Comprender el principio del reconocimiento de gastos: por qué es importante para las empresas
Algunas normas contables solo llaman la atención cuando algo sale mal. El reconocimiento de gastos es una de ellas. Puede parecer insignificante, pero el reconocimiento de gastos afecta directamente a cómo se le gravan los impuestos, al cumplimiento normativo de sus informes y a la claridad con la que se pueden entender sus finanzas.
El momento en que se reconocen los gastos determina cuándo se aplican las deducciones, lo que puede trasladar las obligaciones fiscales de un año a otro. El reconocimiento de gastos está estrechamente relacionado con el principio de correlación, una de las normas contables fundamentales exigidas tanto por los PCGA de EE. UU. como por las normas internacionales de información financiera. No reconocer los gastos en el período correcto puede dar lugar a informes mensuales incoherentes y a fluctuaciones inesperadas en los beneficios, lo que dificulta determinar si las mejoras en el rendimiento son reales o solo están relacionadas con el momento en que se producen.
En esta guía, explicaremos cómo funciona el principio de reconocimiento de gastos, cuándo deben registrarse los gastos según la contabilidad de devengo y cómo se emparejan los diferentes tipos de costes con los ingresos. También analizaremos los retos comunes a los que se enfrentan las empresas al aplicar el principio en la práctica, y cómo Slash puede abordar estos retos mediante la automatización del registro de transacciones, la integración con los sistemas contables, la información en tiempo real sobre la salud financiera de su empresa y mucho más.¹
¿Qué es el principio de reconocimiento de gastos y cómo funciona?
El principio de reconocimiento de gastos es un concepto contable que garantiza que los gastos se registren en el mismo período que los ingresos que ayudan a generar, independientemente de cuándo se produzca realmente el intercambio de efectivo. El registro conjunto de los ingresos y gastos relacionados crea una imagen financiera más precisa de la rentabilidad de una empresa durante un período determinado, lo que evita que su negocio aumente artificialmente los beneficios o presente informes erróneos durante la temporada fiscal.
El reconocimiento de gastos está directamente relacionado con el principio de correlación, que es una de las diez normas contables exigidas por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) en los Estados Unidos. También es un requisito de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) utilizadas en más de 140 países de todo el mundo.
¿Cuándo se reconoce un gasto?
Según el principio de correspondencia, los gastos se reconocen según el principio de devengo, lo que significa que se registran cuando se incurren, no cuando se realiza el pago. En este contexto, «incurrir» significa que los gastos se reconocen cuando se crea una obligación de pago o cuando se consume un beneficio.
Por ejemplo, imagina que tu empresa recibe una factura de 10 000 dólares por servicios de marketing prestados en diciembre, pero no la pagas hasta enero. Para cumplir con el principio de reconocimiento de gastos, deberías registrar el gasto de 10 000 dólares en diciembre (cuando se prestó el servicio y ayudó a generar los ingresos de diciembre), y no en enero, cuando se paga la factura.
Los contables utilizan tres enfoques diferentes para hacer coincidir los gastos con los ingresos. El método utilizado depende de si el gasto es un coste de producto (directamente vinculado a la producción) o un coste de período (relacionado con las operaciones generales en lugar de con ventas específicas):
- Asociación directa entre causa y efecto: Este método vincula gastos específicos directamente con ingresos específicos. El ejemplo más claro es el costo de los bienes vendidos (COGS). Si vendes un producto por 100 dólares que te ha costado 60 dólares producir, reconoces el gasto de 60 dólares en el mismo periodo que los 100 dólares de ingresos.
- Asignación sistemática y racional: Cuando un gasto beneficia a varios periodos contables, se distribuye a lo largo del tiempo. La depreciación es el ejemplo más común. Si compras un camión de reparto por 120 000 dólares con una vida útil prevista de 10 años, gastarás 12 000 dólares al año en lugar de registrar el coste total por adelantado.
