Cómo llevar un control de los gastos empresariales: estrategias probadas para pequeñas empresas
Entre procesar facturas, revisar recibos y garantizar reembolsos puntuales, a menudo resulta complicado para las organizaciones gestionar sus gastos de manera eficiente. Estas tareas pueden ser aún más difíciles para las pequeñas empresas cuyo «equipo» de contabilidad es, en realidad, una sola persona con un escritorio desordenado, que crea informes de gastos y realiza un seguimiento de los gastos empresariales a mano.
El seguimiento de los gastos es un paso importante para mantener el cumplimiento de las obligaciones fiscales, planificar el futuro financiero de su empresa y controlar los gastos de los empleados. Una de las mejores formas en que las pequeñas empresas pueden gestionar todo esto es adoptando un software de gestión de gastos.
Los rastreadores de gastos empresariales pueden minimizar los errores y facilitar la vida a los contables de las pequeñas empresas. Quienes utilizan las funciones de gestión de gastos que ofrece la plataforma bancaria empresarial Slash pueden aprovechar los controles de gastos detallados, la introducción automatizada de datos y las integraciones con una serie de herramientas contables habituales.¹
En este artículo, repasaremos los aspectos esenciales del software de gestión de gastos, incluidas las características clave que hay que buscar, las ventajas de clasificar los gastos y las mejores prácticas para su implementación. También compararemos algunas de las plataformas más populares para el seguimiento de gastos, como Freshbooks, Slash, Quickbooks y Expensify.
¿Qué es un software de gestión de gastos? Información clave para pequeñas empresas
El software de gestión de gastos ayuda a las empresas a mantener el cumplimiento normativo, mejorar la gestión del flujo de caja y tomar decisiones financieras estratégicas con confianza. A diferencia de los métodos tradicionales de seguimiento de gastos, el software diseñado específicamente para este fin suele automatizar los procesos tediosos y permite una mayor visibilidad del gasto al recopilar las transacciones en un único panel de control.
Con un gestor de gastos empresariales, las pequeñas empresas no tendrán que preocuparse por recibos extraviados, reembolsos lentos y largas noches dedicadas a hacer cálculos. Es posible que haya comenzado sus operaciones utilizando herramientas de contabilidad como QuickBooks o Xero, que gestionan algunos aspectos del seguimiento de gastos, pero no otros. El software específico para el seguimiento de gastos se puede integrar directamente con esas herramientas de contabilidad, cubriendo las lagunas y proporcionando información en tiempo real sobre el flujo de caja.
Muchas plataformas para el seguimiento de gastos, como Slash, ofrecen tarjetas corporativas y cuentas virtuales que automatizan directamente la categorización.
Características principales del software de seguimiento de gastos para pequeñas empresas
Aunque la mayoría de los programas de seguimiento de gastos empresariales están diseñados para resolver los mismos problemas, no todos ofrecen las mismas funciones. A la hora de elegir un software de seguimiento de gastos, busque estas soluciones y tenga en cuenta cómo encajarán en sus procesos y objetivos actuales:
Integración de tarjetas de crédito corporativas
Muchas organizaciones asignan tarjetas corporativas a sus empleados, lo que les permite gastar dinero en cualquier cosa, desde materiales y suministros de oficina hasta almuerzos y membresías de gimnasios. Intentar gestionar todos estos gastos es un problema que se puede resolver separando las tarjetas corporativas por categoría y alineándolas en el mismo panel de control.
Supervisión y presentación de informes sobre gastos en tiempo real
La capacidad de realizar un seguimiento de los pagos entrantes y salientes en tiempo real le permite elaborar informes de gastos más detallados y detectar las transacciones que no cumplen con la política en el momento en que se producen.
Automatización de flujos de trabajo
Sin un programa que clasifique automáticamente las transacciones y almacene los recibos digitales, gestionar una gran variedad de compras relacionadas con el negocio resulta complicado, especialmente para un equipo de contabilidad pequeño. El seguimiento automatizado de gastos resuelve ese problema y garantiza que su contabilidad sea siempre precisa y esté actualizada.
Controles de gastos y gestión de políticas
Ya sea por gastos extravagantes de un empleado o cargos sorpresa por suscripciones, algunas transacciones no autorizadas pueden pasar desapercibidas. Con un gestor de gastos empresariales que incluye controles estrictos del gasto, puede establecer medidas de seguridad y garantizar que los posibles problemas de cumplimiento normativo se señalen de inmediato.
Gestión de facturas
El software adecuado para el seguimiento de gastos te permitirá crear, enviar y realizar un seguimiento de las facturas en el mismo lugar en el que gestionas el resto de tus operaciones financieras. El procesamiento y el mantenimiento de registros de facturas es otra tarea que añadir a la lista, a menos que utilices una plataforma como Slash que lo integra todo.
Integraciones con software de contabilidad
Hablando de integrar todo, es inteligente trabajar con un sistema de contabilidad y un rastreador de gastos empresariales que se sincronicen. Ya sea que utilices Freshbooks, Expensify u otra herramienta, tu solución de seguimiento de gastos debe poder extraer conjuntos de datos completos de tus herramientas de contabilidad actuales.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de gestión de gastos?
