Les paiements EDI expliqués : cas d'utilisation et comparaison avec les paiements ACH et EFT
Les paiements EDI peuvent être mal compris. Bien que le terme puisse sembler désigner une méthode de transfert alternative peu connue, ce n'est pas le cas. L'EDI, ou échange de données informatisé, est un protocole de partage de données qui améliore le suivi et la gestion des transactions financières. Il ne s'agit pas d'un mode de paiement autonome, mais d'un moyen standardisé d'échanger des données de paiement par voie électronique.
Comprendre le fonctionnement des transactions EDI et leur intégration aux méthodes de paiement existantes peut aider les entreprises à rationaliser le traitement des paiements, à améliorer la visibilité des comptes clients et à renforcer les relations avec les fournisseurs. Cela peut également vous aider à déterminer si les paiements EDI sont adaptés à votre entreprise, car les systèmes EDI peuvent être coûteux à mettre en œuvre et complexes à maintenir.
Dans ce guide, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur les paiements EDI, notamment ce qu'ils sont, comment ils fonctionnent, comment ils s'intègrent dans les systèmes de paiement plus larges et les avantages qu'ils offrent. Nous aborderons également la manière dont Slash peut servir de solution de paiement alternative, offrant des avantages comparables en termes de sécurité et d'automatisation sans la complexité de mise en œuvre de l'EDI.¹
Avec Slash, les entreprises peuvent envoyer des fonds via plusieurs canaux de paiement, partager des données financières entre différents systèmes en temps réel à l'aide de l'API Slash et gérer leurs comptes clients grâce à des outils intégrés de gestion des factures et d'analyse des flux de trésorerie. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.
Qu'est-ce qu'un paiement EDI ?
L'EDI, ou échange de données informatisé, est souvent évoqué en même temps que d'autres méthodes de transfert électronique de fonds (TEF). Cependant, il est important de préciser que l'EDI n'est pas en soi un moyen de paiement. L'EDI désigne un format de données électronique normalisé utilisé par les entreprises pour échanger des données financières et des documents commerciaux, y compris des informations relatives aux paiements.
Lorsque le formatage EDI est appliqué à un paiement électronique, il peut améliorer le suivi, le traitement et le rapprochement de ce paiement. L'EDI permet aux systèmes informatiques interconnectés de lire automatiquement les détails des paiements électroniques, ce qui peut réduire le besoin de saisie manuelle des données et accélérer le traitement des paiements entre partenaires commerciaux.
Un paiement EDI comprend des éléments de données structurés qui décrivent la transaction financière. Ces éléments sont organisés en segments, qui sont des codes pouvant correspondre à des numéros de facture, des détails de paiement, des références de bon de commande, des informations sur le payeur et le bénéficiaire, ainsi que d'autres informations relatives à un paiement. Ces segments sont regroupés dans des enveloppes qui garantissent la transmission correcte des transactions EDI entre les systèmes EDI.
La mise en œuvre des paiements EDI peut permettre des transferts plus rapides et plus sécurisés, mieux compatibles avec les systèmes ERP ou VAN, que nous expliquerons plus en détail ultérieurement.
Comment les entreprises effectuent-elles des paiements EDI ?
Une question qui prête souvent à confusion concerne la place occupée par l'EDI dans le processus bancaire. L'argent lui-même continue d'être transféré via les paiements EFT traditionnels, tels que les transactions ACH, les virements électroniques ou les dépôts directs. Voici un bref aperçu du fonctionnement des paiements EDI parallèlement aux transferts électroniques de fonds :
- Un acheteur approuve le paiement d'une ou plusieurs factures dans son système comptable ou ERP.
- Le paiement est effectué à partir d'un compte bancaire au moyen d'un virement électronique, tel qu'un paiement ACH, un virement bancaire ou tout autre paiement EFT.
- Parallèlement, le logiciel EDI génère des fichiers de transaction EDI standardisés contenant les détails des remises.
- Ces transactions EDI sont transmises électroniquement au fournisseur via un système EDI convenu.
- Le système du fournisseur applique automatiquement le paiement aux factures correspondantes à l'aide de l'avis de paiement intégré.
