Cara Terbaik untuk Membayar Pemasok di Luar Negeri

Cara membayar vendor internasional: metode, biaya, dan praktik terbaik

Bekerja sama dengan pemasok di luar negeri dapat membuka peluang besar bagi bisnis Anda: harga yang lebih kompetitif, akses ke bahan-bahan khusus, dan jalur yang lebih jelas untuk memasuki pasar internasional baru. Keuntungan-keuntungan ini dapat secara signifikan memperkuat rantai pasokan Anda dan meningkatkan daya saing bisnis Anda. Namun, meskipun ada manfaatnya, banyak bisnis mungkin menemukan bahwa membayar pemasok internasional lebih rumit dari yang diharapkan.

Biaya transaksi yang tinggi, waktu penyelesaian yang tidak konsisten, dan opsi pembayaran yang terbatas dapat mengubah faktur yang sederhana menjadi tantangan administratif yang memakan waktu berhari-hari. Mengandalkan metode pembayaran tradisional saja dapat memperburuk tantangan ini, karena menawarkan fleksibilitas yang terbatas dan menambahkan biaya tambahan serta penundaan saat transfer melewati beberapa bank. Oleh karena itu, seiring dengan pertumbuhan jaringan vendor Anda melintasi batas negara, memilih infrastruktur pembayaran yang tepat menjadi sangat penting.

Panduan ini menjelaskan metode paling efektif untuk membayar pemasok di luar negeri dan menguraikan kriteria utama yang harus digunakan oleh tim keuangan saat mengevaluasi platform pembayaran internasional. Anda akan mempelajari bagaimana berbagai metode pembayaran bekerja, kapan harus menggunakan masing-masing opsi, dan bagaimana alat keuangan modern dapat menyederhanakan pembayaran kepada pemasok di luar negeri.

Jika Anda ingin sistem yang dapat menyederhanakan cara Anda mengirim uang ke pemasok di luar negeri, Slash menyediakan opsi pembayaran internasional yang dinamis untuk memenuhi kebutuhan pemasok Anda: Transfer bank berbasis SWIFT, transfer ACH global, dan on- dan off-ramp stablecoin yang memungkinkan pembayaran cepat dalam denominasi USD tanpa biaya valuta asing tradisional.4 Anda dapat mengotomatiskan pembayaran langsung dari dashboard, menyinkronkan transaksi ke QuickBooks untuk pencocokan faktur yang didukung AI, dan mendapatkan analisis real-time yang jelas tentang tren pengeluaran pemasok.

Apa itu pembayaran internasional dan vendor? Konsep utama

Pembayaran internasional adalah transfer dana antara pihak-pihak yang berlokasi di negara yang berbeda. Perusahaan mengandalkan pembayaran global untuk membeli bahan baku, mengalihdayakan produksi, bekerja sama dengan produsen khusus, dan memperluas rantai pasokan global mereka.

Pemasok atau penyedia barang/jasa dapat merujuk pada perusahaan atau individu yang berlokasi di luar negara asal Anda yang menyediakan barang atau jasa. Pembayaran kepada pemasok-pemasok ini seringkali melibatkan proses navigasi sistem perbankan asing, standar kepatuhan, dan konversi mata uang.

Saat melakukan transfer dana ke luar negeri, terutama untuk pembayaran berulang atau bernilai tinggi, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan oleh bisnis Anda sebelumnya:

