Cómo clasificar los gastos para llevar una contabilidad empresarial precisa
La categorización de los gastos empresariales no solo sirve para controlar su presupuesto, sino que también le permite reclamar y deducir con precisión los impuestos por gastos empresariales en sus declaraciones anuales al IRS. Los gastos empresariales deducibles se determinan mediante esta categorización, lo que alivia su carga fiscal y libera capital para una mayor flexibilidad. Para poder aprovechar estas deducciones y realizar un seguimiento de los gastos dentro de su empresa, es útil establecer un proceso preciso de categorización de gastos.
Desarrollar categorías de gastos le ofrece una visión más clara de dónde, cuándo y por qué se realizan los pagos, lo que permite elaborar informes financieros más claros y solucionar los problemas antes de que surjan. Sin la capacidad de realizar un seguimiento de los gastos por categorías, las organizaciones en crecimiento pueden verse rápidamente desbordadas por gastos de fuentes inesperadas. Las organizaciones modernas utilizan software de gestión de gastos para automatizar la introducción de datos, obtener una mayor visibilidad y controlar sus gastos empresariales. Sin embargo, la pregunta sigue siendo: ¿cuál es el software adecuado?
Slash registra automáticamente las transacciones y clasifica los gastos de las tarjetas corporativas y los pagos de su empresa en una única plataforma.¹ Con la capacidad de clasificar instantáneamente los gastos y sincronizarlos con herramientas como Quickbooks y Xero, obtendrá un mayor control del flujo de caja de su organización y una visión más clara de los gastos empresariales deducibles. Analicemos algunos gastos típicos a los que se enfrentan las empresas, cómo deben organizarse y cuándo pueden surgir deducciones fiscales para las empresas.
Comprender las categorías de gastos empresariales
Categorizar los gastos empresariales consiste en identificar y clasificar los distintos tipos de pagos con el fin de mejorar la visibilidad, mantener el orden y aprovechar las deducciones fiscales. Por ejemplo, el coste del seguro médico de los empleados debe registrarse por separado en el balance, independientemente de los salarios de los empleados.
Para que conste, la categorización de gastos no debe confundirse con la elaboración de presupuestos: la elaboración de presupuestos reduce el gasto, mientras que la categorización lo aclara y lo informa.
Clasificar los gastos empresariales de forma eficaz resulta beneficioso para las empresas en expansión y los equipos financieros que desean llevar registros precisos y sacar el máximo partido a sus gastos.
Tipos comunes de gastos empresariales
Las categorías de gastos empresariales suelen ser muy detalladas; tu empresa puede acabar teniendo varias docenas de tipos diferentes de gastos en su balance. Algunos son fijos, mientras que otros son variables, y algunos son rutinarios, mientras que otros son inesperados. Ciertos gastos empresariales son deducibles de impuestos, pero solo en determinados casos. Buenas noticias: hemos diseñado el software de seguimiento de gastos Slash específicamente para acabar con los dolores de cabeza asociados a la clasificación manual de estos gastos.
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Cómo clasificar los gastos: 15 categorías estándar de gastos empresariales
Veamos las 15 categorías de gastos más comunes. Muchas de ellas se pueden dividir en subcategorías distintas, lo que te dará información específica y útil sobre los hábitos de gasto de tu negocio.
Materiales
La compra de materias primas es un factor fundamental para los márgenes de beneficio de cualquier fabricante o empresa constructora. Conocer el coste de los productos, cuánto se gasta en materiales y con qué frecuencia se realizan las transacciones es una forma excelente de mantener las operaciones organizadas. Los materiales son también una de las muchas categorías de gastos empresariales que pueden ser deducibles de impuestos.
Material de oficina
Además de los bolígrafos y el papel habituales, los suministros de oficina pueden incluir ordenadores, Internet, wifi, impresoras, tinta, suministros para el baño, teléfonos y otros muchos artículos diversos que sirven para fines comerciales. Al igual que con las empresas y los pequeños negocios, el IRS también permite a los trabajadores con oficinas en casa deducir estos gastos en sus declaraciones de impuestos.
Servicios públicos y mantenimiento
El mantenimiento de su lugar de trabajo conlleva una serie de gastos cíclicos, como el alquiler, los servicios públicos, las actualizaciones de infraestructura, las reparaciones y la limpieza. El mantenimiento constante es aún más importante en el caso de los almacenes y las fábricas.
Marketing y publicidad
Algunas empresas tratan el marketing y la publicidad como algo secundario, mientras que otras se apoyan en gran medida en campañas a largo plazo. En cualquier caso, la publicidad debe incluirse como una categoría de gastos, tanto en casos tan sencillos como las publicaciones en redes sociales como en otros tan complejos como los stands en ferias comerciales.
Investigación y desarrollo
I+D se refiere a las medidas que adoptan las empresas para innovar los productos actuales, desarrollar nuevos productos y mantenerse a la vanguardia de su sector. Es un proceso que varía según la organización, pero que suele conllevar gastos empresariales propios.
