Cara Mengotomatisasi Pembayaran Tagihan di Bidang Kesehatan untuk Keakuratan dan Kepatuhan
Perusahaan farmasi dan penyedia layanan kesehatan beroperasi dalam lingkungan di mana manajemen utang (AP) memiliki risiko yang sangat tinggi. Rantai pasokan sangat diatur, sehingga audit menjadi bagian rutin dari operasional. Pengembangan produk dan manufaktur memerlukan modal yang besar, yang menambah tekanan pada manajemen arus kas yang disiplin. Yang paling penting, keandalan dan kualitas produk kesehatan pada akhirnya mempengaruhi hasil perawatan pasien di rumah sakit, klinik, dan fasilitas perawatan jangka panjang.
Menerapkan otomatisasi dalam alur kerja pembayaran tagihan adalah salah satu cara bagi organisasi kesehatan untuk mengatasi tantangan ini. Dengan mengurangi ketergantungan pada proses manual dan menstandarkan cara faktur dan pembayaran bergerak melalui bisnis, otomatisasi dapat membantu meningkatkan akurasi, mendukung kesiapan audit, dan memberikan tim keuangan visibilitas yang lebih jelas terhadap kewajiban yang belum dibayar.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan cara organisasi kesehatan dapat mengoptimalkan proses pembayaran melalui otomatisasi dengan menganalisis manfaat potensialnya, tantangan implementasi yang umum, dan fitur-fitur yang mungkin paling penting saat mengevaluasi berbagai solusi perangkat lunak. Kami juga akan menjelaskan bagaimana Slash adalah platform perbankan bisnis yang dapat memenuhi kebutuhan profesional keuangan di bidang kesehatan, dengan alur kerja pembayaran yang aman, visibilitas real-time terhadap pengeluaran, dan kartu korporat yang memberikan cashback hingga 2%.¹
Apa itu otomatisasi dalam sistem pembayaran tagihan di bidang kesehatan?
Utang dagang merujuk pada kewajiban utang jangka pendek yang harus dibayar oleh suatu bisnis kepada pemasoknya atas barang dan jasa yang dibeli secara kredit. Bagi produsen dan pemasok di sektor kesehatan, ini biasanya mencakup pembayaran untuk bahan baku, manufaktur kontrak, layanan pengujian, logistik, dan peralatan khusus. Pembayaran ini dapat dilakukan melalui transfer bank, kartu kredit atau debit, atau pengaturan pembiayaan jangka pendek lainnya yang terkait dengan proses pengadaan.
Yang membedakan akun piutang kesehatan dari industri lain adalah lingkungan regulasi yang mengelilingi transaksi-transaksi ini. Beberapa peraturan yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan kesehatan saat membayar barang dan jasa meliputi:
- Peraturan FDA: Menetapkan standar untuk keamanan, kualitas, dan penandaan obat dan alat kesehatan. Memberikan wewenang dan melaksanakan audit terkait integritas rantai pasok.
- HIPAA (Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan): Membutuhkan langkah-langkah pengamanan yang ketat untuk informasi kesehatan pasien yang mungkin tercantum dalam catatan penagihan atau pembayaran.
- DSCSA (Undang-Undang Keamanan Rantai Pasokan Obat): Mewajibkan sistem elektronik untuk melacak obat resep dan mencegah peredaran obat palsu.
- ISO 13485: Mengatur sistem manajemen mutu untuk produsen alat kesehatan.
- Praktik Distribusi yang Baik (GDP): Memberikan panduan untuk menjaga kualitas farmasi selama penyimpanan dan pengangkutan.
Otomatisasi pembayaran utang tidak hanya tentang mempercepat proses pembayaran. Hal ini mencakup seluruh siklus hidup faktur dan pembayaran, termasuk penerimaan, verifikasi, persetujuan, dan penyelesaian. Alih-alih memeriksa faktur secara manual, alat otomatisasi dapat mencocokkan faktur dengan kontrak atau pesanan pembelian, mengarahkan faktur ke pihak yang berwenang untuk menyetujui, dan menjadwalkan pembayaran sesuai dengan syarat vendor. Setiap langkah dicatat secara otomatis, menciptakan jejak audit yang jelas yang mendukung baik kontrol internal maupun tinjauan regulasi eksternal.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Apa saja tantangan yang mungkin dihadapi oleh organisasi kesehatan dalam mengelola akun piutang?
