Frais de bureau vs fournitures de bureau

Frais de bureau vs fournitures de bureau

Bien qu'ils semblent similaires, frais de bureau et fournitures de bureau font référence à différents types de coûts d'entreprise. Les fournitures de bureau sont des articles consommables à court terme utilisés dans les opérations quotidiennes, tandis que les dépenses de bureau couvrent des coûts plus larges liés au fonctionnement et à l'entretien d'un bureau, tels que les logiciels, les frais postaux ou le petit matériel.

Qu'est-ce que les fournitures de bureau ?

Les fournitures de bureau comprennent les matériaux tangibles et consommables utilisés régulièrement sur le lieu de travail. Il s'agit généralement d'articles peu coûteux qui s'épuisent rapidement et sont immédiatement passés en charges. Comme ils n'apportent pas de valeur à long terme, ils sont considérés comme charges d'exploitation courantes.

Exemples de fournitures de bureau :

• Stylos, papier et cahiers
• Encre et toner pour imprimante
• Enveloppes, ruban adhésif et agrafes
• Post-it et dossiers
• Produits d'entretien et fournitures pour la salle de pause
• Petits accessoires de bureau

Que sont les frais de bureau ?

Les frais de bureau désignent des coûts plus généraux, souvent moins fréquents, qui soutiennent les opérations commerciales mais ne sont pas liés à la production directe. Il peut s'agir de petits équipements, de logiciels et d'outils administratifs qui facilitent le fonctionnement du bureau. Certains frais de bureau ont une durée de vie plus longue que les fournitures classiques, mais restent inférieurs au seuil de capitalisation des immobilisations.

Exemples de frais de bureau :

• Accessoires informatiques, claviers et câbles
• Mobilier de bureau inférieur au seuil de capitalisation (par exemple, < 2 500 $)
• Frais de port, de messagerie et de livraison
• Abonnements et logiciels bureautiques
• Services Internet et téléphoniques à usage professionnel
• Petites réparations ou fournitures d'entretien

Comment les classer en comptabilité

• Enregistrer les deux comme Dépenses d'exploitation dans votre compte de résultat.
• Utilisez des comptes distincts dans votre plan comptable pour les « fournitures de bureau » et les « dépenses de bureau ».
• Les fournitures sont passées en charges dès leur achat.
• Les dépenses de bureau qui procurent un avantage sur plusieurs mois peuvent être comptabilisées comme suit : charges payées d'avance et amortis au fil du temps.
• Pour plus de clarté, fixez un seuil de capitalisation (par exemple, 2 500 $) ; tout montant supérieur à ce seuil peut être considéré comme un immobilisation.

Conséquences fiscales

• Les frais de bureau et les fournitures de bureau sont entièrement déductible des impôts si utilisé à des fins professionnelles.
• Les fournitures sont déductibles l'année où elles sont achetées (comptabilité de caisse) ou utilisées (comptabilité d'exercice).
• Le mobilier ou l'équipement de bureau dépassant votre limite de capitalisation doit être amorti au fil du temps.
• Les entreprises à domicile peuvent également déduire les fournitures de bureau et une part proportionnelle des frais de bureau liés à la zone utilisée à des fins professionnelles.
• Conservez les reçus détaillés et classez les articles correctement afin d'éviter tout problème lors d'un audit.