Cómo la automatización de la gestión de gastos simplifica el gasto y el cumplimiento normativo
A medida que su negocio crece, gestionar los gastos diarios de su equipo puede resultar complicado. Cada vez más empleados realizan más compras: viajes, software, suministros, comidas, gastos relacionados con los clientes. En poco tiempo, los detalles de las transacciones se dispersan entre extractos de tarjetas de crédito, bandejas de entrada de correo electrónico y recibos en papel, lo que dificulta ver cómo se gasta realmente el dinero de su empresa.
Sin un sistema de gestión de gastos, tu equipo se ve obligado a revisar extractos, buscar recibos perdidos en bandejas de entrada y copiar manualmente los detalles de las transacciones en hojas de cálculo. Se pueden pasar por alto aprobaciones importantes, los recibos pueden no enviarse y, con el tiempo, la gestión de gastos se vuelve más reactiva que proactiva.
El software de gestión automatizada de gastos puede aportar estructura al proceso. En lugar de depender de una combinación de herramientas inconexas y pasos manuales, las empresas pueden centralizar los reembolsos, las tarjetas corporativas, la aplicación de políticas de gastos y los flujos de trabajo de aprobación en un único sistema. En esta guía, repasaremos las mejores prácticas para implementar un sistema automatizado de gestión de gastos. Explicaremos las herramientas que ayudan a automatizar los procesos manuales y las formas prácticas de realizar un seguimiento de su eficacia a lo largo del tiempo.
Plataformas como Slash aplican estos principios a través de un sistema unificado de gestión de gastos diarios. Con la tarjeta Slash, las empresas pueden establecer controles de gasto detallados, capturar recibos automáticamente en el punto de compra y clasificar las transacciones en tiempo real.¹ Toda la actividad se refleja en el panel de control de Slash, lo que proporciona a los equipos financieros una visibilidad más clara del gasto y genera datos estructurados que se sincronizan directamente con el software de contabilidad. Siga leyendo para obtener más información.
¿Qué es la automatización de la gestión de gastos?
La gestión de gastos abarca una serie de procesos dentro de una organización, entre los que se incluyen la presentación de informes de gastos, las aprobaciones, los reembolsos, la aplicación de políticas y mucho más. La automatización de la gestión de gastos reúne todas estas actividades en un software que conecta los canales de gasto de la empresa con controles integrados, lo que permite una supervisión más rápida y coherente.
En la práctica, la automatización de la gestión de gastos implica más que solo software. Combina herramientas interconectadas, como tarjetas corporativas, banca y tesorería, en un único sistema para simplificar la gestión financiera de principio a fin. Por ejemplo, una compra realizada con una tarjeta de empresa puede comprobarse con las normas de gasto preestablecidas; una vez aprobada, el recibo y los detalles de la transacción se cargan automáticamente en un panel de control de gestión de gastos, donde se clasifican automáticamente; a continuación, esa transacción puede exportarse a un software de contabilidad sin necesidad de reformatear ninguno de los detalles.
Algunas de las ventajas de implementar un sistema de gestión de gastos bien estructurado son:
- Reducción de la introducción manual de datos: La categorización automatizada y el escaneo de recibos pueden eliminar la necesidad de copiar los detalles de las transacciones de los recibos y las tarjetas corporativas a hojas de cálculo. Esto puede ahorrar horas de trabajo manual y reducir el riesgo de errores como entradas duplicadas.
- Envío más rápido de gastos: Los empleados pueden presentar los gastos de negocio pagados de su bolsillo subiendo los recibos, que luego se escanean y se incorporan al registro general de transacciones de la empresa.
- Mejor cumplimiento y aplicación de las políticas: Los sistemas automatizados aplican las políticas de la empresa en el punto de venta mediante tarjetas corporativas con controles integrados. Los gastos que no se ajustan a la política pueden bloquearse antes de que se produzcan, mientras que las transacciones inusuales se marcan para su revisión, lo que refuerza tanto el cumplimiento normativo como la prevención del fraude.
- Mayor visibilidad y mejores informes sobre los gastos: Las transacciones se unifican en todos los canales, desde tarjetas hasta transferencias bancarias salientes. Los gastos se clasifican automáticamente, se desglosan por método de pago y se organizan fácilmente para incluirlos en los balances y las cuentas de resultados para su revisión financiera periódica.
- Ahorro de tiempo para los equipos de finanzas y contabilidad: Al sincronizar los datos financieros con sistemas integrados de contabilidad o ERP, las empresas pueden optimizar la conciliación, la presentación de informes, la declaración de impuestos y la preparación de auditorías.