Organisasi kesehatan sering mengelola akun payable melalui rantai pasokan yang kompleks, kerangka regulasi yang ketat, dan batasan arus kas yang ketat. Berikut adalah beberapa informasi tambahan tentang faktor-faktor yang dapat membuat proses AP manual menjadi sangat tidak efisien bagi perusahaan kesehatan:
Format faktur yang tidak konsisten
Penyedia layanan kesehatan mungkin mengandalkan beberapa sistem yang terpisah untuk mengelola pembayaran yang terkait dengan faktur dan pesanan pembelian. Beberapa penyedia bahan mungkin memerlukan akses melalui portal penyedia, laboratorium pengujian mungkin mengandalkan faktur yang dikirim melalui email, dan klinik kecil mungkin masih mengirim faktur kertas melalui pos. Tanpa cara untuk secara otomatis memindai dan mengorganisir dokumen-dokumen ini, tim AP harus menormalisasi data faktur secara manual sebelum dimasukkan ke sistem akuntansi, yang dapat meningkatkan risiko kesalahan input data, persetujuan yang terlewat, pembayaran ganda, atau faktur diproses tanpa validasi yang tepat.
Persyaratan kepatuhan
Pabrik-pabrik di sektor kesehatan tunduk pada peraturan rantai pasokan dan keuangan yang ketat, yang mengharuskan adanya dokumentasi yang kuat dan jejak audit. Peraturan rantai pasokan seperti Drug Supply Chain Security Act (DSCSA) dapat mengakibatkan audit eksternal rutin yang dilakukan oleh FDA. Selama audit tersebut, organisasi mungkin diharuskan untuk membuktikan bahwa pembayaran kepada vendor mengikuti alur kerja persetujuan yang telah ditetapkan, dikeluarkan kepada pemasok yang disetujui, dan didukung oleh dokumentasi yang lengkap dan akurat.
Paparan terhadap risiko operasional
Karena pengembangan, produksi, dan distribusi perlengkapan medis dapat memerlukan modal yang besar, ketidakefisienan atau kebocoran pendapatan dalam proses AP dapat menyebabkan konsekuensi keuangan yang serius. Masalah pembayaran juga dapat menunda jadwal produksi, mengganggu tenggat waktu regulasi, atau membatasi akses ke bahan-bahan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan. Seiring waktu, risiko-risiko ini dapat mempengaruhi kelangsungan operasional bisnis Anda dan keberlanjutan keuangan jangka panjang.
Metode pembayaran yang tidak efisien
Sebuah studi tahun 2025 menemukan bahwa hanya 7% profesional keuangan di bidang kesehatan di AS yang secara aktif menggunakan inovasi pembayaran, menunjukkan bahwa sebagian besar pembayaran di sektor kesehatan mungkin masih diproses melalui metode yang sudah usang. Meskipun cek kertas tetap menjadi salah satu metode pembayaran yang paling tidak efisien saat ini, mengandalkan sistem perbankan tradisional untuk transfer elektronik (EFT) juga dapat membatasi kemampuan Anda untuk mengirim transfer dengan cepat atau secara efisien dari segi biaya. Metode pembayaran ini dapat memperlambat waktu pembayaran di sepanjang rantai pasokan dan menimbulkan ketidakefisienan di hilir.
Mengelola hubungan yang kompleks dengan vendor dan pelanggan
Penyedia layanan kesehatan sering beroperasi di antara dua kelompok yang secara finansial kompleks. Penyedia layanan kesehatan mungkin mengalami kekurangan arus kas akibat siklus penggantian biaya atau penundaan klaim. Saat bekerja dengan penyedia layanan khusus, pembayaran mungkin perlu dilakukan lintas batas untuk mendukung manufaktur dengan biaya lebih rendah atau layanan pengujian khusus. Mengingat kompleksitas dalam mengirim dan menerima pembayaran di industri kesehatan, akses ke berbagai metode pembayaran dan alat peramalan keuangan dapat membantu memperbaiki hubungan dengan mitra bisnis dan mendukung perencanaan operasional dengan lebih baik.
