki perbedaan yang signifikan dalam cakupan dan fungsionalitasnya. Di bawah ini, kami membandingkan opsi gratis terkemuka dan menjelaskan alat mana yang menawarkan kemampuan penagihan paling lengkap:
Pilihan terbaik secara keseluruhan: Slash
Slash menawarkan platform keuangan terpadu yang menggabungkan penagihan, perbankan bisnis, dan pengelolaan pengeluaran dalam satu sistem. Paket gratisnya mencakup akses ke fitur inti seperti kartu korporat, jaringan pembayaran global, pelacakan pengeluaran, analisis keuangan, dan integrasi akuntansi langsung—fitur-fitur yang sering kali hanya tersedia dengan biaya tambahan pada penyedia lain.
Faktur yang dibuat di Slash mendukung pemrosesan pembayaran terintegrasi, memungkinkan penerima untuk melakukan pembayaran langsung dari faktur sementara pembayaran secara otomatis tercatat di dashboard Anda. Perusahaan dapat memantau piutang yang belum dibayar dan melacak status faktur bersamaan dengan transaksi perusahaan lainnya. Dengan dukungan yang akan datang untuk pembayaran kripto langsung dari faktur ke akun Slash, memperluas opsi pembayaran tanpa mengubah cara faktur dibuat atau dikelola.
Microsoft Word
Microsoft Word adalah pengolah dokumen, bukan perangkat lunak penagihan, artinya faktur harus dibuat dan dikelola secara manual. Keunggulan utamanya adalah fleksibilitas desain, terutama bagi pengguna yang sudah familiar dengan Microsoft Office dan ingin memiliki kendali penuh atas tata letak dan format. Namun, tidak ada otomatisasi, pelacakan pembayaran, pengingat, perhitungan, atau integrasi dengan penyedia layanan pembayaran—yang dapat membuatnya kurang efisien dan lebih rentan terhadap kesalahan untuk penagihan rutin.
Gelombang
Wave menggabungkan fitur penagihan dengan alat akuntansi dasar, yang dapat berguna bagi freelancer dan usaha kecil yang mengelola keuangan sederhana. Namun, Wave menghasilkan pendapatan melalui biaya pemrosesan pembayaran yang tinggi: 2,9% + 60¢ untuk transaksi kartu dan 1% untuk transfer ACH. Selain itu, fitur pemindaian bukti pembayaran Wave merupakan add-on berbayar seharga $8 per bulan. Dukungan pelanggan untuk pengguna gratis terbatas pada artikel bantuan dan chatbot, yang dapat membatasi saat masalah timbul.
Penagihan PayPal
PayPal Invoicing dirancang terutama sebagai alat pengumpulan pembayaran daripada sistem penagihan yang komprehensif. Pelanggan dapat melakukan pembayaran menggunakan saldo PayPal, kartu kredit, Venmo, atau opsi Pay Later, tetapi bisnis terikat pada ekosistem pembayaran PayPal dan struktur biayanya. Biaya pemrosesan relatif tinggi, yaitu 3,49% + 49¢ untuk sebagian besar transaksi komersial, dengan pembayaran internasional dikenakan biaya 4,49% ditambah biaya tetap tambahan, yang dapat secara signifikan meningkatkan biaya seiring waktu.
Zoho Faktur
Zoho Invoice menawarkan berbagai fitur yang cukup lengkap untuk produk gratis, termasuk pelacakan pengeluaran dan pemrosesan pembayaran. Namun, paket gratis ini memiliki beberapa batasan yang signifikan: setiap akun Zoho Invoice hanya dapat memiliki maksimal tiga pengguna, Anda dibatasi hingga 1.000 faktur per tahun, dan versi gratis juga tidak dilengkapi dengan fitur-fitur canggih seperti alur kerja persetujuan dan kustomisasi faktur yang lebih luas.
Faktur Persegi
Square Invoices terintegrasi langsung dengan sistem POS Square, sehingga memudahkan bisnis yang sudah beroperasi dalam ekosistem Square. Paket gratis mencakup pemrosesan pembayaran bawaan dan manajemen proyek dasar, tetapi biaya pemrosesan bisa tinggi: 1% untuk transfer bank ACH dan 3,5% + 15¢ untuk entri manual atau kartu yang disimpan. Dukungan pelanggan juga terbatas, karena dukungan telepon tidak tersedia kecuali Anda mengupgrade ke Square Premium ($149/bulan).
