Software de automatización contable que simplificará sus finanzas y la gestión de gastos.
El futuro de las finanzas está cambiando rápidamente, y lo mismo debería ocurrir con sus operaciones contables. El software de automatización contable puede ser una herramienta útil para el proceso de gestión financiera de cualquier empresa. Renunciar a los métodos contables obsoletos puede mejorar la eficiencia en las operaciones diarias al automatizar la conciliación, minimizar el riesgo de errores al preparar los informes de gastos y agilizar la preparación de las auditorías internas. La reducción de errores libera tiempo y recursos para tareas de mayor valor, lo que convierte a las operaciones contables optimizadas en un componente fundamental de una estructura financiera moderna.
El software de contabilidad es más eficaz cuando se combina con una plataforma bancaria empresarial que centraliza los datos financieros. Estas plataformas pueden recopilar y organizar automáticamente la información de pagos de toda la empresa, lo que elimina la necesidad de cruzar referencias entre múltiples sistemas. Slash es una plataforma financiera que unifica los datos de transacciones de pagos, tarjetas y cuentas, y se sincroniza perfectamente con QuickBooks para reducir la introducción manual de datos.¹ Sin embargo, antes de elegir una solución de automatización contable, es importante comparar las opciones en función de las necesidades específicas de su empresa.
En esta guía, presentaremos varias herramientas de software de contabilidad disponibles actualmente para las empresas. Explicaremos las mejores formas de automatizar los flujos de trabajo financieros, lo que puede ayudar a optimizar los procesos normativos y de presentación de informes de su empresa. Cada herramienta de software tiene sus propias ventajas y desafíos, por lo que comprender qué servicios son los más adecuados para su empresa puede ser el primer paso para optimizar los flujos de trabajo financieros.
¿Qué es un software de contabilidad automatizado? Características principales e importancia
El software de contabilidad automatizado es una actualización moderna de los métodos contables tradicionales que permite optimizar procesos como la conciliación, la presentación de informes de gastos, la gestión de facturas, la preparación de auditorías y la declaración de impuestos mediante el uso de tecnología para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo financiero.
Algunas de las ventajas de alto nivel que su empresa puede esperar al implementar un software de contabilidad automatizado incluyen:
- Mayor precisión de los datos. La automatización permite detectar y minimizar rápidamente errores como transacciones duplicadas, recibos perdidos o transacciones clasificadas incorrectamente.
- Eficiencia temporal. Revisar manualmente los extractos bancarios y las facturas puede ralentizar el tiempo que se tarda en cerrar los libros.
- Informes financieros simplificados. El software de contabilidad puede simplificar la presentación de informes al generar automáticamente estados de pérdidas y ganancias, balances y los formularios fiscales necesarios.
La contabilidad tradicional puede ser agotadora, ya que los equipos dedican horas a introducir datos manualmente en hojas de cálculo con informes de gastos. Estos procesos manuales son propensos a errores, lo que a menudo conlleva largas tareas de limpieza posteriores. Los sistemas de contabilidad automatizados ayudan a optimizar la gestión financiera al reducir estas ineficiencias:
Integraciones externas
Para sacar el máximo partido a una configuración financiera automatizada, muchos sistemas de contabilidad permiten la sincronización con plataformas financieras de terceros, sistemas ERP y mucho más. Estas integraciones permiten a los usuarios enviar y recibir datos financieros entre plataformas, lo que supone una capacidad importante para minimizar la introducción manual de datos. Quickbooks, por ejemplo, se integra a la perfección con Slash; los usuarios de Slash pueden enviar todos los datos de las transacciones directamente a su plataforma de cuentas y, a continuación, utilizar esos datos para conciliar, redactar informes y mucho más.
Gestión de facturas
La automatización de la creación y el seguimiento de facturas ayuda a simplificar el proceso de facturación y mantiene las compras de productos o servicios organizadas y eficientes. Las plataformas de contabilidad modernas pueden utilizar la inteligencia artificial para respaldar los controles de cuentas por pagar, como la conciliación bidireccional y tridireccional. La conciliación bidireccional compara las facturas con las órdenes de compra, mientras que la conciliación tridireccional verifica las facturas con las órdenes de compra y los documentos de recepción, como los recibos o los albaranes, para ayudar a garantizar la precisión antes del pago.
