Cara Memantau Pengeluaran Bisnis: Strategi Terbukti untuk Usaha Kecil
Antara memproses faktur, memeriksa kwitansi, dan memastikan penggantian biaya dilakukan tepat waktu, seringkali menjadi tantangan bagi organisasi untuk mengelola pengeluaran mereka dengan efisien. Tugas-tugas ini bisa menjadi lebih sulit bagi usaha kecil yang tim akuntansinya sebenarnya hanya satu orang dengan meja yang berantakan, membuat laporan pengeluaran dan melacak pengeluaran bisnis secara manual.
Pelacakan pengeluaran merupakan langkah penting untuk memastikan kepatuhan pajak, merencanakan masa depan keuangan perusahaan, dan memantau pengeluaran karyawan. Salah satu cara terbaik bagi usaha kecil untuk mengelola semua ini adalah dengan mengadopsi perangkat lunak manajemen pengeluaran.
Pelacak pengeluaran bisnis dapat meminimalkan kesalahan dan memudahkan pekerjaan akuntan bisnis kecil. Mereka yang menggunakan fitur pengelolaan pengeluaran yang tersedia di platform perbankan bisnis Slash dapat memanfaatkan kontrol pengeluaran yang detail, entri data otomatis, dan integrasi dengan berbagai alat akuntansi umum.¹
Dalam artikel ini, kita akan membahas hal-hal penting tentang perangkat lunak pengelolaan pengeluaran, termasuk fitur-fitur utama yang perlu diperhatikan, manfaat mengelompokkan pengeluaran, dan praktik terbaik untuk implementasi. Kita juga akan membandingkan beberapa platform terpopuler untuk pelacakan pengeluaran, termasuk Freshbooks, Slash, Quickbooks, dan Expensify.
Apa itu Perangkat Lunak Pengelolaan Biaya? Wawasan Penting untuk Usaha Kecil
Perangkat lunak manajemen pengeluaran membantu bisnis menjaga kepatuhan, meningkatkan pengelolaan arus kas, dan mengambil keputusan keuangan strategis dengan percaya diri. Berbeda dengan metode tradisional dalam melacak pengeluaran, perangkat lunak yang dirancang khusus seringkali mengotomatisasi proses yang membosankan dan memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap pengeluaran dengan mengumpulkan transaksi di satu dasbor.
Dengan alat pelacak pengeluaran bisnis, usaha kecil tidak perlu khawatir tentang kwitansi yang hilang, pengembalian dana yang lambat, dan malam-malam panjang yang dihabiskan untuk menghitung angka. Anda mungkin telah memulai operasional bisnis menggunakan alat akuntansi seperti QuickBooks atau Xero, yang menangani beberapa aspek pelacakan pengeluaran tetapi tidak semuanya. Perangkat lunak pelacak pengeluaran yang khusus dapat terintegrasi langsung dengan alat akuntansi tersebut, mengisi celah dan memberikan wawasan real-time tentang arus kas.
Banyak platform pelacakan pengeluaran, seperti Slash, menawarkan kartu korporat dan akun virtual yang secara otomatis mengkategorikan pengeluaran.
Fitur Utama Perangkat Lunak Pelacakan Pengeluaran untuk Usaha Kecil
Meskipun sebagian besar aplikasi pelacak pengeluaran bisnis dirancang untuk mengatasi masalah yang sama, tidak semuanya menawarkan fitur yang sama. Saat memilih perangkat lunak pelacak pengeluaran, perhatikan solusi-solusi ini, dan pertimbangkan bagaimana mereka akan sesuai dengan proses dan tujuan Anda saat ini:
Integrasi kartu kredit korporat
Banyak organisasi memberikan kartu korporat kepada karyawan mereka, memungkinkan mereka untuk mengeluarkan uang untuk berbagai hal, mulai dari bahan-bahan dan perlengkapan kantor hingga makan siang dan keanggotaan gym. Mengelola semua pengeluaran ini merupakan masalah yang dapat diatasi dengan memisahkan kartu korporat berdasarkan kategori dan menampilkannya di dasbor yang sama.
Pemantauan dan pelaporan pengeluaran secara real-time
Kemampuan untuk melacak pembayaran masuk dan keluar secara real-time memungkinkan Anda untuk membuat laporan pengeluaran yang lebih rinci dan mendeteksi transaksi yang melanggar kebijakan saat terjadi.
