¿Debería externalizar la gestión de cuentas por pagar? Una guía práctica para tomar la decisión correcta
Si su equipo financiero está desbordado por las facturas pendientes de pago, tiene dificultades para satisfacer las necesidades de sus proveedores y se está retrasando en las tareas de introducción de datos, tal vez debería considerar la posibilidad de externalizar la gestión de sus cuentas por pagar a un proveedor externo.
Las ventajas de la externalización pueden parecer obvias a primera vista: menos trabajo para su equipo, no es necesario contratar personal adicional y se obtiene acceso a conocimientos especializados en cuentas por pagar. Sin embargo, antes de comprometerse a pagar por un servicio externalizado de cuentas por pagar, vale la pena saber en qué se está metiendo. La externalización de los procesos de cuentas por pagar conlleva algunas desventajas: menor control sobre sus finanzas, un intermediario entre usted y sus proveedores y altos costes de procesamiento por un trabajo que a menudo se puede realizar internamente con las herramientas adecuadas.
Explorar alternativas podría ofrecer mejores resultados a largo plazo. La implementación de un software financiero interno como Slash puede ayudarle a optimizar los procesos de cuentas por pagar sin perder el control de sus finanzas. Con Slash, puede programar pagos recurrentes, obtener información en tiempo real sobre su flujo de caja y acceder a modernos sistemas de pago globales que le ayudarán a ahorrar dinero y satisfacer las preferencias de sus proveedores.¹ Comprender las diferencias reales entre los servicios de externalización y el software de automatización puede ayudarle a tomar la decisión adecuada para las necesidades de su empresa y preparar a su equipo financiero para un éxito sostenible.
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¿Qué es la externalización de cuentas por pagar? Definición y ventajas principales
Antes de hablar sobre la externalización de las cuentas por pagar, conviene definir qué son las cuentas por pagar. Las cuentas por pagar (AP) se refieren a las obligaciones a corto plazo que una empresa tiene por los bienes y servicios que ha recibido. Por ejemplo, si envía un pedido de compra por valor de 10 000 dólares en materiales de fabricación a un proveedor, esos 10 000 dólares se registran en las cuentas por pagar hasta que se paga la factura.
Las cuentas por pagar son la contrapartida de las cuentas por cobrar (AR). Mientras que las AP representan el dinero que sale de su negocio, las AR representan el dinero que entra. Las cuentas por cobrar consisten en importes a corto plazo que los clientes deben a su empresa por bienes o servicios entregados pero aún no pagados.
La externalización de cuentas por pagar consiste en contratar a un proveedor de servicios externo para que gestione algunas o todas las funciones de cuentas por pagar de su empresa. Estos proveedores suelen encargarse de tareas como:
- Procesamiento de facturas
- Procesamiento de pagos
- Codificación de facturas e introducción de datos en sistemas contables
- Gestión de proveedores en nombre de su organización
Cuando externalizas estas tareas a un proveedor de servicios de cuentas por pagar, este se convierte básicamente en una extensión de tu equipo financiero, supervisando el procesamiento diario de facturas y los pagos a proveedores de acuerdo con tus flujos de trabajo de aprobación y controles internos.
Los flujos de trabajo eficientes de cuentas por pagar ayudan a garantizar que se pague a los proveedores a tiempo, que las órdenes de compra y las facturas se emparejen correctamente y que el seguimiento de los gastos siga siendo preciso. Si bien la externalización es una forma de abordar estas necesidades, muchos equipos también pueden resolver la presión sobre las cuentas por pagar mejorando los procesos internos o adoptando herramientas de automatización de cuentas por pagar que reducen la carga de trabajo de su equipo sin ceder el control.
Comparación entre la externalización de las cuentas por pagar y la automatización de las cuentas por pagar
La externalización tiene sus ventajas para determinadas organizaciones, especialmente aquellas con requisitos de cumplimiento complejos o volúmenes de transacciones extremos. Sin embargo, no siempre es la opción adecuada para todas las empresas. Antes de comprometerse con un proveedor de externalización, puede ser útil comprender cómo se compara la externalización con el software de automatización antes de evaluar qué opción es la más adecuada para usted:
Comparación de costes
La consideración más importante, y una de las más prohibitivas, es el coste. La externalización de la gestión de cuentas por pagar puede ser costosa, y usted está pagando por tareas que a menudo pueden realizarse internamente. Muchas empresas de externalización de cuentas por pagar cobran cuotas mensuales por sus servicios que pueden oscilar entre cientos y miles de dólares al mes. También es posible que se le cobre un precio fijo por factura, que puede superar los 10 dólares por factura procesada.
