Capitalisez-vous les licences logicielles ?

Licences logicielles

Les licences logicielles peuvent être capitalisées ou passées en charges, selon leur nature et leur durée. Les licences qui offrent une valeur à long terme (généralement d'une durée supérieure à un an) sont capitalisées comme suit : actifs incorporels, tandis que les licences à court terme ou par abonnement sont immédiatement comptabilisées en charges comme frais de fonctionnement.

Que sont les licences logicielles ?

Une licence logicielle confère à une entreprise le droit légal d'utiliser un logiciel selon des conditions spécifiques. Les licences peuvent être perpétuelles (détenues indéfiniment) ou temporaires (renouvelées périodiquement). Le traitement comptable dépend du fait que la licence représente un actif à long terme ou un contrat de service continu.

Comment classer les licences logicielles

• Capitaliser le coût de la licence :
  • Est-ce que perpétuel ou valable pendant plus d'un an.
  • Apporte un avantage à long terme à l'entreprise.
  • Répond au seuil de capitalisation de votre entreprise (généralement supérieur à 2 500 $).
  • Comprend des coûts de mise en œuvre ou de configuration importants qui prolongent son utilisation.
• Dépense le coût de la licence :
  • Il s'agit d'un abonnement (SaaS) renouvelable chaque année.
  • Ne transfère pas la propriété ni les droits à long terme.
  • Fait partie des activités opérationnelles courantes.
• Les licences logicielles immobilisées doivent être comptabilisées sous Actifs incorporels au bilan et amortis sur leur durée de vie utile (généralement 3 à 5 ans).

Exemples de licences logicielles capitalisées ou passées en charges

En majuscules :

• Licences logicielles perpétuelles achetées directement (par exemple, version perpétuelle de Microsoft Office, système ERP personnalisé).
• Licences d'entreprise pluriannuelles avec droits d'utilisation à long terme.
• Plateformes logicielles développées en interne ou personnalisées.

Dépensé:

• Abonnements SaaS mensuels ou annuels (par exemple, Slack, QuickBooks Online, Adobe Creative Cloud).
• Accès au cloud basé sur l'utilisateur ou droits d'utilisation temporaires.
• Renouvellement de licence ou mises à jour mineures du logiciel.

Incidences fiscales des licences logicielles

• Logiciel capitalisé doit être amorti ou déprécié sur sa durée de vie utile.
• Logiciel déductible (abonnements ou licences à court terme) est entièrement déductible l'année où elle est engagée.
• Les logiciels capitalisés peuvent être admissibles à la section 179 ou à l'amortissement supplémentaire, ce qui permet la déduction immédiate de certains actifs incorporels.
• Seule la partie professionnelle d'une licence logicielle est déductible si celle-ci est partagée avec un usage personnel.
• Conserver les contrats de licence, les factures et les registres de paiement afin de justifier les déductions ou les immobilisations.