Cómo automatizar las cuentas por pagar del sector sanitario para garantizar la precisión y el cumplimiento normativo
Las empresas farmacéuticas y los proveedores de atención sanitaria operan en un entorno en el que la gestión de las cuentas por pagar (AP) conlleva riesgos inusualmente elevados. Las cadenas de suministro están muy reguladas, lo que hace que las auditorías sean una parte habitual de las operaciones. El desarrollo y la fabricación de productos requieren una gran inversión de capital, lo que ejerce una presión adicional sobre la gestión disciplinada del flujo de caja. Y lo que es más importante, la fiabilidad y la calidad de los productos sanitarios influyen en última instancia en los resultados de los pacientes en hospitales, clínicas y centros de cuidados prolongados.
La implementación de la automatización en el flujo de trabajo de las cuentas por pagar es una forma en que las organizaciones sanitarias pueden abordar estos retos. Al reducir la dependencia de los procesos manuales y estandarizar la forma en que las facturas y los pagos se mueven a través de la empresa, la automatización puede ayudar a mejorar la precisión, facilitar la preparación para las auditorías y proporcionar a los equipos financieros una visibilidad más clara de las obligaciones pendientes.
En esta guía, analizaremos cómo las organizaciones sanitarias pueden optimizar las cuentas por pagar mediante la automatización, examinando sus posibles ventajas, los retos habituales de implementación y las características que pueden ser más importantes a la hora de evaluar diferentes soluciones de software. También explicaremos cómo Slash es una plataforma de banca empresarial que puede satisfacer las necesidades de los profesionales financieros del sector sanitario, con flujos de trabajo de pago seguros, visibilidad en tiempo real de los gastos y tarjetas corporativas que permiten obtener hasta un 2 % de reembolso.¹
¿Qué es la automatización en las cuentas por pagar del sector sanitario?
Las cuentas por pagar se refieren a las obligaciones de deuda a corto plazo que una empresa tiene con sus proveedores por bienes y servicios adquiridos a crédito. En el caso de los fabricantes y proveedores del sector sanitario, esto suele incluir pagos por materiales, fabricación por contrato, servicios de pruebas, logística y equipos especializados. Estos pagos pueden realizarse mediante transferencias bancarias, tarjetas de crédito o débito, u otros acuerdos de financiación a corto plazo vinculados a la adquisición.
Lo que distingue a las cuentas por pagar del sector sanitario de otras industrias es el entorno normativo que rodea a estas transacciones. Algunas normativas que las empresas sanitarias deben tener en cuenta al pagar por bienes y servicios incluyen:
- Normativa de la FDA: Establece normas para la seguridad, calidad y etiquetado de medicamentos y dispositivos. Autoriza y lleva a cabo auditorías relacionadas con la integridad de la cadena de suministro.
- HIPAA (Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico): Requiere estrictas medidas de seguridad para la información médica de los pacientes que pueda aparecer en los registros de facturación o pago.
- DSCSA (Ley de Seguridad de la Cadena de Suministro de Medicamentos): Exige el uso de sistemas electrónicos para rastrear los medicamentos recetados y prevenir las falsificaciones.
- ISO 13485: Regula los sistemas de gestión de calidad para los fabricantes de dispositivos médicos.
- Buenas prácticas de distribución (BPD): Proporciona orientación para mantener la calidad farmacéutica durante el almacenamiento y el transporte.
La automatización de las cuentas por pagar implica mucho más que acelerar los pagos. Abarca todo el ciclo de vida de las facturas y los pagos, incluyendo la recepción, la validación, la aprobación y la liquidación. En lugar de revisar manualmente las facturas, las herramientas de automatización pueden cotejarlas con los contratos o las órdenes de compra, enviarlas al responsable de aprobarlas y programar los pagos según las condiciones del proveedor. Cada paso se registra automáticamente, lo que crea un historial de auditoría claro que sirve de apoyo tanto para los controles internos como para las revisiones normativas externas.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
¿Qué retos pueden encontrar las organizaciones sanitarias a la hora de gestionar las cuentas por pagar?
