Comment trouver votre numéro EIN et pourquoi il est important pour votre entreprise

Votre numéro d'identification d'employeur (EIN) est un élément essentiel de l'identité de votre entreprise, au sens propre du terme.

Votre EIN est le numéro d'identification fiscale officiel qui identifie votre entreprise auprès de l'IRS, du gouvernement, des banques, des prêteurs et de nombreuses entreprises avec lesquelles vous travaillez. Si vous êtes propriétaire d'une entreprise et que vous vous demandez où trouver votre EIN, il est temps de le faire. Votre EIN est absolument essentiel, car il est souvent requis pour remplir une déclaration d'impôts, ouvrir un compte bancaire professionnel ou envoyer des transactions à des fournisseurs.

Votre EIN peut être considéré comme l'équivalent professionnel d'un numéro de sécurité sociale (SSN), mais adapté aux entreprises plutôt qu'aux particuliers. Tout comme le SSN d'un particulier est fourni par le gouvernement à des fins d'identification fiscale, l'EIN d'une entreprise sert à suivre et à contrôler la conformité fiscale de celle-ci. Sans votre EIN, votre entreprise ne peut pas fonctionner correctement. Il est donc essentiel que vous sachiez ce qu'il est et où le trouver.

Dans ce guide, nous vous expliquerons ce qu'est un EIN, pourquoi il est important, comment trouver le vôtre, comment trouver celui d'une autre entreprise et comment en demander un nouveau si vous venez de vous lancer. Nous vous montrerons également comment Slash aide les entreprises à obtenir et à gérer leurs EIN grâce à un logiciel de gestion commerciale et financière conçu par des experts.

Qu'est-ce qu'un EIN et pourquoi en avez-vous besoin ?

Si les activités de votre entreprise comprennent la génération de revenus, l'embauche d'employés ou la déclaration d'impôts, vous avez besoin d'un EIN.

L'EIN, ou numéro d'identification d'employeur, est un numéro unique à neuf chiffres attribué par l'IRS (Internal Revenue Service) afin d'identifier une entreprise à des fins fiscales fédérales. Votre EIN est étroitement lié à la déclaration fiscale de votre entreprise et est parfois appelé « numéro d'identification fiscale fédéral » ou « numéro d'identification fiscale d'entreprise ».

Bien que votre EIN soit indispensable en tant que numéro d'identification fiscale pour les entreprises, ce n'est pas sa seule fonction. Votre EIN est également un élément d'identification nécessaire dans plusieurs cas et pour plusieurs raisons :

Déclaration d'impôts. L'IRS exige que vous indiquiez votre numéro EIN sur vos déclarations fiscales professionnelles.
Gestion des salaires et des retenues fiscales. Votre numéro EIN est requis pour déclarer les salaires et envoyer les formulaires W-2 ou 1099.
Ouverture d'un compte bancaire professionnel. Presque toutes les banques et coopératives de crédit exigent le numéro EIN de votre entreprise pour vérifier votre identité.
Demander un prêt commercial ou une carte de crédit. Les prêteurs peuvent consulter les rapports de solvabilité associés à votre numéro EIN.
Obtention de licences ou de permis. Des licences fédérales et étatiques aux permis spécifiques à votre secteur d'activité, votre EIN sert d'identifiant.
Protéger votre numéro de sécurité sociale. Pour les entrepreneurs individuels, l'utilisation d'un EIN à la place d'un numéro de sécurité sociale réduit le risque d'usurpation d'identité lors du remplissage d'un formulaire W-9 ou d'autres documents.

L'obtention d'un EIN est nécessaire pour que votre entreprise puisse fonctionner pleinement au sein du système financier américain. Comprendre les principes de base de votre EIN aidera votre entreprise à se préparer pour les embauches, les transactions ou les déclarations fiscales.

Différence entre EIN et TIN

L'EIN est souvent confondu avec le TIN (Taxpayer Identification Number, numéro d'identification fiscale). L'EIN et le TIN désignent tous deux des méthodes d'identification à des fins fiscales, le TIN étant le terme plus général utilisé pour désigner toute identification utilisée par l'IRS pour suivre les contribuables. L'EIN est un type spécifique de numéro d'identification fiscale destiné aux entreprises. Voici les détails :

NIF (numéro d'identification fiscale) : Tout numéro utilisé par l'IRS pour identifier les contribuables. Il peut s'agir du numéro EIN pour les entreprises, du numéro SSN (numéro de sécurité sociale) pour les particuliers ou du numéro ITIN (numéro d'identification fiscale individuel) pour les particuliers ne disposant pas d'un numéro SSN.
EIN (numéro d'identification de l'employeur) : un numéro d'identification fiscale ou un type de TIN spécifique aux entités commerciales.

Cette distinction peut s'avérer particulièrement importante si vous êtes propriétaire unique. En tant que propriétaire unique, vous pouvez déclarer vos impôts sous votre numéro de sécurité sociale (SSN) ; toutefois, si vous enregistrez votre entreprise en tant que SARL ou société, vous devez faire une demande auprès de l'IRS pour obtenir un nouveau numéro EIN. Si vous ne faites pas correctement la demande d'EIN pour votre SARL, vous vous exposez à des pénalités fiscales.

