Gestión de tarjetas de crédito corporativas: mejores prácticas y consejos de automatización para 2025
Es posible que su empresa ya cuente con una tarjeta de crédito corporativa, pero ¿realmente le está sacando el máximo partido? Las tarjetas corporativas se encuentran entre las herramientas más poderosas que puede utilizar el propietario de una empresa, sin embargo, muchas empresas pueden estar dejando de lado valiosas recompensas o confiando en sistemas obsoletos que podrían limitar el potencial de sus tarjetas corporativas.
Hoy en día, el verdadero valor de una tarjeta de crédito corporativa va mucho más allá de las ventajas de los viajes de negocios o los descuentos en material de oficina. Una tarjeta corporativa bien elegida puede ayudar a los empresarios a protegerse contra el fraude, establecer normas de gasto que fomenten la responsabilidad de los empleados y automatizar la tediosa tarea de informar sobre los gastos. Al implementar herramientas avanzadas de gestión de gastos en las operaciones diarias, su empresa puede fomentar una cultura de responsabilidad financiera, fortalecer la comunicación entre el equipo y proteger a su empresa de los riesgos de una mala gestión financiera.
En esta guía, explicaremos cómo una gestión inteligente de las tarjetas de crédito corporativas puede facilitar sus operaciones y ayudarle a ahorrar dinero. También le mostraremos cómo las tarjetas de crédito corporativas de Slash se integran a la perfección con nuestra plataforma de gestión financiera, diseñada para ayudar a los propietarios a dedicar menos tiempo al seguimiento de los gastos y más tiempo al crecimiento de su negocio.1 Con Slash, su empresa puede obtener hasta un 2 % de reembolso en cada compra, al tiempo que obtiene información sobre los gastos en tiempo real, un seguimiento automatizado de los gastos y herramientas financieras avanzadas que facilitan la gestión de los gastos.
¿Qué es la gestión de tarjetas de crédito corporativas?
La gestión de tarjetas corporativas se refiere a los procesos que utiliza una empresa para emitir, realizar un seguimiento y controlar sus tarjetas de crédito con el fin de gestionar los gastos empresariales. A continuación, desglosaremos algunos de los procesos clave que intervienen en la gestión eficaz de las tarjetas corporativas, explicando en qué consisten, cómo funcionan y por qué son importantes:
- Gestión de gastos de los empleados: Gestionar las tarjetas de crédito corporativas de sus empleados con controles de gasto puede evitar el uso indebido de los fondos de la empresa, simplificar los reembolsos, limitar el gasto excesivo y promover el cumplimiento de las políticas de la empresa.
- Análisis de gastos: Es importante saber dónde va tu dinero y cómo se utiliza. Revisar periódicamente tus categorías de gastos puede ayudarte a identificar costes innecesarios y descubrir oportunidades para reasignar los fondos de forma más estratégica. El panel financiero de Slash genera información sobre los pagos en tiempo real y tendencias a largo plazo, lo que ayuda a los propietarios a comprender cómo maximizar el potencial de gasto de la empresa.
- Reconciliación: La conciliación es el proceso de comparar los registros financieros para garantizar que sean precisos y coherentes. Sin un software automatizado de seguimiento de gastos o contabilidad, la conciliación manual de recibos, extractos bancarios y libros de contabilidad puede ser una tarea frustrante y que requiere mucho tiempo, además de ser propensa a errores. Automatizar la conciliación mediante las herramientas de gestión de gastos de su tarjeta corporativa puede ahorrarle horas de trabajo y mantener la solidez financiera de su empresa.
- Informes de gastos: En el pasado, la presentación de informes de gastos era un tedioso proceso de contabilidad en papel en el que los empleados debían llevar un registro de sus recibos en un libro de contabilidad. Con Slash, la presentación de informes de gastos se realiza en tiempo real; las compras realizadas con la tarjeta de crédito corporativa de Slash se clasifican y registran automáticamente; a partir de ahí, sus datos financieros se pueden sincronizar con programas de contabilidad como QuickBooks y Xero.