- Reconocimiento inmediato: Algunos gastos respaldan las operaciones comerciales generales, pero no tienen una relación clara y directa con ingresos específicos. El alquiler, la nómina y los suministros de oficina entran en esta categoría y simplemente se reconocen en el período en que se incurren.
Slash puede ayudarle a garantizar que sus gastos se reconozcan en el momento adecuado, ya que captura automáticamente los detalles de las transacciones de todas las tarjetas y pagos de su empresa, lo que minimiza la necesidad de depender de la recopilación manual de recibos o de facturas retrasadas para verificar el momento adecuado.
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Impacto en la contabilidad basada en el principio de caja frente a la contabilidad basada en el principio de devengo
El principio de reconocimiento de gastos puede afectar al momento en que se pagan los impuestos o a su deducibilidad, dependiendo del método contable que se utilice. Aunque, por lo general, no modifica el total de impuestos adeudados a largo plazo, puede desplazar las obligaciones fiscales entre años, lo que, en última instancia, afecta a las previsiones de flujo de caja y a la planificación fiscal.
La contabilidad basada en el efectivo registra los ingresos y gastos solo cuando el efectivo cambia de manos y no reconoce las cuentas por pagar o por cobrar en los estados financieros. Si bien es más sencilla de gestionar y ofrece cierta flexibilidad fiscal, puede distorsionar el análisis de la salud financiera, mostrando ganancias o pérdidas que no reflejan la actividad comercial subyacente. Con este método, los gastos generalmente no se reconocen según el principio de devengo a efectos de la información financiera.
El principio de reconocimiento de gastos se aplica específicamente a la contabilidad de devengo, en la que los gastos se registran cuando se incurren y no cuando se pagan. Si los servicios se reciben en diciembre pero se pagan en enero, el gasto se reconoce en diciembre, alineando los costes con el período al que se refieren. Este enfoque proporciona una imagen más precisa del rendimiento financiero, pero generalmente reduce la capacidad de transferir deducciones entre períodos basándose únicamente en el momento del pago.
Así es como funciona en la práctica. Consideremos una empresa con 50 000 dólares en gastos pendientes de pago desde diciembre:
- Contabilidad de devengo: Deduce los 50 000 dólares completos en la declaración de impuestos del año pasado, aunque el pago se realice en enero.
- Contabilidad de caja: No se pueden deducir los gastos hasta el año siguiente, lo que da lugar a impuestos más altos el año pasado y más bajos el año que viene.
Según el principio de coherencia, se espera que las empresas apliquen el mismo método contable (ya sea de caja o de devengo) de manera coherente en todos los periodos de presentación de informes. Esto garantiza que los estados financieros sigan siendo comparables a lo largo del tiempo y evita que las empresas cambien de método para manipular los ingresos declarados o los resultados fiscales.
Principio de reconocimiento de gastos frente al principio de reconocimiento de ingresos
El reconocimiento de gastos y el reconocimiento de ingresos representan las dos caras de una misma moneda, y trabajan conjuntamente para cumplir los requisitos del principio de correlación. A continuación se muestran sus definiciones una al lado de la otra para resaltar sus similitudes y diferencias:
- Principio de reconocimiento de gastos: Los gastos deben reconocerse en la cuenta de resultados en el periodo en que se incurren, independientemente de cuándo se pague el efectivo.
- Principio de reconocimiento de ingresos: Los ingresos deben reconocerse en la cuenta de resultados en el periodo en que se realizan y devengan, no necesariamente cuando se recibe el efectivo.
Si bien ambos principios tienen como objetivo alinear la actividad financiera con el período de informe correcto, se aplican de manera diferente según el principio de conservadurismo. Los gastos y pasivos se reconocen tan pronto como son probables, incluso si existe cierta incertidumbre. Por el contrario, los ingresos y activos solo se reconocen cuando se realizan o son razonablemente seguros.
