Cómo la automatización de facturas puede optimizar su proceso de cuentas por pagar
Los flujos de trabajo anticuados de las cuentas por pagar pueden suponer un importante perjuicio para el departamento financiero de una empresa. Cuando los equipos financieros dependen de facturas en papel, la introducción manual de datos y cadenas de aprobación lentas, surgen obstáculos y se pierde tiempo. Este estilo obsoleto de procesamiento manual de facturas puede provocar retrasos en los pagos que tensan las relaciones con los proveedores, la pérdida de recibos que pasan desapercibidos y errores en la introducción de datos que crean problemas de cumplimiento normativo.
Estos problemas tienen un impacto real en el negocio. Los retrasos en los pagos pueden dar lugar a comisiones y dañar las relaciones con los proveedores, mientras que los errores en la introducción de datos crean pesadillas a la hora de conciliar las cuentas. La falta de recibos perjudica la precisión de los informes de gastos y puede dar lugar a posibles auditorías debido a la inconsistencia de los registros financieros.
La solución a este problema es la automatización de facturas con un software que captura, envía, aprueba y paga las facturas sin intervención manual. Las plataformas bancarias empresariales como Slash pueden eliminar estos puntos débiles con la automatización de cuentas por pagar, flujos de trabajo de pago seguros e integraciones con su software de contabilidad actual.¹ El resultado es un procesamiento más rápido que le ofrece una visibilidad completa del proceso de cuentas por pagar, desde la recepción de la factura hasta la confirmación del pago.
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¿Qué es la automatización del procesamiento de facturas?
La automatización del procesamiento de facturas consiste en optimizar todo el flujo de trabajo de cuentas por pagar y trasladarlo al ámbito digital. En lugar de introducir manualmente los datos de las facturas en el sistema contable, enviar documentos en papel para su aprobación y contar los recibos, los sistemas automatizados se encargan de estas tareas sin necesidad de intervención humana (ni errores).
En última instancia, la automatización de facturas reduce considerablemente el trabajo tedioso. Cuando llega una factura de un proveedor, el software de procesamiento de facturas extrae datos clave como el nombre del proveedor, el número de factura y las condiciones de pago. A continuación, esta información se valida y se envía por vía rápida a los responsables de su aprobación. Slash puede optimizar aún más este proceso sincronizándose con su software de contabilidad para cotejar los registros de transacciones con las facturas que ha recibido de los proveedores.
La automatización del procesamiento de facturas va de la mano con la automatización de las cuentas por pagar (AP). Si su organización sigue atascada en un proceso manual de cuentas por pagar, la automatización de AP es un atajo para agilizar los pagos a los proveedores y lograr una contabilidad más precisa.
Ventajas de la automatización del procesamiento de facturas
Aprobaciones y pagos de facturas más rápidos
El procesamiento automatizado de facturas puede acelerar su aprobación, especialmente en comparación con los flujos de trabajo en los que intervienen varias personas de diferentes departamentos de una administración. Las funciones de pago en tiempo real y criptomonedas de Slash permiten agilizar la recepción y liquidación de facturas, lo que optimiza todo el proceso de facturación.
Mejora de la visibilidad y la previsión del flujo de caja
Antes de la automatización de AP, las facturas solían almacenarse en diversas plataformas, archivos y carpetas, lo que dificultaba a las empresas saber exactamente lo que debían. La automatización de facturas proporciona visibilidad en tiempo real de las facturas pendientes, su estado de aprobación y las fechas de pago programadas. Esta información permite realizar previsiones de flujo de caja más precisas y gestionar mejor el capital circulante.5
Reducción de errores manuales y pagos duplicados
Con escritorios llenos de papeleo, es inevitable que los contables cometan errores durante la introducción manual de datos. Las facturas duplicadas, los recibos perdidos y los errores tipográficos pueden surgir y causar estragos más adelante, al elaborar los informes de gastos.
La automatización de facturas suele ir acompañada de la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que extrae los datos de las facturas de forma precisa y rápida. Cuando el OCR copia los datos directamente de la fuente, apenas hay margen para errores manuales.
Relaciones más sólidas con los proveedores gracias a pagos puntuales
No querrás romper la confianza con tus proveedores pagando las facturas después de su fecha de vencimiento. Cuando los proveedores no pueden confiar en que las transacciones se realicen a tiempo, pueden solicitar condiciones menos favorables o dar prioridad a otros clientes. Las plataformas de automatización de cuentas por pagar, como Slash, ofrecen programación automatizada de pagos, lo que mantiene tus operaciones más organizadas y a tus proveedores satisfechos.
