Software de seguimiento de gastos: las mejores herramientas y alternativas más inteligentes para las empresas
Llevar un control de los gastos empresariales, especialmente si tu empresa es joven o acaba de empezar, puede no parecer gran cosa. Pero cuando tu negocio comienza a crecer y tus operaciones se vuelven cada vez más complicadas, la cantidad de gastos e historiales financieros que debes controlar puede llegar a ser demasiado para gestionarla por tu cuenta. Entre recibos de viajes, suscripciones a software, facturas de proveedores, reembolsos a empleados y mucho más, la cantidad de información que tu equipo debe organizar y supervisar puede resultar abrumadora.
Por eso, el software de seguimiento de gastos se ha convertido en una parte esencial de las operaciones comerciales modernas. La herramienta adecuada puede automatizar la introducción de datos, clasificar las transacciones automáticamente y generar informes en cuestión de segundos. Para las pequeñas empresas, eso puede significar menos tiempo dedicado al papeleo y más tiempo dedicado al crecimiento.
Sin embargo, elegir el software de gestión de gastos adecuado no es tan fácil como desplazarse por una lista de los «10 mejores». Muchas plataformas pueden ofrecer interfaces de usuario poco intuitivas o requerir que se utilicen varias aplicaciones para tarjetas de crédito, reembolsos e integraciones contables. Necesita resultados que se adapten a su flujo de trabajo y a la realidad de las empresas modernas, y saber qué buscar antes de registrarse puede ahorrarle el dolor de cabeza de incorporarse a un software que no es el ideal.
En esta guía, analizaremos algunas de las características clave que debe tener un buen software de seguimiento de gastos. También destacaremos algunas de nuestras mejores opciones. En resumen, mostraremos por qué Slash es actualmente la mejor opción del mercado para combinar tarjetas, pagos en tiempo real y operaciones bancarias con un software de seguimiento de gastos creado por expertos.1 En lugar de obligarte a combinar varios servicios, Slash te permite gestionar todas tus finanzas en un solo lugar gracias a la integración con herramientas conocidas como QuickBooks y análisis financieros integrados. Sigue leyendo para obtener más información:
¿Qué es el software de seguimiento de gastos y cómo funciona?
El software de seguimiento de gastos puede incluir diversas herramientas destinadas a ayudarle a gestionar, registrar, clasificar y reportar mejor sus gastos. Con herramientas automatizadas y software digital, este proceso puede ser como contratar a un contable digital, que se conecta directamente con las tarjetas corporativas o las cuentas bancarias de su empresa para realizar un seguimiento y registrar sus gastos. Cuando llega la temporada de impuestos, las herramientas adecuadas de seguimiento de gastos pueden ahorrarle tiempo, energía y dinero.
Así es como funciona el seguimiento de gastos con Slashh:
- Sus empleados realizan compras utilizando tarjetas de crédito corporativas o cuentas bancarias vinculadas.
- El software registra esas transacciones.
- Las integraciones contables pueden cotejar las transacciones con los recibos (mediante funciones como el escaneo de recibos o la carga de fotos) y asignarlas automáticamente a las categorías de gastos adecuadas.
- Sincronización con plataformas como QuickBooks, Xero o NetSuite para la conciliación en tiempo real.
Los mejores sistemas lo hacen sin necesidad de introducir datos manualmente. Extraen la información de tus tarjetas automáticamente, señalan posibles problemas de cumplimiento y generan informes listos para su aprobación o auditoría.
Slash simplifica aún más este proceso. Los gastos se clasifican automáticamente en el momento en que se producen. Las compras con tarjetas corporativas, los gastos de viaje y los gastos comerciales se sincronizan con herramientas de contabilidad como QuickBooks y Xero. En lugar de tener que cambiar entre varias aplicaciones de seguimiento, obtienes una vista conectada del flujo de caja de tu empresa.
Características principales del software de seguimiento de gastos
Cuando se comparan plataformas de seguimiento de gastos, hay algunas características que marcan la diferencia entre un flujo de trabajo manual y un sistema verdaderamente automatizado:
- Captura automatizada de gastos. Software de seguimiento que puede registrar automáticamente las transacciones de tarjetas corporativas y cuentas bancarias, al tiempo que ofrece la posibilidad de escanear recibos para cualquier gasto extra. Esto reduce los errores y garantiza que se contabilicen todas las transacciones.
