Simplifique las finanzas de su empresa con una gestión inteligente de las facturas.
Al principio, no hay ningún problema en gestionar las facturas manualmente. Recibes unas cuantas facturas de los proveedores, envías otras tantas a los clientes y realizas un seguimiento de los pagos sin demasiada dificultad. Sin embargo, a medida que la actividad aumenta, esos mismos procesos pueden empezar a ser más difíciles de gestionar.
La implementación de un sistema de gestión de facturas es un hito positivo. Significa que tienes una base de clientes en crecimiento y relaciones comerciales más activas, lo que crea la necesidad de herramientas que puedan seguir el ritmo de las operaciones. Pero elegir el software de gestión adecuado requiere cierta previsión: tendrás que identificar dónde suelen producirse retrasos en tu proceso de facturación y en qué medida una nueva herramienta puede conectarse con el resto de tu infraestructura financiera.
En esta guía, analizaremos cómo funciona la gestión de facturas, los retos comunes a los que se pueden enfrentar las empresas y qué hay que buscar en una solución de procesamiento de facturas. También presentaremos el panel de control de facturación de Slash, que se integra con la plataforma de gestión financiera más amplia de Slash. Con Slash, puede generar facturas profesionales, realizar un seguimiento del estado de los pagos en un solo lugar y aceptar múltiples métodos de pago diferentes, desde transferencias bancarias hasta criptomonedas.⁴ Siga leyendo para descubrir cómo Slash puede optimizar la gestión de las facturas de su empresa.
¿Qué es la gestión de facturas?
La gestión de facturas se refiere a cómo las empresas gestionan las facturas, desde su creación hasta su pago y archivo. Este proceso de gestión puede incluir la generación de facturas, la recepción de facturas de proveedores, su envío para su aprobación, el procesamiento de los pagos relacionados con las facturas y el almacenamiento de documentos con fines de auditoría y presentación de informes.
La gestión de facturas está estrechamente relacionada con la gestión de las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR) de su empresa. Mantener un registro organizado de las facturas que ha recibido le ayuda a realizar un seguimiento de los fondos que salen de su empresa. Crear facturas profesionales y gestionarlas de forma eficaz puede contribuir a acelerar los plazos de cobro, reducir las disputas sobre precios y simplificar la conciliación a largo plazo.
Hoy en día, existe una amplia gama de soluciones de facturación electrónica para dar soporte a los diferentes flujos de trabajo relacionados con las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Algunos socios comerciales pueden seguir utilizando facturas en papel y sistemas de archivo físicos, y es aquí donde la tecnología OCR desempeña un papel importante, ya que lee las facturas y extrae los datos para introducirlos en un sistema de gestión centralizado. Otras facturas llegan en formato PDF, que se pueden cargar para agilizar el registro, el seguimiento de los recibos y la conciliación de las órdenes de compra. En casos más especializados, las herramientas de facturación se integran en sistemas dedicados a la gestión de facturas de proveedores o en plataformas de automatización de cuentas por pagar, adaptándolas a procesos y necesidades operativas específicos.
Por qué es importante para tu negocio una gestión eficaz de las facturas
La gestión de facturas afecta a mucho más que al simple envío y pago de las mismas. Influye en la claridad con la que una empresa realiza el seguimiento de los ingresos y gastos, y en la eficiencia con la que se gestionan las tareas financieras diarias:
Operaciones optimizadas de cuentas por pagar y por cobrar.
Las cuentas por pagar cubren lo que su empresa debe por bienes o servicios, mientras que las cuentas por cobrar reflejan lo que los clientes le deben a usted. Las facturas respaldan a ambas partes al comunicar los precios, los impuestos, los descuentos y las condiciones de pago entre ambas partes.
Proceso de conciliación simplificado
Las facturas también sirven como punto de referencia clave para los flujos de trabajo contables internos, especialmente durante la conciliación. La conciliación consiste en comparar los registros de transacciones entre sistemas para confirmar su exactitud. Cuando las facturas y los datos de pago se capturan mediante automatización en lugar de introducirlos manualmente, el proceso puede ser más fácil de optimizar y mucho menos lento, lo que reduce el esfuerzo necesario para mantener los registros alineados.