Comment puis-je trouver mon EIN ?

Si vous avez déjà demandé et obtenu un EIN, il existe plusieurs façons de le retrouver. Heureusement, les EIN sont de plus en plus souvent communiqués et rendus publics, il existe donc plusieurs options et documents commerciaux qui vous permettent de retrouver votre numéro d'identification fiscale.

Voici quelques documents recommandés à consulter :

Lettre de confirmation EIN. Une fois votre EIN confirmé, l'IRS vous enverra un formulaire CP 575, votre lettre de confirmation EIN, qui comprend votre EIN. Ce formulaire peut être numérique selon la manière dont vous avez fait votre demande.
Déclarations fiscales. Vous aurez besoin de votre EIN pour déclarer vos impôts, il apparaîtra donc sur tous les documents relatifs à la déclaration fiscale de votre entreprise. En général, votre EIN doit figurer en haut de ces documents.
Formulaires de paie. Sur les formulaires de paie, tels que les formulaires W-2 ou 1099, votre EIN est obligatoire et doit donc être indiqué.
Relevés bancaires. Si vous avez ouvert un compte bancaire professionnel, votre numéro EIN vous sera très probablement demandé. Il sera inscrit sur les documents et figure souvent sur votre site bancaire.
Demandes de prêt ou de licence. Les dossiers de prêt commercial, les demandes de crédit et les documents administratifs relatifs aux permis nécessitent tous un numéro EIN. D'autres licences et prêts peuvent également être répertoriés. Vérifiez tous les documents récents pour trouver un numéro EIN.

Si vous ne trouvez pas votre EIN sur un document commercial, vous pouvez contacter directement l'IRS. Si vous optez pour cette solution, préparez-vous à fournir votre nom légal, l'adresse de votre entreprise et des informations détaillées sur la propriété de votre entreprise.

Slash vous permet de trouver facilement votre EIN. Si vous êtes utilisateur de Slash, connectez-vous simplement à votre plateforme et rendez-vous sur Paramètres de l'entité dans le coin inférieur gauche. Cliquez sur Paramètres de l'entité → Onglet Général → Informations commerciales.

Répertorié sous Informations commerciales, vous trouverez votre EIN à côté du nom de votre entité juridique et du code NAICS.

Comment trouver le numéro EIN d'une entreprise (si ce n'est pas le vôtre)

Il se peut que vous ayez besoin de trouver le numéro d'identification d'employeur d'une autre entreprise dans les cas suivants :

Déclaration des formulaires 1099-NEC pour signaler les paiements aux entrepreneurs supérieurs à 600 $.
Remplir les formulaires W-9 lorsque vous travaillez avec des fournisseurs ou des travailleurs indépendants.
Vérifier la légitimité d'une entreprise avant de conclure des accords commerciaux ou d'effectuer des transactions financières importantes.
(Si vous êtes un particulier) Demande d'allocations chômage, pour laquelle le numéro EIN de votre employeur peut être requis.
Conformité réglementaire dans des secteurs tels que l'assurance, le crédit ou la santé.

Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles vous avez besoin du numéro EIN d'une entreprise, mais il peut parfois être difficile de le trouver. Bien que les numéros EIN soient plus courants que les numéros SSN, l'IRS n'autorise pas la recherche simple du numéro EIN pour toutes les entreprises. Heureusement, il existe encore de nombreux moyens de trouver le numéro EIN d'une autre entreprise :

Demandez directement à l'entreprise. Les entreprises peuvent souvent partager les informations relatives à leur numéro EIN via des documents tels que le formulaire W-9. En fonction de votre relation B2B, vous pouvez contacter directement l'entreprise.
Documents déposés auprès de la SEC. Les sociétés cotées en bourse indiquent leur numéro EIN dans les documents déposés auprès de la SEC, notamment les formulaires 10-K ou 20-F.
Base de données IRS sur les organisations à but non lucratif. La recherche d'organisations exonérées d'impôt de l'IRS peut vous aider à trouver les numéros EIN des organisations à but non lucratif.
Rapports de solvabilité des entreprisesCertains rapports disponibles auprès des agences d'évaluation du crédit peuvent inclure les numéros EIN.
Plateformes tierces de recherche d'EIN. Des services tels que Middesk permettent de rechercher des numéros EIN, mais ces sites ne sont pas vérifiés.

Vous êtes toujours bloqué ? Contactez directement l'entreprise ; les e-mails et les notifications peuvent passer inaperçus, et le moyen le plus fiable de confirmer le numéro EIN d'une organisation est de s'adresser directement à l'entreprise elle-même.

Puis-je modifier ou supprimer un numéro EIN ?

Une fois attribué, votre EIN est permanent. Vous ne pouvez pas le supprimer, mais vous pouvez fermer le compte IRS qui y est associé si votre entreprise n'est plus en activité.