Contratación y formación de empleados
Los gastos empresariales derivados de la contratación y la incorporación de empleados pueden pillar por sorpresa a las organizaciones; perder, sustituir y formar a un empleado puede costar aproximadamente la mitad del salario de ese puesto. La rotación de personal es cara, por lo que es aconsejable mantener contento a tu equipo, pero eso es tema para otra ocasión.
Esta categoría de gastos también incluye la formación y educación continuadas a medida que los empleados crecen dentro de la empresa, algo habitual en campos como la ciencia y la sanidad, así como en lo que respecta a las directrices de la OSHA.
Salario y prestaciones de los empleados
Hoy en día, los cheques de pago son solo una parte de la remuneración y los ingresos imponibles de un empleado. Existen los beneficios típicos del seguro médico y los planes 401k, pero las ventajas también pueden extenderse a opciones sobre acciones, planes de jubilación, programas de bienestar, comidas, guarderías y más.
Pagos a contratistas
Por el contrario, los cheques de pago a agencias y contratistas autónomos suelen constituir la totalidad de su remuneración. Esto puede aplicarse a los servicios de contables públicos certificados, agencias de contratación, honorarios legales, autónomos o cualquier otra persona a la que su empresa pague por realizar trabajos temporales.
Seguro
Hay muchos tipos diferentes de seguros que una empresa puede contratar para sí misma, como seguros de propiedad, responsabilidad civil y compensación laboral, e incluso seguros cibernéticos. Asegúrese de no incluir el seguro médico de los empleados en este grupo, ya que ese es uno de los errores comunes en la categorización de gastos que examinaremos más adelante.
Vehículos/Depreciación
Otro tipo de seguro es el seguro de automóvil, que es un factor importante para las empresas con flotas de camiones o furgonetas. Un coste de la propiedad de un vehículo que está más oculto que la compra, el seguro y la gasolina es la depreciación.
A menudo se dice que tu coche pierde valor en el momento en que sale del concesionario, y lo mismo ocurre con los vehículos de una empresa. Hacer un seguimiento de la depreciación gradual de camiones y furgonetas es clave para reconocer el verdadero valor de tu flota y saber cuándo podrías necesitar refuerzos. Este enfoque se aplica a más que solo vehículos, ya que la maquinaria, los ordenadores y otros tipos de material de oficina se deprecian de manera similar.
El IRS también permite deducir los gastos de propiedad del vehículo y de combustible, siempre y cuando el vehículo se utilice estrictamente con fines comerciales.
Suscripciones y licencias
Los pagos recurrentes, como los impuestos sobre la propiedad, las licencias y los permisos, nunca desaparecen, pero pueden pasarse por alto fácilmente al clasificar los gastos. Las suscripciones a software son igual de importantes de controlar, ya que muchas empresas dependen de plataformas de recursos humanos, diseño y gestión de proyectos.
Interés
Los intereses pueden provenir de muchas fuentes diferentes, incluyendo hipotecas inmobiliarias, préstamos comerciales, líneas de crédito, tarjetas de crédito comerciales o deudas pendientes. Los pagos de intereses pueden salirse de control rápidamente, por lo que es fundamental tener visibilidad sobre lo que se avecina y cuándo.
Seguridad
Algunas organizaciones cuentan con costosos contratos de ciberseguridad, mientras que otras utilizan sistemas de alta tecnología en sus instalaciones. Ya sea para protegerse contra piratería informática y violaciones de seguridad o para proteger tecnología patentada, la seguridad es una categoría de gastos que puede ser importante para su negocio.
Viajes de negocios y alojamiento
Muchas organizaciones asisten regularmente a convenciones empresariales nacionales, lo que implica reservar vuelos y hoteles para cada empleado que participa. Las comidas, los gastos de transporte compartido y los seminarios suelen contribuir al gasto total del viaje. Curiosamente, según el IRS, las comidas por motivos de trabajo son deducibles fiscalmente en un 50 %, y no en un 100 %.
Comisiones bancarias y procesamiento de pagos
Por último, cualquier empresa con múltiples cuentas financieras y un flujo de caja constante puede esperar acumular una gran cantidad de comisiones bancarias y gastos de transacción diferentes. Las comisiones por transferencias bancarias, las comisiones por transacciones internacionales, las comisiones por servicios comerciales y las comisiones bancarias son algunos ejemplos de pequeños gastos que se añaden a todo tipo de pagos. Para las empresas que desean ahorrar en comisiones mensuales por cuentas y transferencias bancarias, el Slash Pro El plan puede ser tu respuesta.
Errores comunes a tener en cuenta al elaborar informes
Es fácil cometer errores al organizar las categorías de gastos, lo que a menudo provoca complicaciones más adelante. Algunos de los más comunes son:
- Agrupar el seguro médico de los empleados con los seguros de la empresa.
- Ignorar las compras pequeñas de material de oficina en favor de otras más importantes.
- Perder oportunidades de deducción fiscal y/o identificar erróneamente gastos que en realidad no son deducibles.
- Pasar por alto el elemento de la depreciación.
- Combinar los pagos a los trabajadores contratados con los salarios de los empleados.