Sederhanakan proses penagihan Anda dengan Slash
Sebagian besar alat penagihan gratis hanya terbatas pada pembuatan dokumen. Beberapa memungkinkan klien untuk membayar melalui portal online, tetapi dengan biaya pemrosesan yang tinggi. Yang lain fokus pada kustomisasi namun mengabaikan alat yang diperlukan untuk mengelola faktur secara berkelanjutan.
Slash mengambil pendekatan yang berbeda dengan mengintegrasikan penagihan langsung ke cara bisnis Anda mengelola keuangan. Tanpa biaya, Anda dapat membuat faktur tanpa batas di Slash dan mengelolanya bersama kartu korporat, rekening bank, pembayaran, dan lainnya. Dengan semua keuangan Anda terpusat di satu tempat, Anda dapat lebih mudah melihat apa yang telah ditagih, apa yang telah dibayar, dan apa yang masih tertunggak.
Selain penagihan, Slash menyediakan rangkaian lengkap alat yang dirancang untuk mendukung pengelolaan keuangan sehari-hari dan pertumbuhan:
- Perbankan bisnis yang dirancang untuk fleksibilitas: Buka beberapa akun virtual untuk memisahkan dana operasional, cadangan, atau anggaran proyek, sehingga tim dapat melihat aliran kas dengan lebih jelas. Kelola beberapa entitas bisnis, lokasi, atau anak perusahaan dari satu dasbor, dengan pelaporan terpadu dan visibilitas yang jelas di seluruh akun.
- Kartu Kredit Slash Visa® Platinum: Kartu kredit korporat yang memberikan cashback hingga 2% untuk pengeluaran perusahaan, dilengkapi dengan aturan pengeluaran yang dapat disesuaikan, kontrol kartu, pemantauan berbasis kecerdasan buatan (AI), dan perlindungan penipuan dengan tingkat enkripsi.
- Metode pembayaran dinamis: Slash mendukung berbagai metode pembayaran, termasuk transaksi kartu, transfer ACH global, transfer kawat internasional ke lebih dari 180 negara melalui SWIFT, dan pembayaran domestik real-time melalui RTP dan FedNow.
- Integrasi akuntansi: Sinkronkan transaksi secara langsung dengan QuickBooks untuk memperbarui pembukuan secara otomatis. Slash juga terhubung melalui Plaid dan mendukung impor data dari alat seperti Xero, sehingga lebih mudah diintegrasikan ke dalam alur kerja akuntansi yang sudah ada.
- Dukungan mata uang kripto asli: Konversikan dana menjadi stablecoin yang dipatok ke USD, seperti USDT atau USDC, untuk melakukan transfer di blockchain, menawarkan metode pembayaran alternatif yang dapat mengurangi biaya dan waktu penyelesaian.⁴
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah Google memiliki generator faktur?
Google tidak menyediakan generator faktur khusus, tetapi Anda dapat membuat faktur menggunakan templat Google Docs atau Google Sheets. Templat ini memerlukan pengaturan manual dan tidak dilengkapi dengan fitur pelacakan pembayaran bawaan atau alur kerja penagihan.
Bisakah ChatGPT membuat faktur?
ChatGPT dapat membantu membuat templat faktur atau menghasilkan teks faktur, tetapi tidak dapat mengirim faktur, menerima pembayaran, atau melacak status faktur. Selain itu, mengandalkan ChatGPT untuk memasukkan rincian baris atau informasi pembayaran dapat tidak dapat diandalkan.
Apakah saya perlu mendirikan LLC untuk membuat faktur?
Tidak, Anda tidak memerlukan LLC untuk membuat atau mengirim faktur. Pengusaha perorangan, pekerja lepas, dan kontraktor independen dapat menerbitkan faktur asalkan mereka menyertakan informasi bisnis dan pajak yang akurat. Individu juga dapat mengirim faktur untuk membuat jejak dokumen untuk pembayaran peer-to-peer seperti sewa atau tagihan utilitas.