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6 Componentes clave de la automatización de la gestión de gastos
La automatización integral de la gestión de gastos requiere el uso de varias herramientas interconectadas. Juntas, pueden dar soporte a todo el ciclo de vida de los gastos, desde la compra hasta la aprobación y la conciliación, al tiempo que reducen el trabajo manual tanto para los empleados como para los equipos financieros. A continuación se presentan algunas de las características y herramientas básicas que incluye un sistema automatizado de gestión de gastos:
Captura digital de recibos y OCR
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extrae los datos de las imágenes de los recibos y los introduce directamente en su sistema de gestión de gastos. Cuando los empleados suben un recibo, el sistema lee automáticamente los nombres de los comercios, las fechas y los importes, lo que elimina la necesidad de introducir los datos manualmente. A continuación, los gastos se pueden clasificar y enviar para su aprobación según unas reglas predefinidas, lo que permite a los equipos financieros centrarse en las excepciones en lugar de en las transacciones rutinarias.
Aplicación automatizada de políticas y controles de gastos
Cuando las tarjetas de crédito corporativas se integran con un software de gestión de gastos, se pueden aplicar controles de gasto en el momento de la compra. Con Slash, se pueden emitir tarjetas virtuales con límites preestablecidos, categorías de comerciantes aprobadas y restricciones a nivel de categoría. Las transacciones que infringen las políticas de la empresa se pueden bloquear antes de que se produzcan, lo que evita los gastos que no se ajustan a la política en lugar de señalarlos más tarde durante la conciliación.
Flujos de trabajo de aprobación y enrutamiento condicional
Los flujos de trabajo de aprobación determinan cómo se mueven las transacciones a través de su organización para su revisión. Los sistemas automatizados pueden dirigir los gastos al aprobador adecuado en función de los umbrales de importe, las categorías de gastos, los departamentos o los códigos de proyecto. Una compra de material de oficina por valor de 50 dólares puede aprobarse automáticamente, mientras que un alquiler de equipo por valor de 5000 dólares se dirige al director del departamento. La misma lógica se aplica a otras acciones financieras, como las transferencias bancarias salientes, los débitos y otras transacciones, para garantizar la aplicación coherente de las políticas en las diferentes transacciones.
Integración con herramientas de contabilidad y ERP
El software de gestión de gastos se puede integrar con plataformas de contabilidad como QuickBooks o Xero, así como con sistemas ERP como Oracle NetSuite. Estas integraciones permiten sincronizar automáticamente los datos de gastos categorizados con el libro mayor, lo que reduce la conciliación manual y mantiene los registros financieros actualizados. Slash se integra con plataformas líderes como QuickBooks y Xero para compartir datos sin problemas entre sus sistemas financieros y contables.
Paneles de control y análisis en tiempo real
Los paneles de control de gestión de gastos pueden consolidar datos de tarjetas corporativas, transferencias bancarias, reembolsos y otros métodos de pago en una única vista. Con toda su actividad financiera almacenada en un solo lugar, puede utilizar herramientas de análisis integradas para realizar un seguimiento de los patrones de gasto e identificar los comercios de mayor valor, dónde están aumentando los costes y qué empleados o equipos se están acercando a los límites presupuestarios. Esta visibilidad del flujo de caja permite tomar decisiones más proactivas y basadas en datos en materia de presupuestación, actualización de políticas y control de costes.
Sistemas de reembolso
A veces, los empleados pagan los gastos de la empresa de su propio bolsillo. Un flujo de trabajo de reembolso estructurado facilita la revisión de estos gastos en función de las políticas de la empresa y agiliza los reembolsos a las cuentas bancarias de los empleados. Con la función de reembolso de Slash, los empleados pueden vincular sus cuentas bancarias personales directamente al panel de control. Cuando se cargan los recibos, el OCR captura los detalles de la transacción y rellena automáticamente los informes de gastos. A continuación, los administradores pueden revisar los reembolsos pendientes y aprobar los reembolsos para su depósito directo en las cuentas de los empleados.
Mejores prácticas para implementar la automatización de gastos
La automatización de la gestión de gastos requiere algo más que la simple adopción de un nuevo software. Las organizaciones que obtienen los mejores resultados suelen dedicar tiempo a establecer políticas claras, configurar los sistemas para que se adapten a sus flujos de trabajo y asegurarse de que los empleados comprenden cómo utilizar las nuevas herramientas de forma eficaz. Estas prácticas recomendadas pueden ayudar a maximizar las ventajas de la automatización y minimizar las interrupciones durante la transición:
Estandarizar las categorías y políticas de gastos.
