La guía completa sobre informes de gastos para empresas
La gestión de los informes de gastos puede ser una parte de su negocio que requiere mucho tiempo y no es muy divertida (pregúntele a su contable). Entre el seguimiento de los recibos en papel, las hojas de cálculo, los reembolsos y mucho más, es posible que su equipo financiero se vea sobrecargado por un proceso de presentación de informes de gastos tedioso, propenso a errores y, a menudo, confuso.
Afortunadamente, las herramientas de gestión y presentación de informes de gastos de Slash pueden ayudarle con esta carga, ofreciéndole soluciones automatizadas para aliviar la dificultad de buscar documentación en recibos en papel, hojas de cálculo y reembolsos pendientes. Slash está replanteando la forma en que se gestionan los gastos empresariales, sustituyendo el seguimiento manual por sistemas automatizados más inteligentes que hacen que la presentación de informes de gastos sea sencilla, precisa y (prácticamente) sin esfuerzo: solo hay que hacer clic en unos pocos botones en el panel de control de Slash.
Los informes de gastos son una parte esencial de la gestión financiera. En esta guía, te ayudaremos a desglosar qué son los informes de gastos para tu empresa y por qué herramientas modernas como Slash pueden marcar la diferencia para tu equipo financiero.
¿Qué es un informe de gastos?
Un informe de gastos es un registro que se utiliza para documentar los gastos en los que incurren los empleados al realizar tareas o actividades relacionadas con el trabajo (como viajes, visitas a clientes, etc.). Es la forma en que una empresa realiza un seguimiento de lo que se ha gastado, en qué y por qué.
Tradicionalmente, los empleados rellenaban estos informes a mano o en una hoja de cálculo, adjuntando recibos en papel de los gastos de viaje, material de oficina o reuniones con clientes. A continuación, esos informes pasaban por una cadena de aprobación antes de que se reembolsara al empleado.
Los sistemas modernos de gestión de gastos lo hacen automáticamente o en muchos menos pasos. Los empleados suben una foto del recibo y el software extrae datos como el nombre del proveedor, la fecha y el importe. El gasto se clasifica automáticamente y se añade a un informe detallado para su revisión.
Las categorías de gastos típicas incluyen:
- Viajes y transporte
- Comidas y entretenimiento
- Material y equipamiento de oficina
- Compras relacionadas con clientes o proyectos
- Software y suscripciones
Con Slash, los informes de gastos se realizan en tiempo real. Las compras realizadas con tarjetas de crédito corporativas se introducen en un sistema que se puede sincronizar con QuickBooks.1 Cada transacción se clasifica automáticamente y los recibos se pueden cotejar al instante mediante cargas móviles o escaneos.
¿Para qué se utilizan los informes de gastos?
Los informes de gastos cumplen varias funciones fundamentales que mantienen tu empresa organizada y responsable:
- Reembolso a empleados: los informes de gastos garantizan que los empleados reciban un reembolso rápido y preciso por los gastos de negocios que han pagado de su bolsillo.
- Seguimiento del presupuesto: al realizar un seguimiento de los gastos, obtienes una visión transparente y en tiempo real, y evitas el gasto excesivo antes de que se produzca.
- Deducciones fiscales: los informes de gastos bien documentados ayudan a las empresas a reclamar deducciones legítimas durante la temporada de impuestos.
- Cumplimiento normativo y preparación para auditorías: los informes de gastos pueden proporcionar un registro documental más claro, lo que ayuda a garantizar el cumplimiento normativo y a prepararse para auditorías y conciliaciones fiscales.
- Visibilidad financiera: cuando los datos sobre gastos están actualizados, los equipos financieros pueden tomar mejores decisiones sobre presupuestos, gastos y relaciones con los proveedores.
Slash convierte estos informes tradicionales en información financiera en tiempo real. En lugar de hojas de cálculo estáticas, sus herramientas de gestión de gastos se conectan directamente al software bancario y contable, lo que hace que cada informe sea una visión en tiempo real del gasto de su empresa.
¿Qué se incluye en un informe de gastos?
Los informes de gastos son más útiles cuando son detallados pero fáciles de seguir. Cada sección cuenta una parte de la historia del gasto:
Fecha del gasto
Las entradas de gastos comienzan con la fecha. Esto ayuda a categorizar las transacciones, realizar un seguimiento y verificar los plazos, y garantizar que las deducciones se incluyan en el período de informe correcto.
Categoría de gastos
Cada artículo debe etiquetarse en la categoría de gastos correspondiente: gastos de viaje, comidas o material de oficina. Clasificar de forma coherente, o incluso antes de realizar el gasto con grupos de tarjetas categorizados, facilita el análisis de tendencias y la identificación de gastos deducibles de impuestos.
Importe y moneda
A continuación, se indican el subtotal, los impuestos y el total. Este importe es fundamental para un reembolso correcto y una declaración precisa.
Detalles del proveedor o comerciante
Documentar al proveedor garantiza la trazabilidad y facilita las auditorías. En sistemas como Slash, los datos del proveedor se extraen automáticamente de las transacciones con tarjeta.
Objetivo comercial o justificación
Este campo explica por qué se produjo el gasto, como una comida con un cliente, un viaje de negocios o la renovación de un software.
Recibos o archivos adjuntos
Ya sea que se suban digitalmente o se escaneen desde recibos en papel, los recibos sirven como prueba de compra.
En una hoja de cálculo tradicional, tendrías que introducir cada uno de estos campos manualmente. En Slash, se rellenan automáticamente mediante el seguimiento de gastos y las integraciones de tarjetas, lo que te ahorra horas de introducción de datos y garantiza que se registren todos los gastos.