Las organizaciones sanitarias suelen gestionar cuentas por pagar en cadenas de suministro complejas, marcos normativos estrictos y restricciones de flujo de caja muy ajustadas. A continuación se ofrece información adicional sobre los factores que pueden hacer que los procesos manuales de cuentas por pagar sean especialmente ineficientes para las empresas sanitarias:
Formatos de facturación inconsistentes
Los proveedores de servicios sanitarios pueden utilizar varios sistemas independientes para gestionar los pagos relacionados con facturas y órdenes de compra. Algunos proveedores de materiales pueden requerir acceso a través de portales de proveedores, los laboratorios de pruebas pueden utilizar facturas enviadas por correo electrónico y las clínicas más pequeñas pueden seguir enviando facturas en papel por correo postal. Sin una forma de escanear y organizar automáticamente estos documentos, los equipos de cuentas por pagar deben normalizar manualmente los datos de las facturas antes de introducirlos en el sistema contable, lo que puede aumentar el riesgo de errores en la introducción de datos, aprobaciones omitidas, pagos duplicados o facturas procesadas sin la validación adecuada.
Requisitos de cumplimiento
Los fabricantes del sector sanitario están sujetos a estrictas normativas financieras y de cadena de suministro que exigen una documentación sólida y registros de auditoría. Las leyes sobre la cadena de suministro, como la Ley de Seguridad de la Cadena de Suministro de Medicamentos (DSCSA), pueden dar lugar a auditorías externas periódicas realizadas por la FDA. Durante estas auditorías, es posible que se exija a las organizaciones que demuestren que los pagos a los proveedores se realizaron siguiendo los flujos de trabajo de aprobación definidos, se emitieron a proveedores autorizados y estaban respaldados por una documentación completa y precisa.
Exposición al riesgo operativo
Dado que el desarrollo, la fabricación y la distribución de suministros médicos pueden requerir una gran inversión de capital, las ineficiencias o las pérdidas de ingresos en el proceso de cuentas por pagar pueden tener graves consecuencias financieras. Los problemas de pago también pueden retrasar los calendarios de producción, alterar los plazos reglamentarios o limitar el acceso a los materiales necesarios para satisfacer la demanda de los clientes. Con el tiempo, estos riesgos pueden afectar tanto a la continuidad operativa de su empresa como a su sostenibilidad financiera a largo plazo.
Métodos de pago ineficaces
Un estudio realizado en 2025 reveló que solo el 7 % de los profesionales financieros del sector sanitario en EE. UU. utilizaban activamente innovaciones en materia de pagos, lo que sugiere que una parte significativa de los pagos sanitarios podría seguir procesándose mediante métodos obsoletos. Si bien los cheques en papel siguen siendo uno de los métodos de pago menos optimizados en la actualidad, depender únicamente de los canales bancarios tradicionales para las transferencias electrónicas de fondos (EFT) también puede limitar su capacidad para enviar transferencias de forma rápida o rentable. Estos métodos de pago pueden ralentizar el tiempo de pago en toda la cadena de suministro e introducir ineficiencias en las fases posteriores.
Gestión de relaciones complejas con proveedores y clientes
Los proveedores de servicios sanitarios suelen operar entre dos grupos con una gran complejidad financiera. Los proveedores de atención sanitaria pueden experimentar déficits de flujo de caja debido a los ciclos de reembolso o a los retrasos en las reclamaciones. Cuando se trabaja con proveedores especializados, es posible que los pagos deban cruzar fronteras para respaldar servicios de fabricación o pruebas especializadas de menor coste. Dada la complejidad de enviar y recibir pagos en el sector sanitario, el acceso a un conjunto diverso de métodos de pago y herramientas de previsión financiera puede ayudar a mejorar las relaciones con los socios comerciales y respaldar mejor la planificación operativa.
