Apa itu perangkat lunak pembayaran kontraktor, dan bagaimana perangkat lunak tersebut mempermudah proses pembayaran dan kepatuhan pajak?
Mengelola pembayaran dapat menjadi salah satu bagian paling rumit dalam menjalankan bisnis kontraktor. Perusahaan konstruksi, penyedia layanan rumah tangga, agen tenaga kerja, dan operasi berbasis proyek lainnya mungkin bergantung pada puluhan, bahkan ratusan, kontraktor independen setiap hari. Namun, dengan setiap kontraktor baru, muncul tambahan pembayaran, faktur, laporan pengeluaran, dan dokumen pajak yang harus dikelola.
Mengandalkan cek kertas dan spreadsheet manual untuk mengelola gaji kontraktor dapat menyebabkan pembayaran tertunda, kesalahan input data, dan jam-jam pekerjaan administratif yang dapat dihindari. Namun, perangkat lunak pembayaran kontraktor modern dapat menghilangkan banyak gesekan tersebut dengan mengintegrasikan pembayaran, persetujuan, dan pelacakan pengeluaran ke dalam satu sistem terpadu.
Dalam panduan ini, kami akan membagikan pilihan terbaik kami untuk perangkat lunak pembayaran kontraktor dan menjelaskan bagaimana alat-alat ini dapat membantu Anda mengoptimalkan pembayaran karyawan. Kami juga akan menunjukkan bagaimana Slash menawarkan alternatif modern untuk mengelola pengeluaran dan pengeluaran di lokasi. Dengan Slash, Anda dapat menerbitkan kartu kredit bisnis tanpa batas, menetapkan batas pengeluaran yang dapat disesuaikan, dan mengontrol di mana kontraktor menggunakan dana perusahaan sambil mendapatkan cashback hingga 2% untuk setiap pembelian.¹ Setiap transaksi secara otomatis disinkronkan ke dasbor Slash, memberikan Anda pandangan yang bersih dan terorganisir tentang arus kas, terlepas dari berapa banyak kontraktor yang Anda miliki di lapangan.
Apa itu klasifikasi kontraktor dan mengapa hal itu penting bagi bisnis saya?
Kontraktor independen tidak termasuk dalam daftar gaji tetap perusahaan Anda, sehingga mereka bertanggung jawab untuk mengurus pajak, tunjangan, dan asuransi mereka sendiri. Karena mereka beroperasi secara independen, klasifikasi yang tepat sangat penting untuk menentukan cara mereka dipekerjakan, dibayar, dan dikelola sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan Amerika Serikat.
Di Amerika Serikat, kontraktor diklasifikasikan berdasarkan cakupan proyek dan kualifikasi keuangan kontraktor. Klasifikasi ini menentukan jenis pekerjaan yang diizinkan untuk dilakukan, nilai kontrak maksimum yang dapat ditawarkan, dan persyaratan yang harus dimasukkan dalam perjanjian mereka. Jika perjanjian tidak memenuhi pedoman IRS dan negara bagian, seorang kontraktor dapat diklasifikasikan secara salah. Klasifikasi yang salah merujuk pada perlakuan terhadap kontraktor independen sebagai karyawan atau sebagai pekerja yang tidak diikat secara tepat, yang dapat menjadikan bisnis Anda rentan terhadap denda, pajak terutang, dan tindakan hukum potensial.
Selain itu, kontraktor dapat dikategorikan berdasarkan cara mereka direkrut. Berikut adalah beberapa contoh:
- Pekerja lepas: Juga dikenal sebagai pekerja lepas atau pekerja mandiri, kontraktor independen mewakili diri mereka sendiri dan direkrut langsung oleh perusahaan Anda. Mereka umumnya mengendalikan jadwal, tarif, dan metode kerja mereka sendiri. Mereka mungkin melayani beberapa klien sekaligus.
- Kontraktor utama: Kontraktor yang mengawasi suatu proyek dan mempekerjakan subkontraktor untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus. Mereka bertindak sebagai titik kontak utama bagi perusahaan atau lembaga yang mempekerjakan mereka.