Las pequeñas empresas que decidan utilizar un gestor de gastos empresariales descubrirán que les ahorra tiempo, optimiza sus operaciones financieras y reduce su carga de trabajo contable general. Obtener una visión más profunda del flujo de caja de su empresa le permite acceder a datos financieros en tiempo real y agiliza la presentación de declaraciones fiscales.
Sin automatización, los contables tienen que realizar un seguimiento manual de los gastos, lo que es un proceso que da lugar a errores humanos y a la pérdida de recibos. La introducción automática de datos y la sincronización completa con el software de contabilidad minimizan esos errores.
Otra ventaja es el aumento de la seguridad de los datos; la mayoría de los sistemas de gestión de gastos ofrecen métodos de cifrado y controles de acceso seguros para mantener protegidos sus datos financieros más confidenciales. Gracias a las actualizaciones en tiempo real del gasto de las tarjetas corporativas, sus propias cuentas bancarias empresariales también estarán más seguras frente a gastos no autorizados o casos de robo de tarjetas.
¿Cómo puedo implementar eficazmente un software de gestión de gastos?
Su nuevo software no puede optimizar adecuadamente los procesos sin su liderazgo y sin que sus empleados trabajen en conjunto con él. Una formación y una implementación eficientes le ayudarán a sacar el máximo partido a su gestor de gastos empresariales. Estos son los pasos que debe seguir:
- Evalúa los procesos y necesidades actuales de tu pequeña empresa para determinar qué características debes buscar.
- Selecciona la herramienta que mejor se adapte al flujo de trabajo de tu equipo (en breve hablaremos más sobre plataformas específicas).
- Involucrar a los principales líderes financieros y contables, informándoles de los próximos cambios.
- Forma a tu equipo sobre cómo utilizar la plataforma y cualquier cambio en la política o en las directrices sobre tarjetas corporativas.
- Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) claros y transparentes que se ajusten a las políticas de gasto.
- Sincronización de integraciones de software de contabilidad
- Supervisar el progreso y recopilar comentarios de los contables y empleados que utilizan con frecuencia sus tarjetas corporativas.
- Revisar y perfeccionar periódicamente, manteniéndose al día con las actualizaciones de software.
La buena noticia para los propietarios de pequeñas empresas es que adoptar un sistema de seguimiento de gastos en las primeras etapas del ciclo de vida de su empresa agiliza el proceso de incorporación. Es aconsejable prepararse para los complejos procesos financieros del futuro incorporando un nuevo software cuando su equipo esté más cohesionado.
¿Cuáles son las mejores herramientas para el seguimiento de gastos para pequeñas empresas?
Existen innumerables herramientas que pueden ayudar a las pequeñas empresas con el seguimiento de gastos y la contabilidad, cada una con diferentes especialidades. Estas son algunas de nuestras mejores opciones:
Barra
Slash es una solución de plataforma única que combina pagos, tarjetas corporativas con altos reembolsos, gestión de gastos y mucho más. Los informes en tiempo real y las aprobaciones automáticas de gastos le permiten estar al tanto del flujo de caja de su empresa, y gracias a la integración con software de contabilidad, todos sus datos financieros se pueden sincronizar con solo hacer clic en un botón.
Rampa
Ramp es una opción muy popular entre las startups tecnológicas que buscan automatizar su flujo de trabajo, ya que la plataforma se especializa en la categorización automática, los controles de aprobación y las tarjetas corporativas. Sin embargo, aquellos que buscan tarjetas con un alto reembolso en las compras diarias pueden sentirse decepcionados con sus ofertas.
Xero
Xero cuenta con numerosas funciones contables clave, como herramientas de facturación e informes en tiempo real, pero las pequeñas empresas pueden verse limitadas por sus niveles de precios. La función de «reclamación de gastos» de Xero solo está disponible en su nivel más caro, «Establecido», lo que supone un obstáculo para las pequeñas empresas que desean, precisamente, reclamar gastos.
Sap Concur Gastos
Sap Concur cuenta con una sólida cartera de integraciones contables y funciones de escaneo de recibos, pero también tiene fama de tener una interfaz de usuario poco intuitiva. Una interfaz de usuario poco intuitiva no solo es molesta, sino que puede afectar a la adopción del software por parte de su equipo y provocar errores a la hora de informar de los gastos. Concur Expense también se considera más adecuado para grandes empresas que para pequeñas empresas.
Freshbooks
Freshbooks también ofrece escaneo de recibos junto con sólidas herramientas de seguimiento de gastos, y es muy adecuado para pequeñas empresas. En cierto modo, podría estar demasiado orientado a las pequeñas empresas: el precio de Freshbooks aumenta de forma constante a medida que se añaden más miembros al equipo, por lo que no se ahorrará mucho dinero a medida que su empresa crezca.