- Mejora de la recompensa: Analizar tus categorías de gastos puede ayudarte a descubrir nuevas oportunidades para maximizar recompensas como reembolsos, créditos en el extracto y descuentos. Muchas tarjetas ofrecen descuentos y más puntos en compras que puedes realizar con regularidad, como material de oficina, publicidad o gastos de viaje. Para las empresas que se benefician de recompensas fijas y constantes, la tarjeta Slash Platinum Card ofrece hasta un 2 % de reembolso en cada compra.
Por qué es importante la gestión de las tarjetas de crédito corporativas
Además de mejorar la eficiencia operativa, la gestión de tarjetas corporativas también puede proteger a su empresa de los riesgos de una mala gestión financiera. Al mantener el orden, puede reducir la probabilidad de que se produzcan errores y preparar mejor a su empresa para las revisiones internas. A continuación se indican algunas áreas en las que una gestión proactiva de las tarjetas puede reforzar prácticas empresariales más seguras y responsables:
Auditorías
Las auditorías son una revisión exhaustiva de las finanzas y la estructura organizativa de su empresa para confirmar el cumplimiento de las normativas locales, estatales y federales. La realización de auditorías internas periódicas, facilitadas por la gestión automatizada de gastos, puede ayudar a identificar posibles problemas antes de que se lleve a cabo una auditoría externa. Las auditorías externas, realizadas por terceros independientes, evalúan sus operaciones e informan de sus conclusiones a organizaciones externas o reguladores. Un informe de auditoría externa desfavorable podría dar lugar a costosas sanciones económicas, daños a la reputación y un aumento de la supervisión reguladora.
Fraude
Aunque ningún sistema puede eliminar por completo el riesgo de fraude o robo de identidad, existen varias prácticas empresariales recomendadas que pueden proteger la información financiera de su empresa. Las tarjetas virtuales, por ejemplo, se almacenan de forma segura en una cartera digital basada en la nube, lo que las hace menos susceptibles de pérdida o robo. Las tarjetas virtuales de Slash añaden otra capa de protección con tokenización y cifrado, que ocultan los datos de la cuenta durante las transacciones para defenderse del skimming. Además, disponer de un panel de control accesible y en tiempo real del flujo de caja de su empresa le permite detectar irregularidades de forma temprana, lo que le da la oportunidad de prevenir actividades maliciosas antes de que causen daños graves.
Preparación de impuestos
Es importante asegurarse de que sus deducciones sean válidas y verificables en caso de una auditoría del IRS. Todos los gastos comerciales vinculados a una tarjeta corporativa deben estar debidamente documentados y clasificados; los registros inconsistentes o incompletos pueden dar lugar a deducciones no permitidas, multas o impuestos atrasados. El panel financiero de Slash facilita la clasificación de las compras comerciales, la adjunción de recibos y la generación de informes exportables que se ajustan a las normas de documentación del IRS.
Mejores prácticas para una gestión eficaz de las tarjetas corporativas
La gestión eficaz de las tarjetas corporativas comienza por comprender cómo encajan en la estrategia financiera de su empresa. Los sistemas y hábitos adecuados pueden ayudarle a controlar los gastos, simplificar la contabilidad y evitar problemas de cumplimiento normativo en el futuro. A continuación se indican algunas prácticas recomendadas que le ayudarán a sacar el máximo partido a su programa de tarjetas de crédito corporativas:
Identifique las necesidades y limitaciones financieras de su empresa.
Cada empresa tiene prioridades diferentes a la hora de elegir una tarjeta de crédito corporativa. Es posible que su empresa necesite una mayor integración con el software de contabilidad, un programa de recompensas por viajes para respaldar los viajes frecuentes o una tarjeta diseñada para promover hábitos financieros más responsables. Antes de solicitar una nueva tarjeta de crédito corporativa, debe identificar cierta información que puede ayudarle a tomar una decisión, como la puntuación crediticia de su empresa, los ingresos y el flujo de caja, o las categorías de gastos frecuentes. Por último, revise detenidamente los términos y requisitos de cada tarjeta corporativa, comprobando aspectos como las garantías personales, los depósitos de seguridad y las cuotas anuales.
Establezca políticas de gasto claras y flujos de trabajo de aprobación.