• Waktu pemrosesan pembayaran: Kecepatan penyelesaian transaksi bervariasi tergantung pada metode yang digunakan, seperti wesel pos, transfer SWIFT, ACH global, atau transfer berbasis blockchain.
• Tingkat tukar mata uang asing: Sebagian besar transfer bank internasional melibatkan penambahan biaya kurs valuta asing (FX) atau biaya konversi mata uang yang meningkatkan total biaya pembayaran bagi pengirim.
• Rincian rekening bank penerima: Pihak penjual mungkin memerlukan nama dan alamat bank, IBAN, kode BIC/SWIFT, serta informasi mengenai bank perantara yang terlibat.
• Kepatuhan lintas batas: Pembayaran harus memenuhi persyaratan dokumen kepatuhan terhadap Anti-Pencucian Uang (AML), Kenali Pelanggan Anda (KYC), penyaringan sanksi, dan persyaratan dokumen regulasi lainnya.
• Biaya transaksi tambahan: Pembayaran yang melewati bank perantara, yaitu lembaga yang menghubungkan rekening bank pengirim dan penerima ketika tidak ada hubungan langsung antara keduanya, mungkin akan diproses lebih lambat dan menimbulkan biaya pemrosesan tambahan.
• Tindakan keamanan: Metode pembayaran yang berbeda menawarkan tingkat perlindungan penipuan dan keamanan data yang bervariasi. Perusahaan yang memerlukan perlindungan hak kekayaan intelektual (HKI) yang kuat mungkin memerlukan kontrol tambahan saat bekerja dengan mitra di luar negeri.
• Kompatibilitas dengan sistem yang sudah ada: Pembayaran dapat dilaporkan dan dikelola dengan lebih mudah jika sistem pembayaran internasional Anda terintegrasi dengan alat akuntansi, pengadaan, atau ERP yang sudah ada.

Apa saja metode yang dapat digunakan untuk melakukan pembayaran kepada pemasok internasional?

Terdapat berbagai jenis metode pembayaran yang tersedia untuk melakukan transfer internasional ke pemasok. Setiap metode memiliki kelebihan dan kekurangan, mulai dari kecepatan penyelesaian, paparan terhadap biaya, hingga aksesibilitas bagi penerima. Berikut adalah metode pembayaran yang paling umum digunakan oleh bisnis saat ini:

Cek kasir

Cek kasir adalah pembayaran yang dijamin oleh dana lembaga keuangan, bukan dari rekening pribadi, dan ditandatangani serta dijamin oleh kasir atau teller. Cek ini lebih dapat diandalkan daripada cek biasa karena tidak dapat ditolak. Namun, karena masih berupa instrumen kertas yang dikirim melalui pos, penggunaannya untuk pembayaran internasional lambat, tidak efisien, dan berisiko hilang selama pengiriman. Akibatnya, cek kasir jarang praktis untuk pembayaran vendor internasional saat ini.

Transfer kawat internasional

Transfer bank internasional memindahkan dana antar rekening bank melintasi batas negara, umumnya menggunakan jaringan SWIFT, dan secara luas diterima untuk pembayaran vendor yang besar atau mendesak. Transfer ini menawarkan keamanan yang kuat dan rute yang dapat diprediksi; namun, biaya dapat bertambah karena biaya bank perantara dan biaya valuta asing (FX). Waktu penyelesaian juga dapat bervariasi, terutama jika bank pengirim dan penerima tidak memiliki hubungan langsung.

Pembayaran ACH global

Transfer ACH global dimulai sebagai pembayaran ACH domestik dan diselesaikan melalui sistem kliring asing seperti SEPA (di UE) atau BACS (di Inggris). Ini merupakan alternatif biaya lebih rendah dibandingkan transfer internasional, dan cocok untuk pembayaran supplier yang berulang dan tidak mendesak. Meskipun biayanya biasanya jauh lebih murah, ketersediaannya bervariasi antar negara dan penyelesaiannya dapat memakan waktu beberapa hari. Dengan Slash, Anda dapat menjadwalkan dan menyetujui secara otomatis transfer ACH internasional, sehingga Anda dapat menikmati manfaat biaya dari transfer ACH global tanpa risiko melewatkan batas waktu pembayaran.

Pembayaran kripto dan stablecoin

Pembayaran blockchain bergantung pada jaringan validator terdesentralisasi untuk mencatat dan mengonfirmasi transaksi, menghilangkan kebutuhan akan bank internasional untuk memindahkan dana. Stablecoin adalah cryptocurrency yang stabil dan terikat pada mata uang konvensional, seperti USD atau Euro. Seiring dengan meningkatnya adopsi, semakin banyak bisnis dan individu beralih ke platform ini karena menawarkan penyelesaian cepat dan menghindari biaya valuta asing (FX) serta biaya konversi. Dengan Slash, perusahaan dapat menggunakan on- dan off-ramp stablecoin untuk mengirim transfer yang dipatok ke USD dalam bentuk USDC, USDT, atau USDSL.