Otomatisasi alur kerja
Tanpa program yang secara otomatis mengkategorikan transaksi dan menyimpan bukti pembelian digital, mengelola berbagai jenis pembelian terkait bisnis menjadi sulit, terutama bagi tim akuntansi yang kecil. Pelacakan pengeluaran otomatis mengatasi masalah tersebut dan memastikan pembukuan Anda selalu akurat dan terkini.
Pengendalian pengeluaran dan pengelolaan kebijakan
Baik itu akibat pengeluaran yang tidak terkendali dari karyawan atau biaya langganan yang tidak terduga, beberapa transaksi yang tidak sah dapat lolos tanpa terdeteksi. Dengan alat pelacak pengeluaran bisnis yang dilengkapi dengan kontrol pengeluaran yang ketat, Anda dapat menetapkan batasan dan memastikan bahwa masalah kepatuhan potensial segera terdeteksi.
Pengelolaan faktur
Perangkat lunak pelacakan pengeluaran yang tepat akan memungkinkan Anda untuk membuat, mengirim, dan melacak faktur di tempat yang sama di mana Anda mengelola operasi keuangan lainnya. Memproses dan mencatat faktur adalah tugas lain yang harus ditambahkan ke daftar – kecuali Anda menggunakan platform seperti Slash yang mengintegrasikan semuanya.
Integrasi dengan perangkat lunak akuntansi
Berbicara tentang mengintegrasikan semuanya, disarankan untuk menggunakan sistem akuntansi dan pelacak pengeluaran bisnis yang dapat disinkronkan. Baik Anda menggunakan Freshbooks, Expensify, atau aplikasi lain, solusi pelacak pengeluaran Anda harus dapat mengimpor data lengkap dari alat akuntansi yang Anda gunakan saat ini.
Apa Saja Manfaat Menggunakan Perangkat Lunak Pengelolaan Pengeluaran?
Usaha kecil yang memutuskan untuk menggunakan alat pelacak pengeluaran bisnis akan menemukan bahwa hal ini menghemat waktu, mengoptimalkan operasional keuangan, dan mengurangi beban kerja akuntansi secara keseluruhan. Memperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang arus kas bisnis Anda memberikan akses ke data keuangan real-time dan mempermudah pelaporan pajak.
Tanpa otomatisasi, akuntan harus melacak pengeluaran secara manual, yang merupakan proses yang rentan terhadap kesalahan manusia dan kehilangan bukti pembayaran. Entri data otomatis dan sinkronisasi penuh dengan perangkat lunak akuntansi dapat meminimalkan kesalahan tersebut.
Keuntungan lainnya adalah peningkatan keamanan data; sebagian besar sistem manajemen pengeluaran menawarkan metode enkripsi dan kontrol akses aman untuk melindungi data keuangan sensitif Anda agar tetap aman. Berkat pembaruan real-time tentang pengeluaran kartu korporat, rekening bank bisnis Anda juga akan lebih aman terhadap pengeluaran yang tidak sah atau kasus pencurian kartu.
Bagaimana Cara Mengimplementasikan Perangkat Lunak Pengelolaan Biaya dengan Efektif?
Perangkat lunak baru Anda tidak dapat mengoptimalkan proses dengan baik tanpa kepemimpinan Anda dan karyawan yang bekerja secara sinergis dengannya. Pelatihan dan implementasi yang efisien akan membantu Anda memaksimalkan manfaat dari pelacak pengeluaran bisnis Anda. Berikut adalah langkah-langkah yang harus Anda ambil:
- Evaluasi proses dan kebutuhan bisnis kecil Anda saat ini untuk menentukan fitur-fitur apa yang perlu Anda perhatikan.
- Pilih alat yang paling sesuai dengan alur kerja tim Anda (lebih lanjut tentang platform-platform spesifik akan dibahas sebentar lagi)
- Libatkan para pemimpin keuangan dan akuntan kunci, dan berikan informasi kepada mereka mengenai perubahan yang akan datang.
- Latih tim Anda tentang cara menggunakan platform dan perubahan apa pun terkait kebijakan atau pedoman kartu korporat.
- Tetapkan KPI yang jelas dan transparan yang selaras dengan kebijakan pengeluaran.
- Sinkronisasi integrasi perangkat lunak akuntansi
- Pantau kemajuan dan kumpulkan umpan balik dari akuntan dan karyawan yang sering menggunakan kartu korporat mereka.
- Periksa dan perbaiki secara berkala sambil tetap mengikuti pembaruan perangkat lunak.