- Subkontraktor: Seorang kontraktor independen yang disewa oleh kontraktor utama, bukan langsung oleh perusahaan Anda. Mereka berkontribusi pada proyek tetapi beroperasi satu langkah di luar perusahaan yang mempekerjakan mereka.
- Kontraktor agen: Kontraktor yang disediakan oleh agen penyedia tenaga kerja atau agen kontraktor. Agen tersebut menangani proses perekrutan, penugasan, dan seringkali tugas administratif, sehingga kontraktor dapat melaksanakan layanan yang diminta tanpa klien harus mengelolanya secara langsung.
Hubungan Anda dengan kontraktor menentukan metode pembayaran yang sesuai. Jika Anda mempekerjakan subkontraktor yang beroperasi di bawah lisensi Anda dan di lokasi kerja Anda, Anda mungkin dapat mengelola pembayaran mereka melalui proses penggajian terstruktur dan berulang. Namun, saat bekerja dengan kontraktor independen atau agen, pembayaran sebaiknya ditangani melalui akun piutang (AP) Anda, bukan melalui penggajian reguler. Menambahkan kontraktor ke daftar gaji karyawan dapat meningkatkan risiko klasifikasi yang salah.
Bagaimana cara saya membayar kontraktor? 8 metode pembayaran
Berikut adalah delapan metode pembayaran kontraktor yang umum digunakan, masing-masing dengan pertimbangan terkait kemudahan penggunaan, kepatuhan, dan kesesuaiannya untuk kompensasi non-karyawan:
Cek kertas
Meskipun cek kertas mungkin terlihat sebagai cara yang sederhana untuk membayar kontraktor, sebenarnya metode ini seringkali paling tidak efisien. Penerbitan cek memerlukan penulisan manual, distribusi, dan pencatatan. Cek yang dikirim melalui pos dapat hilang atau tertunda, dan cek yang ditolak dapat merusak hubungan Anda dengan kontraktor. Jika Anda bekerja dengan beberapa kontraktor atau beroperasi di berbagai lokasi proyek, sebaiknya beralih dari cek kertas ke opsi pembayaran terpadu yang terintegrasi dengan perangkat lunak pencatatan dan rekonsiliasi, sejauh mungkin.
ACH dan setoran langsung
Pembayaran yang dikirim melalui jaringan Automated Clearing House (ACH) merupakan salah satu bentuk transfer elektronik yang paling umum. Pembayaran ACH dapat diinisiasi melalui bank Anda dan biasanya memakan waktu beberapa hari kerja untuk diproses dan dikonfirmasi. Setoran langsung juga menggunakan jaringan ACH, tetapi umumnya ditujukan untuk layanan penggajian dan pembayaran berulang kepada karyawan tetap, bukan kepada pekerja lepas.
Transfer bank
Transfer kawat berfungsi serupa dengan pembayaran ACH, tetapi biasanya disertai dengan biaya yang lebih tinggi dan waktu pemrosesan yang lebih cepat. Karena transfer kawat dapat memindahkan jumlah besar dengan cepat, mereka sering menjadi pilihan yang lebih baik untuk membayar kontraktor setelah menyelesaikan tonggak proyek besar atau pengiriman hasil kerja.
Pembayaran real-time
Jaringan pembayaran real-time baru kini memungkinkan bisnis untuk mentransfer uang ke seluruh negeri hampir secara instan, 24 jam sehari, 7 hari seminggu, termasuk akhir pekan dan hari libur. Yang pertama adalah RTP, jaringan swasta yang dioperasikan oleh The Clearing House, dan yang kedua adalah FedNow, jaringan real-time publik yang dikembangkan oleh Federal Reserve. Dengan Slash, Anda dapat memulai dan mengotomatisasi pembayaran kepada kontraktor melalui FedNow dan RTP langsung dari dashboard Anda.