Compáralo con una solución de AP automatizada como Slash. Incluido en el plan gratuito, puedes generar facturas profesionales, gestionar las facturas pendientes por estado y realizar un seguimiento de tus pagos con envíos programados y captura de transacciones. Con el plan Pro, por solo 25 $ al mes, tu empresa puede enviar y recibir pagos ACH nacionales, transferencias bancarias o pagos en tiempo real ilimitados sin coste adicional.
Control y supervisión
Cuando externalizas tu AP, estás confiando a un tercero la responsabilidad de cumplir con las políticas de tu empresa y gestionar las relaciones con tus proveedores sin ningún control directo sobre el proceso. Aunque los proveedores de externalización están capacitados para satisfacer tus necesidades de AP, no hay ninguna garantía real de que puedas resolver los problemas fácilmente sin una supervisión directa. Si un proveedor tiene alguna pregunta sobre el plazo de pago o disputa una factura, tendrá que pasar por su proveedor de servicios en lugar de hablar directamente con su equipo. Esto puede generar retrasos y tensar las relaciones con los proveedores clave.
Escalabilidad
Debido a los elevados costes asociados a la externalización de los procesos de cuentas por pagar, estos servicios suelen estar destinados a grandes empresas con saldos suficientes para contratar un servicio especializado o a sectores altamente regulados que necesitan asistencia experta en materia de adquisiciones.
En otras palabras, externalizar tu AP no es un servicio que te ayudará a hacer crecer tu negocio desde cero, sino que está más bien dirigido a empresas que ya han alcanzado una etapa de crecimiento madura. Slash, por otro lado, es una solución de automatización de AP diseñada para crecer al ritmo de tu negocio. Es accesible para empresas en cualquier etapa de crecimiento, tanto si gestionas 50 facturas al mes como 5000.
Calendario de implementación
Dependiendo de la escala de sus operaciones, contratar a un tercero para gestionar sus cuentas por pagar puede llevar semanas o meses. Deberá proporcionar documentación detallada de sus procesos actuales, formar al equipo de externalización en sus flujos de trabajo y jerarquías de aprobación específicos, migrar los datos de los proveedores, establecer protocolos de comunicación y realizar pruebas antes de ponerlo en marcha. Este periodo de transición puede alterar sus ciclos de pago habituales y requerir una participación significativa de su equipo financiero.
Por el contrario, una solución AP como Slash se puede implementar mucho más rápidamente que un acuerdo de externalización. Slash ofrece una interfaz intuitiva para los equipos financieros, se integra con los sistemas de contabilidad habituales y permite automatizar los pagos sin necesidad de un largo proceso de incorporación.
Visibilidad financiera
¿Necesita saber qué facturas se están procesando esta semana o cuándo se realizará el pago a un proveedor específico? ¿Desea comprobar si se ha resuelto una factura en disputa? Tendrá que ponerse en contacto con su proveedor de servicios y esperar una respuesta. Esta falta de información inmediata puede dificultar la planificación del flujo de caja y le hace depender de informes programados o consultas manuales.
Slash te ofrece visibilidad en tiempo real de todos los aspectos de tus finanzas. Desde tu panel de control, puedes ver de un vistazo las facturas pendientes, los pagos programados, el historial de transacciones y las previsiones de flujo de caja. No es necesario ponerse en contacto con nadie ni esperar a recibir actualizaciones; todos tus datos financieros están disponibles siempre que los necesites.
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Ventajas y desventajas de externalizar las cuentas por pagar
Al evaluar si externalizar las cuentas por pagar, debe tener en cuenta cómo un proveedor de servicios de cuentas por pagar externalizadas afectará a sus procesos empresariales, las relaciones con los proveedores y las operaciones financieras en general.