Informes en tiempo real para equipos financieros
Es importante que las empresas actúen con agilidad basándose en información actualizada, pero los procesos manuales de cuentas por pagar dificultan la generación de informes oportunos sobre gastos y previsiones presupuestarias. Los equipos financieros suelen dedicar horas a recopilar datos de múltiples fuentes solo para responder a preguntas contables básicas. Los sistemas de automatización de cuentas por pagar, como Slash, ofrecen paneles de control e informes en tiempo real que proporcionan a los equipos financieros una visibilidad clara de los análisis clave. Funciones como la categorización automatizada de gastos y las integraciones de software de contabilidad permiten una toma de decisiones más estratégica basada en datos actuales.
Características principales del software de automatización del procesamiento de facturas
Su software de automatización de cuentas por pagar debe proporcionar un conjunto completo de funciones que aborden todas las etapas del proceso de cuentas por pagar. Cuando busque una solución, preste atención a estas capacidades esenciales:
Captura automatizada de facturas y extracción de datos
Gracias a su capacidad para cargar información tanto de facturas en formato PDF como en papel, la tecnología OCR es uno de los elementos más útiles de un buen sistema de automatización de facturas. El OCR puede eliminar horas de introducción manual de datos y la mayoría de los errores que ello conlleva.
Enrutamiento del flujo de trabajo y aprobaciones multinivel
La automatización de AP garantiza que las facturas lleguen a los responsables de aprobarlas lo más rápido posible. El software no solo agiliza el proceso y centraliza los documentos en un solo lugar, sino que sus funciones de categorización de gastos facilitan la determinación de qué facturas deben ser aprobadas por qué personas.
Integración con software ERP y de contabilidad
Tu sistema ERP o de contabilidad debería funcionar en conjunto con tu software de automatización de facturas. Gracias a la sincronización en tiempo real, tendrás nuevas facturas, informes actualizados y pagos conciliados en un solo lugar. Busca plataformas como Slash que se conectan con aplicaciones populares como QuickBooks.
Programación y ejecución de pagos
Una vez aprobada la factura, su sistema debería programar automáticamente la transacción y, posteriormente, ejecutar los pagos en la fecha de vencimiento mediante el método elegido: ACH, transferencia bancaria o tarjeta virtual.
Pistas de auditoría e informes
A efectos del cumplimiento de las obligaciones fiscales, todas las acciones, desde la creación de la orden de compra hasta el pago, deben registrarse con marcas de tiempo e información clave. De este modo, se crea un registro completo para las auditorías y se facilita el seguimiento de las discrepancias. El software de cuentas por pagar como Slash proporciona una visibilidad detallada y herramientas de generación de informes que permiten a los equipos financieros optimizar continuamente sus operaciones de procesamiento de facturas.
Con Slash, obtienes un procesamiento automatizado de facturas, flujos de trabajo de aprobación y ejecución de pagos, todo ello conectado a tus cuentas bancarias y tarjetas empresariales. Esta integración elimina la necesidad de conciliar datos entre múltiples sistemas y proporciona una visibilidad sin igual de todo tu flujo de caja. La presentación de informes de gastos y la preparación de impuestos se convierten en un juego de niños cuando los equipos financieros pueden realizar un seguimiento del estado de las facturas, el progreso de la aprobación y la ejecución de los pagos en tiempo real, todo ello desde un único panel de control.
Retos comunes en el procesamiento automatizado de facturas
Aunque la automatización de facturas suele aportar importantes ventajas, la implementación y optimización de estos sistemas puede conllevar dificultades iniciales. A continuación se indican algunos obstáculos con los que se puede encontrar su empresa, junto con formas de superarlos:
Introducción de datos incorrectos o datos de facturas de baja calidad
Incluso la mejor tecnología OCR puede tener dificultades con facturas mal formateadas, notas escritas a mano o escaneos de baja resolución. Las facturas desordenadas dificultan enormemente la extracción de datos, lo que hace que las cargas sean inexactas y frustra el propósito del software.
Soluciona el problema de la siguiente manera: Trabajar con los proveedores para estandarizar los formatos de las facturas y dar prioridad a los documentos electrónicos siempre que sea posible. También es útil enviar recordatorios de que cualquier documento escrito a mano debe estar limpio y ser legible, tal y como nos recordaban cuando rellenábamos los exámenes estandarizados en la escuela.
Flujos de trabajo de aprobación complejos
Los flujos de trabajo de aprobación pueden ser excesivamente complicados; si cada factura requiere múltiples aprobaciones independientemente del importe, todo el proceso suele atascarse y quedarse estancado.
Soluciona el problema de la siguiente manera: Desarrollar flujos de trabajo de aprobación más eficientes que equilibren el control con la eficiencia. Si clasifica los pagos por importe en dólares y categoría de gastos, lo ideal sería reducir los envíos a una sola persona por factura en lugar de dos.