Las categorías de gastos bien definidas pueden facilitar el análisis de los patrones de gasto, la aplicación de los presupuestos y la preparación de la declaración de impuestos. Las categorías deben ajustarse a su plan de cuentas y a los requisitos fiscales, distinguiendo entre gastos deducibles, como los viajes de negocios y las comidas, los gastos de capital para equipos y los gastos no deducibles. Las categorías estandarizadas también ayudan a garantizar la coherencia entre los departamentos, lo que facilita la comparación de los gastos y la identificación de oportunidades de ahorro.
Defina reglas y límites automatizados por adelantado.
Los sistemas automatizados funcionan mejor cuando las reglas se configuran minuciosamente desde el principio. Dedique tiempo a planificar los controles de gastos, los umbrales de aprobación y los procedimientos de enrutamiento antes de emitir tarjetas o implementar el sistema. Las reglas claras reducen la necesidad de supervisión manual y pueden ayudar a prevenir infracciones de las políticas antes de que se produzcan.
Formar a los empleados en flujos de trabajo de automatización.
Crea documentación exhaustiva que explique tus políticas de gastos para comunicar a tu equipo cómo se aplican las normas y establecer expectativas claras sobre el gasto. Además, incluye información sobre cómo funcionan las normas automatizadas de gestión de gastos con instrucciones paso a paso para tareas comunes como enviar recibos, solicitar reembolsos o utilizar tarjetas corporativas.
Supervisar el rendimiento y perfeccionar los procesos con el tiempo.
La automatización de gastos no es una solución que se pueda configurar y olvidar. El seguimiento de las métricas adecuadas puede ayudar a identificar dónde persisten los cuellos de botella, dónde las políticas pueden ser demasiado restrictivas o demasiado laxas, y dónde puede ser necesaria una formación adicional. La revisión periódica de los patrones de gasto también puede revelar qué categorías de gastos superan o no alcanzan sistemáticamente el presupuesto, lo que permite a los equipos ajustar los controles y los procesos antes de que los pequeños problemas se conviertan en problemas mayores.
Medición del éxito: KPI y métricas
Una parte importante de la gestión eficaz de los gastos es supervisar el rendimiento de su sistema a lo largo del tiempo. El seguimiento de las métricas clave ayuda a determinar si su sistema respalda las políticas de gastos, reduce los retrasos y se adapta al crecimiento de su negocio. A continuación se presentan algunas métricas comunes que utilizan las empresas para evaluar la eficacia de sus políticas y automatizaciones de gestión de gastos:
- Tiempo de tramitación de los gastos: Mide el tiempo que tarda un gasto en pasar de la presentación a quedar completamente registrado en su sistema contable. Esta métrica destaca el ahorro de tiempo logrado gracias a la automatización y debe supervisarse continuamente, ya que las ralentizaciones repentinas suelen indicar problemas con la recepción de informes o la ruta de aprobación.
- Índice de cumplimiento de políticas: Realiza un seguimiento del porcentaje de gastos que cumplen con las políticas de la empresa frente a aquellos que requieren excepciones o que se marcan como infracciones. Unos índices de cumplimiento bajos pueden indicar que las políticas no son claras, que los límites de gasto son demasiado restrictivos o que es necesario perfeccionar determinadas categorías de gastos.
- Tasas de error o excepción: Mide la frecuencia con la que los gastos contienen errores, información incompleta o requieren intervención manual. Las tasas de error elevadas pueden indicar problemas como la mala calidad de los recibos, reglas de categorización poco claras o la necesidad de formación adicional para los empleados sobre los flujos de trabajo de presentación.
- Plazo de reembolso: Realiza un seguimiento del tiempo que esperan los empleados entre la presentación de los gastos pagados de su bolsillo y la recepción del reembolso. Aunque está relacionada con el tiempo de tramitación de los gastos, esta métrica se centra específicamente en los reembolsos y refleja tanto la rapidez de la aprobación como el esfuerzo administrativo.
- Coste por gasto: Calcula el coste administrativo de procesar cada transacción de gastos, incluyendo el tiempo del personal y los costes del sistema. Comparar esta métrica entre los distintos tipos de gastos puede ayudar a identificar dónde la automatización tiene un mayor impacto y dónde las mejoras adicionales en el flujo de trabajo pueden reducir los gastos generales.