Gestionar los gastos de los empleados puede ser una tarea complicada. Un enfoque más inteligente es utilizar el panel de control de su tarjeta corporativa para mantener el control sobre los fondos de la empresa. Con límites de gasto ajustables, grupos de tarjetas personalizables y la posibilidad de congelar o revocar instantáneamente las cuentas mal utilizadas, puede hacer cumplir la responsabilidad sin necesidad de microgestionar. Slash ofrece todas estas herramientas y mucho más, incluyendo permisos de usuario por niveles que ayudan a los empresarios a delegar la supervisión, eliminando la necesidad de desembolsos manuales en efectivo o permisos de gasto únicos para todos.
Emitir tarjetas virtuales para pagos en línea y suscripciones.
Gestionar gastos recurrentes como suscripciones a software o servicios online puede resultar complicado cuando todos ellos se cargan a una única tarjeta de crédito de la empresa. Al emitir tarjetas virtuales específicas para cada proveedor o suscripción, puede realizar un seguimiento sencillo de los gastos, evitar cargos no autorizados y limitar la exposición en caso de que se vea comprometido un número de tarjeta. Con Slash, puede generar tarjetas virtuales al instante y asignarlas a empleados o departamentos específicos, lo que le permite controlar todas las transacciones online.
Revise los gastos periódicamente para ajustar los presupuestos y maximizar las recompensas.
Sin una visión clara de los patrones de gasto de su empresa, podría estar dejando de ganar dinero. Una herramienta de análisis intuitiva, como Slash, puede revelar dónde va realmente su dinero mostrando a qué proveedores compra con más frecuencia, cómo gastan los diferentes equipos y cómo se comparan los gastos mensuales entre los distintos métodos de pago. Con esta visibilidad, puede identificar gastos innecesarios, descubrir oportunidades de recompensa perdidas y tomar decisiones basadas en datos sobre la estrategia financiera de su empresa.
Utilice sus tarjetas de crédito corporativas de manera responsable.
Por último, lidere a su equipo con el ejemplo, creando hábitos responsables en el uso de las tarjetas de crédito. Lo fundamental es importante: pague su saldo a tiempo, mantenga un uso bajo y vigile de cerca la puntuación crediticia de su empresa. Además de un uso coherente e infalible, el seguimiento diligente de los gastos y el cumplimiento de las normas mantendrán a su empresa fuera de problemas. Con gastos categorizados, captura de recibos y herramientas para realizar revisiones internas periódicas, tendrá todos los registros que necesita para respaldar las deducciones y justificar las reclamaciones en caso de una revisión del IRS.
¿Se puede automatizar la gestión de las tarjetas de crédito corporativas?
Sí, puede. El proveedor adecuado de tarjetas de crédito corporativas puede ahorrarle horas de trabajo manual en comparación con el seguimiento de los gastos mediante hojas de cálculo o libros de contabilidad en papel.
Las plataformas modernas de tarjetas corporativas, como Slash, automatizan gran parte del proceso de gestión de tarjetas al sincronizar los datos de las transacciones directamente con herramientas de contabilidad seguras. Esta automatización reduce la introducción manual de datos, mejora la precisión de los informes financieros y le ofrece una visión más clara para la previsión y la planificación.
Ventajas de automatizar la gestión de tarjetas corporativas
Las herramientas financieras adecuadas pueden ayudarle a ahorrar tiempo, mantener un control más estricto sobre los fondos de la empresa y reducir el riesgo de fraude o mala gestión financiera. A continuación, desglosamos cómo la automatización mejora más aspectos de sus operaciones además de la contabilidad:
Mayor precisión en los informes de gastos
Redactar informes de gastos a mano puede ser un proceso imperfecto. Sin un programa de tarjetas que clasifique automáticamente las transacciones y almacene los recibos digitales, rastrear y registrar cada compra puede convertirse en una frustrante búsqueda de papeles. El seguimiento automatizado de los gastos elimina esa molestia y garantiza que sus libros estén precisos y siempre actualizados. Con Slash, cada transacción se registra, clasifica y queda lista para su revisión automáticamente.