Las ventajas de la externalización pueden incluir una reducción de la carga de trabajo para su equipo interno, el acceso a conocimientos especializados en el procesamiento de facturas y la gestión de proveedores, y la capacidad de gestionar volúmenes de transacciones cada vez mayores sin necesidad de contratar personal adicional. Sin embargo, la externalización también puede suponer importantes compensaciones en cuanto al control, la seguridad de los datos, los costes de procesamiento y su capacidad para mantener la visibilidad del flujo de caja:
Ventajas de externalizar las cuentas por pagar
- Acceso a conocimientos especializados: Las empresas de externalización cuentan con profesionales cualificados en cuentas por pagar que conocen las mejores prácticas, los requisitos de cumplimiento normativo y las regulaciones específicas del sector, conocimientos de los que quizá carezca su equipo interno.
- Centrarse en las actividades comerciales principales: La externalización de las tareas rutinarias de cuentas por pagar permite a su equipo actual concentrarse en iniciativas estratégicas como la planificación financiera, el análisis y el desarrollo empresarial.
- Menor necesidad de personal interno: Puede evitar los costes y la complejidad que supone contratar, formar y gestionar personal financiero adicional para gestionar el creciente volumen de facturas.
- Redes de proveedores consolidadas: Algunos proveedores de externalización tienen relaciones previas con procesadores de pagos y proveedores que pueden facilitar transacciones más fluidas.
Desventajas de la externalización de las cuentas por pagar
- Tarifas y costes de tramitación elevados: Las cuotas mensuales por el servicio, los cargos por factura y los costes adicionales por pagos urgentes o solicitudes especiales pueden superar rápidamente las estimaciones iniciales y dificultar la elaboración del presupuesto.
- Pérdida de control directo: Renuncias a la supervisión de procesos financieros críticos, lo que dificulta la aplicación de las políticas de la empresa, la respuesta a excepciones o el ajuste rápido de los flujos de trabajo. Además, añadir un intermediario entre tú y tus proveedores puede ralentizar la comunicación y crear fricciones con los socios comerciales.
- Riesgos para la seguridad y la privacidad de los datos: Compartir información financiera confidencial, datos bancarios y datos de proveedores con un proveedor externo aumenta su exposición a posibles violaciones de la seguridad de los datos, fraudes o usos indebidos.
- Visibilidad limitada en tiempo real: No dispondrá de información inmediata sobre el estado de los pagos, las facturas pendientes y el flujo de caja, lo que le obligará a solicitar actualizaciones a su proveedor de servicios en lugar de acceder a la información cuando lo necesite.
- Proceso de implementación prolongado: La incorporación de un servicio de externalización puede llevar semanas o meses, y requiere una amplia documentación, formación y mapeo de procesos antes de su puesta en marcha.
- Reducción del conocimiento organizacional: Cuando las funciones de AP se trasladan fuera de su empresa, su equipo pierde familiaridad con los patrones de pago, las preferencias de los proveedores y los matices de los procesos que permiten tomar mejores decisiones financieras.
- Obligaciones y costes de cambio: Los contratos de servicio a largo plazo pueden obligarle a mantener acuerdos que ya no se ajustan a sus necesidades, y cambiar a un nuevo proveedor o volver a internalizar funciones requiere mucho tiempo y es costoso.
Externalización de cuentas por pagar: cómo decidir si se adapta a su negocio
La externalización de las cuentas por pagar tiene más sentido para un subconjunto específico de empresas:
- Las grandes empresas que procesan decenas de miles de facturas al mes en varios países y divisas pueden beneficiarse de la infraestructura especializada y el alcance global que ofrecen los proveedores de externalización consolidados.
- Las empresas de sectores altamente regulados, como el sector sanitario o los contratos públicos, pueden necesitar los conocimientos especializados en materia de cumplimiento normativo que aportan los proveedores de servicios de AP dedicados.
- Las empresas que están pasando por cambios importantes (fusiones, adquisiciones o renovaciones de sistemas) también pueden encontrar útil la subcontratación temporal para mantener sus operaciones durante períodos de cambios significativos.
Para la gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas, la externalización simplemente no es la opción adecuada cuando existen herramientas de automatización modernas. Si sus principales preocupaciones son reducir la introducción manual de datos, mejorar la precisión de los pagos, mantener una mejor visibilidad del flujo de caja o ampliar sus procesos de cuentas por pagar a medida que crece, la automatización de los procesos de cuentas por pagar puede ofrecer estas ventajas sin los inconvenientes de la externalización.