Informes generados
La información financiera, incluida la elaboración de cuentas de resultados y balances, es fundamental para la salud a largo plazo de una empresa, ya que sirve de base para la toma de decisiones y la elaboración de previsiones. Algunos programas de contabilidad automatizados pueden generar estos informes de forma automática, lo que proporciona a los empresarios una visión más precisa y actualizada de la situación financiera de su empresa.
Seguimiento del tiempo y aprobaciones del flujo de trabajo
El seguimiento del tiempo es una herramienta fundamental para comprender la asignación de los costes laborales, ya que permite a las empresas ver cómo las horas de los empleados se traducen en costes en diferentes funciones, proyectos o tareas. La forma en que se asignan estos costes afecta directamente a la rentabilidad y puede servir de base para elaborar presupuestos y previsiones más precisos. La automatización del seguimiento del tiempo dentro de un sistema de contabilidad o nóminas puede ayudar a garantizar la coherencia de los datos laborales, mientras que las entradas manuales de tiempo pueden ser más propensas a errores.
¿Cuáles son algunas herramientas eficaces para la automatización de la contabilidad?
Existen muchas herramientas de automatización contable en el mercado, y sus características y capacidades pueden variar. Dependiendo de su modelo de negocio y sus necesidades operativas, algunas características pueden ser más importantes que otras. A continuación, le presentamos nuestras mejores opciones de sistemas de contabilidad automatizados a tener en cuenta:
Xero
Xero es una plataforma de software de contabilidad que permite a los usuarios utilizar integraciones de aplicaciones de terceros y funciones de conciliación basadas en inteligencia artificial. Otro punto fuerte de Xero es su contabilidad automatizada y su enfoque en los complementos de cuentas por pagar y nóminas.
Para quién es: Contables de pequeñas empresas que gestionan múltiples entidades y necesitan integraciones de aplicaciones de terceros.
Precio de la suscripción: A partir de 25 $ al mes; el plan Establecido, el más alto de Xero, cuesta 90 $ al mes.
Intuit Quickbooks
Conocido por su completo sistema de contabilidad, Quickbooks es otro software de automatización contable que integra datos de servicios bancarios como Slash. Las transacciones se pueden sincronizar y los flujos de trabajo específicos del sector se pueden modificar en función de las necesidades de su empresa con funciones como la categorización de gastos y la generación de informes.
Para quién es: Pequeñas y medianas empresas que necesitan un software de contabilidad fiable con una curva de aprendizaje mínima.
Precio de la suscripción: Los precios de QuickBooks Online oscilan entre 19 y 137,50 dólares al mes. Cada entidad adicional requiere una suscripción adicional.
Oracle NetSuite
NetSuite es un sistema de gestión de recursos empresariales (ERP) diseñado para startups y empresas; sus funciones de contabilidad automatizada funcionan junto con una variedad de recursos basados en la nube para ayudar a escalar las operaciones comerciales. Se trata principalmente de una suite de gestión empresarial que incluye herramientas de contabilidad automatizadas, aunque también incluye otras ofertas empresariales, como CRM y gestión del capital humano.
Para quién es: Empresas en crecimiento con entre 3 y más de 10 entidades que necesitan un sistema de contabilidad fácilmente escalable.
Precio de la suscripción: A partir de 999 $ al mes por la licencia básica, más 99 $ por usuario al mes. El coste total suele oscilar entre 20 000 $ y más de 100 000 $ al año, dependiendo de los módulos y del número de usuarios.
Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 es una plataforma multisolución que conecta datos de ventas, operaciones, finanzas y otras funciones empresariales. Como parte de su suite de planificación de recursos empresariales (ERP), incluye funciones de contabilidad automatizadas, como contabilidad general, contabilidad de proyectos y elaboración de presupuestos.