Pembayaran melalui dompet digital
Dompet digital dapat menjadi cara cepat dan mudah untuk membayar kontraktor. Namun, platform seperti PayPal, Wise, atau Cash App dapat menimbulkan masalah. Setelah pembayaran dikirim, mengembalikan dana dari transfer yang salah dapat menjadi sulit. Dan jika bisnis Anda bergantung pada beberapa akun dompet digital, melacak pembayaran dan menyiapkan catatan pajak yang akurat menjadi lebih rumit. Slash menyederhanakan proses ini dengan terintegrasi dengan Plaid untuk mengimpor data piutang dan hutang dari berbagai sumber, termasuk dompet digital.
Mata uang kripto dan stablecoin
Penggunaan pembayaran berbasis blockchain dapat memberikan keuntungan signifikan dalam pembayaran kepada kontraktor, terutama saat bekerja dengan tim internasional. Platform yang dilengkapi dengan fitur on- dan off-ramp stablecoin bawaan seperti Slash memungkinkan Anda mengirim pembayaran denominasi USD secara global tanpa dikenakan biaya konversi mata uang atau biaya transaksi luar negeri.4 Slash mendukung transfer melalui USDC, USDT, dan stablecoin USD-pegged miliknya sendiri, USDSL.
Platform pembayaran online
Sistem pembayaran digital memiliki berbagai bentuk, termasuk platform faktur otomatis, sistem ERP, dan alat perbankan bisnis modern. Solusi yang paling efektif adalah yang mendukung berbagai metode pembayaran dalam satu platform, mengotomatisasi alur kerja persetujuan dan eksekusi, serta terintegrasi secara mulus dengan perangkat lunak akuntansi dan sistem pembayaran hutang untuk meningkatkan pengelolaan keuangan.
Layanan Escrow
Escrow dapat menjadi cara yang berguna untuk memastikan baik bisnis Anda maupun kontraktor memenuhi syarat-syarat perjanjian. Dalam perjanjian escrow, pihak ketiga yang netral menahan dana hingga syarat-syarat tertentu terpenuhi. Untuk pekerjaan kontraktor, pembayaran biasanya dilepaskan setelah milestone atau hasil kerja yang disepakati selesai.
Cara terbaik bagi kontraktor untuk mengakses dana perusahaan
Salah satu aspek penting dalam mengelola kontraktor adalah memberikan akses terkontrol terhadap dana perusahaan. Namun, distribusi uang tunai dan cek mungkin tidak efisien, sementara memberikan kartu perusahaan tanpa batasan dapat menyebabkan pengeluaran berlebihan atau penyalahgunaan. Berikut adalah beberapa cara kontraktor dapat mengakses dana perusahaan, beserta panduan tentang bagaimana setiap metode dapat mendukung pengeluaran yang lebih bertanggung jawab.
- Uang tunai dan cek: Sederhana namun tidak efisien, karena uang tunai sulit dilacak dan cek memerlukan penulisan manual, pengiriman, dan rekonsiliasi. Cocok untuk penggantian biaya sesekali, bukan untuk pengeluaran rutin kontraktor.
- Kartu kredit bisnis: Menawarkan fleksibilitas dalam daya beli dan insentif, namun memerlukan kontrol ketat untuk mencegah pengeluaran berlebihan. Berfungsi paling baik ketika dipadukan dengan kebijakan yang jelas dan alat pengelolaan pengeluaran.
- Kartu debit prabayar: Berikan akses terkontrol ke dana perusahaan dengan batas pengeluaran yang dapat diprediksi berdasarkan jumlah yang telah dimuat sebelumnya. Berguna untuk pengawasan, meskipun tidak memberikan reward atau cashback.
- Kartu kredit bisnis: Memerlukan pembayaran penuh setiap siklus penagihan dan tidak dibatasi oleh dana yang telah diisi sebelumnya, memberikan kontraktor fleksibilitas dengan disiplin keuangan yang terintegrasi. Ideal untuk bisnis yang ingin mengontrol tanpa membatasi daya beli.
Yang Kartu Kredit Slash Visa Platinum adalah kartu kredit bisnis yang memberikan cashback hingga 2% dan dilengkapi dengan fitur pengendalian pengeluaran yang kuat serta batas pengeluaran yang dapat disesuaikan. Karena terintegrasi langsung dengan dashboard keuangan Slash, Anda dapat memantau pengeluaran secara real-time, mengakses analisis detail, dan melacak pengeluaran secara otomatis untuk setiap transaksi.