Les 3 types de paiements EDI
Les données relatives aux paiements EDI peuvent être échangées de plusieurs manières, en fonction de la taille de l'entreprise, des exigences d'intégration et des ressources techniques disponibles. Voici les trois méthodes courantes de transmission des paiements EDI, classées par ordre décroissant de complexité :
Réseau à valeur ajoutée EDI
Un réseau à valeur ajoutée (RVA) est un réseau privé qui facilite l'échange électronique sécurisé de documents commerciaux et de transactions financières. Les RVA agissent comme des intermédiaires qui peuvent acheminer les transactions EDI entre les entreprises, valider les formats de données sécurisés (par exemple ANSI X12, EDIFACT), fournir des pistes d'audit et des confirmations de livraison, et gérer des volumes importants de bons de commande et de factures.
Les grandes entreprises peuvent utiliser des réseaux VAN pour intégrer davantage l'EDI dans leurs systèmes internes ; toutefois, les réseaux VAN peuvent être coûteux à mettre en œuvre et techniquement difficiles à entretenir.
EDI direct
L'EDI direct, également appelé EDI point à point, établit une connexion directe entre les systèmes internes de deux entreprises à l'aide d'un protocole de formatage de données partagé. L'établissement d'une connexion EDI directe entre deux entreprises ne nécessite pas nécessairement un réseau VAN, mais peut se limiter à une interface web ou à un logiciel EDI.
L'EDI direct fonctionne mieux pour les payeurs et les fournisseurs qui entretiennent une relation commerciale régulière et continue. Les protocoles de communication couramment utilisés dans les transferts EDI point à point comprennent AS2, SFTP et FTPS.
EDI Web
Le Web EDI permet aux entreprises d'envoyer et de recevoir des transactions EDI via une interface basée sur un navigateur plutôt que via un système entièrement intégré. Le Web EDI peut être utilisé par les petits fournisseurs qui ont besoin de participer à des paiements EDI sans investir dans une infrastructure complexe.
Bien que plus facile à adopter, il manque généralement les capacités d'automatisation, d'évolutivité et d'intégration des systèmes EDI basés sur un réseau privé virtuel (VAN).
Quelles sont les différences entre les paiements EDI et les autres types de paiements électroniques ?
La distinction la plus importante à retenir est que l'EDI n'est pas en soi un mode de paiement. Il est plutôt utilisé en complément de certains modes de paiement pour structurer les données transactionnelles. Les méthodes décrites ci-dessous sont les mécanismes par lesquels les fonds sont effectivement transférés entre les comptes bancaires :
Transferts électroniques de fonds (TEF)
Un EFT désigne tout paiement électronique qui n'implique ni espèces ni chèques papier. Cela inclut les paiements ACH, les virements automatiques, les transactions par carte de débit et de crédit, les retraits aux distributeurs automatiques, les virements bancaires, etc. L'EDI et l'EFT peuvent prêter à confusion en raison de leur terminologie similaire, mais ils remplissent des fonctions différentes.
Virements ACH (Automated Clearing House)
Un paiement ACH est un virement électronique américain traité via le réseau Automated Clearing House. En général, les virements ACH sont moins coûteux que les autres méthodes de virement bancaire et peuvent prendre entre un jour et une semaine, selon la destination.
L'ACH est un réseau bancaire spécifique aux États-Unis, mais il existe des équivalents dans d'autres pays, tels que le SEPA dans l'Union européenne, le BACS au Royaume-Uni ou le BECS en Australie. Global ACH, une option de transfert proposée par Slash, trouve son origine dans le système ACH et s'effectue sur des réseaux étrangers équivalents. L'ACH peut être utilisé pour envoyer des paiements au format EDI.
Virements bancaires
Les virements électroniques sont des transferts électroniques de banque à banque qui sont généralement traités plus rapidement que les virements ACH, mais qui entraînent des frais plus élevés. Les virements électroniques internationaux utilisent souvent le réseau SWIFT, qui fournit un système de messagerie standardisé entre les institutions financières du monde entier. Tout comme les virements ACH, les virements électroniques peuvent être associés à des données EDI. Avec Slash, vous pouvez envoyer des virements via le réseau SWIFT vers plus de 180 pays dans plus de 135 devises différentes.
Transferts de cryptomonnaies
Contrairement aux autres méthodes de paiement présentées dans cette section, les transferts de cryptomonnaies ne reposent pas sur des réseaux de messagerie interbancaires. Les transactions en cryptomonnaies sont plutôt envoyées via la blockchain, un réseau décentralisé de partage de données qui utilise des algorithmes cryptographiques pour enregistrer et transférer les paiements en toute sécurité.