Evitar los retrasos en los pagos y fortalecer las relaciones con los proveedores.
Cuando las facturas están dispersas en cadenas de correos electrónicos y archivadores, es posible que se pierdan pagos. Un sistema de seguimiento de facturas que muestre el estado de aprobación, las fechas de vencimiento y el progreso de los pagos ayuda a mantener las facturas organizadas. Una mayor visibilidad puede reducir los retrasos, facilitar los pagos puntuales y ayudar a mantener relaciones más consistentes con los proveedores.
Creación de un registro de auditoría fiable
Más allá de la contabilidad diaria, mantener registros organizados de sus facturas puede facilitar la preparación para auditorías internas o externas. Esto puede ser especialmente importante para empresas altamente reguladas con procesos de adquisición formales, ya que las facturas documentan si las compras se realizaron a través de canales, vendedores y proveedores autorizados.
Mayor visibilidad del flujo de caja
Comprender cómo las facturas pendientes afectan a las cuentas por pagar y por cobrar a corto plazo puede proporcionar una imagen más clara de su flujo de caja y de su situación financiera general. Para obtener una visión más unificada de las entradas y salidas de fondos a través de tarjetas de empresa, transferencias bancarias, pagos de activos digitales y mucho más, el panel de análisis de Slash ofrece visibilidad en tiempo real que puede ayudar a los equipos financieros a planificar las obligaciones futuras.
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Desglosando el proceso de gestión de facturas
Aunque los flujos de trabajo varían según el negocio, la gestión de facturas suele seguir un proceso similar desde su creación hasta su pago. A continuación se ofrece una descripción general de cómo funciona este proceso cuando se gestiona a través del panel de facturación de Slash.
1. Creación y aprobación de facturas
Para crear una factura en Slash, vaya al panel de facturación y seleccione Nueva factura. Desde allí, elegirá un destinatario y seleccionará una cuenta receptora. Slash generará una factura profesional por usted; todo lo que tiene que hacer es añadir líneas de pedido, establecer una fecha de vencimiento y aplicar los impuestos, descuentos o notas de pago pertinentes. Antes de enviar la factura, es importante revisar los detalles para confirmar su exactitud y evitar problemas que puedan retrasar el pago.
2. Envío de facturas a los clientes
Una vez que selecciones «Enviar factura», Slash formatea la factura y la envía al destinatario por correo electrónico. Las facturas enviadas a través de Slash incluyen opciones de pago integradas, lo que permite a los clientes pagar directamente sin necesidad de solicitar instrucciones o enlaces adicionales.
3. Seguimiento del estado de las facturas y las fechas de vencimiento de los pagos.
Una vez enviada la factura, aparecerá automáticamente en el panel de facturación junto con el resto de facturas. Podrá ver de un vistazo si una factura está pendiente de pago, pagada, vencida o anulada, con la fecha de vencimiento claramente indicada. A medida que se acerque la fecha de pago, podrá actualizar la nota de la factura o añadir recordatorios para ayudar a mantener los pagos al día.
4. Procesamiento de pagos
Slash admite múltiples métodos de pago, incluyendo transferencias ACH, transferencias bancarias y pagos con criptomonedas. Los pagos con criptomonedas se gestionan utilizando monedas estables vinculadas al dólar estadounidense, como USDC y USDT. Los fondos recibidos a través de monedas estables pueden convertirse en efectivo de forma nativa dentro de Slash, lo que ofrece a las empresas flexibilidad en la gestión de los pagos entrantes.
5. Registro y conciliación de transacciones en los sistemas contables.
Una vez recibido el pago, el estado de la factura se actualizará a «Pagado» en el panel de control de Slash. Los datos de las cuentas por cobrar se registran automáticamente y se reflejan en los análisis de flujo de caja de su empresa. Cuando llega el momento de conciliar, Slash puede sincronizar los datos de las transacciones directamente con QuickBooks, donde puede cotejar los pagos con las facturas, las órdenes de compra y los recibos sin necesidad de introducirlos manualmente.