Transfer mata uang asing dari rekening bank di luar negeri

Menjaga rekening bank dalam mata uang asing secara internasional memungkinkan perusahaan untuk membayar vendor dalam mata uang lokal mereka, mengurangi markup valuta asing, dan memperlancar hubungan dengan pemasok secara berkelanjutan. Pendekatan ini dapat mempercepat proses penyelesaian dan menciptakan pengalaman pembayaran yang lebih dapat diprediksi bagi kedua belah pihak. Namun, membuka dan menjaga rekening di beberapa yurisdiksi dapat mahal dan rumit secara administratif. Pendekatan ini paling efektif bagi perusahaan yang memiliki aktivitas vendor yang konsisten dan jangka panjang di wilayah tertentu.

Pembayaran peer-to-peer dan layanan dompet digital

Dompet digital memindahkan uang melalui jaringan tertutup, memungkinkan transfer yang lebih cepat dan penetapan harga yang lebih transparan dibandingkan banyak bank. Platform ini mudah digunakan dan sering populer di kalangan pedagang kecil atau menengah yang ingin akses cepat ke dana. Namun, mereka mungkin memberlakukan batasan transfer, memiliki ketersediaan yang tidak konsisten antar negara, atau menunda penarikan tergantung pada aturan perbankan lokal. Mereka merupakan pilihan yang kuat untuk pembayaran kecil dan sering—tidak selalu untuk penyelesaian faktur besar.

Kartu kredit, kartu debit, dan kartu virtual

Kartu kredit dan debit memungkinkan bisnis untuk membayar pemasok dengan cepat, melacak pengeluaran dengan mudah, dan menikmati perlindungan bawaan serta reward. Namun, tidak semua pemasok menerima kartu, dan beberapa mungkin menambahkan biaya pemrosesan atau biaya valuta asing (FX), sehingga lebih cocok untuk pengeluaran internasional sehari-hari atau pembelian kecil daripada faktur B2B besar. Dengan Slash Visa® Platinum Card, kartu kredit korporat dengan biaya FX rendah, Anda dapat menerbitkan kartu virtual untuk karyawan dan pemasok di seluruh dunia dan mendapatkan cashback hingga 2%.1

Apa saja praktik terbaik untuk membayar vendor internasional?

Dengan berbagai pertimbangan yang terlibat dalam pembayaran kepada pemasok di luar negeri—mulai dari memilih metode pembayaran yang tepat, menjaga hubungan yang kuat dengan pemasok, hingga mematuhi regulasi global—perusahaan dapat memperoleh manfaat dari penggunaan alat dan proses yang memudahkan pengelolaan pembayaran internasional. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk mengoptimalkan dan memperkuat alur kerja pembayaran lintas batas Anda:

• Otomatisasi pembayaran berulang: Menjadwalkan transfer otomatis untuk faktur yang dapat diprediksi dapat mengurangi pekerjaan manual, membantu menghindari pembayaran terlambat, dan menjaga hubungan jangka panjang dengan pemasok tetap berjalan lancar. Dengan Slash, Anda dapat menjadwalkan dan mengeksekusi pembayaran secara otomatis atau mengaktifkan kartu virtual untuk pemasok tertentu, memastikan bahwa pembayaran Anda terorganisir dan tepat waktu.
• Negosiasi syarat pembayaran: Jika Anda secara konsisten membayar tepat waktu, Anda mungkin dapat menegosiasikan syarat yang lebih baik, perpanjangan tenggat waktu, atau pengurangan biaya dengan pemasok Anda.
• Pantau biaya transaksi: Memeriksa secara rutin biaya transfer, markup valuta asing (FX), dan biaya perantara memastikan Anda memilih metode pembayaran yang paling efisien secara biaya untuk setiap wilayah. Pertimbangkan untuk menggunakan opsi dengan biaya rendah atau tanpa biaya, seperti stablecoin, dompet digital, atau kartu korporat, jika memungkinkan.
• Gunakan penyedia layanan dengan batas transfer yang tinggi: Batasan yang lebih tinggi memungkinkan Anda untuk memproses faktur besar dalam satu transaksi tanpa perlu membagi pembayaran atau dikenakan biaya tambahan.
• Kemampuan untuk mengirim berbagai jenis pembayaran: Bekerja dengan platform seperti Slash yang mendukung transfer internasional, ACH global, kartu bisnis, dan stablecoin memberikan fleksibilitas untuk memenuhi preferensi pembayaran pemasok dan mengoptimalkan biaya atau kecepatan sesuai kebutuhan.
• Manfaatkan alat akuntansi: Pencatatan yang tidak konsisten, faktur yang tidak sesuai, dan rekonsiliasi manual antar mata uang dapat memperlambat proses dan menimbulkan pekerjaan yang tidak perlu. Integrasi Slash dengan Quickbooks menghilangkan banyak hambatan ini dengan mensinkronkan data pembayaran dan mencocokkan transaksi dengan faktur menggunakan alat bantu kecerdasan buatan (AI). Hal ini juga memastikan bahwa setiap pembayaran lintas batas memiliki jejak audit yang bersih, sehingga mengurangi risiko kepatuhan.