En conjunto, estos principios garantizan que los ingresos se contabilicen junto con los costes necesarios para generarlos, lo que reduce el riesgo de que se produzcan distorsiones en la presentación de resultados debido a diferencias temporales en los flujos de efectivo.
5 ejemplos de reconocimiento de gastos: elegir el método de emparejamiento y el periodo de reconocimiento adecuados
Los ejemplos siguientes ilustran cómo se reconocen los diferentes tipos de gastos según el principio de devengo, junto con los métodos de contrapartida que utilizan los contables para garantizar que los estados financieros reflejen con precisión la actividad empresarial:
Gastos mensuales de alquiler de oficinas y servicios públicos.
El alquiler de la oficina y los servicios públicos son gastos operativos continuos que respaldan las actividades comerciales diarias, en lugar de un producto o venta específicos. Dado que estos costos benefician a la empresa de manera uniforme a lo largo del tiempo y no tienen una relación directa con la generación de ingresos, se tratan como costos del período.
Tipo de coste: Coste del periodo
Método de emparejamiento: Reconocimiento inmediato
Cuándo reconocerlo: En el mes en que se aplican el alquiler y los servicios públicos.
Nómina y prestaciones de los empleados ajustadas al período trabajado.
Los sueldos, salarios y prestaciones de los empleados se incurren a medida que los empleados realizan su trabajo. Aunque la nómina se procese después de que finalice el período de trabajo, estos costes se reconocen en el período en el que se prestó el servicio, ya que es entonces cuando se obtuvo el beneficio económico.
Tipo de coste: Coste del periodo
Método de emparejamiento: Reconocimiento inmediato
Cuándo reconocerlo: Durante el período en que se realiza el trabajo del empleado, independientemente de cuándo se paga la nómina.
Suscripciones de software asignadas al mes correspondiente
Las suscripciones de software proporcionan acceso a herramientas y servicios durante un período de tiempo definido, que normalmente se factura mensual o anualmente. Dado que el beneficio se consume a lo largo del tiempo, el coste se reconoce de forma gradual en lugar de hacerlo de una sola vez.
Tipo de coste: Coste del periodo
Método de emparejamiento: Asignación sistemática y racional
Cuándo reconocerlo: Mensualmente, durante el periodo de suscripción en el que se utiliza el software.
Coste de los productos vendidos reconocido cuando se vende el inventario.
El costo de los productos vendidos representa los costos directos asociados con la producción o la compra de inventario. Estos costos se registran inicialmente como activos y solo se reconocen como gastos cuando se vende el inventario relacionado y se reconocen los ingresos.
Tipo de coste: Coste del producto
Método de emparejamiento: Asociación directa entre causa y efecto
Cuándo reconocerlo: En el mismo período se vende el inventario y se reconocen los ingresos correspondientes.
Gastos anticipados amortizados durante el período de servicio
Los gastos anticipados se producen cuando una empresa paga por adelantado bienes o servicios que recibirá en períodos futuros, como seguros o alquileres. Estos costes se registran primero como activos y luego se contabilizan como gastos a lo largo del tiempo, a medida que se consume el beneficio.
Tipo de coste: Coste del periodo
Método de emparejamiento: Asignación sistemática y racional
Cuándo reconocerlo: Gradualmente, durante el período en que se recibe el servicio prepago.
Retos comunes y mejores prácticas para aplicar el principio de reconocimiento de gastos
Incluso las empresas que comprenden la contabilidad de devengo en teoría pueden tener dificultades para aplicar el principio de reconocimiento de gastos de manera coherente en la práctica. En las secciones siguientes se describen algunos de los retos a los que pueden enfrentarse las empresas al aplicar este principio, junto con las mejores prácticas para mantener un reconocimiento de gastos preciso y coherente a lo largo de los periodos de presentación de informes:
Desafíos comunes
Comprender cuándo debe reconocerse un gasto según el principio de devengo. Es posible que su equipo tenga dificultades para determinar si un gasto debe registrarse cuando se incurre en él, cuando se paga o si debe distribuirse a lo largo del tiempo. Esto es especialmente habitual en el caso de los servicios de suscripción, los gastos prepagados y las nóminas acumuladas.