¿Cuáles son las ventajas del procesamiento automatizado de pagos en el sector sanitario?
La automatización de las cuentas por pagar puede mejorar significativamente la forma en que las organizaciones sanitarias gestionan sus operaciones financieras. Las ventajas que se describen a continuación ponen de relieve cómo la automatización favorece la precisión, la visibilidad y el cumplimiento normativo:
Mayor precisión y menores costes de procesamiento.
El software de automatización AP puede utilizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la extracción inteligente de datos para capturar automáticamente los detalles de las facturas, lo que elimina la mayoría de los errores de introducción de datos. El sistema también puede cotejar las facturas con las órdenes de compra y los contratos para señalar las discrepancias antes de que se procese el pago. Esta triple verificación puede ayudar a prevenir tanto los errores involuntarios como el fraude.
Una gestión más sólida del flujo de caja
Las soluciones de automatización pueden capturar y registrar las facturas en tiempo real a medida que llegan, lo que proporciona a los equipos financieros una visibilidad inmediata de las cuentas por pagar pendientes. Esta visibilidad permite realizar previsiones de flujo de caja más precisas y gestionar mejor el capital circulante, con un desglose claro de las cuentas por pagar por proveedor, departamento o centro de costes. Para necesidades de flujo de caja más amplias, la financiación de capital de Slash proporciona acceso a financiación flexible a corto plazo directamente a través del panel de control, lo que ayuda a las organizaciones a gestionar la liquidez cuando surgen diferencias temporales.⁵
Medidas mejoradas de privacidad de datos
Las modernas plataformas de automatización de cuentas por pagar diseñadas para el sector sanitario incorporan funciones de seguridad que cumplen los requisitos de la HIPAA. Esto incluye el cifrado de los datos en reposo y en tránsito, controles de acceso basados en roles que garantizan que el personal solo vea las facturas relevantes para sus responsabilidades, registros de auditoría seguros de todos los accesos a los datos y el cumplimiento de las normas SOC 1 y SOC 2.
Integraciones de sistemas sin fisuras
Las soluciones de automatización más eficaces no funcionan de forma aislada, sino que se integran perfectamente con su infraestructura tecnológica existente. Para las organizaciones sanitarias, esto suele significar conectarse con su sistema ERP (como Sage Intacct, Oracle, SAP u otros), su sistema de historias clínicas electrónicas, sus plataformas de aprovisionamiento y sus sistemas bancarios. Slash se integra con QuickBooks y Xero, y su API puede admitir el intercambio automatizado de datos entre sistemas financieros.
¿Qué características incluyen los mejores programas de automatización de cuentas por pagar?
Al evaluar las soluciones de automatización de AP, las organizaciones sanitarias deben dar prioridad a las funciones que favorecen el cumplimiento normativo, el control y la flexibilidad sin añadir complejidad operativa:
- Cumplimiento de SOC 1 / SOC 2: Tu plataforma financiera debe cumplir con los mismos estándares de seguridad y auditoría que se esperan en toda la cadena de suministro de la atención médica. Slash es una plataforma bancaria empresarial que cumple con SOC 2 Tipo II, lo que significa que los controles de seguridad de los datos de los clientes se auditan periódicamente para cumplir con estrictos requisitos de confianza y cumplimiento.
- Tarjetas corporativas de alto valor: Centralice la recopilación de recibos entre todos los equipos y obtenga hasta un 2 % de reembolso en efectivo por los gastos realizados con la tarjeta Slash Visa Platinum Card. Esto permite a las organizaciones sanitarias compensar los costes operativos y redirigir los ahorros hacia necesidades que requieren una gran inversión de capital.