Para quién es: Grandes empresas que necesitan potentes flujos de trabajo de contabilidad multientidad estrechamente integrados en su sistema Microsoft.
Precio de la suscripción: A partir de 80 $ por usuario/mes, con los módulos de finanzas a partir de 210 $ por usuario/mes.
Línea negra
BlackLine es una plataforma de software financiero y en la nube basada en inteligencia artificial con un enfoque estratégico. Mediante la automatización, su plataforma automatiza los procesos de registro a informe y de factura a cobro. BlackLine también cuenta con un centro neurálgico para la gobernanza y la gestión de riesgos, así como con un panel de control que permite a los usuarios visualizar los datos.
Para quién es: Empresas medianas o grandes, más habitualmente utilizadas por equipos de finanzas corporativas.
Precio de la suscripción: BlackLine no ofrece precios fijos, sino que crea precios personalizados basados en detalles como el número de usuarios o el número de integraciones.
FreshBooks
FreshBooks es un software todo en uno para pequeñas empresas que incluye herramientas como captura de recibos, informes financieros y gestión del flujo de caja, facturación y cobros. Su herramienta de contabilidad SaaS es ideal para autónomos y pequeñas empresas de servicios.
Para quién es: Pequeñas empresas de servicios, autónomos y consultores que gestionan entre 1 y 3 entidades sencillas con necesidades contables básicas.
Precio de la suscripción: Desde 252 $ al año hasta 700 $ al año. Las empresas múltiples requieren suscripciones independientes.
Deltek
Para empresas más orientadas a proyectos, Deltek ofrece herramientas de planificación financiera y cumplimiento normativo para medianas y grandes empresas. Estas empresas pueden pertenecer a sectores que van desde la arquitectura hasta la construcción o la contratación pública.
Para quién es: Negocios basados en proyectos que realizan un seguimiento de ciclos de vida largos en lugar de transacciones únicas.
Precio de la suscripción: Requiere un presupuesto personalizado.
Spendesk
Spendesk es una plataforma de gestión de gastos que ofrece visibilidad de los gastos en tiempo real y conciliación automatizada. Es ideal para que los equipos financieros de la UE controlen y realicen un seguimiento de los presupuestos de los equipos, los flujos de trabajo de gastos y los paneles de informes.
Para quién es: Pequeñas y medianas empresas que desean ayudar a otras empresas a centralizar la gestión de sus gastos.
Precio de la suscripción: Requiere un presupuesto personalizado.
La mejor plataforma bancaria empresarial para la integración contable: Barra
Slash ofrece varias funciones clave necesarias para las pequeñas y medianas empresas, combinadas en una única plataforma. Con Slash, puedes sincronizar datos contables de otros lugares con tus cuentas bancarias empresariales, utilizar tarjetas virtuales y físicas ilimitadas con controles de gasto inteligentes y gestionar los pagos a proveedores, incluidos los pagos internacionales, todo desde un único panel de control.
- Automatizar la sincronización de datos: Envía los datos de las transacciones directamente a tu software de contabilidad en tiempo real con la API de Slash, lo que elimina la introducción manual de datos y reduce los errores. Configura asignaciones automáticas para clasificar tus transacciones en categorías de gastos que cumplan con la normativa fiscal.
- Transacciones divididas: Divida una sola transacción en varias partidas contables para realizar una asignación adecuada antes de la temporada fiscal.
- Compatibilidad con múltiples entidades: Mantenga las finanzas organizadas en todas sus filiales centralizando sus extractos y cuentas, al tiempo que mantiene una visibilidad unificada.
Slash business banking
Works with cards, crypto, plus cards, crypto, accounting, and more.
¿Qué procesos contables son los más adecuados para la automatización?
A continuación, analizaremos qué tareas contables son las más adecuadas para la automatización y por qué suelen requerir más tiempo cuando se gestionan manualmente:
Procesamiento de facturas de proveedores y gestión de cuentas por pagar.
Trabajar con proveedores es habitual en muchas empresas, pero a veces las facturas presentan discrepancias o necesitan aprobaciones legales. La automatización permite verificar rápidamente estos detalles y pagar a los proveedores con precisión.