6. Creación de un registro documental para auditorías.
Las facturas y los registros de pago deben conservarse incluso después de que se haya completado el pago. Estos registros pueden ser útiles durante auditorías de cumplimiento externas, revisiones internas o a la hora de resolver cuestiones o disputas de facturación con los clientes más adelante.
Principales retos a los que se enfrentan las empresas en la gestión de facturas
Antes de implementar un software de gestión de facturas, es posible que su empresa experimente dificultades que indiquen que es hora de cambiar. En la siguiente sección se describen varios indicios que pueden indicar que vale la pena considerar una solución de facturación específica:
Formato inconsistente de las facturas
Crear una factura profesional con un procesador de textos puede resultar tedioso. Añadir el logotipo de la empresa puede alterar el formato; es posible que haya que calcular manualmente los subtotales, los impuestos o los descuentos. El uso de una herramienta de facturación que genere facturas automáticamente puede ayudar a estandarizar el formato y garantizar que los cálculos se realicen de forma coherente. Slash crea facturas estructuradas por usted, lo que elimina la necesidad de ajustar manualmente los diseños.
Dificultad para realizar el seguimiento de las facturas enviadas en formato PDF.
El envío de facturas como archivos PDF adjuntos no es infalible. Si un cliente no utiliza un sistema de gestión de facturas con funciones de extracción de datos OCR, el archivo puede quedar oculto en un hilo de correo electrónico o guardarse sin un recordatorio claro para su pago. Un sistema de facturación como Slash, que incorpora opciones de pago claras y integradas, puede reducir las fricciones para el destinatario y ofrecer una experiencia de facturación más profesional.
Errores derivados de la introducción manual de los datos de las facturas
Los errores tipográficos, las líneas omitidas o los importes incorrectos pueden provocar retrasos en los pagos y problemas de conciliación. La introducción manual de datos también requiere mucho tiempo a medida que aumenta el volumen de facturas. La integración de Slash con Quickbooks puede minimizar estos problemas, ya que la plataforma de contabilidad puede cotejar las facturas con las órdenes de compra para detectar rápidamente los errores.
Gestión de facturas pendientes y vencidas
Sin una visión centralizada de las facturas, puede resultar difícil saber cuáles están pendientes de pago, vencidas o ya liquidadas. El panel de control de facturación de Slash ofrece una visión clara del estado y las fechas de vencimiento de las facturas, lo que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y reduce la posibilidad de que se pasen por alto algunas facturas.
Mejores prácticas para una gestión más inteligente de las facturas
Una gestión más inteligente de las facturas puede lograrse aplicando unas cuantas prácticas coherentes y bien definidas dentro de un único sistema. Los pasos que se indican a continuación se centran en mejorar la forma en que se crean, envían y controlan las facturas a medida que aumenta la actividad de facturación:
- Estandarizar la creación de facturas: Utiliza un sistema que genere automáticamente diseños de facturas y copias por correo electrónico para garantizar una facturación coherente y completa. Slash crea facturas estructuradas y formatea los correos electrónicos de facturación por ti.
- Ofrece múltiples opciones de pago: Facilita el pago a los clientes mediante la compatibilidad con ACH, transferencias bancarias, sistemas de pago en tiempo real y monedas estables vinculadas al dólar estadounidense, como USDC y USDT, con un procesamiento de pagos integrado gestionado directamente a través de Slash.
- Siga el estado de las facturas en un solo lugar: El panel de facturación de Slash muestra el estado de pago de tus facturas, lo que ayuda a los equipos de cuentas por cobrar a ver qué está pendiente y dónde puede ser necesario un seguimiento.
- Reducir los seguimientos excesivos: El seguimiento centralizado ayuda a reducir los recordatorios innecesarios y permite realizar un seguimiento solo cuando realmente es necesario.
- Mantenga los registros de facturas organizados: Almacenar todas tus facturas y registros de pago en un único sistema facilita la consulta de facturas anteriores, el reenvío de facturas o la respuesta a las preguntas de los clientes.