Pilihan teratas: 6 Perangkat lunak penggajian terbaik untuk pembayaran kontraktor
Potong
Infrastruktur pembayaran terpadu dan dashboard Slash menyediakan alat untuk memenuhi kebutuhan kontraktor dan memantau keuangan Anda. Dengan Slash, Anda dapat mengirim transfer ACH dan transfer kawat domestik gratis, mengakses sistem pembayaran real-time seperti RTP dan FedNow, atau mengeluarkan pembayaran dalam USD melalui on- dan off-ramp stablecoin—memberikan opsi fleksibel untuk setiap kontraktor. Kartu kredit Slash dapat menyederhanakan cara kontraktor mengakses dana perusahaan sambil menghasilkan cashback hingga 2% dari pembelian proyek. Dari dashboard, manajer dapat menerbitkan kartu virtual tanpa batas, menetapkan aturan pengeluaran kustom, mengelompokkan kartu berdasarkan tim, dan melacak pengeluaran secara real-time. Slash juga terintegrasi dengan QuickBooks dan Xero, memberikan akses ke manajemen faktur berbasis AI dan fitur yang membantu menjaga kepatuhan pajak IRS.
Gelombang
Rippling menyediakan layanan penggajian untuk kontraktor sebagai bagian dari platform manajemen tenaga kerja dan HR yang lebih luas. Perusahaan dapat mengelola proses onboarding, menghitung pajak penggajian, dan memproses pembayaran dengan data akuntansi dan penggajian yang terintegrasi. Platform Rippling menggabungkan HR, penggajian, akses IT, dan izin tenaga kerja ke dalam satu dasbor, meskipun beberapa fitur memerlukan modul tambahan. Ketergantungan Rippling pada modul tambahan dapat membuatnya lebih mahal dan kompleks daripada yang diperlukan bagi tim yang hanya membutuhkan pembayaran untuk kontraktor.
Gusto
Gusto adalah sistem penggajian yang dirancang untuk bisnis yang menginginkan pembayaran gaji yang sederhana dan pengelolaan formulir pajak 1099 yang terintegrasi. Kontraktor dapat mendaftar sendiri, memperbarui informasi mereka, dan mengatur setoran langsung. Gusto secara otomatis menyiapkan dan mengajukan formulir 1099-NEC setiap tahun, yang dapat mengurangi beban administratif bagi tim kecil. Namun, Gusto lebih mahal daripada banyak alternatif; paket khusus kontraktor mereka dimulai dengan biaya dasar bulanan $35 ditambah $6 per orang per bulan.
QuickBooks Gaji
QuickBooks Payroll terintegrasi langsung dengan QuickBooks Online, menjadikannya pilihan yang praktis bagi perusahaan yang mengelola akuntansi mereka dalam ekosistem yang sama. Kontraktor dapat ditambahkan dengan cepat dan dibayar melalui transfer langsung; dan, administrator dapat mempermudah kepatuhan dengan kemampuan untuk membuat dan mengirimkan 1099-NEC secara elektronik. Karena data kontraktor langsung terintegrasi ke dalam buku besar umum, rekonsiliasi menjadi mudah bagi tim yang sudah menggunakan QuickBooks. Namun, karena terintegrasi erat dengan ekosistem QuickBooks, sistem ini menawarkan sedikit fleksibilitas bagi perusahaan yang menggunakan alat akuntansi lain atau membutuhkan opsi pembayaran yang lebih canggih.
Bagian
Deel adalah platform penggajian, SDM, dan akses IT yang berspesialisasi dalam penggajian dan kepatuhan untuk kontraktor internasional, membantu perusahaan mempekerjakan pekerja di berbagai negara. Platform ini mendukung pembayaran dalam lebih dari 20 mata uang lokal dan dapat membantu mengelola proses onboarding dengan kontrak yang disesuaikan secara lokal. Deel dapat bermanfaat bagi perusahaan dengan tenaga kerja yang tersebar yang membutuhkan bantuan dalam menavigasi aturan ketenagakerjaan dan perpajakan internasional. Meskipun menawarkan kemampuan pembayaran global, alat-alat Deel mungkin lebih kompleks dari yang diperlukan bagi bisnis yang bekerja eksklusif dengan kontraktor berbasis di AS.