Detección de fraudes y cumplimiento de políticas más estrictos
En lugar de mantener conversaciones incómodas sobre lo que los empleados pueden y no pueden cargar a la tarjeta de crédito de la empresa, puede evitar gastos innecesarios antes de que se produzcan estableciendo límites y reglas de gasto personalizables para tarjetas individuales o grupos de tarjetas.
Ahorro de tiempo y reducción de los gastos administrativos generales.
El uso de software de contabilidad automatizado para la gestión de gastos puede reducir drásticamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para conciliar sus finanzas. En lugar de revisar libros de contabilidad y hojas de cálculo, las tarjetas corporativas modernas generan y exportan automáticamente los datos de las transacciones, lo que agiliza y mejora la precisión de la conciliación. Este nivel de automatización también reduce la necesidad de recurrir a contables externos o a grandes equipos de auditoría interna, lo que ayuda a su empresa a ahorrar dinero y a mantener prácticas responsables.
Mayor visibilidad del flujo de caja y los presupuestos
Sin las herramientas adecuadas, puede resultar difícil tener una visión general de tus finanzas. La información sobre gastos en tiempo real y los análisis presupuestarios mensuales basados en el uso de tu tarjeta de crédito facilitan la previsión presupuestaria, la optimización del flujo de caja y la identificación de mejores oportunidades de gasto en todos tus equipos.
Optimice la gestión de sus tarjetas corporativas con Slash.
La gestión inteligente de las tarjetas corporativas puede mejorar drásticamente la eficiencia operativa de su empresa mediante la automatización, las herramientas de cumplimiento normativo y la mejora de la gestión de gastos. La tarjeta de crédito Slash Platinum, junto con el panel de control financiero Slash, reúne todas estas ventajas y ofrece a las empresas una forma potente e integrada de gestionar los gastos y reforzar su base financiera.
La tarjeta Slash Platinum Card se puede emitir a los empleados tanto en formato físico como virtual, está equipada con potentes controles de gasto y ofrece hasta un 2 % de reembolso en cada compra. Al tratarse de una tarjeta de crédito, fomenta el gasto responsable al exigir el pago íntegro en cada ciclo de facturación, lo que ayuda a su empresa a generar crédito y mantener hábitos financieros saludables. Además, gracias a su perfecta integración con QuickBooks y Xero, puede conciliar las transacciones automáticamente, lo que le garantiza estar siempre preparado para una auditoría.
Si todavía lleva un control manual de los gastos o utiliza herramientas obsoletas, es hora de actualizar sus operaciones financieras con Slash. Nuestra solicitud de tarjeta corporativa, rápida y gratuita, no requiere una verificación de crédito tradicional y se puede completar en cuestión de minutos. Haga clic aquí para unirse al creciente número de empresas que modernizan sus finanzas con Slash.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una tarjeta corporativa y una tarjeta de crédito empresarial?
Aunque los términos «tarjeta de visita» y «tarjeta corporativa» pueden utilizarse indistintamente, hay diferentes tipos de tarjetas que vale la pena señalar. Las tarjetas de crédito empresariales proporcionan a las empresas poder adquisitivo en una línea de crédito renovable; si se paga menos del saldo total, el saldo restante se traslada al siguiente ciclo de facturación con intereses. Las tarjetas de crédito empresariales conceden a los titulares una línea de crédito, pero exigen el pago íntegro al final de cada ciclo de facturación.
¿Cuáles son las ventajas de tener un programa de tarjetas corporativas?
Un programa de tarjetas corporativas con funciones de automatización puede ayudar a ahorrar tiempo, reducir los gastos administrativos, mejorar la precisión de los informes de gastos, proteger contra el fraude, obtener recompensas, mantener el cumplimiento de los gastos de los empleados y proporcionar información valiosa sobre los presupuestos y el flujo de caja.
¿Quién es responsable de las tarjetas de crédito corporativas?
El administrador de la cuenta, que puede ser el propietario de la empresa o un equipo financiero, es responsable de supervisar los pagos, gestionar las aprobaciones y comprobar los extractos de crédito. Para obtener más información sobre las responsabilidades de Slash con respecto a sus clientes, haga clic en aquí.
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