Gestión de las diferencias temporales entre la actividad de caja y el registro de gastos. El dinero en efectivo puede cambiar de manos en un periodo diferente al momento en que se incurre realmente en un gasto. Sin una visibilidad clara de los plazos de pago, los gastos pueden clasificarse fácilmente en el mes equivocado. Slash registra la actividad transaccional en tiempo real, lo que proporciona a los equipos financieros una visibilidad más clara de los plazos, incluso cuando las liquidaciones o los reembolsos se producen más tarde.
Gestión de transacciones entre múltiples entidades o transfronterizas. Las empresas con múltiples filiales u operaciones internacionales deben realizar un seguimiento de los gastos en todas las entidades jurídicas, divisas y jurisdicciones. La compatibilidad con múltiples entidades de Slash permite a las empresas realizar un seguimiento de los gastos en varias entidades jurídicas en un panel unificado, lo que puede facilitar el reconocimiento de los gastos en toda la organización.
Conciliación de gastos pagados por adelantado y devengos. Los seguros prepagados, los contratos anuales de software y los pasivos acumulados requieren un seguimiento y una asignación continuos. La gestión manual de estos calendarios aumenta la posibilidad de que se pasen por alto ajustes o se contabilicen dos veces los gastos.
Garantizar la coherencia entre los periodos de presentación de informes y los estados financieros. Una categorización inconsistente de los gastos o un retraso en la introducción de datos pueden distorsionar las comparaciones mensuales y los estados financieros. Slash categoriza automáticamente los gastos de todas las tarjetas y pagos de su empresa; los datos de las transacciones categorizadas se transfieren directamente a QuickBooks, lo que ayuda a mantener un reconocimiento y una presentación de informes coherentes a lo largo de los distintos periodos.
Mejores prácticas
Establecer políticas internas claras alineadas con las normas contables. Defina cuándo deben reconocerse los gastos según su método contable, cómo deben amortizarse los costes pagados por adelantado y cómo deben registrarse los devengos. Unas políticas claras pueden reducir la necesidad de tomar decisiones subjetivas, lo que mejora la coherencia en toda la contabilidad.
Utilice herramientas automatizadas para reducir los errores de sincronización manuales. Las tarjetas corporativas y los sistemas de pago de Slash capturan automáticamente los datos de las transacciones en el momento en que se utilizan, lo que garantiza que los gastos se registren en tiempo real y se centralicen en un solo sistema. Esto puede eliminar la necesidad de depender de recibos y facturas para verificar el momento en que se realizaron.
Reconciliar las cuentas con frecuencia para detectar discrepancias a tiempo. Con la integración de Slash y QuickBooks, los datos de las transacciones se sincronizan directamente con su sistema de contabilidad. Esto puede facilitar la conciliación de gastos, la revisión de devengos, la gestión de facturas y la preparación de la declaración de impuestos sin duplicar el trabajo entre plataformas.
Estandarizar la forma en que se realiza el seguimiento de los gastos anticipados y devengados. El uso de categorías y flujos de trabajo coherentes para los gastos prepagados garantiza que se asignen correctamente a lo largo del tiempo. Con Slash, puedes preestablecer reglas de categorización de gastos para que las transacciones se registren correctamente desde el principio, minimizando la necesidad de reclasificación manual o limpieza posterior.
Formar al personal en contabilidad y documentación basadas en el principio de devengo. Los sistemas automatizados pueden reducir la complejidad, pero la formación garantiza que su equipo comprenda por qué se registran los gastos en el momento en que se registran. Proporcionar orientación sobre la documentación, los plazos y la categorización puede ayudar a mantener la coherencia en el reconocimiento de los gastos a medida que los equipos crecen y las responsabilidades cambian.
