Qu'est-ce qu'un logiciel de paiement des entrepreneurs et comment simplifie-t-il les paiements et la conformité fiscale ?
La gestion des paiements peut devenir l'un des aspects les plus complexes de la gestion d'une entreprise de sous-traitance. Les entreprises de construction, les prestataires de services à domicile, les agences de recrutement et autres entreprises travaillant sur des projets peuvent faire appel quotidiennement à des dizaines, voire des centaines de sous-traitants indépendants. Mais chaque nouveau sous-traitant implique des paiements, des factures, des notes de frais et des documents fiscaux supplémentaires à gérer.
Le recours aux chèques papier et aux feuilles de calcul manuelles pour gérer la paie des sous-traitants peut entraîner des retards de paiement, des erreurs de saisie et des heures de travail administratif qui pourraient être évitées. Mais les logiciels modernes de paiement des sous-traitants peuvent éliminer une grande partie de ces difficultés en regroupant les paiements, les approbations et le suivi des dépenses dans un système unifié.
Dans ce guide, nous vous présenterons notre sélection des meilleurs logiciels de paiement des prestataires et vous expliquerons comment ces outils peuvent vous aider à rationaliser les paiements de vos employés. Nous vous montrerons également comment Slash offre une alternative moderne pour gérer les dépenses et les achats sur site. Avec Slash, vous pouvez émettre un nombre illimité de cartes de crédit professionnelles, définir des limites de dépenses personnalisables et contrôler où les entrepreneurs utilisent les fonds de l'entreprise, tout en bénéficiant d'une remise en argent pouvant atteindre 2 % sur les achats.¹ Chaque transaction est automatiquement synchronisée dans le tableau de bord Slash, vous offrant une vue claire et organisée de vos flux de trésorerie, quel que soit le nombre d'entrepreneurs que vous avez sur le terrain.
Qu'est-ce que la classification des entrepreneurs et pourquoi est-ce important pour mon entreprise ?
Les entrepreneurs indépendants ne font pas partie du personnel régulier de votre entreprise, ils sont donc responsables de gérer leurs propres impôts, avantages sociaux et assurances. Comme ils travaillent de manière indépendante, il est essentiel de les classer correctement afin de déterminer comment ils sont embauchés, rémunérés et gérés en vertu des règles fiscales et du droit du travail américains.
Aux États-Unis, les entrepreneurs sont classés en fonction de la portée du projet et de leurs qualifications financières. Cette classification détermine le type de travail qu'ils sont autorisés à effectuer, la valeur maximale du contrat sur lequel ils peuvent soumissionner et les exigences qui doivent être incluses dans leur contrat. Si un contrat ne respecte pas les directives de l'IRS et de l'État, un entrepreneur peut être classé de manière erronée. Une classification erronée consiste à traiter un entrepreneur indépendant comme un employé ou comme un travailleur engagé de manière inappropriée, ce qui peut exposer votre entreprise à des amendes, des arriérés d'impôts et d'éventuelles poursuites judiciaires.
De plus, les entrepreneurs peuvent être classés selon la manière dont ils ont été embauchés. Voici quelques exemples :
- Entrepreneur indépendant : Également appelés freelances ou travailleurs indépendants, les entrepreneurs indépendants se représentent eux-mêmes et sont embauchés directement par votre entreprise. Ils contrôlent généralement leurs propres horaires, tarifs et méthodes de travail. Ils peuvent servir plusieurs clients à la fois.
- Entrepreneur général : Un entrepreneur qui supervise un projet et engage des sous-traitants pour réaliser des tâches spécialisées. Il agit en tant que principal interlocuteur de l'entreprise ou de l'agence qui l'engage.
- Sous-traitant : Un entrepreneur indépendant engagé par un entrepreneur général plutôt que directement par votre entreprise. Il contribue au projet, mais travaille à un niveau hiérarchique inférieur à celui de l'entreprise qui l'emploie.
- Prestataire de l'agence : Un entrepreneur fourni par une agence de recrutement ou de sous-traitance. L'agence se charge du recrutement, de l'affectation et souvent des tâches administratives, ce qui permet à l'entrepreneur de fournir les services demandés sans que le client ait à les gérer directement.
Votre relation avec un entrepreneur détermine les modes de paiement appropriés. Si vous engagez des sous-traitants qui travaillent sous vos licences et sur vos chantiers, vous pouvez gérer leurs paiements à l'aide de processus structurés et récurrents, similaires à ceux utilisés pour la paie. Cependant, lorsque vous travaillez avec des entrepreneurs indépendants ou des agences, les paiements doivent généralement être traités par votre service des comptes fournisseurs (AP), et non par votre service de paie habituel. L'ajout d'un entrepreneur à votre liste de paie peut augmenter le risque d'erreur de classification.