La cryptomonnaie gagne en popularité en tant que méthode de transfert numérique, car elle permet d'éviter certains frais, intermédiaires et retards de traitement associés aux systèmes bancaires traditionnels. Slash prend en charge la détention, l'envoi et la réception de stablecoins indexés sur le dollar américain, tels que l'USDC et l'USDT, ce qui permet des transferts plus rapides et moins coûteux à l'échelle mondiale.⁴
Avantages des paiements EDI
Lorsque le formatage EDI est associé à un paiement, il permet de synchroniser directement les données de paiement avec les systèmes financiers internes. Pour tirer pleinement parti des avantages des paiements EDI, il faut généralement disposer d'un réseau VAN ou d'un autre système EDI intégré capable de traiter et de valider les formats de données standardisés. Voici quelques-uns des avantages courants liés à l'utilisation des paiements EDI en association avec un réseau VAN :
- Sécurité renforcée : Les paiements EDI s'appuient sur des protocoles de transmission sécurisés tels que AS2 et SFTP, réduisant ainsi l'exposition des données financières sensibles.
- Élimination des processus manuels : Les bons de commande, les factures et les paiements peuvent être générés et échangés électroniquement sans saisie répétitive des données.
- Renforcement de la conformité grâce à la saisie des données : Les systèmes EDI créent des pistes d'audit claires en reliant les paiements aux factures et aux bons de commande.
- Interconnectivité entre les systèmes : Les paiements, les factures et les données de transfert peuvent être automatiquement mis en correspondance entre vos systèmes frontaux et dorsaux, y compris les logiciels de gestion des comptes clients, de comptabilité, de traitement des paiements, d'approvisionnement, etc.
Cependant, la mise en œuvre et la maintenance d'un réseau VAN ou d'une autre infrastructure EDI peuvent s'avérer coûteuses et techniquement complexes. Bon nombre des principaux avantages des paiements EDI, tels que l'automatisation et l'intégration entre des systèmes tiers, sont difficiles à obtenir sans compatibilité VAN. Pour les petites entreprises, ces exigences peuvent rendre les paiements EDI peu pratiques par rapport à d'autres méthodes de transfert électronique de fonds.
Quand les paiements EDI constituent le choix idéal pour votre entreprise
Si votre entreprise utilise déjà un réseau privé virtuel (VAN), qu'il soit géré en interne ou externalisé, la mise en œuvre des données EDI parallèlement à vos paiements peut améliorer le suivi des paiements, leur liaison avec les factures et leur synchronisation avec les systèmes de gestion financière interconnectés.
Si votre entreprise gère un réseau complexe de fournisseurs et dispose des ressources nécessaires pour prendre en charge l'infrastructure VAN, les paiements EDI peuvent apporter des améliorations significatives en matière d'automatisation, de conformité et d'efficacité opérationnelle. Ou, si vous entretenez une relation étroite et continue avec un seul fournisseur ou acheteur, un système EDI point à point entre vos deux entreprises peut offrir bon nombre des mêmes avantages avec une complexité moindre.
Alternatives aux paiements EDI
Pour les petites entreprises, cependant, les paiements EDI ne sont pas toujours envisageables. Ils nécessitent une expertise technique et les systèmes nécessaires peuvent être coûteux à mettre en place. D'autres outils de gestion financière, tels que Slash, peuvent offrir des capacités de sécurité et d'automatisation comparables, avec des frais généraux bien moins élevés.
D'une part, les cryptomonnaies et les stablecoins sont des moyens de paiement hautement sécurisés qui peuvent souvent être mis en œuvre plus facilement que l'EDI. Slash permet l'utilisation de stablecoins pour les transferts B2B et synchronise les détails des transferts directement dans le tableau de bord Slash. Grâce à la prise en charge des stablecoins par Slash, les entreprises peuvent bénéficier d'une meilleure visibilité sur leurs comptes clients, de délais de traitement plus courts et d'une réduction des coûts par rapport aux paiements EDI bancaires.
Deuxièmement, les API deviennent une alternative de plus en plus courante aux réseaux VAN. Les réseaux VAN ont fait leur apparition dans les années 1970, et une grande partie de l'infrastructure sous-jacente peut être considérée comme obsolète par rapport aux systèmes API modernes.