Simplifica el reconocimiento de gastos con Slash.
Slash elimina las conjeturas del reconocimiento de gastos al reunir todas las transacciones de su empresa en un único panel de control que se actualiza en tiempo real. Puede realizar un seguimiento de los pagos entrantes y salientes, organizar los gastos por estado o período de tiempo y clasificar los gastos por proveedor o tipo de gasto. En última instancia, la automatización del seguimiento de los gastos puede facilitar la comprensión de cuándo se incurren en ellos y cómo deben reconocerse.
Slash también puede ayudarte a optimizar tus procesos contables al integrarse perfectamente con QuickBooks. Puedes exportar todos tus datos de transacciones desde Slash a tu plataforma contable, lo que te evita tener que introducir manualmente toda la información en los distintos sistemas, un proceso que puede ser propenso a errores y llevar mucho tiempo. QuickBooks también te permite alternar entre informes basados en el principio de caja y en el principio de devengo, lo que facilita la aplicación de diferentes parámetros de reconocimiento en función de la estructura de tu empresa.
Pero Slash no solo te ayuda a aplicar un único principio contable. Slash moderniza la forma en que tu empresa gestiona los gastos, los pagos y las operaciones financieras con funciones como:
- Banca empresarial diseñada para ofrecer flexibilidad: Abra varias cuentas virtuales para separar los fondos operativos, las reservas o los presupuestos de los proyectos, lo que proporcionará a los equipos una visibilidad más clara del flujo de caja. Gestione varias entidades empresariales, ubicaciones o filiales desde un único panel de control, con informes consolidados y una visibilidad clara de todas las cuentas.
- Integraciones contables: Sincroniza las transacciones directamente con QuickBooks para mantener los libros contables actualizados automáticamente. Slash también se conecta a través de Plaid y admite la importación de datos desde herramientas como Xero, lo que facilita su integración en los flujos de trabajo contables existentes.
- Tarjeta Slash Visa® Platinum: Una tarjeta de crédito corporativa que ofrece hasta un 2 % de reembolso en efectivo por los gastos de la empresa, con reglas de gasto configurables, controles de la tarjeta, supervisión basada en inteligencia artificial y protección contra el fraude con cifrado de grado militar.
- Diversos métodos de pago: Slash admite una amplia gama de pagos, incluyendo gastos con tarjeta, ACH global, transferencias bancarias internacionales a más de 180 países a través de SWIFT y pagos nacionales en tiempo real a través de RTP y FedNow.
- Compatibilidad nativa con criptomonedas: Convierta los fondos en monedas estables vinculadas al dólar estadounidense, como USDT o USDC, para enviar transferencias en la cadena de bloques, lo que ofrece un método de pago alternativo que puede reducir los costes y los tiempos de liquidación.⁴
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Preguntas frecuentes
¿Qué tipos de gastos deben reconocerse según el principio de devengo?
Un gasto debe registrarse cuando la empresa recibe el bien o servicio, no cuando se paga la factura. De este modo, los gastos se mantienen alineados con el período al que realmente se refieren.
¿En qué se diferencian los gastos pagados por adelantado de los gastos devengados?
Los gastos pagados por adelantado son costes que se pagan por adelantado y que luego se contabilizan gradualmente a medida que se obtiene el beneficio, como los seguros anuales o las suscripciones a software. Los gastos devengados son costes en los que ya se ha incurrido pero que aún no se han pagado, como los salarios devengados por los empleados antes de que se procese la nómina.
¿El reconocimiento de gastos puede afectar a las auditorías o revisiones financieras?
Sí. Si los gastos no se registran en el período correcto, los estados financieros pueden contener errores. Los auditores y revisores suelen centrarse en la periodicidad de los gastos, ya que afecta a los beneficios declarados y al cumplimiento de las normas contables.