Comment puis-je payer les entrepreneurs ? 8 moyens de paiement
Vous trouverez ci-dessous huit méthodes de paiement couramment utilisées par les entrepreneurs, chacune accompagnée de considérations relatives à la facilité d'utilisation, à la conformité et à leur adéquation pour la rémunération des non-salariés :
Chèques papier
Si les chèques papier peuvent sembler être un moyen simple de payer les prestataires, ils sont souvent les moins efficaces. L'émission de chèques nécessite une écriture manuelle, une distribution et une tenue de registres. Les chèques envoyés par la poste peuvent être perdus ou retardés, et les chèques sans provision peuvent nuire à vos relations avec les prestataires. Si vous travaillez avec plusieurs prestataires ou opérez sur différents sites, il vaut mieux abandonner les chèques papier autant que possible au profit d'une option de paiement unifiée liée à un logiciel de tenue de registres et de rapprochement.
ACH et dépôts directs
Les paiements effectués via le réseau ACH (Automated Clearing House) constituent l'une des formes les plus courantes de virement électronique. Les paiements ACH peuvent être initiés par votre banque et leur traitement et leur compensation prennent généralement quelques jours ouvrables. Le virement automatique utilise également le réseau ACH, mais il est généralement destiné aux services de paie et aux paiements récurrents versés aux employés à temps plein plutôt qu'aux entrepreneurs indépendants.
Virements bancaires
Les virements bancaires fonctionnent de manière similaire aux paiements ACH, mais ils sont généralement assortis de frais plus élevés et de délais de traitement plus courts. Comme les virements bancaires permettent de transférer rapidement des sommes importantes, ils constituent souvent un meilleur choix pour payer les prestataires à la fin des étapes importantes d'un projet ou à la livraison des produits finis.
Paiements en temps réel
De nouveaux systèmes de paiement en temps réel permettent désormais aux entreprises d'envoyer de l'argent à travers le pays presque instantanément, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, y compris les week-ends et les jours fériés. Le premier est RTP, un réseau privé exploité par The Clearing House, et le second est FedNow, un système public en temps réel développé par la Réserve fédérale. Avec Slash, vous pouvez initier et automatiser les paiements aux prestataires via FedNow et RTP directement depuis votre tableau de bord.
Paiements par portefeuille numérique
Les portefeuilles numériques peuvent être un moyen rapide et accessible de payer les prestataires. Cependant, les plateformes telles que PayPal, Wise ou Cash App peuvent poser des problèmes. Une fois le paiement envoyé, il peut être difficile de récupérer les fonds transférés par erreur. Et si votre entreprise utilise plusieurs comptes de portefeuille, le suivi des paiements et la préparation de déclarations fiscales précises deviennent plus compliqués. Slash simplifie ce processus en s'intégrant à Plaid pour importer les données relatives aux comptes fournisseurs et aux comptes clients provenant de plusieurs sources, y compris les portefeuilles numériques.
Cryptomonnaies et stablecoins
L'utilisation de paiements basés sur la blockchain peut offrir des avantages significatifs pour les paiements aux sous-traitants, en particulier lorsque vous travaillez avec des équipes internationales. Les plateformes intégrant des passerelles d'entrée et de sortie pour les stablecoins, telles que Slash, vous permettent d'envoyer des paiements libellés en dollars américains dans le monde entier sans frais de conversion de devises ni de transaction à l'étranger.4 Slash prend en charge les transferts via USDC, USDT et son propre stablecoin indexé sur le dollar américain, USDSL.
Plateformes de paiement en ligne
Les systèmes de paiement numériques prennent de nombreuses formes, notamment les plateformes de facturation automatisées, les systèmes ERP et les outils bancaires modernes destinés aux entreprises. Les solutions les plus efficaces sont celles qui prennent en charge plusieurs méthodes de paiement en un seul endroit, automatisent les workflows d'approbation et d'exécution, et s'intègrent de manière transparente aux logiciels de comptabilité et aux systèmes de comptabilité fournisseurs afin d'améliorer la gestion financière.
Services d'entiercement
Le dépôt fiduciaire peut être un moyen utile de garantir que votre entreprise et le prestataire respectent les termes d'un accord. Dans le cadre d'un dépôt fiduciaire, un tiers neutre conserve les fonds jusqu'à ce que certaines conditions spécifiques soient remplies. Pour les travaux réalisés par un prestataire, les paiements sont généralement versés une fois que les étapes ou les livrables convenus ont été réalisés.