- Olvidar hacer un seguimiento de coste de contratación (aproximadamente la mitad del salario de un empleado).
¿Qué es un proceso de aprobación de gastos?
Organizar cada gasto es solo la mitad del trabajo. Muchos de estos gastos deben pasar por un proceso de aprobación, en el que intervienen varias personas y se requieren recibos verificables. Se trata, por lo general, de gastos de viaje y trabajo de los empleados, aunque también pueden extenderse a otras áreas, como material de oficina y vehículos. En cualquier caso, estos procesos de aprobación son tediosos en un buen día y difíciles en un día en el que faltan recibos o los miembros del equipo no son de fiar.
Estos gastos se presentan con su contexto, se revisan para comprobar que se ajustan a la política y al presupuesto, se aprueban o rechazan y se documentan para su notificación. Además de la categorización, es aconsejable crear un flujo de trabajo estructurado para las aprobaciones.
Este proceso se simplifica con la herramienta de gestión de gastos Slash, que permite aprobar automáticamente los gastos en función de su categorización. Cada transacción se sincroniza con su sistema de contabilidad existente, lo que garantiza un acceso consolidado en un único panel de control.
Los procesos de aprobación desorganizados, los pagos recurrentes, los cargos inesperados y los informes inconsistentes hacen imposible que una organización realice un seguimiento de los pagos y se prepare para la declaración de impuestos. Por eso intervino Slash.
Categorización más inteligente de gastos para empresas en crecimiento con Slash
Tu software de seguimiento de gastos debería hacer algo más que controlar los gastos. Nuestra plataforma está diseñada para gestionar tanto tus transacciones como los sistemas que hay detrás de ellas.
Slash clasifica los gastos por ti; después de configurar tus categorías, todas las compras y comisiones se muestran en el lugar correcto en tiempo real, lo que facilita tus informes, organiza tu contabilidad y garantiza que tus gastos cumplan con las normas fiscales. Cada transacción aparece instantáneamente en el panel de control, desde los pagos entrantes y salientes hasta las compras de los empleados realizadas con la tarjeta corporativa de Slash.
La mayoría de las empresas que adoptan un software de seguimiento de gastos tienen que añadirlo a su conjunto de herramientas, lo que genera problemas posteriores. Cuantas más aplicaciones y cuentas hay, más desconexiones y errores se producen, lo que dificulta la elaboración de informes financieros coherentes y claros. Por eso Slash centraliza las tarjetas corporativas, las cuentas bancarias, las transacciones de múltiples entidades y la categorización automatizada de gastos en una única plataforma financiera.
También obtendrá una visión clara de lo que es deducible a ojos del IRS. Los gastos empresariales deducibles y las deducciones fiscales son algunas de las mayores ventajas de identificar las categorías de gastos empresariales.
Además de soluciones para gastos y deducciones, Slash también ofrece:
- Cuenta corriente empresarial gratuita sin requisitos de saldo mínimo.
- Tarjetas de crédito virtuales ilimitadas con hasta un 2 % de reembolso.
- Millones en seguros de la FDIC a través de la red de barrido Column N.A.²
- Cuentas Slash Treasury que generan hasta un 3,93 % de rendimiento anualizado.⁶
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Las empresas líderes están abandonando por completo los anticuados métodos de introducción manual de datos y la presentación desorganizada de informes, y buscan soluciones para la categorización automática de los gastos empresariales y la transparencia del flujo de caja. Con Slash, puede conectar estas funciones con sus cuentas bancarias corporativas, análisis financieros y otras herramientas contables.
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Preguntas frecuentes
¿Se puede integrar Slash con mis soluciones de contabilidad actuales?
Por supuesto. Las empresas que utilizan plataformas como Intuit Quickbooks y Xero no tienen que preocuparse por posibles incompatibilidades, ya que Slash está diseñado para integrarse y complementar estas herramientas. Slash captura automáticamente los datos comerciales de las transacciones con tarjeta y sincroniza las categorías de gastos directamente con su software actual, lo que reduce la necesidad de realizar tareas manuales. Nuestras funciones de banca empresarial, tarjetas corporativas, gestión de gastos y procesamiento de pagos también se integran con sus herramientas de contabilidad.
La categorización de gastos se vuelve aún más fácil con la función de escaneo de recibos de Quickbooks, que permite a los empleados cargar al instante las compras realizadas con tarjetas distintas a la tarjeta corporativa Slash. (Pero, sinceramente, ¿por qué usarías otra cosa?)
¿Qué gastos son deducibles de impuestos?
Muchas de las 15 categorías enumeradas anteriormente son elegibles para deducciones fiscales, incluyendo publicidad, prestaciones para empleados, alquiler, servicios públicos, ciberseguridad, viajes e incluso material de oficina. Los trabajadores remotos pueden utilizar las deducciones por oficina en casa para obtener muchos de los mismos beneficios para sus ingresos imponibles. Con el IRS, las situaciones relativas a las deducciones fiscales varían, por lo que siempre es recomendable consultar con un profesional fiscal antes de tomar decisiones sobre la declaración de impuestos basadas en gastos empresariales deducibles.