Complejidad de los pagos entre múltiples entidades o transfronterizos
Las empresas con múltiples entidades o clientes internacionales se enfrentan a diversos retos. Los pagos transfronterizos implican tipos de cambio y tiempos de procesamiento más largos, y las empresas con varias filiales tienen que hacer malabarismos con diferentes cuentas bancarias y obligaciones fiscales.
Soluciona el problema de la siguiente manera: Elija una plataforma de automatización de facturas diseñada para estas complejidades. Slash facilita los pagos transfronterizos con comisiones de transferencia bajas, compatibilidad con criptomonedas y monedas estables, y visibilidad en tiempo real de los tipos de cambio.⁴ Las organizaciones con múltiples filiales también pueden utilizar el panel de control integral de Slash para realizar un seguimiento e informar de la actividad financiera de todas las entidades y cuentas.
Resistencia a adoptar nuevas tecnologías
No todo el mundo se siente cómodo con los cambios, especialmente si se trata de un equipo veterano que lleva años trabajando «a su manera». Algunas personas no tienen conocimientos tecnológicos, mientras que otras no están interesadas en probar las herramientas automatizadas.
Soluciona el problema de la siguiente manera: Incorporación, formación y enfoque en los aspectos positivos. Muestre a su equipo financiero cómo la automatización elimina el tedioso trabajo manual, agiliza el procesamiento de pagos y les permite centrarse en asuntos más urgentes. Cuando vean cómo la tecnología OCR extrae y carga datos en cuestión de segundos, es posible que cambien de opinión.
Optimice la automatización de facturas con Slash
La facturación debe estar alineada con todo lo demás en su pila financiera. Con la plataforma bancaria empresarial Slash, puede enviar y realizar un seguimiento de las facturas en el mismo lugar en el que gestiona el gasto de sus tarjetas, los pagos transfronterizos y otros elementos financieros. Nuestra plataforma de automatización de cuentas por pagar combina visibilidad en tiempo real con controles granulares, lo que le proporciona un control total sobre su flujo de caja y agiliza los procesos de cuentas por pagar que antes suponían una carga.
Slash te permite realizar un seguimiento de todas las facturas, desde su recepción hasta su pago, en tiempo real. Consulta cuándo se han creado las órdenes de compra, qué facturas están pendientes de aprobación y cuándo está previsto que se ejecuten los pagos. Gracias a nuestras integraciones con software de contabilidad como Quickbooks, podrás sincronizar tus datos contables en ambos sentidos, utilizar tecnología OCR y gestionar facturas de fuentes externas en un solo lugar.
Con nuestra solución de automatización, los pagos transfronterizos que estás rastreando también se simplifican. Slash admite ACH global, transferencias bancarias internacionales a más de 180 países y pagos nacionales en tiempo real a través de RTP y FedNow. Las empresas que trabajan con criptomonedas también pueden convertir fondos en monedas estables vinculadas al dólar estadounidense, como USDT o USDC, para enviar transferencias de forma rápida y económica.
Ahorre tiempo, dinero y dolores de cabeza a su equipo financiero modernizando sus capacidades de procesamiento de facturas con Slash.
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Preguntas frecuentes
¿Qué sistemas ERP/contables son los más adecuados para las pequeñas empresas?
El tamaño de su empresa suele ser un factor importante a la hora de decidir qué solución de automatización se adapta mejor a sus necesidades. Quickbooks es un software de contabilidad que ofrece un plan de precios para principiantes que ayuda a los equipos más pequeños a automatizar la contabilidad, la facturación y el seguimiento de gastos. Por el contrario, una plataforma como Sage Intacct se adapta a las grandes empresas con herramientas multientidad y funciones avanzadas de generación de informes.
¿Qué son las órdenes de compra y cómo encajan en el flujo de trabajo de las facturas?
Las órdenes de compra son documentos legalmente vinculantes emitidos por un comprador a un vendedor en los que se describen las condiciones de pago y los bienes o servicios esperados antes de la entrega. Una orden de compra es el primer paso en el flujo de trabajo de una factura; una empresa inicia la compra y se crea y registra la factura.
¿Existe alguna diferencia entre la automatización de las cuentas por pagar y la automatización del procesamiento de facturas?
La automatización de las cuentas por pagar suele referirse a una gama más amplia de flujos de trabajo que la automatización del procesamiento de facturas. El procesamiento de facturas se centra específicamente en los pasos automatizados relacionados con las facturas, mientras que la automatización de las cuentas por pagar puede incluir acciones como la categorización de gastos y la programación de pagos.