Berita baik bagi pemilik usaha kecil adalah bahwa mengadopsi aplikasi pelacak pengeluaran sejak awal siklus hidup perusahaan Anda dapat mempercepat proses onboarding. Bijaklah untuk mempersiapkan diri menghadapi proses keuangan yang kompleks di masa depan dengan mengadopsi perangkat lunak baru saat tim Anda masih solid dan terkoordinasi dengan baik.
Apa Saja Alat Terbaik untuk Pelacakan Pengeluaran bagi Usaha Kecil?
Ada berbagai macam alat yang dapat membantu usaha kecil dalam melacak pengeluaran dan akuntansi, masing-masing dengan keahlian yang berbeda. Berikut adalah beberapa pilihan terbaik kami:
Potong
Slash adalah solusi all-in-one yang menggabungkan pembayaran, kartu korporat dengan cashback tinggi, pengelolaan pengeluaran, dan fitur lainnya. Laporan real-time dan persetujuan pengeluaran otomatis memungkinkan Anda memantau arus kas bisnis Anda secara real-time, dan dengan integrasi perangkat lunak akuntansi, semua data keuangan Anda dapat disinkronkan dengan satu klik.
Ramp
Ramp merupakan pilihan populer di kalangan startup teknologi yang ingin mengotomatisasi alur kerja mereka, karena platform ini spesialis dalam kategorisasi otomatis, kontrol persetujuan, dan kartu korporat. Namun, bagi mereka yang mencari kartu dengan cashback tinggi untuk pembelian sehari-hari, penawaran Ramp mungkin tidak memuaskan.
Xero
Xero menawarkan berbagai fitur akuntansi penting seperti alat penagihan dan laporan real-time, namun usaha kecil mungkin merasa terhambat oleh tingkatan harga yang ditawarkan. Fitur "pengajuan pengeluaran" Xero terkunci di tingkatan harga termahal, "Established", yang menjadi hambatan bagi usaha kecil yang ingin, ya, mengajukan pengeluaran.
Sap Concur Pengeluaran
Sap Concur memiliki portofolio yang kuat dalam integrasi akuntansi dan kemampuan pemindaian faktur, tetapi juga dikenal memiliki antarmuka pengguna yang kurang intuitif. Antarmuka pengguna yang tidak intuitif tidak hanya mengganggu; hal ini dapat memengaruhi adopsi perangkat lunak oleh tim Anda dan juga dapat menyebabkan kesalahan saat melaporkan pengeluaran. Concur Expense juga dianggap lebih cocok untuk perusahaan besar daripada usaha kecil.
Freshbooks
Freshbooks juga menyediakan fitur pemindaian faktur bersama dengan alat pelacakan pengeluaran yang andal, dan sangat cocok untuk usaha kecil. Mungkin sedikit terlalu difokuskan pada usaha kecil – harga Freshbooks meningkat secara bertahap seiring penambahan anggota tim, jadi Anda tidak akan menghemat banyak uang saat perusahaan Anda berkembang.
Expensify
Expensify memiliki banyak keunggulan unik, termasuk integrasi dengan platform HR dan aplikasi pelacak pengeluaran mobile. Namun, alur kerja Anda dengan platform Expensify mungkin tidak sehalus yang diharapkan, karena diperlukan sistem terpisah untuk pengelolaan kartu dan pembayaran.
Zoho Pengeluaran
Fitur pelacakan pengeluaran Zoho Expense berbasis cloud, artinya fitur-fitur tersebut tersedia secara sama di perangkat mobile dan desktop. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur-fitur unik seperti pinjaman tunai dan alat perencanaan anggaran. Namun, seperti Sap Concur, banyak pengguna menggambarkan Zoho Expense sebagai aplikasi yang sulit dinavigasi dan tidak intuitif.
Intuit QuickBooks
QuickBooks adalah salah satu platform paling populer untuk melacak pengeluaran bisnis, dengan visibilitas yang jelas terhadap arus kas, integrasi yang berguna, pemindaian bukti pembayaran, dan solusi untuk kepatuhan pajak. Namun, platform ini tergolong mahal, dan pengguna seringkali terjebak dalam berbagai sistem terpisah saat mencoba mengintegrasikan kartu, analisis, dan pembayaran.
Faktor-faktor apa saja yang perlu dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak manajemen pengeluaran?