Gestión de los gastos y reembolsos de los empleados
Si cada empleado tiene que crear manualmente un informe de gastos, esto le resta un tiempo valioso que podría dedicar a sus responsabilidades profesionales cotidianas. Automatizar el proceso de reembolso permite a los equipos centrarse en lo que realmente importa.
Conciliación de extractos bancarios y transacciones
Revisar manualmente las transacciones para detectar discrepancias puede resultar repetitivo. La naturaleza mecánica de este trabajo es más propensa a errores humanos, por lo que automatizar este proceso puede minimizar la probabilidad de que se produzcan dichos errores.
Preparación de informes financieros y cierre de cuentas.
Para cerrar cuentas o preparar informes financieros con confianza, es esencial estandarizar el proceso. La automatización puede mantener la coherencia de los informes y facilitar su documentación, lo que reduce la dependencia exclusiva de las hojas de cálculo.
Gestión de órdenes de compra y flujos de trabajo de aprovisionamiento
A medida que las empresas crecen, también lo hace el volumen de pedidos de compra. Para mantener el ritmo de los pedidos, la automatización puede aliviar la carga de ese volumen de los miembros del equipo y garantizar un aumento de la velocidad sin perder la supervisión.
¿Qué factores debes tener en cuenta al seleccionar un software de automatización contable?
Antes de elegir el software de automatización contable más adecuado para su negocio, tenga en cuenta los siguientes criterios y capacidades:
- Entrada de datos optimizada: Mejora la precisión en tareas contables esenciales, como las cuentas por pagar o la categorización de gastos.
- Categorización de facturas: Tu plataforma de contabilidad debe contar con tecnología OCR para capturar automáticamente la información de las facturas cargadas. Algunos sistemas también utilizan inteligencia artificial para emparejar las facturas con sus correspondientes órdenes de compra y transacciones, lo que facilita la conciliación.
- Flujos de trabajo de aprobación flexibles: Los sistemas contables pueden enviar los documentos financieros al equipo o administrador adecuado en función de quién deba autorizarlos o revisarlos; enviar automáticamente las facturas al equipo de cuentas por pagar y los recibos al equipo financiero.
- Todas las transacciones en un único panel de control: Algunas empresas pueden supervisar múltiples entidades que necesitan gestionar sus transacciones, gastos y saldos de tarjetas. El software de automatización contable puede realizar un seguimiento de todos esos datos en un único panel de control, lo que reduce la carga que supone el seguimiento manual.
Implementación de la automatización contable en 5 sencillos pasos
Antes de implementar herramientas automatizadas, tenga en cuenta los siguientes pasos que ayudarán a las empresas a evaluar cómo integrar estos cambios:
Evaluar los flujos de trabajo contables existentes.
Comprenda qué aspectos de su flujo de trabajo contable actual podrían ser más eficientes. ¿Qué sistemas intervienen, cuándo se realizan las entradas y cuándo se necesitan las aprobaciones? Disponer de esta información puede mostrarle qué sistemas de aprobación están tardando demasiado y ralentizando el progreso. Al realizar una revisión interna completa de su sistema actual, podrá comprender mejor qué partes del proceso deben reorganizarse.
Asegúrate de tener la plataforma de contabilidad adecuada para la automatización.
Asegúrate de comprender las diferencias clave entre los distintos programas de contabilidad. Por ejemplo, algunas plataformas ofrecen un mejor soporte para equipos grandes que para equipos pequeños, por lo que evaluar estas prioridades operativas puede ayudarte a reducir tus opciones a la hora de tomar una decisión.
Ejecutar implementaciones piloto para probar la automatización.
Las pruebas le ofrecen un resumen más específico de cómo afectará la automatización a sus finanzas. Una prueba piloto es un buen momento para utilizar fuentes de datos reales en lugar de información simulada antes de comprometerse plenamente con cualquier servicio. Esto permite a las empresas evaluar la precisión de la conciliación en comparación con un informe manual.
Forma a tu equipo en los nuevos procesos.