Les meilleurs moyens pour les entrepreneurs d'accéder aux fonds de l'entreprise
Un autre aspect essentiel de la gestion des sous-traitants consiste à leur donner un accès contrôlé aux fonds de l'entreprise. Cependant, la distribution d'espèces et de chèques peut s'avérer inefficace, tandis que la remise de cartes d'entreprise sans restriction peut entraîner des dépenses excessives ou des abus. Vous trouverez ci-dessous plusieurs moyens permettant aux sous-traitants d'accéder aux fonds de l'entreprise, ainsi que des conseils sur la manière dont chaque méthode peut favoriser des dépenses plus responsables.
- Espèces et chèques : Simple mais inefficace, car il peut être difficile de suivre les espèces et les chèques doivent être remplis à la main, remis en mains propres et rapprochés. Idéal pour les remboursements occasionnels, mais pas pour les dépenses régulières des sous-traitants.
- Cartes de crédit professionnelles : Offrez un pouvoir d'achat et des récompenses flexibles, mais imposez des contrôles stricts pour éviter les dépenses excessives. Cette approche fonctionne mieux lorsqu'elle est associée à des politiques claires et à des outils de gestion des dépenses.
- Cartes de débit prépayées : Offrez un accès contrôlé aux fonds de l'entreprise avec des limites de dépenses prévisibles basées sur des montants préchargés. Utile pour la supervision, même si ces cartes ne permettent pas d'obtenir des récompenses ou des remises en argent.
- Cartes de crédit professionnelles : Exige le paiement intégral à chaque cycle de facturation et n'est pas limité par les fonds préchargés, ce qui offre aux entrepreneurs une grande flexibilité tout en leur imposant une discipline financière intégrée. Idéal pour les entreprises qui souhaitent garder le contrôle sans restreindre leur pouvoir d'achat.
Le Carte Visa Platinum Slash est une carte de crédit professionnelle qui offre jusqu'à 2 % de remise en argent et comprend de puissants outils de contrôle des dépenses et des limites personnalisables. Comme elle se synchronise directement avec le tableau de bord financier Slash, vous bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur vos dépenses, d'analyses détaillées et d'un suivi automatisé des dépenses pour chaque achat.
Meilleurs choix : 6 Meilleurs logiciels de paie pour les paiements aux entrepreneurs
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L'infrastructure de paiement unifiée et le tableau de bord de Slash fournissent les outils nécessaires pour répondre aux besoins des entrepreneurs et garder un œil sur vos finances. Avec Slash, envoyez gratuitement des virements ACH et électroniques nationaux, accédez à des réseaux en temps réel comme RTP et FedNow, ou effectuez des paiements en dollars américains via des rampes d'accès et de sortie de stablecoins, ce qui vous offre des options flexibles pour chaque entrepreneur. Les cartes de crédit Slash peuvent simplifier l'accès des entrepreneurs aux fonds de l'entreprise tout en générant jusqu'à 2 % de remise en argent sur les achats liés aux projets. À partir du tableau de bord, les responsables peuvent émettre un nombre illimité de cartes virtuelles, définir des règles de dépenses personnalisées, regrouper les cartes par équipe et suivre les dépenses en temps réel. Slash s'intègre également à QuickBooks et Xero, vous donnant accès à une gestion des factures basée sur l'IA et à des fonctionnalités qui vous aident à rester en conformité avec les règles fiscales de l'IRS.
Ondulation
Rippling propose des services de gestion de la paie des sous-traitants dans le cadre de sa plateforme plus large de gestion des effectifs et des ressources humaines. Les entreprises peuvent gérer l'intégration des nouveaux employés, calculer les charges sociales et traiter les paiements grâce à la synchronisation des données comptables et des données relatives au cycle de paie. La plateforme Rippling regroupe les ressources humaines, la paie, l'accès informatique et les autorisations des employés dans un seul tableau de bord, bien que certaines fonctionnalités nécessitent des modules complémentaires. Le recours à plusieurs modules complémentaires peut rendre Rippling plus coûteux et plus complexe que nécessaire pour les équipes qui ont uniquement besoin de gérer la paie des sous-traitants.
Gusto
Gusto est un système de paie conçu pour les entreprises qui souhaitent bénéficier de paiements simples et d'une gestion intégrée des formulaires fiscaux et 1099. Les entrepreneurs peuvent s'inscrire eux-mêmes, mettre à jour leurs informations et configurer des virements automatiques. Gusto prépare et dépose automatiquement les formulaires 1099-NEC chaque année, ce qui peut réduire la charge administrative des petites équipes. Cependant, Gusto est plus cher que de nombreuses alternatives ; leur forfait réservé aux entrepreneurs commence à 35 $ par mois, plus 6 $ supplémentaires par personne et par mois.