- Categorización inteligente. Las herramientas útiles utilizan el aprendizaje automático o la automatización basada en reglas para asignar los gastos a las categorías correctas, como viajes, comidas, suscripciones, etc., sin necesidad de que los empleados introduzcan datos. Los grupos de tarjetas también pueden ayudarle a clasificar los gastos antes incluso de que se produzcan.
- Funcionalidad móvilLas aplicaciones de control de gastos como QuickBooks permiten a los empleados tomar fotos de los recibos, enviar informes de gastos y obtener reembolsos directamente desde sus teléfonos.
- Integraciones. Su software puede ir más allá de una sola función, conectándose a la perfección con su software de contabilidad y sus sistemas ERP existentes, y sincronizándose con QuickBooks, Xero o NetSuite. Esa integración garantiza que los gastos aparezcan automáticamente en sus cuentas de resultados y balances, lo que reduce el trabajo manual y mejora la precisión.
Otras características valiosas incluyen:
- Flujos de trabajo de aprobación para acelerar el cumplimiento normativo y la supervisión de la gestión.
- Soporte multi-entidad para empresas que operan en distintos departamentos o filiales.
- Herramientas de cumplimiento normativo y aplicación de políticas que señalan gastos inusuales.
- Seguimiento de gastos para una visibilidad del flujo de caja en tiempo real.
- Herramientas de seguimiento y previsión presupuestaria
Todas estas características ayudan a reducir la carga administrativa de los equipos financieros; para muchas empresas, marcan la diferencia entre lidiar con hojas de cálculo y operar con claridad.
El mejor software de seguimiento de gastos de 2025
Actualmente existen varias herramientas de seguimiento de gastos en el mercado, pero no todas proporcionan el control completo necesario para mantener una supervisión clara de los gastos. A continuación, hemos recopilado algunas de las mejores opciones para las empresas en 2025:
Barra
La mayoría de las herramientas de seguimiento de gastos están diseñadas para gestionar transacciones, no los sistemas que hay detrás de ellas. Slash reinventa ese modelo combinando la gestión de gastos, las tarjetas corporativas, los pagos en tiempo real y las integraciones contables en una única plataforma conectada.
Puede emitir tarjetas, aprobar gastos y realizar un seguimiento de los mismos de forma automática, sincronizando cada transacción directamente con su sistema de contabilidad. Slash elimina la necesidad de utilizar múltiples aplicaciones al consolidarlas en una única solución de gestión en un panel de control intuitivo.
Esto significa menos integraciones que mantener, menos tareas manuales y más visibilidad sobre cómo gasta su empresa.
Expensify
Expensify es una empresa muy conocida en el ámbito del seguimiento de gastos, que ofrece potentes herramientas para la presentación de informes de gastos, el escaneo de recibos y la gestión de reembolsos. Es sencilla, intuitiva y se integra con los principales sistemas de contabilidad, como QuickBooks, Xero y NetSuite.
Sin embargo, aunque Expensify funciona bien para pequeñas empresas y particulares, las organizaciones más grandes pueden encontrarlo limitado a la hora de gestionar tarjetas corporativas o presupuestos de múltiples entidades. La plataforma sigue requiriendo sistemas separados para la gestión de tarjetas y los pagos, lo que puede añadir pasos adicionales a sus flujos de trabajo.
FreshBooks
Conocida principalmente como una plataforma de software de contabilidad, FreshBooks también ofrece funciones integradas de seguimiento de gastos que resultan muy atractivas para autónomos y pequeñas empresas. Sus herramientas de escaneo de recibos y gestión de facturas son fáciles de usar y se integran perfectamente con tarjetas de crédito y cuentas bancarias para realizar importaciones automáticas.
¿La desventaja? Es más adecuado para equipos pequeños. Las empresas con varios departamentos o volúmenes de gastos más elevados pueden necesitar un software de gestión más robusto para el cumplimiento normativo y las aprobaciones multinivel.
Rampa
Ramp combina tarjetas corporativas con un seguimiento automatizado de gastos. La plataforma se centra en la automatización, lo que proporciona a los equipos financieros visibilidad en tiempo real del gasto en todas las categorías. Es especialmente popular entre las empresas emergentes y tecnológicas que valoran las herramientas financieras que dan prioridad a la automatización.
Las características de Ramp incluyen categorización automática, controles de aprobación e integraciones contables. Sin embargo, algunos usuarios pueden encontrar sus opciones de recompensas limitadas en comparación con otras opciones de reembolso más elevadas.