Ayude a su equipo a aprender e integrar el nuevo proceso para la transición. Una vez que los equipos financieros hayan recibido la formación necesaria, podrán evaluar qué procesos se vuelven más eficientes con la automatización y cómo cambian sus nuevas funciones y responsabilidades para trabajar junto con el software en lugar de separados de él.
Automatización a escala en flujos de trabajo adicionales
Una vez que haya probado y formado a su equipo, puede comenzar a ampliar la automatización a otros flujos de trabajo añadiendo nuevos usuarios y actualizando la documentación y la formación para reflejar los nuevos procesos. Lo más útil es ampliar los flujos de trabajo que han funcionado bien en la prueba piloto y que, en general, han reducido el esfuerzo manual del equipo.
Optimice hoy mismo su gestión financiera con Slash.
Mantener los registros contables separados de la actividad financiera diaria a menudo conlleva un trabajo manual innecesario y un ir y venir constante. Slash ayuda a salvar esa brecha sincronizando a la perfección los datos de tus transacciones con tus flujos de trabajo contables.
Slash permite a las empresas simplificar los procesos contables con transacciones clasificadas automáticamente, asignaciones personalizables e integraciones perfectas con plataformas como QuickBooks y Xero. El seguimiento en tiempo real y los datos unificados también pueden proporcionar una mejor visibilidad de los gastos y las tendencias de gasto, lo que facilita el control del rendimiento financiero a medida que se produce. En resumen, los equipos financieros pueden cerrar los libros más rápidamente y con menos esfuerzo manual.
Slash ofrece herramientas adicionales diseñadas para modernizar las operaciones financieras empresariales, entre las que se incluyen:
- Pagos con criptomonedas: Las empresas pueden enviar y recibir monedas estables vinculadas al dólar estadounidense, como USDC y USDT. Esto les permite acceder a posibles ventajas, como una liquidación más rápida y menores costes de procesamiento, al tiempo que evitan la volatilidad de los precios asociada a muchas otras criptomonedas.⁴
- Cuenta global en USD: La cuenta Slash Global USD permite a los propietarios de empresas extranjeras enviar y recibir dólares estadounidenses en todo el mundo sin necesidad de tener una cuenta bancaria en EE. UU. ni una sociedad limitada registrada.³
- Controles financieros multientidad: Slash ayuda a las empresas que operan con varias entidades a tener una visión general de todas sus cuentas. Puedes ver todos tus extractos en un solo lugar y separar los diferentes flujos de caja con cuentas virtuales configurables.
- Financiación del capital circulante: El capital circulante de Slash está diseñado para empresas en crecimiento que necesitan financiación flexible. Los usuarios pueden elegir entre plazos de amortización flexibles de 30, 60 o 90 días, de modo que las empresas puedan seguir creciendo sin dejar de mantener la liquidez necesaria para sus operaciones diarias.⁵
Simplifica la gestión financiera de tu empresa. Empieza a utilizar Slash para unificar los pagos y simplificar tu contabilidad. Más información en slash.com hoy.
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Preguntas frecuentes
¿El software de contabilidad automatizado sustituirá a los contables?
No, la contabilidad automatizada no sustituirá a los contables, pero sí cambiará su proceso de trabajo diario. Los contables seguirán siendo necesarios para supervisar la automatización y ofrecer asesoramiento estratégico.
¿Cuál es la mejor IA para utilizar en contabilidad?
Slash se integra con Quickbooks, que utiliza tecnología OCR para ayudar a cotejar las transacciones bancarias con las facturas, recibos o comprobantes correspondientes. Estas herramientas también pueden ayudar a identificar posibles discrepancias en la contabilidad, lo que permite a los equipos revisar y corregir los errores de forma más eficiente.
¿Cuánto tiempo puede ahorrar realmente la automatización a mi equipo de contabilidad?
Dependiendo de los procesos contables que sean más importantes para su negocio, el software de contabilidad puede reducir significativamente el tiempo dedicado a tareas manuales. El ahorro de tiempo real depende de la complejidad de sus procesos contables y del tamaño de su negocio.
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