- Diversos medios de pago: Slash admite ACH nacionales e internacionales, transferencias bancarias a más de 180 países y pagos en tiempo real a través de redes como RTP y FedNow. La plataforma también admite rampas de entrada y salida entre USD y monedas estables como USDC y USDT, lo que permite a las organizaciones mantener, enviar y recibir dólares digitales a través de múltiples blockchains compatibles.⁴
- Financiación de fácil acceso: El gasto sanitario puede ser impredecible. Los pagos de Medicare, Medicaid y las aseguradoras privadas a sus clientes pueden retrasarse, lo que acabará afectando al flujo de caja de su empresa. Slash ofrece financiación de capital circulante con plazos de amortización flexibles de 30, 60 o 90 días para satisfacer las necesidades de liquidez a corto plazo.
- Controles automatizados de gastos: Las transacciones con tarjeta, las transferencias bancarias y los pagos de facturas se pueden exportar directamente a QuickBooks para automatizar la conciliación y reducir el trabajo manual. Esta integración permite elaborar informes de gastos más precisos y simplifica los procesos posteriores, como las auditorías y la preparación de impuestos.
- Integraciones contables: Exporte todas sus transacciones con tarjeta, transferencias bancarias, liquidaciones de facturas y mucho más a QuickBooks para automatizar la conciliación, la presentación de informes de gastos, la preparación de impuestos y mucho más.
The standard in finance
Slash goes above with better controls, better rewards, and better support for your business.
Apoye los flujos de trabajo automatizados de cuentas por pagar con Slash.
En el sector sanitario, las cuentas por pagar son más que una función administrativa. Cuando los procesos de cuentas por pagar son lentos, inconsistentes o propensos a errores, el impacto puede extenderse a las cadenas de suministro, los calendarios de producción y, en última instancia, a la atención al paciente. La automatización de las cuentas por pagar ayuda a las organizaciones sanitarias a reducir el riesgo operativo, mantener la preparación para las auditorías y crear un flujo de caja más predecible en un entorno en el que el tiempo y el cumplimiento son fundamentales.
Al aportar estructura y visibilidad a las aprobaciones y pagos de facturas, la automatización de cuentas por pagar refuerza la resiliencia financiera. Los equipos financieros obtienen una visión más clara de las obligaciones, un control más estricto del gasto y la confianza de que los procesos pueden adaptarse a medida que evolucionan las normativas y crecen las operaciones. Esta coherencia favorece unas relaciones más sólidas con los proveedores y garantiza que los suministros y servicios críticos sigan estando disponibles cuando más se necesitan.
Slash ayuda a las organizaciones sanitarias a modernizar sus cuentas por pagar combinando flujos de trabajo de pago seguros, visibilidad en tiempo real y controles integrados que garantizan el cumplimiento normativo sin añadir complejidad. Con la infraestructura financiera adecuada, los equipos sanitarios pueden centrarse menos en gestionar el riesgo financiero y más en prestar una atención fiable y de alta calidad.
Apply in less than 10 minutes today
Join the 5,000+ businesses already using Slash.
Preguntas frecuentes
¿Qué tipo de organizaciones sanitarias pueden beneficiarse de la automatización de cuentas por pagar?
Los fabricantes de productos sanitarios, las empresas farmacéuticas, los proveedores y los prestadores de servicios con redes de proveedores complejas y requisitos normativos suelen ser los que más se benefician de una solución de automatización de cuentas por pagar como Slash.
¿La automatización de AP sustituye al software de contabilidad?
No. Las herramientas de automatización de AP suelen integrarse con los sistemas de contabilidad (por ejemplo, las integraciones de Slash con QuickBooks y Xero) para agilizar el procesamiento de facturas y los pagos, no para sustituir las funciones contables básicas.
¿Cómo contribuye la automatización de AP al cumplimiento normativo?
Los flujos de trabajo automatizados crean procesos de aprobación y registros de auditoría coherentes, lo que facilita demostrar el cumplimiento durante las revisiones internas o las auditorías externas. Además, los proveedores de servicios financieros que cumplen con SOC 2 Tipo II, como Slash, dan prioridad a la seguridad de los datos de las cuentas y la información de pago, lo que puede ayudar a proteger los datos confidenciales de atención médica.
Lea más de nosotros