Cómo rellenar un informe de gastos (paso a paso)
1. Reúna los recibos y los detalles de los gastos.
Recopile todos los recibos, facturas y detalles justificativos de los gastos empresariales recientes. Esto puede incluir gastos de viaje, comidas con clientes o pagos recurrentes de software.
2. Registre cada gasto en la categoría correcta.
Introduzca cada elemento en su plantilla de informe de gastos, seleccionando la categoría de gastos adecuada. La coherencia en la clasificación de estos elementos le ayudará tanto a la hora de deducir impuestos como a elaborar presupuestos precisos.
3. Añadir el objetivo comercial
Cada entrada debe incluir una breve descripción del propósito comercial: el «porqué» detrás de la compra.
4. Adjunte los recibos o la documentación.
Adjunte sus recibos digitalmente. Si todavía maneja recibos en papel, aquí es donde entra en juego el escaneo o la carga. Herramientas como FreshBooks o QuickBooks a través de Slash lo hacen muy fácil.
5. Enviar para aprobación del gerente o del departamento financiero.
Una vez completado el informe, envíelo para su revisión. Los flujos de trabajo automatizados agilizan este proceso al notificar directamente a los responsables de la aprobación y garantizar el cumplimiento de la política de la empresa.
6. Seguimiento del estado del reembolso
Tras la aprobación, realiza un seguimiento de cuándo se reembolsan los gastos. En Slash, los empleados ven los reembolsos depositados automáticamente, lo que mantiene a los equipos financieros y a los empleados alineados.
Ejemplos de informes de gastos
Una plantilla tradicional de informe de gastos suele tener el aspecto de una hoja de cálculo con columnas para la fecha, el proveedor, el tipo de gasto, el subtotal, los impuestos y el total. Cada línea se desglosa en las categorías de gastos correspondientes, con los recibos adjuntos.
Ejemplo 1: Un informe de gastos mensual puede incluir los suministros de oficina adquiridos durante el trimestre, los reembolsos de gastos de viaje y los costes de las reuniones con clientes. Cada gasto incluiría el proveedor, la fecha, el motivo comercial y el recibo correspondiente, todo ello sumado a un total final.
Ejemplo 2: Un informe de gastos de viaje puede incluir billetes de avión, hoteles, comidas y transporte local. El informe enumeraría cada gasto reembolsable, clasificado por tipo y etiquetado para facilitar su revisión durante una auditoría.
En lugar de gestionarlos manualmente en Excel, Slash con QuickBooks genera informes de gastos automáticamente, conectando transacciones, recibos y datos de aprobación en un solo panel de control.
Informes de gastos automatizados con Slash
La automatización de los informes de gastos está transformando la forma de trabajar de los empresarios y los equipos financieros. Al eliminar la introducción manual de datos, mejora la precisión, ahorra tiempo y garantiza el cumplimiento normativo, al tiempo que mantiene sus registros listos para la temporada de declaración de impuestos.
Con Slash, la automatización se produce en tiempo real. Cada compra realizada con una tarjeta corporativa o a través de su cuenta bancaria vinculada se introduce en el sistema. Las transacciones se clasifican en sincronía con los recibos y los informes automatizados en QuickBooks en cuestión de segundos.
Algunos aspectos destacados de Slash incluyen:
- Integraciones directas con QuickBooks, Xero y otras plataformas de contabilidad.
- Soporte multientidad para operaciones financieras complejas
- Análisis en tiempo real que muestran dónde se destina el gasto en los distintos proyectos y categorías.
- Tarjetas corporativas con seguimiento de gastos en tiempo real, grupos de tarjetas y notificaciones personalizables para que siempre estés al tanto.
Con Slash, la gestión de gastos va más allá de la documentación y se convierte en una visión conectada de la salud financiera de tu empresa.
Descubra cómo Slash puede ayudarle con sus necesidades de informes de gastos en slash.com.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluirse en un informe de gastos?
Un informe de gastos completo debe incluir: la fecha de cada gasto, la categoría del gasto (viajes, comidas, suministros, etc.), el importe y la moneda, los datos del proveedor o comerciante, el motivo comercial o la justificación que explique por qué era necesario el gasto, y los recibos o la documentación justificativa. Una clasificación y documentación claras agilizan la aprobación y el reembolso.
¿Cómo se rellena correctamente un informe de gastos?
Empiece por reunir todos los recibos y los detalles de los gastos. Registre cada gasto en la categoría correspondiente, añada una breve descripción del motivo comercial que justifique el gasto, adjunte los recibos o la documentación y envíelo para que lo apruebe el responsable o el departamento financiero. Una vez enviado, realice un seguimiento del estado de su reembolso. El uso de un software de gestión de gastos puede automatizar gran parte de este proceso.
¿Cuáles son las categorías más comunes en los informes de gastos?
Las categorías más comunes incluyen: gastos de viaje (vuelos, hoteles, alquiler de coches), comidas y entretenimiento, material de oficina, software y suscripciones, desarrollo profesional y formación, reembolso de kilometraje y gastos relacionados con los clientes. El uso de categorías coherentes en toda la organización facilita el seguimiento de los patrones de gasto y la elaboración de presupuestos precisos.
¿Cómo puedo automatizar la presentación de informes de gastos?
Los informes de gastos automatizados utilizan software para capturar recibos, clasificar gastos y sincronizar transacciones directamente desde tarjetas corporativas a sistemas contables. Funciones como el escaneo automático de recibos, el seguimiento de transacciones en tiempo real y los flujos de trabajo de aprobación integrados eliminan la introducción manual de datos y reducen el tiempo de procesamiento. Plataformas como Slash conectan las transacciones con tarjeta directamente al software contable para un seguimiento fluido de los gastos.