Apa saja manfaat dari pemrosesan pembayaran otomatis di bidang kesehatan?
Otomatisasi akun hutang dapat secara signifikan meningkatkan cara organisasi kesehatan mengelola operasi keuangan. Manfaat yang dijelaskan di bawah ini menyoroti bagaimana otomatisasi mendukung akurasi, transparansi, dan kepatuhan:
Peningkatan akurasi dan pengurangan biaya pemrosesan
Perangkat lunak otomatisasi AP dapat menggunakan pengenalan karakter optik (OCR) dan ekstraksi data cerdas untuk menangkap detail faktur secara otomatis, sehingga mengurangi sebagian besar kesalahan input data. Sistem ini juga dapat mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan kontrak untuk mengidentifikasi ketidaksesuaian sebelum pembayaran diproses. Pencocokan tiga arah ini dapat membantu mencegah baik kesalahan yang tidak disengaja maupun penipuan.
Pengelolaan arus kas yang lebih kuat
Solusi otomatisasi dapat menangkap dan mencatat faktur secara real-time saat faktur tersebut diterima, memberikan tim keuangan visibilitas langsung terhadap utang yang belum dibayar. Visibilitas ini mendukung peramalan arus kas yang lebih akurat dan pengelolaan modal kerja yang lebih kuat, dengan utang dibagi secara jelas berdasarkan pemasok, departemen, atau pusat biaya. Untuk kebutuhan arus kas yang lebih luas, pembiayaan modal Slash memberikan akses ke pendanaan jangka pendek yang fleksibel langsung melalui dashboard, membantu organisasi mengelola likuiditas saat terjadi kesenjangan waktu.⁵
Peningkatan langkah-langkah perlindungan data pribadi
Platform otomatisasi AP modern yang dirancang untuk industri kesehatan dilengkapi dengan fitur keamanan yang sesuai dengan persyaratan HIPAA. Hal ini mencakup enkripsi untuk data yang disimpan dan yang sedang dikirim, kontrol akses berbasis peran yang memastikan staf hanya dapat melihat faktur yang relevan dengan tanggung jawab mereka, pencatatan audit yang aman untuk semua akses data, dan kepatuhan terhadap standar SOC 1 dan SOC 2.
Integrasi sistem yang mulus
Solusi otomatisasi yang paling efektif tidak beroperasi secara terpisah—mereka terintegrasi secara mulus dengan infrastruktur teknologi yang sudah ada. Bagi organisasi kesehatan, ini biasanya berarti terhubung dengan sistem ERP Anda (seperti Sage Intacct, Oracle, SAP, atau lainnya), sistem catatan kesehatan elektronik, platform pengadaan, dan sistem perbankan. Slash terintegrasi dengan QuickBooks dan Xero, dan API-nya dapat mendukung berbagi data otomatis di antara sistem keuangan.
Fitur apa saja yang termasuk dalam perangkat lunak pembayaran otomatis terbaik?
Saat mengevaluasi solusi otomatisasi AP, organisasi kesehatan harus memprioritaskan fitur-fitur yang mendukung kepatuhan, kontrol, dan fleksibilitas tanpa menambah kompleksitas operasional:
- Kepatuhan SOC 1 / SOC 2: Platform keuangan Anda harus memenuhi standar keamanan dan audit yang sama yang diharapkan di seluruh rantai pasok kesehatan. Slash adalah platform perbankan bisnis yang mematuhi SOC 2 Tipe II, artinya kontrol keamanan data pelanggan secara rutin diaudit untuk memenuhi persyaratan kepercayaan dan kepatuhan yang ketat.
- Kartu korporat bernilai tinggi: Mengumpulkan bukti pembayaran secara terpusat di seluruh tim sambil mendapatkan cashback hingga 2% dari pengeluaran menggunakan Kartu Visa Platinum Slash. Hal ini memungkinkan organisasi kesehatan untuk mengurangi biaya operasional dan mengalihkan penghematan tersebut ke kebutuhan yang memerlukan investasi modal besar.