Expensify
Expensify tiene muchas ventajas únicas, como la integración con plataformas de recursos humanos y una aplicación móvil para el seguimiento de gastos. Sin embargo, es posible que el flujo de trabajo con la plataforma Expensify no sea el más fluido, ya que se requieren sistemas separados para la gestión de tarjetas y los pagos.
Zoho Gastos
Las funciones de seguimiento de gastos de Zoho Expense están basadas en la nube, lo que significa que están disponibles tanto en dispositivos móviles como en ordenadores de sobremesa. También incluye funciones poco comunes, como adelantos en efectivo y herramientas de presupuestación. Sin embargo, al igual que Sap Concur, muchos usuarios describen Zoho Expense como difícil de navegar y poco intuitivo.
Intuit Quickbooks
Quickbooks es una de las plataformas más utilizadas para el seguimiento de los gastos empresariales, con una clara visibilidad del flujo de caja, integraciones útiles, escaneo de recibos y soluciones para el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Sin embargo, es bastante cara y los usuarios pueden encontrarse atrapados en diferentes silos cuando intentan trabajar con tarjetas, análisis y pagos.
¿Qué factores se deben tener en cuenta al elegir un software de gestión de gastos?
Revisar todas estas herramientas de seguimiento de gastos empresariales puede resultar abrumador, especialmente cuando se comparan con el flujo de trabajo de tu propia empresa. Echemos un vistazo a las funciones clave que debes tener en cuenta:
- Facilidad de uso
- Capacidades de automatización
- Integración de software de contabilidad
- Compatibilidad con tarjetas corporativas
- Acceso móvil
- Escalabilidad
- Precios
- Sólida seguridad de los datos
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Organiza tus gastos con la plataforma bancaria para empresas Slash.
Las pequeñas empresas suelen tener dificultades para dar sentido a los datos de gastos dispersos entre tarjetas, facturas y cuentas bancarias. Slash es una excelente solución para optimizar la gestión de gastos y supervisar los gastos en tiempo real, al tiempo que se cumple con las obligaciones fiscales.
Nuestras herramientas de categorización de gastos ayudan a los equipos a organizar automáticamente las transacciones por tipo (por ejemplo, viajes, material de oficina, software), lo que facilita el seguimiento del destino del dinero sin necesidad de clasificarlo manualmente. Esto puede dar lugar a una contabilidad más clara, una declaración de impuestos más rápida y una visión más clara del cumplimiento del presupuesto. Al categorizar los gastos en el origen, nuestra plataforma ofrece visibilidad en tiempo real del flujo de caja y simplifica la conciliación con los sistemas contables.
Las tarjetas de crédito corporativas de Slash son parte de nuestra solución de gestión de gastos. Los controles de gastos detallados y la información en tiempo real de nuestra plataforma te permiten supervisar los gastos de las tarjetas y señalar posibles problemas de cumplimiento o compras no autorizadas. Con límites por comerciante y restricciones de aprobación, no tendrás que preocuparte por lo que entra y sale de tu cuenta bancaria empresarial.
¿Algo más? Estas tarjetas ofrecen hasta un 2 % de reembolso, lo que te permite obtener un valor líder en el sector cada vez que tú o tu equipo realizáis una compra relacionada con el negocio.
Con la plataforma bancaria empresarial Slash, no tendrás que pasar largas noches recopilando recibos y tecleando números. Nuestro software de gestión de gastos automatiza todo, liberando tu tiempo, tu capital y mucho estrés innecesario.
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Preguntas frecuentes
¿Qué software de contabilidad es el más adecuado para integrarse con Slash?
El gestor de gastos empresariales Slash es compatible con varias plataformas de contabilidad, pero las dos que solemos recomendar son Quickbooks y Xero. Con Quickbooks, puedes revisar datos detallados de transacciones, programar sincronizaciones con Quickbooks Online y utilizar la API de Slash para compartir datos en tiempo real entre plataformas. Los usuarios de Xero pueden mantener sus cuentas totalmente actualizadas al tiempo que automatizan la gestión del efectivo y optimizan el capital circulante.
¿Cuál es la norma del IRS sobre los recibos de gastos?
De acuerdo con las normas del IRS, los empleados deben presentar los recibos de:
1. Cualquier gasto superior a 75 dólares cuya naturaleza no quede clara en el recibo electrónico.
2. Todas las facturas de alojamiento para las que la empresa de tarjetas de crédito no proporciona el desglose electrónico de cada gasto por parte del comerciante.
3. Cualquier gasto pagado por el empleado sin utilizar la tarjeta de crédito de la empresa.
Muchos pagos no vienen acompañados de recibos, como en el caso del seguimiento del kilometraje, pero los que sí los tienen deberían registrarse.
¿Qué debe incluir en su informe de gastos?
Un informe de gastos completo debe incluir la fecha de cada compra, la categoría del gasto, el importe, el proveedor, el motivo comercial (la justificación de por qué era necesaria la compra) y los recibos o la documentación pertinente. Una clasificación y documentación claras agilizan el reembolso y garantizan que tu contabilidad cumpla con las normas fiscales.