Paie Quickbooks
QuickBooks Payroll s'intègre directement à QuickBooks Online, ce qui en fait une option pratique pour les entreprises qui gèrent leur comptabilité dans le même écosystème. Les sous-traitants peuvent être ajoutés rapidement et payés par virement bancaire ; les administrateurs peuvent simplifier la mise en conformité grâce à la possibilité de créer et d'envoyer électroniquement des formulaires 1099-NEC. Les données des sous-traitants étant directement intégrées au grand livre général, le rapprochement est simple pour les équipes qui utilisent déjà QuickBooks. Cependant, comme il est étroitement lié à l'écosystème QuickBooks, il offre peu de flexibilité aux entreprises qui utilisent d'autres outils comptables ou qui ont besoin d'options de paiement plus sophistiquées.
Deel
Deel est une plateforme d'accès aux services de paie, de ressources humaines et d'informatique spécialisée dans la paie et la conformité des contractants internationaux, qui aide les entreprises à embaucher des travailleurs au-delà des frontières. La plateforme prend en charge les paiements dans plus de 20 devises locales et peut aider à gérer l'intégration des nouveaux employés grâce à des contrats localisés. Deel peut être utile pour les entreprises dont la main-d'œuvre est dispersée et qui ont besoin d'aide pour s'y retrouver dans les règles internationales en matière de travail et de fiscalité. Bien qu'elle offre des capacités de paiement à l'échelle mondiale, les outils de Deel peuvent être plus complexes que nécessaire pour les entreprises qui travaillent exclusivement avec des contractants basés aux États-Unis.
Salaire Square
Square Payroll offre des fonctionnalités simples de paiement des entrepreneurs, conçues principalement pour les petites entreprises et les équipes du secteur des services. Les paiements peuvent être effectués par virement automatique, les prestataires peuvent enregistrer leurs propres informations et les formulaires 1099-NEC sont automatiquement préparés et remplis. Les outils pour prestataires de Square s'intègrent à la suite plus large de produits de point de vente et de facturation de Square, ce qui en fait une option pratique pour les entreprises qui utilisent déjà Square pour leurs opérations quotidiennes. Cependant, ses fonctionnalités restent axées sur la gestion des paiements plutôt que sur les contrôles avancés des dépenses ou les options de paiement multi-rails.
Éléments à prendre en compte lors du choix d'un logiciel de gestion de la paie pour entrepreneurs
Étant donné que l'embauche de prestataires indépendants implique certaines considérations spécifiques, telles que les exigences d'intégration, les restrictions liées à la localisation et les préférences de paiement, il peut être utile de poser les bonnes questions avant de choisir un logiciel de paie :
Comment gérer les impôts des entrepreneurs ?
Contrairement aux employés à temps plein, les entrepreneurs indépendants paient leurs propres impôts et fournissent à l'entreprise qui les embauche un formulaire W-9 (ou W-8 pour les travailleurs étrangers) au lieu de remplir un formulaire W-4. À la fin de l'année, l'entreprise qui les embauche doit générer et envoyer un formulaire 1099-NEC à tout entrepreneur ayant perçu 600 $ ou plus. L'entreprise est responsable de remplir ce formulaire auprès de l'IRS et d'en remettre une copie au prestataire. Pour les entreprises qui gèrent plusieurs prestataires, l'utilisation d'un logiciel qui crée et remplit automatiquement les formulaires 1099-NEC peut rendre la saison fiscale plus efficace et réduire les erreurs de déclaration.
De combien d'entrepreneurs mon entreprise a-t-elle besoin ?
Pour déterminer le nombre de sous-traitants dont votre entreprise a besoin, vous devez d'abord comprendre la complexité du travail à accomplir. L'ajout de sous-traitants peut augmenter la capacité et accélérer les projets, mais cela augmente également le traitement des paiements, la supervision et la charge de travail administratif, en particulier si vous utilisez des outils qui n'ont pas été conçus pour s'adapter à l'échelle. Slash aide votre entreprise à gérer une main-d'œuvre sous-traitante croissante sans stress supplémentaire en automatisant les paiements sur plusieurs canaux, en offrant une visibilité en temps réel sur les dépenses et en rationalisant la comptabilité et la préparation des déclarations fiscales grâce aux intégrations QuickBooks et Xero.
À quelle fréquence dois-je payer les entrepreneurs ?