Gasto ondulado
Diseñado para empresas que ya utilizan Rippling para la gestión de nóminas y empleados, Rippling Spend integra el seguimiento de gastos en los flujos de trabajo de RR. HH. y los programas de tarjetas.
Es una opción conveniente si tu empresa ya utiliza Rippling, pero no es tan ideal como herramienta independiente para el seguimiento de los gastos empresariales.
Payhawk
Payhawk es una opción sólida para medianas y grandes empresas que necesitan capacidades globales. Admite múltiples divisas, tarjetas de crédito corporativas e informes de gastos automatizados, con integraciones profundas en SAP Concur y NetSuite.
El enfoque de Payhawk hacia las grandes empresas y las empresas de gran tamaño significa que algunas de sus completas funciones y precios pueden no ser adecuados para las pequeñas empresas y las startups.
Software gratuito frente a software de pago para el seguimiento de gastos: qué hay que tener en cuenta
Como ocurre con la mayoría de las cosas, las herramientas gratuitas pueden resultar muy atractivas, pero es posible que no cubran todas las funciones que necesitas. Las herramientas gratuitas suelen ser ideales para empresas emergentes o pequeñas empresas, pero ofrecen funciones limitadas que, en última instancia, te obligan a realizar más trabajo manual.
Por otro lado, el software de pago te da acceso a programas más sofisticados, que incluyen automatización, mejores integraciones, cumplimiento de políticas y datos en tiempo real que te ayudan a gestionar los gastos empresariales de forma proactiva. Aunque hay un coste inicial, el tiempo y la precisión que ganas pueden compensarlo.
Muchos servicios, como Slash, ofrecen versiones gratuitas y de pago con descripciones claras de cada oferta. Sin embargo, puede que no siempre sea así. Algunas plataformas pueden incluir costes ocultos, como tarifas por errores, sincronización o extracción de datos. Considere opciones como Slash para soluciones a largo plazo, que ofrecen precios por adelantado y la posibilidad de escalar con automatización y funciones avanzadas. Alternativamente, comience con un plan gratuito que aún proporcione un conjunto de herramientas sólidas para una gestión exitosa de los gastos.
Cómo elegir el software de seguimiento de gastos adecuado para tu empresa
Encontrar el software de seguimiento adecuado depende de cómo opera su empresa y del nivel de control que necesite. He aquí una forma práctica de reducir las opciones:
- Defina su tamaño y escala. Un emprendedor individual no necesita herramientas de nivel empresarial como SAP Concur, mientras que una startup en rápido crecimiento puede superar en poco tiempo una simple aplicación de seguimiento de gastos.
- Identifique las funciones imprescindibles. Determine si eso significa escaneo de recibos, acceso móvil, informes de gastos automatizados, tarjetas u otras funciones. Si su negocio depende de los viajes, busque módulos sólidos de viajes y gastos.
- Comprueba las integraciones. Asegúrate de que la herramienta funciona con tu software de contabilidad o ERP actual, como QuickBooks, Xero o NetSuite.
- Evalúa la experiencia del usuario. Tus empleados serán quienes más lo utilicen, por lo que la facilidad de uso es importante. Los mejores sistemas hacen que la presentación de informes de gastos sea intuitiva y están diseñados pensando en personas reales.
- Ten en cuenta el retorno de la inversión y la escalabilidad. Las herramientas gratuitas pueden funcionar ahora, pero una solución de gestión escalable como Slash crece con tu empresa. Sus tarjetas bancarias y corporativas integradas te permiten ahorrar tiempo al evitar tener que combinar varios sistemas más adelante.
Slash cumple todos estos requisitos: una única plataforma que integra automáticamente los pagos, los gastos y la generación de informes.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué los propietarios de pequeñas empresas deben llevar un control de sus gastos?
El seguimiento de los gastos empresariales ayuda a los propietarios a comprender el flujo de caja, cumplir con las obligaciones fiscales y tomar mejores decisiones financieras. Con un software de seguimiento automatizado como Slash expense tracking, puede llevar registros precisos sin perder tiempo en la introducción manual de datos.
¿Cuáles son las tendencias en materia de software de seguimiento de gastos?
La automatización es una tendencia actual en el seguimiento de gastos. Las empresas están dejando atrás la introducción manual de datos y adoptando sistemas que integran operaciones bancarias, pagos con tarjeta y contabilidad. Herramientas como Slash lideran este cambio al combinar pagos en tiempo real, categorización de gastos y análisis en una única plataforma de gestión.