Soluciones como Slash ofrecen mejoras en la eficiencia sin sacrificar el control sobre sus finanzas, las relaciones con los proveedores o la transparencia de los precios a medida que su negocio crece.
Optimice sus procesos de cuentas por pagar con Slash.
Tanto si eres una startup que procesa sus primeros pagos a proveedores como si eres una empresa consolidada que gestiona cientos de facturas al mes, Slash está diseñado para ser accesible en cualquier etapa de tu trayectoria de crecimiento.
La plataforma Slash puede automatizar los procesos de cuentas por pagar con funciones como pagos programados que garantizan que los proveedores reciban sus pagos a tiempo, siempre. Las completas herramientas de gestión de facturas organizan las facturas pendientes por estado, para que puedas estar al tanto de todos los pagos pendientes. Con capacidades de pago globales que abarcan múltiples divisas y vías de pago, incluido el soporte nativo de criptomonedas, Slash acelera los tiempos de procesamiento y reduce los costes de transacción.⁴ Con Slash, puedes aprovechar la eficiencia de la externalización de las cuentas por pagar sin renunciar al control de tus finanzas.
Además de optimizar las cuentas por pagar, Slash ofrece un conjunto completo de herramientas de gestión financiera para respaldar su negocio:
- Diversos métodos de pago: Envíe y reciba pagos de la forma que mejor se adapte a usted y a sus proveedores, tanto a nivel nacional como internacional. Slash admite transferencias ACH y electrónicas internacionales a través de la red SWIFT a más de 180 países, sistemas de transferencia en tiempo real como RTP y FedNow, y pagos con criptomonedas utilizando monedas estables vinculadas al dólar estadounidense en ocho blockchains compatibles.
- Herramientas modernas de banca empresarial: Programe pagos recurrentes, gestione los gastos de la empresa con controles detallados de las tarjetas y acceda al capital circulante para mejorar la liquidez cuando sea necesario.⁵ Cree cuentas bancarias virtuales separadas para aislar los flujos de caja y mejorar la visibilidad en las diferentes áreas de sus operaciones, con análisis en tiempo real que cubren la actividad de cuentas por pagar y el flujo de caja en todos los pagos y cuentas.
- Tesorería de alto rendimiento: Aproveche el dinero ocioso con cuentas de tesorería respaldadas por los fondos del mercado monetario de Morgan Stanley y BlackRock, y obtenga hasta un rendimiento anualizado del 3,86 %.⁶
- Tarjeta Slash Visa Platinum: Obtenga hasta un 2 % de reembolso en todos los gastos realizados con tarjetas de empresa; establezca reglas de gasto por categoría, comercio o equipo; y emita tarjetas virtuales ilimitadas para pagos recurrentes a proveedores o para controlar el acceso de los empleados.
- Integraciones contables: Sincroniza las transacciones directamente con QuickBooks para mantener tus libros contables actualizados automáticamente. Slash también se conecta a través de Plaid y admite la importación de datos desde herramientas como Xero, lo que facilita la integración con los flujos de trabajo contables existentes.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo se integran las herramientas de automatización de AP con otros sistemas empresariales?
Las herramientas de automatización de cuentas por pagar se integran sincronizando los datos de pagos, facturas y proveedores directamente con sus sistemas financieros existentes, lo que reduce la introducción manual de datos y el trabajo de conciliación. Slash ofrece una sincronización bidireccional con QuickBooks y admite la importación de datos desde Xero, lo que permite a las empresas integrar la automatización de cuentas por pagar en los flujos de trabajo contables y bancarios establecidos.
¿Cómo garantizan los proveedores el cumplimiento normativo y la presentación de informes en las actividades relacionadas con las cuentas por pagar?
Los proveedores de cuentas por pagar respaldan el cumplimiento normativo y la presentación de informes mediante la aplicación de flujos de trabajo de aprobación, el mantenimiento de registros de auditoría y la estandarización de los procesos de facturación y pago. Slash integra estos controles directamente en nuestra plataforma, proporcionando a los equipos las herramientas que necesitan para mantener una presentación de informes coherente y unos registros centralizados necesarios para los procesos de cumplimiento normativo y auditoría.