Perbankan global yang disederhanakan dimulai dengan Slash

Slash menyediakan infrastruktur yang dibutuhkan oleh bisnis untuk beroperasi dengan percaya diri melintasi batas negara. Dari satu dashboard, Anda dapat mengakses transfer kawat internasional ke lebih dari 160 negara melalui jaringan SWIFT, menjadwalkan pembayaran ACH global, atau mengirim transfer stablecoin denominasi USD menggunakan USDC, USDT, atau USDSL, memungkinkan Anda untuk menghindari biaya valuta asing tradisional dan menyelesaikan pembayaran dalam hitungan menit.

Rekening Slash Global USD menyediakan cara mudah untuk menyimpan dan bertransaksi menggunakan stablecoin yang dipatok ke USD tanpa perlu memiliki LLC di AS. Entitas non-AS dapat membayar pemasok global dalam dolar tanpa penundaan konversi atau risiko mata uang, menjadikannya opsi yang kuat untuk tim terdistribusi dan operasi multinasional.

Slash juga mendukung pengeluaran sehari-hari melalui Kartu Visa® Platinum Slash, yang memberikan cashback hingga 2% dan dilengkapi dengan fitur pengendalian pengeluaran yang kuat, seperti batas pengeluaran yang dapat disesuaikan, pembatasan kategori, dan wawasan transaksi real-time untuk pengawasan arus kas yang lebih baik. Fitur-fitur ini membantu bisnis memberikan fleksibilitas kepada tim sambil tetap menjaga pengawasan yang ketat, terutama saat karyawan dan mitra melakukan pembelian di berbagai negara.

Kurangi biaya, percepat pembayaran, dan sentralisasikan pengelolaan AP global Anda dengan Slash.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama biasanya transfer bank internasional memakan waktu?

Transfer internasional biasanya memakan waktu 1–5 hari kerja, tergantung pada bank yang terlibat dan apakah pembayaran melewati perantara. Cek internasional adalah opsi yang paling lambat, sementara stablecoin dan beberapa dompet digital dapat menyelesaikan transaksi jauh lebih cepat.

Bagaimana cara meminimalkan biaya transaksi saat mengirim uang ke luar negeri?

Membandingkan berbagai metode pembayaran dan memilih opsi dengan margin valuta asing yang lebih rendah atau fewer perantara dapat membantu mengurangi biaya. Menggunakan pembayaran stablecoin Slash memungkinkan bisnis untuk mengirim transfer denominasi USD tanpa biaya transaksi valuta asing tradisional.

Bagaimana kurs valuta asing memengaruhi total biaya pembayaran kepada vendor asing?

Tingkat tukar mata uang menentukan nilai pembayaran Anda dalam mata uang lokal penjual, dan fluktuasi atau penyesuaian nilai tukar dapat meningkatkan biaya total. Memantau tingkat tukar mata uang asing (FX) atau menggunakan stablecoin yang dipatok ke USD melalui Slash dapat membantu mengurangi paparan terhadap fluktuasi tersebut.