Plataformas líderes para la gestión automatizada de facturas
Las herramientas de gestión de facturas suelen clasificarse en dos categorías: plataformas que tratan la facturación como parte de un sistema operativo financiero más amplio, o herramientas que se centran en automatizar flujos de trabajo específicos de cuentas por pagar o cuentas por cobrar. Comprender en qué se diferencian estas plataformas puede ayudar a los equipos a elegir el software que mejor se adapte a sus necesidades actuales:
Barra
Slash combina el procesamiento de facturas con toda tu pila financiera, de modo que tu proceso de gestión de facturas está directamente vinculado al movimiento de dinero en tu negocio. Con Slash, puedes optimizar las cuentas por cobrar al integrar el procesamiento de pagos en tus facturas, al tiempo que gestionas las cuentas por pagar mediante facturación recurrente y automatizada a través de múltiples vías de pago.
Las principales funciones de facturación y gestión financiera incluyen:
- Un panel de control para crear facturas profesionales, enviarlas utilizando la información bancaria almacenada del destinatario y realizar un seguimiento del estado de los pagos.
- Opciones de pago integradas que permiten a los clientes pagar facturas directamente a través de ACH, transferencia bancaria o monedas estables vinculadas al dólar estadounidense.
- Integración directa con QuickBooks para la sincronización automática de transacciones y la contabilidad actualizada, además de conectividad Plaid e importación de datos desde Xero.
- Soporte para pagos nacionales en tiempo real a través de RTP y FedNow, junto con pagos internacionales a más de 180 países a través de SWIFT.
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Intuit QuickBooks
QuickBooks es un software de contabilidad que se integra directamente con Slash, por lo que puede exportar datos de transacciones sin problemas entre las dos plataformas. QuickBooks admite procesos de cuentas por pagar con capacidades OCR que pueden capturar y registrar información de facturas, y las últimas incorporaciones, como Intuit Assist, introducen herramientas basadas en inteligencia artificial para la generación y aprobación automatizadas de facturas.
- Plantillas de facturas personalizables con opciones de diseño profesional y personalización automática de la marca.
- Automatización de facturas recurrentes para facturación basada en suscripciones o continua, con programación de envío automático.
- Facturación por avances para cobrar a los clientes por etapas en función de los hitos del proyecto o del porcentaje de finalización.
- Facturación por lotes para generar varias facturas a partir de un único paso de introducción de datos.
Xero
Xero es un software de contabilidad basado en la nube diseñado para empresas que desean herramientas financieras accesibles con una gran automatización. A través de la conectividad Plaid y las funciones de importación de datos, Xero se integra directamente con Slash, lo que permite que los datos contables y de pagos de Xero fluyan directamente a los registros analíticos y de transacciones de Slash.
- Plantillas de facturas personalizables con opciones flexibles de marca, combinaciones de colores y diseño.
- Recordatorios de pago automáticos que avisan a los clientes cuando se acercan las fechas de vencimiento.
- Múltiples opciones de entrega, incluyendo correo electrónico y SMS, para mejorar el alcance y las tasas de respuesta.
- Integraciones de pago online con PayPal, Stripe y los principales procesadores de tarjetas de crédito para una liquidación más rápida.
PROYECTO DE LEY
BILL es una plataforma de gestión de gastos basada en software de automatización de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, centrada principalmente en la gestión de la recepción de facturas, los flujos de trabajo de aprobación y el procesamiento de pagos. Aunque este enfoque puede funcionar para flujos de trabajo específicos relacionados con las cuentas por pagar y por cobrar, BILL ofrece menos opciones para la aceptación de pagos y formas más limitadas de conectar las facturas a una configuración bancaria o financiera más amplia en comparación con plataformas más integradas.
- Admite el procesamiento de facturas y la automatización de cuentas por pagar, pero limita el procesamiento de pagos desde la liquidación de facturas hasta los pagos ACH y con tarjeta.
- No ofrece gestión de tesorería, cuentas de ahorro de alto rendimiento ni productos de financiación de capital.