Les entrepreneurs indépendants négocient généralement leurs conditions de paiement avec le client lors de la conclusion du contrat. Il est important de respecter ces conditions, car cela permet d'instaurer un climat de confiance et d'éviter les litiges contractuels. Les structures de paiement courantes comprennent les paiements récurrents (par exemple, hebdomadaires ou mensuels), les paiements basés sur des étapes clés, les acomptes et la facturation au temps et au matériel. L'utilisation d'un système de paiement offrant des options de transfert flexibles et automatisées, comme Slash, permet de respecter plus facilement les méthodes de paiement préférées des entrepreneurs et d'éviter de perdre des talents en raison de capacités de paiement limitées.
Comment le lieu d'implantation de l'entrepreneur influe-t-il sur le paiement ?
Lorsque vous embauchez des prestataires nationaux, il est important de respecter les directives nationales et les réglementations fiscales afin de garantir votre conformité. Les systèmes de paiement automatisés et les fonctionnalités fiscales intégrées peuvent vous aider à gagner du temps et à réduire le risque d'erreurs. L'embauche de prestataires internationaux peut s'avérer plus complexe, car les paiements transfrontaliers entraînent souvent des frais supplémentaires et posent des défis opérationnels. Votre entreprise doit s'assurer qu'elle est à jour et conforme aux règles du travail et fiscales de votre pays et de celui du prestataire. Pour une analyse plus approfondie de ces exigences et pour savoir comment Slash prend en charge les paiements internationaux par virement bancaire et cryptomonnaie, consultez notre guide récent sur le paiement des prestataires internationaux.
Simplifiez dès aujourd'hui vos paiements aux entrepreneurs grâce à Slash.
Slash aide les entreprises sous-traitantes à simplifier leurs paiements, à réduire leurs frais administratifs et à éliminer les inefficacités liées à la gestion de multiples outils de paiement.
Avec la prise en charge des virements ACH, des virements électroniques, des virements RTP, des virements FedNow, des stablecoins et des virements internationaux, Slash vous offre tous les modes de paiement dont vous avez besoin dans un tableau de bord unifié. En intégrant vos données transactionnelles à QuickBooks, votre entreprise peut simplifier sa comptabilité, automatiser la gestion des factures et renforcer ses procédures de conformité.
Avec les cartes de crédit d'entreprise Slash, vous bénéficiez de la flexibilité et des avantages d'une carte de crédit, tout en profitant des contrôles prévisibles des dépenses offerts par une solution de débit. Obtenez jusqu'à 2 % de remise en argent, émettez un nombre illimité de cartes virtuelles et physiques, fixez des limites de dépenses précises et surveillez chaque transaction en temps réel. Vous pourrez ainsi respecter le budget de vos projets tout en vous assurant que vos sous-traitants disposent toujours des fonds dont ils ont besoin.
Que vous payiez deux prestataires ou deux cents, Slash vous permet d'envoyer plus facilement vos paiements, de contrôler vos dépenses et de rester organisé. Visitez slash.com Aujourd'hui, pour en savoir plus sur nos solutions de paie et nos outils bancaires pour les entreprises.
Questions fréquentes
Quels types de paiements puis-je effectuer via Slash ?
Slash propose des paiements nationaux illimités et gratuits via ACH, virement bancaire, RTP et FedNow. Pour les paiements internationaux, vous pouvez envoyer des virements internationaux via le réseau SWIFT vers plus de 160 pays. Slash inclut également des passerelles intégrées pour les stablecoins, vous permettant d'envoyer des paiements en USD à l'aide d'USDC, USDT ou USDSL. Et pour les achats quotidiens, Slash fournit des cartes de crédit d'entreprise avec des contrôles personnalisables pour les employés et les dépenses.
Comment les entreprises peuvent-elles garantir leur conformité tout en gérant divers modes de paiement ?
Les entreprises peuvent rester en conformité en collectant les formulaires fiscaux appropriés, en normalisant les procédures de paiement et en utilisant un logiciel qui automatise la génération et le dépôt des formulaires 1099-NEC. La centralisation des enregistrements relatifs aux paiements, aux approbations et aux factures facilite le respect des exigences de l'IRS et des États.
Comment les entreprises peuvent-elles suivre et rapprocher efficacement les paiements des sous-traitants ?
Le moyen le plus simple de suivre les paiements des sous-traitants consiste à utiliser une plateforme financière qui regroupe les paiements, les factures et les transactions par carte en un seul endroit. La catégorisation automatisée et les rapports en temps réel éliminent une grande partie du travail manuel associé au rapprochement.
