¿Qué es un gasto reembolsable?

Los gastos reembolsables son gastos relacionados con el trabajo que los empleados o contratistas pagan por adelantado y que posteriormente son reembolsados por la empresa. Cuando se reembolsan correctamente, no se consideran gastos personales ni ingresos imponibles.

¿Qué es un gasto reembolsable?

Un gasto reembolsable es cualquier gasto ordinario y necesario incurrido en nombre de una empresa que la compañía se compromete a reembolsar. Estos gastos suelen estar descritos en la política de gastos o reembolsos de la empresa y deben estar directamente relacionados con las actividades comerciales. Para que sean admisibles, los gastos suelen tener que ser razonables, estar debidamente documentados y presentarse dentro de un plazo determinado.

Cómo clasificar los gastos reembolsables

Registre los importes reembolsados en la categoría de gastos correspondiente (por ejemplo, viajes, comidas, material de oficina), no en nóminas.
Utilice una cuenta de «Reembolsos a empleados» o una cuenta de compensación temporalmente si es necesario antes de clasificar los gastos.
Exija recibos detallados y un propósito comercial claro para cada gasto.
Siga una política de reembolso por escrito que defina los gastos elegibles y los límites.
Reembolsar solo los gastos razonables y relacionados con la actividad empresarial para cumplir con la normativa fiscal.

Ejemplos de gastos reembolsables

Gastos de viajes de negocios, tales como pasajes aéreos, alojamiento y transporte terrestre.
Comidas adquiridas durante viajes de negocios o reuniones con clientes (sujeto a la política de la empresa).
Kilometraje o combustible para vehículos personales utilizados con fines laborales.
Material de oficina o equipos adquiridos para uso comercial.
Cuotas de conferencias, formación o certificación.
Gastos de Internet o teléfono cuando se utilizan para el trabajo (total o parcialmente, si está permitido).
Entretenimiento de clientes o eventos relacionados con el negocio, si están permitidos.

Implicaciones fiscales de los gastos reembolsables

Los reembolsos en virtud de un plan responsable no están sujetos a impuestos para los empleados.
Los gastos deben tener un propósito comercial claro y estar justificados.
Los reembolsos de planes no contabilizables pueden considerarse ingresos imponibles.
Las empresas pueden deducir los gastos reembolsables como gastos comerciales ordinarios.
Una documentación deficiente o unos reembolsos excesivamente generosos pueden dar lugar a auditorías o a la reclasificación como salarios.

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