- Utiliza precios por usuario que pueden resultar costosos a medida que los equipos crecen, con el plan Essentials a 49 $ por usuario al mes y el plan Corporate a 89 $ por usuario al mes.
Tipalti
Tipalti es una solución de facturación más compleja diseñada principalmente para organizaciones más grandes con grandes necesidades de cuentas por pagar y adquisiciones. Tipalti no es una plataforma bancaria completa, sino que funciona más bien como un ERP. Sus características principales se centran en el procesamiento de facturas y los flujos de trabajo de aprobación, con capacidades más avanzadas disponibles solo en los niveles de precios más altos.
- Un portal para proveedores que permite a los vendedores enviar directamente la información de las facturas, que se someten a procesos de aprobación y pago.
- Las opciones de pago globales y la compatibilidad con múltiples entidades solo están disponibles a través de Tipalti Advanced, cuyo precio comienza en 199 $ al mes.
- No admite sistemas de pago en tiempo real, funciones bancarias nativas ni pagos con criptomonedas.
- Hay una tarjeta corporativa disponible, pero sin una pila bancaria que la acompañe, lo que dificulta la unificación del flujo de caja y los datos de gastos.
Optimiza la gestión de tus facturas con Slash
La facturación no debe gestionarse por separado del resto de tus finanzas. Slash incluye la facturación como parte de su amplia plataforma financiera, diseñada para dar soporte a flujos de trabajo complejos y específicos del sector.
Con Slash, puedes crear, enviar y realizar un seguimiento de las facturas en el mismo lugar donde gestionas toda tu actividad financiera. Las facturas se encuentran junto con los gastos con tarjeta, la aceptación de pagos y los procesos financieros automatizados, lo que reduce la necesidad de cambiar de herramienta. Slash proporciona visibilidad en tiempo real de cómo se mueve el dinero en tu negocio, lo que te ayuda a supervisar y gestionar el flujo de caja de forma más eficaz.
Algunas formas adicionales en las que Slash admite la facturación y flujos de trabajo financieros más amplios incluyen:
- Gestión del dinero diseñada para ofrecer flexibilidad: Separe su capital operativo y sus fondos de tesorería para organizar los flujos de caja o agrupar fondos para fines específicos. Gestione múltiples entidades comerciales, ubicaciones o filiales desde un único panel de control, con informes consolidados y una visibilidad clara de todas las cuentas.
- Métodos de pago dinámicos: Slash admite una amplia gama de pagos, incluyendo ACH global, transferencias bancarias internacionales a más de 180 países a través de SWIFT y pagos nacionales en tiempo real a través de RTP y FedNow.
- Financiación del capital circulante: Con el préstamo de capital circulante de Slash, puedes disponer de fondos directamente dentro de la plataforma siempre que necesites liquidez adicional y elegir entre plazos de amortización flexibles de 30, 60 o 90 días que se ajusten a tus previsiones de cuentas por pagar.⁵
- Compatibilidad nativa con criptomonedas: Convierta fondos en monedas estables vinculadas al dólar estadounidense, como USDT o USDC, para enviar transferencias en la cadena de bloques, lo que ofrece un método de pago alternativo que puede reducir los costes y los tiempos de liquidación.
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Preguntas frecuentes
¿Puede Slash automatizar los procesos de cuentas por pagar?
Slash facilita los flujos de trabajo de cuentas por pagar al permitir pagos programados y automatizados a través de múltiples canales de pago, lo que reduce los pasos manuales necesarios para pagar a los proveedores.
¿Qué es la tecnología OCR?
La tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) lee el texto de documentos como facturas en papel o PDF y lo convierte en datos digitales estructurados. Esto reduce la introducción manual de datos al extraer automáticamente los detalles clave de las facturas.
¿Slash se integra con software ERP o de contabilidad?
Slash se integra directamente con QuickBooks para la sincronización automática de transacciones y admite la importación de datos desde Xero a través de Plaid. Estas integraciones permiten que los datos de facturación y pago se mantengan alineados con su sistema de contabilidad, y las conexiones ERP pueden admitirse a través de exportaciones o flujos de trabajo contables existentes.
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