L'API Slash permet le partage de données en temps réel entre des outils tiers et une plus grande configurabilité au sein des flux de travail de gestion financière. Les entreprises peuvent automatiser le partage de données avec des plateformes comptables telles que QuickBooks ou des systèmes ERP sans avoir besoin de l'expertise technique de niveau entreprise nécessaire pour mettre en œuvre et maintenir un réseau VAN.
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Au lieu de mettre en place un système VAN trop compliqué et obsolète, envisagez de gérer les finances de votre entreprise à l'aide d'une plateforme financière moderne telle que Slash. Slash offre tous les avantages des paiements EDI, ainsi que des fonctionnalités supplémentaires telles que l'accès aux transferts de cryptomonnaies, la gestion financière unifiée et le partage de données en temps réel via l'API Slash. Voici quelques-uns des avantages supplémentaires que Slash peut offrir par rapport à un système EDI :
- Synchronisez les paiements avec des systèmes plus larges : Slash permet aux entreprises d'effectuer des paiements via ACH international, des virements vers plus de 180 pays, des transferts en temps réel via RTP et FedNow, ainsi que des transferts de stablecoins. Les détails des paiements sont stockés dans le tableau de bord Slash, où les utilisateurs peuvent consulter les tendances de paiement, identifier facilement les modèles de flux de trésorerie et exporter les données directement vers des plateformes comptables telles que QuickBooks.
- Prise en charge multi-entités : L'un des avantages des systèmes VAN réside dans la gestion centralisée des données. Slash prend en charge la gestion de comptes multi-entités à partir d'un tableau de bord unique, ce qui permet aux entreprises de suivre leurs dépenses, de gérer leurs comptes et de télécharger les relevés de toutes leurs filiales en un seul endroit.
- Prise en charge native des cryptomonnaies : Les stablecoins offrent une alternative aux monnaies fiduciaires traditionnelles et permettent des transferts internationaux plus rapides et moins coûteux. Slash permet aux utilisateurs de détenir, d'envoyer et de recevoir des paiements en USDC et USDT via huit blockchains prises en charge.
- Carte Visa Platinum Slash : La carte de crédit d'entreprise Slash offre un contrôle précis des dépenses des employés, notamment grâce à des règles de dépenses configurables, des regroupements de cartes par équipe et des limites personnalisables. La carte Slash permet également d'obtenir jusqu'à 2 % de remise en argent sur les dépenses de l'entreprise.
- Financement flexible : Slash Working Capital propose une ligne de crédit sur mesure à laquelle les entreprises peuvent recourir pour leurs besoins de liquidités à court terme. Les fonds sont accessibles directement via le tableau de bord Slash, avec des options de remboursement flexibles de 30, 60 ou 90 jours.⁵
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Questions fréquentes
Quels sont les exemples d'EDI ?
Les exemples courants d'EDI comprennent les bons de commande électroniques, les factures, les avis de paiement et les notifications de paiement échangés entre partenaires commerciaux. Ces transactions EDI permettent le partage électronique de données financières et opérationnelles dans un format standardisé.
Le paiement EDI est-il identique au virement automatique ?
Non, l'EDI n'est pas la même chose que le virement automatique. Le virement automatique est un type de paiement ACH qui transfère des fonds entre des comptes bancaires, tandis que l'EDI fournit des données standardisées qui peuvent accompagner ce paiement.
Les paiements EDI sont-ils envoyés par les banques ?
Les banques gèrent les mouvements de fonds pour les paiements EDI via des méthodes de transfert électronique de fonds (TEF) telles que l'ACH ou les virements électroniques. Les systèmes EDI fonctionnent en parallèle avec les banques en transmettant électroniquement les données de paiement et de remise entre le payeur et le bénéficiaire.
De quel type de portail en ligne ai-je besoin pour effectuer un paiement EDI ?
Les entreprises utilisent généralement un logiciel EDI, un réseau VAN ou un portail EDI en ligne qui s'intègre à leurs systèmes comptables et bancaires. Le paiement proprement dit est toujours effectué par l'intermédiaire d'une banque ou d'une plateforme de paiement, l'EDI se chargeant de l'échange des données transactionnelles.
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