- Berbagai metode pembayaran: Slash mendukung transfer ACH domestik dan global, transfer kawat ke lebih dari 180 negara, serta pembayaran real-time melalui jaringan seperti RTP dan FedNow. Platform ini juga mendukung konversi antara USD dan stablecoin seperti USDC dan USDT, memungkinkan organisasi untuk menyimpan, mengirim, dan menerima dolar digital di berbagai blockchain yang didukung.⁴
- Pembiayaan yang mudah diakses: Pengeluaran di bidang kesehatan dapat tidak terduga. Pembayaran dari Medicare, Medicaid, dan asuransi swasta kepada pelanggan Anda dapat tertunda, yang pada akhirnya dapat membebani arus kas perusahaan Anda. Slash menawarkan pembiayaan modal kerja dengan jangka waktu pembayaran fleksibel 30, 60, atau 90 hari untuk mendukung kebutuhan likuiditas jangka pendek.
- Kontrol pengeluaran otomatis: Transaksi kartu, transfer bank, dan pembayaran faktur dapat diekspor langsung ke QuickBooks untuk mengotomatisasi proses rekonsiliasi dan mengurangi pekerjaan manual. Integrasi ini mendukung pelaporan pengeluaran yang lebih akurat dan menyederhanakan proses hilir seperti audit dan persiapan pajak.
- Integrasi akuntansi: Ekspor semua transaksi kartu kredit, transfer bank, penyelesaian faktur, dan lainnya ke QuickBooks untuk mengotomatisasi proses rekonsiliasi, pelaporan pengeluaran, persiapan pajak, dan lainnya.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Dukung alur kerja pembayaran otomatis dengan Slash
Dalam bidang kesehatan, akun piutang (accounts payable) bukan sekadar fungsi administratif. Ketika proses akun piutang lambat, tidak konsisten, atau rentan terhadap kesalahan, dampaknya dapat merembet ke rantai pasokan, jadwal produksi, dan pada akhirnya berdampak pada perawatan pasien. Otomatisasi akun piutang membantu organisasi kesehatan mengurangi risiko operasional, menjaga kesiapan audit, dan menciptakan arus kas yang lebih dapat diprediksi dalam lingkungan di mana waktu dan kepatuhan sangat penting.
Dengan memberikan struktur dan transparansi pada proses persetujuan dan pembayaran faktur, otomatisasi AP memperkuat ketahanan keuangan. Tim keuangan memperoleh wawasan yang lebih jelas tentang kewajiban, kontrol yang lebih ketat atas pengeluaran, dan keyakinan bahwa proses dapat diskalakan seiring dengan perubahan regulasi dan pertumbuhan operasional. Konsistensi ini mendukung hubungan yang lebih kuat dengan vendor dan memastikan pasokan dan layanan kritis tetap tersedia saat paling dibutuhkan.
Slash membantu organisasi kesehatan memodernisasi proses pembayaran dengan menggabungkan alur kerja pembayaran yang aman, visibilitas real-time, dan kontrol bawaan yang mendukung kepatuhan tanpa menambah kompleksitas. Dengan infrastruktur keuangan yang tepat, tim kesehatan dapat fokus lebih sedikit pada pengelolaan risiko keuangan dan lebih banyak pada penyediaan perawatan yang andal dan berkualitas tinggi.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang sering diajukan
Jenis organisasi layanan kesehatan apa yang dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi AP?
Pabrik alat kesehatan, perusahaan farmasi, pemasok, dan penyedia layanan dengan jaringan pemasok yang kompleks dan persyaratan regulasi sering kali mendapatkan manfaat terbesar dari solusi otomatisasi AP seperti Slash.
Apakah otomatisasi AP menggantikan perangkat lunak akuntansi?
No. Alat otomatisasi AP umumnya terintegrasi dengan sistem akuntansi (misalnya integrasi Slash dengan QuickBooks dan Xero) untuk mempermudah proses penagihan dan pembayaran, bukan untuk menggantikan fungsi inti akuntansi.
Bagaimana otomatisasi AP mendukung kepatuhan?
Alur kerja otomatis menciptakan proses persetujuan yang konsisten dan jejak audit, sehingga memudahkan untuk membuktikan kepatuhan selama tinjauan internal atau audit eksternal. Selain itu, penyedia layanan keuangan yang mematuhi SOC 2 Type II seperti Slash memprioritaskan keamanan data untuk akun dan informasi pembayaran, yang dapat membantu melindungi data kesehatan yang sensitif.
Baca lebih lanjut dari kami