Meninjau semua alat pelacakan pengeluaran bisnis ini bisa terasa membingungkan, terutama saat membandingkannya dengan alur kerja bisnis Anda sendiri. Mari kita lihat fitur-fitur utama yang perlu Anda pertimbangkan:
- Kemudahan Penggunaan
- Kemampuan Otomatisasi
- Integrasi Perangkat Lunak Akuntansi
- Kompatibilitas Kartu Korporat
- Akses Seluler
- Skalabilitas
- Penetapan Harga
- Keamanan Data yang Kuat
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Atur Pengeluaran Anda dengan Platform Perbankan Bisnis Slash
Usaha kecil seringkali kesulitan untuk mengelola data pengeluaran yang tersebar di berbagai kartu, faktur, dan rekening bank. Slash adalah solusi yang sangat baik untuk mengoptimalkan pengelolaan pengeluaran dan memantau pengeluaran secara real-time sambil tetap mematuhi peraturan perpajakan.
Alat pengelompokan pengeluaran kami membantu tim secara otomatis mengorganisir transaksi berdasarkan jenisnya (misalnya, perjalanan, perlengkapan kantor, perangkat lunak), sehingga memudahkan pelacakan aliran dana tanpa perlu pengelompokan manual. Hal ini dapat menghasilkan pembukuan yang lebih rapi, pelaporan pajak yang lebih cepat, dan wawasan yang lebih jelas tentang kepatuhan anggaran. Dengan mengelompokkan pengeluaran sejak awal, platform kami mendukung visibilitas real-time terhadap arus kas dan mempermudah rekonsiliasi dengan sistem akuntansi.
Kartu kredit korporat Slash merupakan bagian dari solusi manajemen pengeluaran kami. Kontrol pengeluaran yang detail dan wawasan real-time pada platform kami memungkinkan Anda memantau pengeluaran kartu dan mengidentifikasi potensi masalah kepatuhan atau pembelian yang tidak sah. Dengan batasan per merchant dan pembatasan persetujuan, Anda tidak perlu khawatir tentang transaksi yang masuk dan keluar dari rekening bank bisnis Anda.
Ada satu hal lagi? Kartu-kartu tersebut menawarkan cashback hingga 2%, memberikan nilai terbaik di industri setiap kali Anda atau tim Anda melakukan pembelian terkait bisnis.
Dengan platform perbankan bisnis Slash, Anda tidak perlu lagi menghabiskan malam-malam panjang mengumpulkan bukti pembayaran dan menghitung angka. Perangkat lunak pengelolaan pengeluaran kami mengotomatiskan semuanya, membebaskan waktu Anda, modal Anda, dan banyak stres yang tidak perlu.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 3,000+ businesses already using Slash.
Pertanyaan yang sering diajukan
Perangkat lunak akuntansi apa yang paling baik untuk diintegrasikan dengan Slash?
Pelacak pengeluaran bisnis Slash kompatibel dengan beberapa platform akuntansi, namun dua platform yang kami sarankan adalah Quickbooks dan Xero. Dengan Quickbooks, Anda dapat meninjau data transaksi detail, mengatur sinkronisasi terjadwal dengan Quickbooks Online, dan menggunakan API Slash untuk berbagi data secara real-time antar platform. Pengguna Xero dapat menjaga akun mereka tetap terupdate sepenuhnya sambil mengotomatisasi pengelolaan kas dan mengoptimalkan modal kerja.
Apa aturan IRS mengenai bukti pengeluaran?
Menurut aturan IRS, karyawan harus menyerahkan bukti pembayaran untuk:
1. Setiap pengeluaran melebihi $75 di mana sifat pengeluaran tersebut tidak jelas dari bukti pembayaran elektronik.
2. Semua faktur penginapan yang tidak disertai dengan rincian elektronik dari setiap pengeluaran yang disediakan oleh perusahaan kartu kredit kepada merchant.
3. Biaya apa pun yang dibayarkan oleh karyawan tanpa menggunakan kartu kredit perusahaan.
Banyak pembayaran tidak disertai dengan bukti pembayaran, seperti dalam kasus pelacakan jarak tempuh, tetapi yang seharusnya disertai dengan bukti pembayaran sebaiknya dicatat.
Apa saja yang harus dimasukkan dalam laporan pengeluaran Anda?
Laporan pengeluaran yang lengkap harus mencakup tanggal setiap pembelian, kategori pengeluaran, jumlah, pemasok, tujuan bisnis (alasan mengapa pembelian tersebut diperlukan), dan bukti pembayaran atau dokumen terkait. Pengelompokan yang jelas dan dokumentasi yang lengkap mempercepat proses penggantian biaya dan memastikan pembukuan Anda sesuai dengan peraturan perpajakan.