Square Gaji
Square Payroll menyediakan fitur pembayaran kontraktor yang sederhana, dirancang khusus untuk usaha kecil dan tim di industri jasa. Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer langsung otomatis, kontraktor dapat menginput informasi mereka sendiri, dan formulir 1099-NEC disiapkan dan diajukan secara otomatis. Alat kontraktor Square terintegrasi dengan rangkaian produk POS dan penagihan Square yang lebih luas, menjadikannya pilihan yang nyaman bagi bisnis yang sudah menggunakan Square untuk operasional sehari-hari. Namun, fungsionalitasnya tetap berfokus pada pengelolaan pembayaran daripada kontrol pengeluaran lanjutan atau opsi pembayaran multi-jalur.
Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak penggajian kontraktor
Karena mempekerjakan kontraktor independen melibatkan pertimbangan khusus–seperti persyaratan onboarding, batasan berdasarkan lokasi, dan preferensi pembayaran–penting untuk mengajukan pertanyaan yang tepat sebelum memilih perangkat lunak penggajian:
Bagaimana cara mengelola pajak kontraktor?
Berbeda dengan karyawan tetap, kontraktor independen membayar pajak mereka sendiri dan memberikan formulir W-9 (atau W-8 untuk pekerja asing) kepada perusahaan yang mempekerjakan mereka, alih-alih mengisi formulir W-4. Pada akhir tahun, perusahaan yang mempekerjakan harus menghasilkan dan mengirimkan Formulir 1099-NEC kepada setiap kontraktor yang dibayar $600 atau lebih. Perusahaan bertanggung jawab untuk mengajukan formulir ini ke IRS dan memberikan salinannya kepada kontraktor. Bagi perusahaan yang mengelola beberapa kontraktor, menggunakan perangkat lunak yang secara otomatis membuat dan mengajukan 1099-NEC dapat membuat musim pajak lebih efisien dan mengurangi kesalahan pelaporan.
Berapa banyak kontraktor yang dibutuhkan oleh bisnis saya?
Menentukan jumlah kontraktor yang dibutuhkan oleh bisnis Anda dimulai dengan memahami kompleksitas pekerjaan yang akan dilakukan. Menambah lebih banyak kontraktor dapat meningkatkan kapasitas dan mempercepat proyek, tetapi juga meningkatkan proses pembayaran, pengawasan, dan beban administratif—terutama jika Anda mengandalkan alat yang tidak dirancang untuk berskala. Slash membantu bisnis Anda mengelola tenaga kerja kontraktor yang terus berkembang tanpa tambahan stres dengan mengotomatisasi pembayaran melalui berbagai saluran, memberikan visibilitas pengeluaran secara real-time, dan menyederhanakan akuntansi dan persiapan pajak melalui integrasi dengan QuickBooks dan Xero.
Seberapa sering saya harus membayar kontraktor?
Kontraktor independen biasanya menegosiasikan syarat pembayaran mereka dengan klien selama proses perjanjian. Menjaga kepatuhan terhadap syarat-syarat ini sangat penting, karena hal ini membangun kepercayaan dan membantu mencegah sengketa kontrak. Struktur pembayaran yang umum meliputi pembayaran berulang (misalnya mingguan atau bulanan), pembayaran berdasarkan milestone, retainer, dan penagihan berdasarkan waktu dan bahan. Menggunakan sistem pembayaran dengan opsi transfer fleksibel dan otomatis, seperti Slash, memudahkan untuk memenuhi metode pembayaran yang disukai oleh kontraktor dan menghindari kehilangan talenta akibat keterbatasan kemampuan pembayaran.
Bagaimana lokasi kontraktor memengaruhi pembayaran?