Si vous souhaitez cesser d'utiliser votre EIN

Envoyez une demande de clôture (souvent sous forme de lettre) à l'IRS.
Indiquez votre nom légal, votre numéro EIN, l'adresse de votre entreprise et la raison de la fermeture.
Joignez votre déclaration fiscale finale en l'indiquant comme déclaration finale.

Si vous souhaitez modifier votre activité sans changer ou recréer un numéro EIN, vous devrez composer avec certaines restrictions. Par exemple, certaines modifications de votre activité vous obligeront à créer un nouveau numéro EIN. Voici un aperçu :

Vous devrez demander un nouveau numéro EIN si :

Vous modifiez la structure de votre entreprise (par exemple, vous passez d'une entreprise individuelle à une société).
Changements importants dans la structure de propriété.
Vous créez une nouvelle société ou un nouveau partenariat.

Vous pouvez conserver votre EIN si :

Vous changez le nom de votre entreprise.
Vous changez l'adresse de votre entreprise.

Même lorsque vous effectuez des modifications mineures qui n'ont pas d'incidence sur votre EIN, vous devez tout de même en informer l'IRS. Si vous possédez plusieurs entreprises, les outils multi-entités de Slash peuvent vous aider à gérer plusieurs EIN pour chaque entité.

Comment demander un numéro EIN

Si vous n'avez pas encore d'EIN, la demande est simple si vous êtes une SARL ou une société commerciale enregistrée. Voici les étapes à suivre :

Faites votre demande en ligne sur le site Web de l'IRS. La demande d'EIN en ligne auprès de l'IRS est l'option la plus simple, et vous recevrez immédiatement votre lettre de confirmation d'EIN une fois votre demande approuvée.
Envoyez le formulaire SS-4 par fax ou par courrier. Remplissez et envoyez un formulaire SS-4. Comme cette méthode repose sur le courrier postal, elle peut être plus lente.
Appelez l'IRS (pour les candidats internationaux). Si vous ne disposez pas d'un numéro de sécurité sociale américain ou d'un numéro d'identification fiscale individuel (ITIN), vous pouvez en faire la demande en appelant directement l'IRS. Consultez les numéros locaux sur le site Web de l'IRS.

Obtenez rapidement votre EIN avec Slash

Pour de nombreuses entreprises, obtenir un numéro EIN auprès de l'IRS peut sembler compliqué. Slash simplifie le processus.

Assistance pour la demande d'EIN. Slash vous aide à obtenir rapidement un numéro EIN, même si vous ne disposez pas d'un numéro SSN américain. Nous travaillons également en partenariat avec des plateformes telles que Doola, qui proposent une assistance pour la création de sociétés à responsabilité limitée (LLC) et d'autres services aux entreprises. Pour en savoir plus, rendez-vous sur SlashX ou contactez notre service commercial équipe pour obtenir des informations et de l'aide.
Prise en charge multi-entitésSlash vous aide à gérer plusieurs entités commerciales et numéros EIN à partir d'un seul tableau de bord. Il vous suffit de basculer d'une entité à l'autre pour effectuer des opérations bancaires séparées tout en restant au même endroit.
Intégration bancaireUne fois votre EIN défini, Slash l'intègre à votre compte bancaire professionnel, au suivi des dépenses et à la création de rapports. Vous pouvez également accéder à un nombre illimité de cartes virtuelles avec jusqu'à 2 % de remise en argent via Slash.¹
Intégrations comptables. Votre EIN vous sera particulièrement utile pendant la période fiscale. Heureusement, Slash aussi. Slash s'intègre aux logiciels de comptabilité pour rationaliser, automatiser et réduire le risque d'erreurs manuelles dans la comptabilité et la déclaration fiscale.

Que vous demandiez votre premier numéro EIN pour votre entreprise ou que vous gériez plusieurs entités, Slash vous fournit des outils qui simplifient la configuration financière et la conformité continue.

Découvrez comment Slash peut aider votre entreprise en matière d'EIN, de déclaration fiscale, de gestion financière et plus encore sur slash.com

Questions fréquentes

Les entrepreneurs individuels ont-ils besoin d'un EIN ?

Pas toujours. Un entrepreneur individuel peut utiliser son numéro de sécurité sociale, mais un EIN est souvent requis pour ouvrir un compte bancaire professionnel ou demander un prêt commercial. Vous devrez créer un EIN si vous passez à une société ou si vous vous inscrivez pour une LLC.

Avez-vous besoin d'un numéro EIN différent si vous possédez plusieurs sociétés à responsabilité limitée (LLC) ?

Oui. Chaque entité commerciale doit disposer de son propre numéro EIN. Slash offre une aide à la gestion multi-entités, aidant les chefs d'entreprise à rationaliser la gestion de plusieurs entreprises à partir d'un seul tableau de bord.

Pouvez-vous rendre confidentiel le numéro EIN de votre entreprise ?

Non. Les numéros EIN figurent dans de nombreux documents publics, en particulier pour les sociétés et les organisations à but non lucratif. Ils ne sont pas considérés comme sensibles au même titre que les numéros SSN.