Elegir la solución adecuada para la gestión automatizada de gastos
No todas las plataformas de gestión de gastos ofrecen las mismas capacidades ni se adaptan a todos los modelos de negocio. La solución adecuada depende del tamaño de su empresa, los patrones de gasto, los sistemas contables existentes y el nivel de control que necesite sobre los gastos de los empleados. Sin embargo, hay algunas características importantes que debe tener en cuenta independientemente de su configuración actual. A la hora de evaluar las opciones, busque:
- Fácil emisión de tarjetas de crédito corporativas con reglas de gasto que aplican automáticamente las políticas de la empresa.
- Visibilidad de las transacciones en tiempo real, respaldada por paneles de análisis que mejoran la supervisión financiera y alertas que ayudan a detectar posibles fraudes.
- Categorización automatizada que identifica a los proveedores y los detalles de los gastos para aplicar etiquetas coherentes en todas las transacciones.
- Flujos de trabajo de reembolso que simplifican el envío de recibos para los empleados y la revisión y el procesamiento para los equipos financieros.
- Integraciones con sistemas de contabilidad y ERP para optimizar la conciliación, la presentación de informes y la preparación de impuestos.
- Flujos de trabajo de aprobación personalizables que reducen las fricciones en las compras rutinarias y derivan las transacciones de mayor valor para su revisión adicional.
Automatiza la gestión de gastos con Slash.
La gestión de gastos funciona mejor cuando el gasto, la revisión y la presentación de informes se realizan en un solo lugar. Slash ayuda a las empresas a gestionar los gastos de los empleados combinando tarjetas corporativas, captura automática de recibos y controles de políticas en un solo sistema. En lugar de revisar los gastos a posteriori, los equipos financieros pueden realizar un seguimiento de las transacciones a medida que se producen, lo que permite una supervisión más clara y reduce los problemas que hay que resolver a posteriori.
Slash combina la automatización con una infraestructura bancaria empresarial completa, lo que proporciona a los equipos financieros un único sistema para controlar el gasto, realizar un seguimiento de los gastos y mover dinero de forma eficiente. Entre sus funciones principales se incluyen:
- Tarjeta Slash Visa Platinum: Obtenga hasta un 2 % de reembolso con controles de gasto detallados, límites configurables, captura automática de recibos y emisión ilimitada de tarjetas para empleados.
- Supervisión del gasto en tiempo real: La supervisión basada en inteligencia artificial detecta actividades inusuales, evita gastos que incumplan las políticas antes de que se produzcan y envía alertas directamente a los administradores.
- Flujos de trabajo de aprobación: Dirija los pagos y débitos de transacciones grandes o delicadas a los gestores adecuados antes de que se transfieran los fondos.
- Herramientas de reembolso: Organizar los recibos y los detalles de los gastos pagados de su propio bolsillo y enviar depósitos directos a las cuentas bancarias de los empleados conectadas.
- Integraciones contables: Sincronice automáticamente los datos de las transacciones con QuickBooks, conéctese a herramientas adicionales a través de Plaid o importe datos desde Xero para simplificar la conciliación y la generación de informes.
- Diversos métodos de pago: Envíe pagos a través de ACH global, transferencias bancarias internacionales a más de 180 países a través de SWIFT y redes nacionales en tiempo real como RTP y FedNow. Incluye compatibilidad nativa con criptomonedas para convertir fondos en monedas estables vinculadas al dólar estadounidense, como USDC o USDT, para transferencias basadas en blockchain.⁴
- Tesorería de alto rendimiento: Obtenga hasta un 3,86 % de rendimiento anualizado a través de fondos del mercado monetario respaldados por BlackRock y Morgan Stanley.⁶
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor software de gestión de gastos?
El mejor software de gestión de gastos depende del tamaño de su empresa, el volumen de transacciones y los sistemas financieros existentes. Las soluciones sólidas como Slash combinan el seguimiento automatizado de gastos, los controles de políticas, las tarjetas corporativas y las integraciones contables para reducir el trabajo manual y mejorar la visibilidad y el cumplimiento normativo.
¿Cuánto tiempo suele tardar en implementarse una solución de gestión de gastos?
El tiempo de implementación varía en función de la complejidad, pero muchas plataformas modernas se pueden configurar en cuestión de días, en lugar de meses. Los sistemas basados en la nube con integraciones contables preconfiguradas y flujos de trabajo configurables permiten a los equipos empezar a automatizar los gastos rápidamente sin necesidad de realizar cambios importantes en los procesos.
¿Con qué sistemas debe integrarse el software de gestión de gastos?
El software de gestión de gastos debe integrarse con sistemas de contabilidad como QuickBooks y Xero o plataformas ERP como Netsuite o Sage Intacct. Para los operadores de comercio electrónico, busque plataformas como Slash con servicios comerciales para los principales mercados como Shopify o Amazon.