Saat mempekerjakan kontraktor domestik, penting untuk mengikuti pedoman negara dan peraturan IRS untuk memastikan kepatuhan. Sistem pembayaran otomatis dan fitur pajak terintegrasi dapat membantu menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan. Mempekerjakan kontraktor internasional dapat lebih kompleks, karena pembayaran lintas batas seringkali menimbulkan biaya tambahan dan menimbulkan tantangan operasional. Bisnis Anda harus memastikan bahwa Anda selalu mengikuti dan mematuhi aturan ketenagakerjaan dan perpajakan di negara Anda maupun negara kontraktor. Untuk penjelasan lebih rinci tentang persyaratan ini, dan untuk mengetahui bagaimana Slash mendukung pembayaran global melalui transfer internasional dan cryptocurrency, lihat panduan terbaru kami tentang membayar kontraktor internasional.
Sederhanakan pembayaran kontraktor Anda hari ini dengan Slash
Slash membantu bisnis kontraktor menyederhanakan pembayaran, mengurangi beban administratif, dan menghilangkan ketidakefisienan yang timbul dari pengelolaan berbagai alat pembayaran.
Dengan dukungan untuk ACH, transfer kawat, RTP, FedNow, stablecoin, dan transfer internasional, Slash menyediakan semua metode pembayaran yang Anda butuhkan dalam satu dasbor terpadu. Dengan mengintegrasikan data transaksi Anda dengan QuickBooks, bisnis Anda dapat menyederhanakan akuntansi, mengotomatisasi pengelolaan faktur, dan memperkuat prosedur kepatuhan Anda.
Dengan kartu kredit korporat Slash, Anda mendapatkan fleksibilitas dan reward kartu kredit dengan kontrol pengeluaran yang terprediksi layaknya solusi debit. Dapatkan cashback hingga 2%, terbitkan kartu virtual dan fisik tanpa batas, tetapkan batas pengeluaran yang detail, dan pantau setiap transaksi secara real-time—membantu Anda menjaga proyek tetap dalam anggaran sambil memastikan kontraktor selalu memiliki dana yang mereka butuhkan.
Baik Anda membayar dua kontraktor atau dua ratus, Slash memudahkan Anda untuk mengirim pembayaran, mengontrol pengeluaran, dan tetap terorganisir. Kunjungi slash.com Hari ini, pelajari lebih lanjut tentang solusi penggajian kami dan alat perbankan bisnis kami.
Pertanyaan yang sering diajukan
Jenis pembayaran apa saja yang dapat saya lakukan melalui Slash?
Slash menawarkan pembayaran domestik tanpa batas dan gratis melalui ACH, transfer kawat, RTP, dan FedNow. Untuk pembayaran global, Anda dapat mengirim transfer kawat internasional melalui jaringan SWIFT ke lebih dari 160 negara. Slash juga dilengkapi dengan fitur on- dan off-ramp stablecoin bawaan, memungkinkan Anda mengirim pembayaran USD menggunakan USDC, USDT, atau USDSL. Dan untuk pembelian sehari-hari, Slash menyediakan kartu kredit korporat dengan kontrol pengeluaran dan karyawan yang dapat disesuaikan.
Bagaimana cara bisnis memastikan kepatuhan sambil mengelola berbagai metode pembayaran?
Perusahaan dapat tetap mematuhi peraturan dengan mengumpulkan formulir pajak yang tepat, menstandarkan prosedur pembayaran, dan menggunakan perangkat lunak yang mengotomatisasi pembuatan dan pengajuan formulir 1099-NEC. Catatan terpusat untuk pembayaran, persetujuan, dan faktur memudahkan perusahaan untuk memenuhi persyaratan IRS dan negara bagian.
Bagaimana cara bisnis melacak dan mencocokkan pembayaran kontraktor secara efisien?
Cara termudah untuk melacak pembayaran kontraktor adalah dengan menggunakan platform keuangan yang mengintegrasikan pembayaran, faktur, dan transaksi kartu dalam satu tempat. Kategorisasi otomatis dan pelaporan real-time menghilangkan sebagian besar pekerjaan manual yang terkait dengan rekonsiliasi.
